大規模請求書発行とは、大量の取引を少量の取引と同じくらい効率的かつ正確に処理できる請求書システムを作成することを意味します。処理する 請求書 が 1 件でも 1,000 件でも、大規模請求発行では品質が変わりません。そのためには、反復的なタスクを自動化し、エラーを減らし、ビジネス固有のニーズに適応するツールと戦略を使用する必要があります。請求書発行プロセスは、支払いを遅らせたり、膨大な管理作業を生み出したり、クライアントへの気配りを欠いたりすることなく、成長に対応できる必要があります。

より多くの企業が請求書プロセスの拡張を支援するために自動化に目を向けるにつれて、請求書自動化ソフトウェア市場は 2024 年の約 30 億米ドル から 2031 年には 80 億米ドル超に成長すると予想されています。以下では、大規模に請求書を発行するときに企業が直面する課題、大量の請求書発行に役立つ Stripe Invoicing の機能、および大規模請求書発行のベストプラクティスについて説明します。

この記事の内容

• 大規模に請求書を発行するときに企業が直面する課題
  
• 大量の請求書発行に役立つ Stripe Invoicing の機能
  
• 大規模請求書発行のベストプラクティス
  

大規模に請求書を発行するときに企業が直面する課題

請求書発行ワークフローのすべての追加ステップ (手動入力と回避策) は、規模が拡大するにつれて複雑になります。少量では小さな非効率だったものが、何百、何千という請求書を処理する際には大きなハードルになることがあります。ビジネスの規模の拡大 に伴って注意すべき最も一般的な課題は次のとおりです。

• 不正確さ: 規模が大きくなると、単純なタイプミスや計算エラー、通貨換算のエラーなど、1 つの請求書の小さなエラーでも、数十人または数百人の顧客に影響を与える可能性があります。

• 複雑さ: 請求書発行の規模を拡大するということは、異なる価格帯、カスタム条件、使用量ベースの支払い、税法が異なる海外のクライアントなど、追加の種類の請求書や請求書発行に関する考慮事項に対処することを意味します。

• 支払いの遅延: 請求書が積み重なると、支払いが遅くなります。請求書の生成と 請求書の処理 に時間がかかればかかるほど、収益を受け取るまでの待ち時間が長くなります。規模が大きくなると、これが急速に積み重なり、財政に負担がかかる可能性があります。

• 連携の欠如: 請求書発行には、会計、顧客管理、およびレポートシステムが必要です。これらのシステムは、ビジネスのペースが遅いときは単独で運用できる可能性がありますが、大規模な連携が欠如していると、作業の重複やデータの欠落などのミスにつながる可能性があります。

• 税金の誤り: スケーリングとは、多くの場合、それぞれに独自の税務要件がある複数の地域にまたがって請求することを意味します。税金を間違えると、違反による罰則やその他の結果につながる可能性があります。

• 顧客の混乱: 送信する請求書が多ければ多いほど、混乱を招く可能性が高くなります。請求書のすべての項目、条件、支払いオプションを明確にする必要があります。

• 未払い: 請求書の量が多いと、期限切れの請求書 の追跡とフォローアップに使用されるシステムに負担がかかる可能性があります。これにより、企業が顧客からの支払いが遅れていることに気付かないリスクが高まる可能性があります。

• 可視性の欠如: パフォーマンスの追跡とは、支払いがどのくらいの速さで届くか、どの顧客が異なる条件を必要としているか、プロセスがどこで破綻しているかといった傾向を把握することです。このような可視性がなければ、スケーリングは当て推量になります。

• チームのプレッシャー: 請求書発行の規模を拡大すると、より多くの意思決定、例外、トラブルシューティングが必要になります。適切なシステムを導入していないと、余分な負荷がチームに直接かかり、時間が長くなって作業が増え、燃え尽き症候群のリスクが生じる可能性があります。

大量の請求書発行に役立つ Stripe Invoicing の機能

Stripe Invoicing などのプラットフォームは、時間を節約し、ミスを減らし、ビジネスの支払いプロセスの改善に役立ちます。ここでは、大量の請求書処理で Invoicing がどのように役立つかを説明します。

迅速で柔軟な請求書作成

Stripe を使用すると、ロゴ、カスタムカラー、カスタマイズされたメッセージを含む、プロフェッショナルでブランド対応の請求書をすばやく作成できます。また、顧客ごとに自動的に生成される動的な請求書番号を設定することもできます。

自動計算

Stripe は価格、税率、合計額を自動的に計算します。使用量ベースの料金体系でクライアントに請求する場合、Stripe は正確な金額を自動的に計算して表示できます。税金の計算では、Stripe は、付加価値税 (VAT)、物品サービス税 (GST)、または売上税のいずれであっても、場所と状況に基づいて正しい税率を自動的に適用します。

カスタム決済ワークフロー

Stripe のアプリケーションプログラミングインターフェイス (API) を使用すると、請求書の生成から支払いのリマインダーやフォローアップまで、カスタムワークフローを自動化できます。たとえば、サブスクリプションビジネスでは、請求サイクルの終了時に自動的に請求書をトリガーし、サイクル途中のアップグレードには日割り計算された料金を適用し、設定された期間内に支払いが受け取られなかった場合にリマインダーを送信できます。Stripe は、請求書が処理される前に自動的にエラーにフラグを立て、必要に応じて手動による介入をトリガーすることもできます。

支払いオプション

Stripe を使用すると、クライアントがどこにいても簡単に支払いを受けることができます。クレジットカード、自動決済機関 (ACH) 送金、Apple Pay など、複数の通貨と支払い方法をサポートしています。Stripe は、クライアントに直感的で迅速な支払いオプションを提供し、双方のエクスペリエンスをシンプルにします。

督促管理

Stripe Invoicing は督促管理にも役立ちます。支払いに失敗した場合、Invoicing は設定されたスケジュールで自動再試行を実行し、支払いステータスに関する自動更新を顧客に送信できます。これにより、顧客はチームが手動で介入する必要が生じる前に問題を解決する機会を得られます。

プラットフォーム間でのリアルタイムの照合

Stripe は、支払いと正しい請求書を自動的に照合し、記録をリアルタイムで更新し、QuickBooks や Xero などの会計プラットフォームと連携してシステム間で更新を同期します。これにより、手動の照合プロセスなしで不一致が最小限に抑えられます。

リアルタイムのトラッキングとインサイト

Stripe ダッシュボードには、すべての請求書のステータス (送信済み、支払い済み、期限切れ) が表示されるため、常に現在の状況を把握できます。Stripe のレポートツールは、傾向を把握し、どのクライアントが常に遅れているかを確認し、支払いデータに基づいてキャッシュフローを予測するのに役立ちます。

連携と拡張性

Stripe の API は開発者にとって使いやすく、請求書発行データを自社のシステムに組み込むことができます。スケールアップする場合でも、小規模なカスタマイズが必要な場合でも、お客様とともに成長するように設計されています。

大規模請求書発行のベストプラクティス

ここでは、毎月何十通、何百通、何千通もの請求書を送信する場合に留意すべきベストプラクティスをいくつか紹介します。これらのヒントは、スピード、正確さ、またはシンプルさを犠牲にすることなく、大量の請求書を処理するのに役立ちます。

自動化できるところは自動化する

自動化によって時間が節約され、タイプミス、請求書の重複などの一般的な人為的ミスがなくなります。Stripe は、請求書を自動的に生成し、合計額を計算し、場所に基づいて正しい税率を適用できます。ただし、一括送信前に確認するなど、プロセスに人的要素を取り入れるようにしてください。

クライアントの支払いを容易にする

キャッシュフローを改善する最速の方法の 1 つは、クライアントの支払いを容易にすることです。Stripe Invoicing では、支払いオプションをオンライン請求書ページに直接埋め込むことができます。クライアントは、携帯電話やノートパソコンから、クレジットカード、デビットカード、ACH 送金、または Apple Pay などの デジタルウォレット で支払うことができます。

支払いをリアルタイムで追跡する

Stripe Invoicing などの機能に組み込まれたリアルタイムトラッキングツールを使用すると、すべての請求書の支払いステータス (支払い済みのユーザーと未払いのユーザー、リマインダーが必要なユーザー) を確認できます。このような可視性により、情報に基づいたフォローアップを行い、未払い分を確実に受け取ることができます。

請求書のエラーを見つけ出すシステムを作成する

請求書を送付 する前に問題を見つけ出すフェイルセーフを設定します。たとえば、Stripe では、請求書の未入力のフィールドにフラグを立てるルールを作成できます。支払い方法がないなど、何かが一致しない場合は、送信を押す前に通知されます。

請求書テンプレートを完全なものにする

請求書テンプレートは完全なものにする必要があります。このテンプレートは、クライアントが何をなぜ支払わなければならないのかを正確に理解するためのマップです。明確な支払い条件、支払い明細、迅速かつ簡単な支払いのためのリンクを含めます。何かが間違っているかどうかが一目でわかるように、すべてを標準化してください。

請求書のバッチ処理の計画を立てる

ニーズに基づいてクライアントをセグメント化し (例: 定期的な サブスクリプション、1 回限りのプロジェクト、または特別な条件を持つクライアント)、それに応じて請求書をバッチ処理します。Stripe では、請求書を送信する前に並べ替えてフィルタリングできるため、例外を見逃すことはありません。

フィードバックループを組み込む

クライアントは、最高のエラー検出器です。請求書に連絡先のメールアドレスや質問のリンクを含めることで、請求書の問題に簡単にフラグを立てられるようにします。

時間の経過とともにプロセスを進化させる

ビジネスが成長するにつれて、50 件の請求書を処理していたときにうまくいったことが、500 件や 5,000 件の請求書では機能しない場合があります。四半期ごとにワークフローを見直し、プロセスの特定の部分で発生するエラーや、テンプレートに加える必要がある調整などのパターンを探します。自動割引や多通貨請求書発行などの新機能を試し、付加価値のないものはすべて削除してください。