El impuesto al valor agregado (IVA) puede sorprender a los propietarios de empresas. Es posible que el IVA no sea obligatorio para las empresas que están empezando, pero una vez que es obligatorio, deben aplicarlo sin errores. Si tienes una empresa en el Reino Unido y tus ingresos se acercan al umbral de registro del IVA, tal vez te preguntes qué significa eso para tu empresa. O tal vez estés considerando registrarte voluntariamente, pero no sabes si es la decisión correcta.

A continuación, te explicaremos lo que debes saber sobre el umbral del IVA del Reino Unido, qué ocurre cuando lo superas y por qué algunas empresas se registran antes de lo necesario.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el IVA?
  
• ¿Cuál es el umbral de registro del IVA actual en el Reino Unido?
  
• ¿Qué ocurre si una empresa supera el umbral del IVA?
  
• ¿Pueden las empresas registrarse a efectos del IVA de forma voluntaria?
  

¿Qué es el IVA?

El IVA es un impuesto al consumo que se aplica a la mayoría de los bienes y servicios en el Reino Unido. Los clientes pagan el impuesto y las empresas deben recaudarlo y remitirlo. En el Reino Unido, el IVA entró en vigencia en 1973 y generó importantes ingresos públicos. A diferencia del impuesto sobre la renta o el impuesto corporativo, que se centra en las ganancias, el IVA se basa en el gasto. Cuanto más compra un particular o una empresa, más IVA paga.

Funciona de la siguiente manera:

• El IVA se aplica en todas las etapas de producción en las que se crea valor, como la fabricación y la venta por mayor y por menor.

• Las empresas registradas a efectos del IVA deben cobrarlo en sus ventas y presentarlo al Departamento de Hacienda y Aduanas de Su Majestad (HMRC).

• Las empresas registradas a efectos del IVA pueden reclamar el IVA de los gastos elegibles, como suministros, equipos y servicios, para no pagar impuestos sobre sus propios costos.

Si tu empresa está registrada, tienes ciertas responsabilidades:

• Cobra el IVA: debes aplicar el IVA a las ventas sujetas a impuestos y emitir facturas con IVA a los clientes.

• Haz un seguimiento del IVA sobre los gastos: debes llevar un registro detallado del IVA que pagas por los gastos de la empresa si quieres reclamarlo.

• Presenta las declaraciones del IVA: debes presentar informes periódicos que concilien el IVA recaudado de las ventas con el IVA pagado por los gastos.

¿Cuál es el umbral de registro del IVA actual en el Reino Unido?

El umbral del IVA es el punto en el que una empresa del Reino Unido debe registrarse a efectos del IVA. A partir de abril de 2024, el umbral es de GBP 90,000 de facturación sujeta a impuestos durante cualquier período de 12 meses consecutivos. Las empresas deben controlar su facturación cada mes para comprobar si se acercan al umbral.

Si tu facturación sujeta a impuestos superó el GBP 90,000 en los últimos 12 meses o si esperas que lo haga en los próximos 30 días, tienes la obligación legal de registrarte a efectos del IVA. Si tu empresa se acerca al umbral, sobre todo si tu facturación es de entre GBP 70,000 y GBP 90,000, debes hacer un seguimiento de tus ingresos con cuidado y preparar el registro del IVA con anticipación. El registro del IVA no es opcional una vez que superas el límite, y no registrarse a tiempo puede dar lugar a sanciones.

¿Qué es la facturación sujeta a impuestos?

La facturación sujeta a impuestos incluye todas las ventas de bienes y servicios que no están exentas del IVA. A continuación, te explicamos cómo se aplica el IVA a los diferentes tipos de ventas:

• La mayoría de los bienes y servicios cotidianos se gravan a la tasa estándar del 20 %.

• Ciertos artículos, como la energía del hogar y los asientos de seguridad para niños, se gravan con una tasa reducida del 5 %.

• Algunos artículos, como la mayoría de los alimentos, libros y ropa para niños, tienen una tasa cero, lo que significa que el IVA se aplica a una tasa del 0 %.

• Los bienes y servicios, como los servicios financieros y la educación, están exentos del IVA. No cobras el IVA y estas ventas no contribuyen a tus ingresos sujetos a impuestos.

¿Qué ocurre si una empresa supera el umbral del IVA?

Una vez que superas el umbral del IVA, tienes la obligación legal de registrarte a efectos del IVA y cobrarlo. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:

Regístrate a efectos del IVA a tiempo

Establece un sistema para controlar tu facturación de 12 meses consecutivos para evitar incumplimientos inesperados del umbral y prepararte para tomar medidas adecuadas:

• Si tu facturación superó el GBP 90,000, debes registrarte en un plazo de 30 días a partir del final del mes en el que superaste el umbral.

• Si esperas superar el GBP 90,000 en los próximos 30 días, debes registrarte antes de que finalice ese período.

• Si tus ingresos se acercan al GBP 90,000, actualiza tus sistemas de facturación, precios y contabilidad para gestionar el IVA.

Si no cumples con el plazo de registro, seguirás debiendo el IVA desde la fecha en que deberías haberte registrado, incluso si no se lo cobraste a los clientes. También se pueden aplicar sanciones por registro tardío, según cuánto tiempo haya pasado.

Puedes registrarte en línea en GOV.UK. Una vez aprobado, el HMRC emitirá lo siguiente:

• tu número de registro del IVA;

• la fecha de entrada en vigencia de registro del IVA, que es la fecha a partir de la cual debes empezar a cobrar el IVA.

Si tu facturación sujeta a impuestos supera el umbral, pero luego vuelve a caer por debajo de GBP 88,000, puedes solicitar al HMRC que cancele tu registro.

Empieza a cobrar el IVA en las ventas

A partir de la fecha de entrada en vigencia de tu registro, debes agregar el IVA a todas las ventas aplicables con la tasa de IVA adecuada. Tus facturas deben incluir tu número de IVA y mostrar claramente el importe del IVA. Tu empresa ahora recauda el IVA en nombre del HMRC, por lo que es necesario llevar un registro preciso. Muchas empresas actualizan su software de facturación o utilizan sistemas de pago automatizados como Stripe para calcular y aplicar el IVA correctamente.

Presenta declaraciones del IVA y paga al HMRC

Las declaraciones del IVA suelen vencer cada trimestre y deben presentarse digitalmente según las normas del sistema Making Tax Digital. En cada declaración se indica el IVA que cobraste a los clientes, el IVA que pagaste por los gastos de la empresa y la diferencia. La diferencia determina si le debes al HMRC o si cumples con los requisitos para recibir un reembolso.

¿Pueden las empresas registrarse a efectos del IVA de forma voluntaria?

Sí. No necesitas esperar a que tu facturación sea de GBP 90,000 para registrarte a efectos del IVA. Muchas empresas eligen hacerlo de forma voluntaria, incluso cuando sus ingresos están por debajo del umbral. El registro voluntario tiene sentido si quieres reclamar el IVA de los gastos, trabajar con clientes registrados a efectos del IVA o prepararte para el crecimiento. Pero si tus clientes son sensibles a los cambios de precios o si quieres reducir las tareas administrativas, mantenerte por debajo del umbral puede ser la mejor opción.

Las ventajas y desventajas del registro voluntario del IVA son las siguientes:

Beneficios del registro voluntario del IVA

El mayor beneficio del registro voluntario del IVA es la posibilidad de reclamar el IVA que pagas por compras como suministros, equipos y servicios. Esto puede ser muy importante si lo siguiente se aplica a tu empresa:

• Tu empresa tiene costos iniciales sustanciales que incluyen el IVA.

• Vendes a empresas registradas a efectos del IVA que pueden reclamar el IVA que les cobras. A diferencia de lo que ocurre con las ventas a clientes particulares, subir los precios para incluir el IVA para estas empresas no afectará el importe que paguen.

• Tu empresa vende productos con tasa cero (p. ej., la mayoría de los alimentos y libros), pero aun así pagas el IVA de los gastos. Si te registras a efectos del IVA en este escenario, el HMRC normalmente te deberá un reembolso del IVA cada trimestre.

Un número de registro del IVA también puede hacer que tu empresa parezca más establecida. Algunos clientes (sobre todo las empresas más grandes) prefieren trabajar con proveedores registrados a efectos del IVA. Incluso si tu facturación es inferior a GBP 90,000, el registro indica que tu empresa está creciendo y posicionada para escalar. Si te estás expandiendo, tiene sentido que te registres a efectos del IVA a medida que te acercas al umbral. Registrarte con antelación te permite implementar sistemas que cumplen con el IVA con antelación y evitar una transición apresurada en el futuro.

Desventajas del registro voluntario del IVA

El registro del IVA conlleva responsabilidades adicionales de cumplimiento, ya sea que te registres voluntariamente o por necesidad. Estas responsabilidades incluyen presentar declaraciones del IVA, llevar un registro del IVA y calcular el IVA con precisión en todas las ventas y gastos. La gestión del IVA puede hacer que tu contabilidad sea más complicada y puede requerir herramientas de software o ayuda profesional para cumplir con la normativa.

Si tus clientes son principalmente particulares o empresas que no están registradas a efectos del IVA, añadir un 20 % del IVA puede hacerte menos competitivo al obligarte a subir los precios. Algunas pequeñas empresas se mantienen por debajo del umbral del IVA para mantener sus precios por debajo de los de sus competidores registrados a efectos del IVA. Si la mayoría de tus clientes no pueden reclamar el IVA, deberás decidir si es factible absorber parte del costo de los impuestos o si pueden pagar los precios más altos.