No Reino Unido, uma fatura de IVA é um documento oficial emitido por uma empresa quando ela vende produtos ou serviços sujeitos ao imposto sobre valor agregado (IVA). Exigida pelo regulamento 13 dos Regulamentos de IVA de 1995, uma fatura de IVA registra a transação e detalha o IVA cobrado. Para as empresas, uma fatura de IVA é a prova do IVA que cobraram dos clientes. Para os compradores, é a prova do IVA que pagaram, e pode ser usada para recuperar o IVA junto à autoridade fiscal local. Sem ela, ambas as partes poderiam enfrentar penalidades do HMRC ou perder a capacidade de recuperar o IVA.

Abaixo, explicamos quais dados devem ser incluídos em uma fatura de IVA no Reino Unido, como calcular e exibir o IVA nas faturas e o que acontece quando as faturas com IVA estão incorretas.

O que vamos abordar neste artigo?

• Quem precisa emitir uma fatura de IVA no Reino Unido?
  
• O que deve ser incluído em uma fatura de IVA no Reino Unido?
  
• Quais são os tipos de faturas de IVA?
  
• Como calcular e exibir o IVA nas faturas?
  
• Como mostrar o IVA na fatura.
  
• Quais são as regras para faturar vendas isentas de IVA ou com alíquota zero?
  
• O que acontece se as faturas de IVA estiverem incorretas?
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

Quem precisa emitir uma fatura de IVA no Reino Unido?

Uma fatura de IVA é um documento comercial oficial que registra uma venda, lista a alíquota aplicável e detalha o IVA exato cobrado. No Reino Unido, você é legalmente obrigado (e tem permissão) a emitir uma fatura de IVA apenas se sua empresa estiver cadastrada no IVA junto ao HMRC.

Isso inclui empresas que ultrapassaram o limite obrigatório de IVA do Reino Unido de £ 90.000 em volume de negócios tributável contínuo de 12 meses, bem como aquelas que operam sob cadastro voluntário.

Suas obrigações de faturamento dependem principalmente de para quem você está vendendo:

• Transações B2B (empresa para empresa): Ao vender produtos ou serviços tributáveis para outra empresa cadastrada no IVA, você deve emitir uma fatura de IVA válida dentro de 30 dias do fornecimento (ou data de pagamento) para que o seu comprador possa recuperar o imposto de entrada.
   
  
• Transações B2C (empresa para consumidor): Ao vender diretamente para consumidores finais que não podem recuperar o IVA, geralmente você não é obrigado a fornecer uma fatura de IVA completa, a menos que o cliente solicite explicitamente.
  

Além disso, se você faz comércio internacional ou cobra de clientes de outros países, a lei do Reino Unido permite que você emita faturas em qualquer moeda (como USD ou EUR). No entanto, se o fornecimento ocorrer dentro do Reino Unido e estiver sujeito ao IVA do Reino Unido, o valor total do IVA a pagar ainda deverá ser claramente mostrado em GBP (£) na fatura. Você pode converter o valor do IVA usando as taxas de câmbio mensais oficiais do HMRC, a taxa de mercado em tempo real no momento do fornecimento ou uma taxa publicada do BCE, desde que o método escolhido seja usado de forma consistente.

O que deve ser incluído em uma fatura com IVA no Reino Unido?

Para cumprir requisitos legais, uma fatura de IVA no Reino Unido deve incluir detalhes específicos, como:

• Um número de fatura exclusivo.

• A data de emissão.

• O ponto de tributação (a data em que o IVA se torna devido, se for diferente da data da fatura).

• A data de fornecimento (se for diferente da data de emissão).

• O nome da empresa, o endereço, as informações de contato e o número de cadastro de IVA do fornecedor. 

• O nome ou nome fantasia e o endereço do cliente.

• Uma descrição dos produtos ou serviços fornecidos.

• A quantidade de produtos ou o escopo dos serviços prestados.

• O subtotal, excluindo o IVA.

• A alíquota de IVA aplicada (por exemplo, 20%, 5%, 0%).

• O valor de IVA cobrado.

• O valor total, incluindo o IVA.

As faturas simplificadas (por exemplo, para valores de £ 250 ou menos) exigem menos detalhes, mas você ainda deve incluir a alíquota de IVA e o valor total devido.

Quais são os tipos de faturas com IVA?

Três tipos principais de faturas de IVA são usados no Reino Unido, cada um adequado a diferentes tipos de transação e valores totais. 

• Faturas de IVA completas: Elas são usadas para a maioria das transações entre empresas cadastradas no IVA e devem incluir todos os detalhes necessários. 

• Faturas de IVA simplificadas: Elas são usadas para transações no valor total de £ 250 ou menos (incluindo IVA), se a fatura não incluir fornecimentos isentos. Faturas simplificadas podem conter menos detalhes, geralmente a data de fornecimento, uma descrição de produtos ou serviços, a alíquota de IVA, o preço com impostos e o nome, endereço e número de IVA do fornecedor.

• Faturas de IVA modificadas: Elas são usadas para vendas de varejo acima de £ 250 nas quais os produtos estão sujeitos ao IVA, e devem incluir todos os detalhes necessários.

Como calcular e exibir o IVA nas faturas?

Suponha que você está vendendo um produto por £ 100 e o IVA é de 20%. Primeiro, divida a alíquota de IVA por 100. Em seguida, multiplique esse número pelo valor total devido antes do IVA para obter o valor de IVA devido.

£ 100 x 0,2 = £ 20

Adicione o IVA ao subtotal para obter o preço total devido pelo cliente.

£ 100 + £ 20 = £ 120

Se você já sabe o preço com IVA e precisa calcular ao contrário, divida o total pela alíquota do IVA mais um.

£ 120 ÷ 1,2 = £ 100
£ 120 - £ 100 = £ 20

Se itens diferentes na fatura tiverem taxas de IVA diferentes, siga estas etapas para cada produto ou serviço individualmente e some tudo no final para obter o total final.

Como mostrar o IVA na fatura

Sua fatura deve incluir os seguintes detalhes em um formato limpo e fácil de ler:

• O subtotal de cada item ou serviço (o que eles custam antes do IVA).

• A alíquota de IVA que você aplicou (por exemplo, 20%, 5% ou 0% se for isento).

• O valor total de IVA da fatura inteira.

• O total final (o que o cliente deve, incluindo o IVA).

Quais são as regras para faturar vendas isentas de IVA ou com taxa zero?

Uma fatura de IVA não é necessária se tudo o que for vendido for isento de IVA ou tiver taxa zero. Veja o que cada um desses termos significa:

• Vendas com alíquota zero: o IVA é cobrado a 0%. Os produtos ou serviços são tributáveis, mas nenhum IVA é adicionado. Exemplos incluem itens alimentícios básicos, livros e roupas infantis.

• Vendas isentas de IVA: os produtos ou serviços estão fora do escopo do IVA. Nenhum IVA é cobrado ou recuperado. Exemplos incluem serviços financeiros, educação e tratamentos médicos.

Ao emitir fatura de vendas isentas de IVA ou com alíquota zero, as regras são um pouco diferentes daquelas para vendas com IVA padrão. Essas faturas ainda devem incluir a data da fatura, o número da fatura exclusivo, os detalhes do cliente e o nome da empresa, o endereço e o número de cadastro de IVA. Elas também devem incluir um subtotal e o preço final.

A fatura deve informar que a venda tem alíquota zero ou é isenta: "fornecimento com alíquota zero" para vendas com alíquota zero e "fornecimento isento" para vendas isentas de IVA. Na coluna de IVA para vendas com alíquota zero, informe "0% de IVA". Não inclua uma coluna de IVA para vendas isentas.

Embora essas vendas não envolvam IVA, o faturamento adequado é importante para a conformidade durante auditorias. Ele fornece um registro que diferencia entre vendas com alíquota zero e isentas, que têm implicações diferentes para as declarações de IVA. Essas faturas também fornecem um registro útil para os clientes.

O que acontece quando uma fatura com IVA está incorreta?

Se a sua fatura de IVA estiver incorreta, isso pode causar problemas para você e seu cliente. Do lado da empresa, a autoridade fiscal do Reino Unido – His Majesty's Revenue and Customs – pode considerar os erros de fatura como não conformidade e emitir multas, realizar auditorias ou atrasar o processamento de sua declaração de IVA. No lado do cliente, faturas incorretas significam que o cliente pode não conseguir recuperar o IVA em suas compras.

Veja alguns erros comuns a serem evitados em faturas de IVA:

• Cobrança da alíquota de IVA incorreta.

• Omissão de detalhes da fatura, como seu número de cadastro de IVA e a data da fatura.

• Classificação incorreta de itens como de alíquota zero ou isentos.

• Cálculo incorreto do valor de IVA ou dos totais.

• Não manter as faturas com IVA registradas por pelo menos 6 anos.

• Não enviar a fatura com IVA no prazo de 30 dias a contar da data de fornecimento.

Se você descobrir erros em suas faturas com IVA, não edite a fatura original (a HMRC não permite isso). Em vez disso, emita uma nota de crédito para cancelar a fatura incorreta, identificando a fatura cancelada por seu número de fatura. Em seguida, crie uma nova fatura correta. Comunique-se com seu cliente sobre o erro e explique o que você está fazendo para resolvê-lo. Se o erro já tiver sido incluído em sua declaração de IVA, você pode precisar corrigir sua declaração ou ajustar sua próxima declaração.

Para empresas cadastradas, erros persistentes ou a falta de cuidado razoável ao emitir faturas podem desencadear penalidades financeiras substanciais sob a estrutura de verificação de conformidade da HMRC (Schedule 24). As penalidades são calculadas como uma porcentagem da possível receita perdida: 

• Erros por descuido: 15% a 30% do imposto devido perdido.

• Imprecisões deliberadas: 20% a 70% do imposto devido perdido.

• Imprecisões deliberadamente ocultadas: 30% a 100% do imposto devido perdido, mais juros estatutários e possível nomeação pública sob as regras de não conformidade da HMRC.

Para evitar erros futuros, verifique todas as faturas quanto à precisão e integridade antes de enviá-las e reserve um tempo para entender como diferentes alíquotas de IVA se aplicam às ofertas da sua empresa. Além disso, considere investir em um software de contabilidade que possa automatizar os cálculos para garantir a precisão matemática. A partir de 2026, as empresas com cadastro de IVA devem usar um software de contabilidade compatível com o Making Tax Digital, e o faturamento eletrônico será obrigatório para todas as empresas com cadastro de IVA a partir de abril de 2029.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

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