Facturar a escala significa crear un sistema de facturación que pueda procesar un gran volumen de transacciones con la misma eficiencia y precisión que un pequeño volumen. Ya sea que proceses una factura o 1,000 facturas, la facturación a escala significa que la calidad es la misma. Para ello, necesitarás utilizar herramientas y estrategias que automaticen las tareas repetitivas, reduzcan los errores y se adapten a las necesidades específicas de tu negocio. Tu proceso de facturación debe ser capaz de manejar el crecimiento sin ralentizar los pagos, crear un trabajo administrativo abrumador o perder el toque personal que ofreces a tus clientes.

A medida que más empresas recurren a la automatización para obtener ayuda para aumentar la escala de sus procesos de facturación, se espera que el mercado de software de automatización de facturas crezca de aproximadamente USD 3 mil millones en 2024 a más de USD 8 mil millones en 2031. A continuación, explicamos los desafíos a los que se enfrentan las empresas cuando facturan a escala, cómo Stripe Invoicing puede ayudar con la facturación de grandes volúmenes y las prácticas recomendadas para la facturación a gran escala.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• ¿A qué desafíos se enfrentan las empresas cuando facturan a escala?
  
• ¿Cómo puede ayudar Stripe Invoicing con facturas de gran volumen?
  
• Prácticas recomendadas para facturar a gran escala
  

¿A qué desafíos se enfrentan las empresas cuando facturan a escala?

Cada paso adicional en tu flujo de trabajo de facturación (cada entrada manual y solución alternativa) se acumula a medida que facturas a escala. Una pequeña ineficiencia con un volumen menor puede convertirse en un obstáculo importante cuando se manejan cientos o miles de facturas. Estos son los desafíos más comunes a los que debes prestar atención a medida que tu empresa factura a escala:

• Inexactitud: a gran escala, incluso un pequeño error en una factura puede afectar a decenas o cientos de clientes, ya sea un simple error tipográfico, en el cálculo o en la conversión de moneda.

• Complejidad: aumentar la escala de facturación puede implicar lidiar con otros tipos de facturas y consideraciones de facturación, como diferentes niveles de precios, condiciones personalizadas, cargos por consumo o clientes internacionales con diferentes normas fiscales.

• Retrasos en los pagos: cuando las facturas se acumulan, los pagos se ralentizan. Cuanto más tiempo tardes en generar y procesar una factura, más tiempo tendrás que esperar para recibir los ingresos. A gran escala, esto puede acumularse rápidamente y afectar tus finanzas.

• Falta de integración: la facturación implica sistemas de contabilidad, gestión de clientes y elaboración de informes. Si bien estos sistemas pueden funcionar de forma aislada cuando el negocio es lento, la falta de integración a escala puede provocar errores, como la duplicación del trabajo y la falta de datos.

• Errores fiscales: aumentar la escala a menudo significa facturar en varias regiones, cada una con sus propios requisitos fiscales. Los errores con los impuestos pueden dar lugar a sanciones y otras consecuencias por incumplimiento.

• Confusión del cliente: cuantas más facturas envíes, más posibilidades habrá de causar confusión. Todas las partidas, plazos y opciones de pago de la factura deben ser claros.

• Pagos atrasados: los volúmenes elevados de facturas pueden sobrecargar los sistemas utilizados para hacer el seguimiento de facturas vencidas. Esto puede crear un mayor riesgo de que las empresas no se den cuenta de que los pagos de los clientes están atrasados.

• Falta de visibilidad: el seguimiento del rendimiento consiste en comprender las tendencias; la rapidez con la que llegan los pagos, qué clientes necesitan condiciones diferentes o dónde falla el proceso. Sin esta visibilidad, aumentar la escala se convierte en una conjetura.

• Presión del equipo: aumentar la escala de la facturación implica más decisiones, excepciones y resolución de problemas. Sin los sistemas adecuados, esa carga adicional recae directamente en tu equipo, que puede estirar su tiempo y concentración y arriesgarse al agotamiento.

¿Cómo puede ayudar Stripe Invoicing con facturas de gran volumen?

Plataformas como Stripe Invoicing pueden ahorrar tiempo, reducir errores y ayudar a tu empresa a mejorar el proceso de pago. A continuación, te explicamos cómo Invoicing puede ayudarte con el procesamiento de facturas de gran volumen:

Creación rápida y flexible de facturas

Con Stripe, puedes crear rápidamente facturas profesionales listas para tu marca que incluyan tu logotipo, colores personalizados y mensajes personalizados. También puedes configurar números de factura dinámicos que se generen automáticamente para cada cliente.

Cálculos automáticos

Stripe calcula automáticamente los precios, las tasas impositivas y los totales. Si facturas a los clientes con tarifas basadas en el consumo, Stripe puede calcular y mostrar importes precisos de forma automática. Para calcular los impuestos, Stripe aplica automáticamente las tasas correctas según la ubicación y el contexto, ya sea impuesto al valor agregado (IVA), impuesto sobre bienes y servicios (GST) o el impuesto sobre las ventas.

Flujos de pago personalizados

Las interfaces de programación de aplicaciones (API) de Stripe te permiten automatizar flujos de pago personalizados, desde la generación de facturas hasta los recordatorios de pago y el seguimiento. Por ejemplo, una empresa de suscripciones podría activar automáticamente las facturas al final de un ciclo de facturación, aplicar cargos prorrateados para las actualizaciones de mitad de ciclo y enviar recordatorios si los pagos no se reciben dentro de un período determinado. Stripe también puede marcar de forma automática los errores en las facturas antes de que se procesen y activar la intervención manual si es necesario.

Opciones de pago

Stripe facilita la recepción de pagos, sin importar dónde se encuentren tus clientes. Admite múltiples monedas y métodos de pago, como tarjetas de crédito, transferencias de cámara de compensación automatizada (ACH) y Apple Pay. Stripe ofrece a los clientes una opción de proceso de compra intuitiva y acelerada para realizar el pago, lo que simplifica la experiencia para ambas partes.

Gestión de reclamación de pagos

Stripe Invoicing también puede ayudar con la gestión de reclamaciones. En caso de pagos fallidos, Invoicing puede realizar reintentos automáticos en un cronograma establecido y enviar actualizaciones automáticas al cliente sobre el estado de su pago. Esto le da al cliente la oportunidad de resolver el problema antes de que el equipo tenga que intervenir de forma manual.

Reconciliación en tiempo real entre plataformas

Stripe relaciona de forma automática los pagos con la factura correcta, actualiza tus registros en tiempo real y se integra con plataformas de contabilidad, como QuickBooks y Xero, para sincronizar las actualizaciones en todos los sistemas. Esto minimiza las discrepancias sin procesos de reconciliación manuales.

Seguimiento e información en tiempo real

El Dashboard de Stripe te muestra el estado de cada factura (enviada, pagada o vencida) para que siempre conozcas las circunstancias actuales. Las herramientas de informes de Stripe te ayudan a identificar tendencias, ver qué clientes siempre pagan tarde y pronosticar el flujo de efectivo en función de los datos de pago.

Integración y escalabilidad

La API de Stripe es fácil de usar para desarrolladores, lo que te permite integrar los datos de facturación en tu propio sistema. Ya sea que aumente la escala o simplemente necesite una personalización menor, está diseñado para crecer con usted.

Prácticas recomendadas para facturar a gran escala

Estas son algunas de las mejores prácticas que debes tener en cuenta si envías docenas, cientos o miles de facturas cada mes. Estos consejos pueden ayudarte a procesar un mayor volumen de facturas sin sacrificar la velocidad, la precisión o la simplicidad.

Automatiza donde puedas

La automatización ahorra tiempo y elimina errores tipográficos, facturas duplicadas y otros errores humanos comunes. Stripe puede generar facturas, calcular totales y aplicar los tipos impositivos correctos en función de la ubicación de forma automática. Asegúrate de mantener un componente humano en tu procedimiento, como la revisión previa al envío masivo.

Facilita el pago a los clientes

Una de las formas más rápidas de mejorar el flujo de efectivo es facilitar el pago a tus clientes. Stripe Invoicing te permite integrar opciones de pago directamente en una página de facturas alojadas. Los clientes pueden pagar con tarjeta de crédito o débito, ACH transferencia o billetera digital, como Apple Pay, desde su teléfono o computadora portátil.

Realiza un seguimiento de los pagos en tiempo real

Las herramientas de seguimiento en tiempo real integradas en funcionalidades, como en Stripe Invoicing, te permiten ver el estado del pago de cada factura, es decir, quién ha pagado y quién no, y quién podría necesitar un recordatorio. Esta visibilidad te ayuda a hacer un seguimiento informado y garantiza que recibas los pagos vencidos.

Crea sistemas para detectar errores en las facturas

Configura mecanismos de seguridad que detecten los problemas antes de que envíes las facturas. Por ejemplo, Stripe te permite crear reglas que marcan los campos que faltan en una factura. Si algo no cuadra, como la falta de métodos de pago, te notificará antes de que pulses enviar.

Perfecciona tu plantilla de factura

La plantilla de tu factura debe ser perfecta. Esta plantilla es un mapa para que tu cliente entienda exactamente lo que debe y por qué. Incluye condiciones de pago claras, cargos detallados y enlaces para pagos rápidos y fáciles. Mantiene todo estandarizado para que puedas ver de un vistazo si algo anda mal.

Desarrollar un plan para el procesamiento por lotes de facturas

Clasifica a tus clientes en función de sus necesidades (p. ej., suscripciones recurrentes, proyectos puntuales o clientes con condiciones especiales) y agrupa tus facturas según corresponda. Con Stripe, puedes ordenar y filtrar tus facturas antes de enviarlas para no perderte ninguna excepción.

Incorpora ciclos de retroalimentación

Tus clientes son tus mejores detectores de errores. Facilita la tarea de detectar cualquier problema con la factura incluido un correo electrónico de contacto o un enlace para preguntas sobre la factura.

Evoluciona tu proceso con el tiempo

A medida que tu empresa crece, lo que funcionaba cuando manejabas 50 facturas puede no funcionar para 500 o 5000 facturas. Cada trimestre, revisa tu flujo de trabajo y busca patrones, como errores que ocurren en una parte específica del proceso o ajustes que necesites hacer en tu plantilla. Experimenta con nuevas funcionalidades, como descuentos automáticos o facturación en múltiples monedas, y elimina todo lo que no agregue valor.