Im Vereinigten Königreich ist eine Umsatzsteuerrechnung ein offizielles Dokument, das von einem Unternehmen ausgestellt wird, wenn es Waren oder Dienstleistungen verkauft, die der Umsatzsteuer (USt.) unterliegen. Gemäß Vorschrift 13 der VAT Regulations 1995 dokumentiert eine Umsatzsteuerrechnung die Transaktion und schlüsselt die berechnete Umsatzsteuer auf. Für Unternehmen ist eine Umsatzsteuerrechnung ein Nachweis für die Umsatzsteuer, die sie Kundinnen und Kunden berechnet haben. Für Käufer/innen ist sie ein Nachweis über die von ihnen gezahlte Umsatzsteuer, und sie kann verwendet werden, um die Umsatzsteuer von ihrer lokalen Steuerbehörde zurückzufordern. Ohne sie könnten beiden Parteien Strafen der HMRC drohen oder sie könnten die Möglichkeit verlieren, die Umsatzsteuer zurückzufordern.

Hier wird erläutert, welche Angaben im Vereinigten Königreich auf Rechnungen mit USt.-Ausweis enthalten sein müssen, wie die USt. genau berechnet und ausgewiesen wird und was bei fehlerhaften Rechnungen mit USt.-Ausweis passieren kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wer muss im Vereinigten Königreich eine Umsatzsteuerrechnung ausstellen?
  
• Was muss auf einer Umsatzsteuerrechnung im Vereinigten Königreich angegeben werden?
  
• Welche Arten von Umsatzsteuerrechnungen gibt es?
  
• Wie berechnet man die Umsatzsteuer und wie wird sie auf Rechnungen ausgewiesen?
  
• Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung
  
• Welche Regeln gelten für die Rechnungsstellung bei umsatzsteuerfreien oder nullsatzbesteuerten Verkäufen?
  
• Was passiert, wenn Umsatzsteuerrechnungen fehlerhaft sind?
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Wer muss im Vereinigten Königreich eine Umsatzsteuerrechnung ausstellen?

Eine Umsatzsteuerrechnung ist ein offizielles Handelsdokument, das einen Verkauf dokumentiert, den anwendbaren Steuersatz aufschlüsselt und die genaue berechnete Umsatzsteuer detailliert ausweist. Im Vereinigten Königreich sind Sie gesetzlich nur dann verpflichtet – und berechtigt –, eine Umsatzsteuerrechnung auszustellen, wenn Ihr Unternehmen bei der HMRC umsatzsteuerlich registriert ist.

Dazu gehören Unternehmen, die den obligatorischen Schwellenwert für die Umsatzsteuer im Vereinigten Königreich von 90.000 £ an steuerpflichtigem Umsatz in einem rollierenden 12-Monats-Zeitraum überschritten haben, sowie solche, die im Rahmen einer freiwilligen Registrierung tätig sind.

Ihre Verpflichtungen zur Rechnungsstellung hängen in erster Linie davon ab, an wen Sie verkaufen:

• B2B-Transaktionen (Business-to-Business): Wenn Sie steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen an ein anderes umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen verkaufen, müssen Sie innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung (oder Zahlungsdatum) eine gültige Umsatzsteuerrechnung ausstellen, damit Ihr/e Käufer/in die Vorsteuer zurückfordern kann.
   
  
• B2C-Transaktionen (Business-to-Consumer): Wenn Sie direkt an Endverbraucher/innen verkaufen, die keine Umsatzsteuer zurückfordern können, sind Sie in der Regel nicht verpflichtet, eine vollständige Umsatzsteuerrechnung bereitzustellen, es sei denn, der Kunde/die Kundin fordert ausdrücklich eine an.
  

Wenn Sie international handeln oder grenzüberschreitenden Kundinnen und Kunden Rechnungen stellen, erlaubt Ihnen das Gesetz im Vereinigten Königreich darüber hinaus, Rechnungen in einer beliebigen Währung (wie USD oder EUR) auszustellen. Wenn die Lieferung jedoch innerhalb des Vereinigten Königreichs erfolgt und der dortigen Umsatzsteuer unterliegt, muss der zu zahlende Gesamtbetrag der Umsatzsteuer auf der Rechnung weiterhin deutlich in GBP (£) ausgewiesen werden. Sie können den Umsatzsteuerbetrag anhand der offiziellen monatlichen Wechselkurse der HMRC, dem Live-Marktkurs zum Zeitpunkt der Lieferung oder einem veröffentlichten EZB-Kurs umrechnen, sofern die gewählte Methode konsistent angewendet wird.

Pflichtangaben auf Rechnungen mit USt.-Ausweis im Vereinigten Königreich

Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen Rechnungen mit USt.-Ausweis im Vereinigten Königreich bestimmte Angaben enthalten. Dazu zählen:

• eine eindeutige Rechnungsnummer

• das Ausstellungsdatum

• der Steuerzeitpunkt (das Datum, an dem die Umsatzsteuer fällig wird, falls abweichend vom Rechnungsdatum)

• das Lieferdatum (falls abweichend vom Ausstellungsdatum)

• Unternehmensname, Adresse, Kontaktinformationen und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Anbieters 

• Name oder Handelsname und Adresse der Kundin/des Kunden

• eine Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen

• die Menge der Waren oder der Umfang der erbrachten Dienstleistungen

• die Zwischensumme, exklusive Umsatzsteuer

• der angewendete Umsatzsteuersatz (z. B. 20 %, 5 %, 0 %)

• der berechnete Umsatzsteuerbetrag

• der Gesamtbetrag, inklusive Umsatzsteuer

Vereinfachte Rechnungen (z. B. für Beträge von 250 £ oder weniger) erfordern weniger Angaben, aber Sie müssen dennoch den Umsatzsteuersatz und den fälligen Gesamtbetrag angeben.

Die einzelnen Rechnungstypen mit USt.-Ausweis

Im Vereinigten Königreich werden drei Hauptarten von Umsatzsteuerrechnungen verwendet, die jeweils für unterschiedliche Transaktionsarten und Gesamtbeträge geeignet sind. 

• Vollständige Umsatzsteuerrechnungen: Diese werden für die meisten Transaktionen zwischen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen verwendet und müssen alle erforderlichen Angaben enthalten. 

• Vereinfachte Umsatzsteuerrechnungen: Diese werden für Transaktionen mit einem Gesamtbetrag von 250 £ oder weniger (inklusive Umsatzsteuer) verwendet, wenn die Rechnung keine steuerfreien Lieferungen enthält. Vereinfachte Rechnungen können weniger Angaben enthalten, in der Regel das Lieferdatum, eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, den Steuersatz, den Preis inklusive Umsatzsteuer sowie Name, Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Anbieters.

• Modifizierte Umsatzsteuerrechnungen: Diese werden für Einzelhandelsverkäufe über 250 £ verwendet, bei denen die Waren der Umsatzsteuer unterliegen, und sie müssen alle erforderlichen Angaben enthalten.

Berechnung und Anzeige der USt.

Angenommen, Sie verkaufen ein Produkt für 100 £ und die Umsatzsteuer beträgt 20 %. Teilen Sie zunächst den Umsatzsteuersatz durch 100. Multiplizieren Sie diese Zahl dann mit dem fälligen Gesamtbetrag vor Umsatzsteuer, um den fälligen Umsatzsteuerbetrag zu erhalten.

100 £ x 0,2 = 20 £

Addieren Sie nun die USt. zu dieser Zwischensumme, um den Gesamtpreis zu ermitteln.

100 £ + 20 £ = 120 £

Wenn Sie den Preis inklusive USt. bereits kennen und rückwärts vorgehen müssen, teilen Sie den Gesamtbetrag durch den USt.-Satz plus 1.

120 £ ÷ 1,2 = 100 £
120 £ - 100 £ = 20 £

Wenn für verschiedene Posten auf der Rechnung unterschiedliche USt.-Sätze gelten, befolgen Sie diese Schritte für jeden Posten einzeln und addieren Sie am Ende die Teilbeträge, um den Gesamtbetrag zu ermitteln.

Der USt.-Ausweis

Ihre Rechnung sollte die folgenden Angaben in einem übersichtlichen, leicht lesbaren Format enthalten:

• die Zwischensumme für jeden Posten oder jede Dienstleistung (die Kosten vor Umsatzsteuer)

• den von Ihnen angewendeten Umsatzsteuersatz (z. B. 20 %, 5 % oder 0 %, falls umsatzsteuerbefreit)

• den Gesamtbetrag der Umsatzsteuer für die gesamte Rechnung

• die Endsumme (den Betrag, den die Kundin/der Kunde schuldet, inklusive Umsatzsteuer)

USt.-Befreiung und Nullsteuersatz

Eine Rechnung mit USt.-Ausweis ist nicht erforderlich, wenn sämtliche Posten dem Nullsteuersatz unterliegen oder von der USt. befreit sind. Das bedeuten die einzelnen Begriffe:

• Nullsatz-Verkäufe: Die Umsatzsteuer wird mit 0 % berechnet. Die Waren oder Dienstleistungen sind steuerpflichtig, aber es wird keine Umsatzsteuer hinzugefügt. Beispiele hierfür sind Grundnahrungsmittel, Bücher und Kinderkleidung.

• Umsatzsteuerbefreite Verkäufe: Die Waren oder Dienstleistungen fallen nicht in den Geltungsbereich der Umsatzsteuer. Es wird keine Umsatzsteuer berechnet oder zurückgefordert. Beispiele hierfür sind Finanzdienstleistungen, Bildung und medizinische Behandlungen.

Wenn Sie umsatzsteuerbefreite oder nullsatzbesteuerte Verkäufe in Rechnung stellen, unterscheiden sich die Regeln geringfügig von denen für standardmäßige umsatzsteuerpflichtige Verkäufe. Diese Rechnungen müssen dennoch das Rechnungsdatum, eine eindeutige Rechnungsnummer, die Angaben der Kundin/des Kunden sowie den Unternehmensnamen, die Adresse und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten. Sie sollten auch eine Zwischensumme und einen Endpreis aufweisen.

Auf der Rechnung sollte angegeben werden, dass der Verkauf dem Nullsatz unterliegt oder befreit ist: „zero-rated supply“ für Nullsatz-Verkäufe und „exempt supply“ für umsatzsteuerbefreite Verkäufe. Geben Sie in der Umsatzsteuerspalte für Nullsatz-Verkäufe „0 % VAT“ an. Fügen Sie für umsatzsteuerbefreite Verkäufe keine Umsatzsteuerspalte hinzu.

Auch wenn für diese Verkäufe keine Umsatzsteuer anfällt, ist eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung für die Compliance bei Prüfungen wichtig. Sie bietet einen Nachweis, der zwischen Nullsatz-Verkäufen und befreiten Verkäufen unterscheidet, die unterschiedliche Auswirkungen auf Umsatzsteuererklärungen haben. Diese Rechnungen stellen auch für Kundinnen und Kunden einen hilfreichen Nachweis dar.

Folgen bei fehlerhaftem USt.-Ausweis

Wenn Ihre Rechnung mit USt.-Ausweis falsch ist, kann das zu Problemen für Sie und Ihre Kunden führen. Zum einen kann die britische Steuerbehörde Rechnungsfehler als Verstoß ansehen und Bußgelder verhängen, Steuerprüfungen veranlassen oder die Bearbeitung Ihrer Umsatzsteuererklärung verzögern. Zum anderen bedeuten fehlerhafte Rechnungen, dass die Kunden die USt. auf ihre Einkäufe möglicherweise nicht zurückfordern können.

Hier einige häufige Fehler bei Rechnungen mit USt.-Ausweis:

• einen falschen Umsatzsteuersatz berechnen

• Rechnungsangaben wie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und das Rechnungsdatum vergessen

• Posten fälschlicherweise als nullsatzbesteuert oder umsatzsteuerbefreit kennzeichnen

• den Umsatzsteuerbetrag oder die Summen falsch berechnen

• Umsatzsteuerrechnungen nicht für mindestens 6 Jahre aufbewahren

• die Umsatzsteuerrechnung nicht innerhalb von 30 Tagen nach dem Lieferdatum einreichen

Wenn Sie Fehler in Ihren Umsatzsteuerrechnungen entdecken, bearbeiten Sie nicht die Originalrechnung (die HMRC erlaubt dies nicht). Stellen Sie stattdessen eine Stornorechnung aus, um die fehlerhafte Rechnung zu stornieren, und identifizieren Sie die stornierte Rechnung anhand ihrer Rechnungsnummer. Erstellen Sie dann eine neue, korrekte Rechnung. Kommunizieren Sie mit Ihrer Kundin/Ihrem Kunden über den Fehler und erklären Sie, was Sie tun, um ihn zu beheben. Wenn der Fehler bereits in Ihre Umsatzsteuererklärung eingeflossen ist, müssen Sie möglicherweise Ihre Einreichung korrigieren oder Ihre nächste Erklärung anpassen.

Für registrierte Unternehmen können anhaltende Fehler oder mangelnde Sorgfalt bei der Rechnungsstellung erhebliche finanzielle Strafen im Rahmen des HMRC-Compliance-Prüfungsverfahrens (Schedule 24) nach sich ziehen. Strafen werden als Prozentsatz der potenziell entgangenen Steuereinnahmen berechnet: 

• Leichtfertige Fehler: 15 % bis 30 % der entgangenen Steuerschuld

• Vorsätzliche Ungenauigkeiten: 20 % bis 70 % der entgangenen Steuerschuld

• Vorsätzlich verschwiegene Ungenauigkeiten: 30 % bis 100 % der entgangenen Steuerschuld, zuzüglich gesetzlicher Zinsen und möglicher öffentlicher Nennung gemäß den HMRC-Richtlinien bei Nichteinhaltung

Um zukünftige Fehler zu vermeiden, überprüfen Sie alle Rechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit, bevor sie gesendet werden, und nehmen Sie sich die Zeit zu verstehen, wie unterschiedliche Umsatzsteuersätze auf die Angebote Ihres Unternehmens anwendbar sind. Ziehen Sie außerdem in Betracht, in eine Buchhaltungssoftware zu investieren, die Berechnungen automatisieren kann, um die mathematische Genauigkeit sicherzustellen. Ab 2026 müssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen eine „Making Tax Digital“-konforme Buchhaltungssoftware verwenden, und für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen wird ab April 2029 E-Invoicing obligatorisch sein.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – vom Erstellen der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Unabhängig davon, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, hilft Stripe Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahntools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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