Fatturazione su larga scala significa creare un sistema di addebito in grado di elaborare un elevato volume di transazioni con la stessa efficienza e precisione di un volume ridotto. Sia che tu stia elaborando una fattura o 1.000 fatture, la fatturazione su larga scala assicura che la qualità rimanga costante. A tal fine, dovrai utilizzare strumenti e strategie che automatizzino le attività ripetitive, riducano gli errori e si adattino alle esigenze specifiche della tua attività. La procedura di fatturazione dovrebbe essere in grado di gestire la crescita senza rallentare i pagamenti, generare un carico di lavoro amministrativo eccessivo o compromettere il rapporto personale con i clienti.

Con l'aumento del ricorso all'automazione da parte delle attività per garantire la scalabilità delle procedure di fatturazione, si prevede che il mercato dei software per l'automazione delle fatture crescerà da circa 3 miliardi di dollari nel 2024 a oltre 8 miliardi di dollari nel 2031. Di seguito illustriamo le sfide che le attività devono affrontare quando emettono fatture su larga scala, in che modo Stripe Invoicing può supportare la fatturazione di volumi elevati e le migliori pratiche per la fatturazione su larga scala.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali sfide devono affrontare le attività quando fatturano su larga scala?
  
• In che modo Stripe Invoicing può aiutare a gestire volumi elevati di fatturazione?
  
• Pratiche ottimali per la fatturazione su larga scala
  

Quali sfide devono affrontare le attività quando fatturano su larga scala?

Ogni passaggio aggiuntivo nel flusso di lavoro della fatturazione, ad esempio ogni inserimento manuale o soluzione alternativa, si moltiplica man mano che cresce la tua attività. Quella che avrebbe potuto essere una piccola inefficienza con un volume inferiore può diventare un grosso ostacolo se gestisci centinaia o migliaia di fatture. Ecco le sfide più frequenti da tenere in considerazione man mano che cresce la tua attività:

• Imprecisione: su larga scala, anche un piccolo errore in una fattura può avere ripercussioni su decine o centinaia di clienti, sia che si tratti di un semplice errore di battitura oppure di un errore di calcolo o di conversione di valuta.

• Complessità: espandere la fatturazione può significare avere a che fare con ulteriori tipi di fatture e considerazioni sulla fatturazione, come diversi livelli di prezzo, termini personalizzati, addebiti basati sull'utilizzo o clienti internazionali con regole fiscali diverse.

• Ritardi di pagamento: quando le fatture si accumulano, i pagamenti rallentano. Quanto più tempo è necessario per emettere ed elaborare una fattura, tanto più a lungo dovrai attendere per ricevere i ricavi. Su larga scala, i ritardi possono accumularsi rapidamente e mettere a dura prova le tue finanze.

• Mancanza di integrazione: la fatturazione coinvolge i sistemi di contabilità, gestione clienti e reportistica. Anche se questi sistemi sono in grado di operare in modo indipendente quando l'attività è ridotta, la mancanza di integrazione su larga scala può portare a errori, come lavoro duplicato e dati mancanti.

• Errori fiscali: l'espansione spesso comporta la fatturazione in più aree geografiche, ognuna con i propri requisiti fiscali. Gli errori con le imposte possono portare a sanzioni e altre conseguenze per mancanza di conformità.

• Confusione del cliente: maggiore è il numero di fatture inviate, maggiori sono le probabilità di generare confusione. Ogni voce riga, termine e opzione di pagamento sulla fattura deve essere chiara.

• Pagamenti mancati: volumi elevati di fatture mettono a dura prova i sistemi utilizzati per monitorare e sollecitare le fatture scadute. Di conseguenza, può aumentare il rischio che le attività non si accorgano dei ritardi nei pagamenti da parte dei clienti.

• Mancanza di visibilità: per monitorare le prestazioni è necessario comprendere le tendenze, ovvero la velocità di incasso dei pagamenti, quali clienti hanno bisogno di termini diversi o in quali punti la procedura si blocca. Senza questa visibilità, la scalabilità diventa un'ipotesi azzardata.

• Pressione per il team: espandere la fatturazione significa prendere più decisioni, gestire eccezioni e risolvere problemi. Senza i sistemi appropriati, quell'ulteriore carico di lavoro ricade direttamente sul tuo team, con il rischio di allungare i tempi e compromettere la concentrazione fino a portare al burnout.

In che modo Stripe Invoicing può aiutarti a gestire volumi elevati di fatturazione?

Piattaforme come Stripe Invoicing possono farti risparmiare tempo, ridurre gli errori e aiutare la tua azienda a migliorare la procedura di pagamento. Ecco i vantaggi di Invoicing per l'elaborazione di elevati volumi di fatture:

Creazione di fatture rapida e flessibile

Con Stripe puoi creare rapidamente fatture professionali e ottimizzate per il brand, con il logo della tua attività, colori personalizzati e messaggi su misura. Puoi anche impostare numeri di fattura dinamici che vengono generati automaticamente per ogni cliente.

Calcoli automatici

Stripe calcola automaticamente prezzi, aliquote fiscali e totali. Se emetti fatture ai tuoi clienti con tariffe basate sull'utilizzo, Stripe può calcolare e visualizzare automaticamente gli importi precisi. Per il calcolo delle imposte, Stripe applica automaticamente le aliquote corrette in base alla località e al contesto, che si tratti di imposta sul valore aggiunto (IVA) o imposta sui beni e servizi (GST) o l'imposta sulle vendite.

Flussi di pagamento personalizzati

Le API (Application Programming Interface) di Stripe consentono di automatizzare flussi di lavoro personalizzati, dalla generazione delle fatture ai promemoria di pagamento fino ai follow-up. Ad esempio, un'attività che offre abbonamenti potrebbe attivare automaticamente le fatture al termine di un ciclo di addebito, applicare addebiti pro-rata per gli aggiornamenti di metà ciclo e inviare promemoria se i pagamenti non vengono ricevuti entro un determinato periodo di tempo. Stripe può anche segnalare automaticamente gli errori nelle fatture prima che vengano elaborate e, se necessario, attivare un intervento manuale.

Opzioni di pagamento

Per Stripe ricevere pagamenti è facilissimo, ovunque si trovino i tuoi clienti. Supporta più valute e metodi di pagamento, come carte di credito, bonifici ACH (Automated Clearing House) e Apple Pay. Stripe offre ai clienti un'opzione intuitiva e rapida per effettuare i pagamenti, semplificando l'esperienza per entrambe le parti.

Gestione dei solleciti

Stripe Invoicing può essere utile anche per la gestione dei solleciti. In caso di pagamento non riuscito, Invoicing può eseguire nuovi tentativi automatizzati secondo una pianificazione prestabilita e inviare al cliente aggiornamenti automatici sullo stato del pagamento. In questo modo il cliente ha l'opportunità di risolvere il problema prima che il team debba intervenire manualmente.

Riconciliazione in tempo reale su tutte le piattaforme

Stripe abbina automaticamente i pagamenti alla fattura corretta, aggiorna le registrazioni in tempo reale e si integra con piattaforme di contabilità come QuickBooks e Xero, per sincronizzare gli aggiornamenti tra i sistemi. In questo modo si riducono al minimo le incongruenze senza procedure di riconciliazione manuali.

Monitoraggio e approfondimenti in tempo reale

La Dashboard Stripe mostra lo stato di ogni fattura (inviata, pagata o scaduta), in modo da essere sempre informato sulle condizioni attuali. Gli strumenti di reportistica di Stripe ti consentono di individuare le tendenze, capire quali clienti sono sempre in ritardo e prevedere il flusso di cassa in base ai dati di pagamento.

Integrazione e scalabilità

L'API di Stripe è facile da utilizzare per gli sviluppatori e ti consente di integrare i dati delle fatture nel tuo sistema. Se sei in fase di espansione o hai bisogno solo di una piccola personalizzazione, è progettata per crescere con te.

Pratiche ottimali per la fatturazione su larga scala

Ecco alcune pratiche ottimali da tenere presenti se invii decine, centinaia o migliaia di fatture ogni mese. Questi suggerimenti possono aiutarti a elaborare un volume maggiore di fatture senza compromettere la velocità, l'accuratezza o la semplicità.

Automatizza dove puoi

L'automazione consente di risparmiare tempo ed elimina errori di battitura, fatture duplicate e altri errori umani comuni. Stripe può generare automaticamente le fatture, calcolare i totali e applicare le aliquote fiscali corrette in base alla località. È importante mantenere un elemento umano nel processo, ad esempio una verifica prima dell'invio in blocco.

Semplifica i pagamenti per i clienti

Uno dei modi più rapidi per migliorare il flusso di cassa è rendere il pagamento più facile per i clienti. Stripe Invoicing ti consente di integrare le opzioni di pagamento direttamente nella pagina delle fatture in hosting. I clienti possono pagare con carta di credito o di debito, bonifico ACH o wallet, come Apple Pay, dal telefono o laptop.

Monitora i pagamenti in tempo reale

Gli strumenti di monitoraggio in tempo reale integrati nelle funzionalità, come in Stripe Invoicing, ti consentono di vedere lo stato del pagamento di ogni fattura: chi ha pagato e chi non ha pagato e chi potrebbe aver bisogno di un promemoria. Questa visibilità ti consente di effettuare follow-up informati e ti garantisce di ricevere i pagamenti scaduti.

Crea sistemi per rilevare gli errori relativi alle fatture

Configura sistemi di sicurezza che rilevano i problemi prima di inviare le fatture. Ad esempio, Stripe ti consente di creare regole che contrassegnano i campi mancanti in una fattura. Se qualcosa non torna, ad esempio manca l'indicazione del metodo di pagamento, riceverai una notifica prima di fare clic su Invia.

Perfeziona il modello della tua fattura

Il modello della fattura deve essere ineccepibile. Il modello è una mappa per consentire al cliente di capire esattamente cosa deve e perché. Includi termini di pagamento chiari, addebiti dettagliati e link per pagamenti facili e veloci. Standardizza tutto in modo da poter individuare immediatamente eventuali anomalie.

Sviluppa un piano per l'invio in batch delle fatture

Segmenta i clienti in base alle loro esigenze (ad esempio abbonamenti ricorrenti, progetti una tantum o clienti con condizioni speciali) e raggruppa le fatture in base alle loro esigenze. Con Stripe puoi ordinare e filtrare le fatture prima di inviarle, così da non perdere eventuali eccezioni.

Integra cicli di feedback

I clienti sono i tuoi migliori rilevatori di errori. Fai in modo che possano segnalare facilmente eventuali problemi con la fattura includendo un indirizzo email di contatto o un link per le domande sulla fattura.

Fai evolvere la procedura nel tempo

Man mano che la tua attività cresce, ciò che ha funzionato quando gestivi 50 fatture potrebbe non funzionare per 500 o 5.000 fatture. Ogni trimestre, rivedi il flusso di lavoro e cerca schemi ricorrenti, come errori che si verificano in una parte specifica della procedura o modifiche che potresti dover apportare al tuo modello. Sperimenta nuove funzioni, come gli sconti automatici o la fatturazione multivaluta, ed elimina tutto ciò che non aggiunge valore.