Facturatie op schaal betekent het creëren van een facturatiesysteem dat grote volumes transacties net zo efficiënt en nauwkeurig kan verwerken als een klein volume. Of je nu één factuur verwerkt of 1000 facturen, met facturatie op schaal blijft de kwaliteit hetzelfde. Om dit te doen, moet je tools en strategieën gebruiken die repetitieve taken automatiseren, fouten verminderen en zich aanpassen aan de specifieke behoeften van je onderneming. Je facturatieproces moet groei aankunnen zonder betalingen te vertragen, overweldigend administratief werk te creëren of de persoonlijke touch die je je klanten biedt te verliezen.

Naarmate meer ondernemingen automatisering gebruiken voor hulp bij het opschalen van hun factuurprocessen, zal de markt voor software voor factuurautomatisering naar verwachting groeien van $ 3 miljard dollar in 2024 tot meer dan $ 8 miljard dollar in 2031. Hieronder leggen we uit tegen welke problemen ondernemingen aanlopen bij grootschalige facturatie, hoe Stripe Invoicing je hiermee kan helpen en welke aanbevolen werkwijzen er voor grootschalige facturatie zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Met welke uitdagingen hebben ondernemingen te maken als ze op grote schaal factureren?
  
• Hoe kan Stripe Invoicing helpen bij facturatie van grote volumes?
  
• Best practices voor grootschalige facturatie
  

Met welke uitdagingen hebben ondernemingen te maken als ze op grote schaal factureren?

Elke extra stap in je facturatieworkflow (elke handmatige invoer en tijdelijke oplossing) wordt groter naarmate je groeit. Wat bij een lager volume misschien een kleine inefficiëntie was, kan een grote hindernis worden wanneer je honderden of duizenden facturen verwerkt. Dit zijn de uitdagingen waar je het meest op moet letten naarmate je onderneming groeit:

• Onnauwkeurigheid: Op grote schaal kan zelfs een kleine fout in één factuur tientallen of honderden klanten treffen, of het nu gaat om een simpele tikfout, een rekenfout of een fout in de valutaomzetting.

• Complexiteit: Op grote schaal factureren kan betekenen dat je te maken krijgt met extra typen facturen en dat je met allerlei aspecten rekening moet houden, zoals verschillende tarieven, voorwaarden op maat, kosten op basis van gebruik of internationale klanten met verschillende belastingregels.

• Betaalachterstanden: Als de facturen zich opstapelen, gaan betalingen trager. Hoe langer het duurt om een factuur te genereren en te verwerken, hoe langer het duurt voordat je inkomsten ontvangt. Op grote schaal kan dit snel oplopen en je financiën onder druk zetten.

• Gebrek aan integratie: Facturatie gaat gepaard met boekhoud-, klantenbeheer- en rapportagesystemen. Hoewel deze systemen geïsoleerd kunnen werken wanneer de zaken traag zijn, kan een gebrek aan integratie op grote schaal leiden tot fouten, zoals dubbel werk en ontbrekende gegevens.

• Fiscale fouten: Schaalvergroting betekent vaak dat je meerdere regio's moet factureren, elke met zijn eigen belastingvereisten. Fouten met belastingen kunnen leiden tot boetes en andere gevolgen als je niet aan de regels voldoet.

• Verwarring bij de klant: Hoe meer facturen je verstuurt, des te groter de kans op verwarring. Elk regelitem, elke termijn en elke betaaloptie op de factuur moet duidelijk zijn.

• Gemiste betalingen: Bij hoge factuurvolumes kunnen systemen die worden gebruikt voor het bijhouden en opvolgen van achterstallige facturen onder druk komen te staan. Hierdoor vergroot je het risico dat ondernemingen niet merken dat betalingen van klanten te laat zijn.

• Gebrek aan zichtbaarheid: Bij het bijhouden van prestaties moet je de trends begrijpen: hoe snel betalingen binnenkomen, welke klanten andere voorwaarden nodig hebben of waar je proces spaak loopt. Zonder deze zichtbaarheid wordt schalen giswerk.

• Teamdruk: Het schalen van facturatie betekent meer beslissingen, uitzonderingen en probleemoplossing. Zonder de juiste systemen valt die extra belasting direct op de schouders van je team, wat hun tijd en focus kan kosten en een burn-out kan riskeren.

Hoe kan Stripe Invoicing helpen bij facturatie van grote volumes?

Platforms zoals Stripe Invoicing kunnen tijd besparen, fouten verminderen en je onderneming helpen het betaalproces te verbeteren. We laten je zien hoe Invoicing kan helpen bij de verwerking van grote hoeveelheden facturen.

Snel en flexibel facturen maken

Met Stripe kun je snel professionele, merkklare facturen maken met je logo, aangepaste kleuren en gepersonaliseerde berichten. Je kunt ook dynamische factuurnummers instellen die automatisch voor elke klant worden gegenereerd.

Automatische berekeningen

Stripe berekent automatisch prijzen, belastingtarieven en totaalbedragen. Als je klanten factureert op basis van gebruik, kan Stripe automatisch bedragen berekenen en weergeven. Voor belastingberekeningen past Stripe automatisch de juiste tarieven toe op basis van locatie en context, of het nu gaat om belasting over de toegevoegde waarde (btw), belasting op goederen en diensten (GST) of omzetbelasting.

Betaalworkflows op maat

Met de API's (Application Programming Interfaces) van Stripe kun je workflows op maat automatiseren, van het genereren van facturen tot het herinneren en opvolgen van betalingen. Zo kan een abonnementsbedrijf bijvoorbeeld automatisch facturen aan het einde van een facturatiecyclus activeren, evenredig verdeelde kosten toepassen voor upgrades halverwege de cyclus, en herinneringen sturen als betalingen niet binnen een bepaalde periode worden ontvangen. Stripe kan ook automatisch fouten in facturen signaleren voordat ze worden verwerkt en zo nodig handmatig ingrijpen.

Betaalmogelijkheden

Met Stripe kun je gemakkelijk betaald worden, waar je klanten zich ook bevinden. De software ondersteunt meerdere valuta's en betaalmethoden, zoals creditcards, overschrijvingen via Automated Clearing House (ACH) en Apple Pay. Stripe biedt klanten een intuïtieve, versnelde afrekenoptie om te betalen, waardoor het voor beide partijen eenvoudig wordt.

Incassobeheer

Stripe Invoicing kan ook helpen bij het beheer van je incassoactiviteiten. In het geval van mislukte betalingen kan Invoicing geautomatiseerde nieuwe pogingen uitvoeren volgens een vast schema en geautomatiseerde updates naar de klant sturen over de status van hun betaling. De klant kan dan het probleem oplossen voordat het team handmatig moet ingrijpen.

Reconciliatie in real time tussen platforms

Stripe koppelt betalingen automatisch aan de juiste factuur, werkt je administratie in real time bij en integreert met boekhoudprogramma's, zoals QuickBooks en Xero, om updates in verschillende systemen te synchroniseren. Hierdoor worden verschillen tot een minimum beperkt, zonder handmatige reconciliatieprocessen.

Tracking en inzichten in real time

Het Stripe-dashboard laat je zien wat de status van elke factuur is: verzonden, betaald of achterstallig. Zo ben je altijd op de hoogte van de huidige omstandigheden. Met de rapportagetools van Stripe kun je trends herkennen, zien welke klanten altijd te laat zijn en een cashflow voorspellen op basis van betaalgegevens.

Integratie en schaalbaarheid

De Stripe API is geschikt voor developers en geeft je de mogelijkheid om facturatiegegevens in je eigen systeem te integreren. Of je nu aan het opschalen bent of gewoon kleine aanpassingen nodig hebt, de API is ontworpen om met je mee te groeien.

Best practices voor grootschalige facturatie

Houd rekening met de volgende aanbevolen werkwijzen als je elke maand tientallen, honderden of duizenden facturen verstuurt. Met deze tips kun je een groter volume aan facturen verwerken zonder dat dit ten koste gaat van de snelheid, nauwkeurigheid en eenvoud.

Automatiseer waar je kunt

Automatisering bespaart tijd en elimineert typefouten, dubbele facturen en andere veelvoorkomende menselijke fouten. Stripe kan automatisch facturen genereren, totaalbedragen berekenen en de juiste belastingtarieven toepassen op basis van locatie. Behoud wel een menselijk element in je proces, zoals controles voordat je in bulk verzendt.

Maak het eenvoudig voor klanten om te betalen

Een van de snelste manieren om de cashflow te verbeteren, is door de betaling voor je klanten gemakkelijker te maken. Met Stripe Invoicing kun je betaalopties rechtstreeks op een gehoste factuurpagina insluiten. Klanten kunnen via hun telefoon of laptop betalen met een credit- of debitcard, een overschrijving of digitale wallet, zoals Apple Pay.

Volg betalingen in real time

Met realtime trackingtools die zijn ingebouwd in functionaliteiten, zoals Stripe Invoicing, kun je de betaalstatus van elke factuur zien: wie heeft betaald en wie heeft mogelijk een herinnering nodig? Dankzij deze zichtbaarheid kun je geïnformeerde follow-ups maken en ervoor zorgen dat je achterstallige betalingen ontvangt.

Maak systemen om factuurfouten op te sporen

Stel mechanismen in om problemen op te sporen voordat je facturen verstuurt. Met Stripe kun je bijvoorbeeld regels maken die ontbrekende velden op een factuur markeren. Als iets niet klopt, zoals een gebrek aan betaalmethoden, ontvang je een melding voordat je op Verzenden drukt.

Perfectioneer je factuursjabloon

Je factuursjabloon moet foutloos zijn. Deze sjabloon is een routekaart voor je klanten om precies te begrijpen wat ze verschuldigd zijn en waarom. Voeg duidelijke betaalvoorwaarden, gespecificeerde betalingen en links toe voor snelle en eenvoudige betalingen. Houd alles gestandaardiseerd, zodat je in één oogopslag ziet of er iets mis is.

Ontwikkel een plan voor facturen in batches

Segmenteer je klanten op basis van hun behoeften (bijv. terugkerende abonnementen, eenmalige projecten of klanten met speciale termijnen) en bundel je facturen dienovereenkomstig. Met Stripe kun je je facturen sorteren en filteren voordat je ze verstuurt, zodat je geen uitzonderingen over het hoofd ziet.

Ingebouwde feedbackloops

Je klanten zijn de beste foutdetectoren. Laat ze gemakkelijk eventuele factuurproblemen aangeven door een e-mailadres of link voor vragen op de factuur op te nemen.

Schaaf je proces in de loop van de tijd bij

Naarmate je onderneming groeit, zijn je processen voor 50 facturen misschien minder geschikt voor 500 of 5000 facturen. Evalueer elk kwartaal je workflow en zoek naar patronen, zoals fouten in een specifiek deel van het proces of aanpassingen die je mogelijk in je sjabloon moet aanbrengen. Experimenteer met nieuwe functies, zoals automatische kortingen of facturatie in meerdere valuta's, en verwijder alles wat geen waarde toevoegt.