Rechnungsstellung in großem Maßstab bedeutet, dass ein Abrechnungssystem geschaffen werden muss, das ein großes Volumen an Transaktionen ebenso effizient und genau verarbeiten kann wie ein kleines Volumen. Ganz gleich, ob Sie eine Rechnung oder 1.000 Rechnungen bearbeiten, die Rechnungsstellung in großem Maßstab sorgt für eine gleichbleibende Qualität. Um dies zu erreichen, müssen Sie Tools und Strategien einsetzen, die sich wiederholende Aufgaben automatisieren, Fehler reduzieren und sich an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Ihr Rechnungsstellungsprozess sollte das Wachstum bewältigen können, ohne dass sich die Zahlungen verlangsamen, ein übermäßiger Verwaltungsaufwand entsteht oder die persönliche Note, die Sie Ihren Kunden bieten, verloren geht.

Da immer mehr Unternehmen auf die Automatisierung ihrer Rechnungsprozesse setzen, wird erwartet, dass der Markt für Software zur Rechnungsautomatisierung von etwa 3 Mrd. USD im Jahr 2024 auf über 8 Mrd. USD im Jahr 2031 anwachsen wird. Im Folgenden erläutern wir, mit welchen Herausforderungen Unternehmen bei der Rechnungsstellung in großem Maßstab konfrontiert sind, wie Stripe Invoicing bei der Rechnungsstellung für große Volumina helfen kann und welche Best Practices für die Rechnungsstellung in großem Maßstab gelten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Rechnungsstellung in großem Maßstab?
  
• Wie kann Stripe Invoicing bei der Rechnungsstellung für große Volumina helfen?
  
• Best Practices für die Rechnungsstellung in großem Maßstab
  

Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Rechnungsstellung?

Jeder zusätzliche Schritt bei Ihrer Rechnungsstellung - jede manuelle Eingabe und jede Umgehung - summiert sich, wenn Ihr Unternehmen wächst. Was bei einem geringeren Volumen vielleicht noch eine kleine Ineffizienz war, kann zu einem großen Hindernis werden, wenn Sie Hunderte oder Tausende von Rechnungen bearbeiten. Hier sind die häufigsten Herausforderungen, auf die Sie achten müssen, wenn Ihr Unternehmen wächst:

• Ungenauigkeit: Schon ein kleiner Fehler in einer Rechnung kann Dutzende oder Hunderte von Kundinnen und Kunden betreffen, sei es ein einfacher Tippfehler, ein Fehler bei der Berechnung oder Währungsumrechnung.

• Komplexität: Die Skalierung der Rechnungsstellung kann bedeuten, dass Sie zusätzliche Rechnungsarten berücksichtigen und Überlegungen zur Rechnungsstellung anstellen müssen, wie z. B. unterschiedliche Preisstufen, benutzerdefinierte Bedingungen, nutzungsabhängige Gebühren oder internationale Kundinnen und Kunden mit unterschiedlichen Steuerregeln.

• Zahlungsverzug: Wenn sich die Rechnungen häufen, verlangsamen sich auch die Zahlungen. Je länger das Erstellen und Verarbeiten einer Rechnung dauert, desto länger warten Sie auf Ihre Einnahmen. In großem Umfang kann sich dies schnell summieren und Ihre Finanzen belasten.

• Mangelnde Integration: Die Rechnungsstellung umfasst Buchhaltungs-, Kundenverwaltungs- und Berichtssysteme. Bei schleppender Geschäftsentwicklung können diese Systeme zwar isoliert betrieben werden, aber eine fehlende Integration in großem Maßstab kann zu Fehlern wie Doppelarbeit und fehlenden Daten führen.

• Fehler im Zusammenhang mit Steuern: Skalieren bedeutet häufig Abrechnung über mehrere Regionen hinweg, von denen jede ihre eigenen steuerlichen Anforderungen hat. Fehler im Zusammenhang mit Steuern können zu Strafen und anderen Konsequenzen für die Nichteinhaltung von Vorschriften führen.

• Verwirrung bei Kundinnen und Kunden: Je mehr Rechnungen Sie verschicken, desto größer ist die Gefahr, dass Sie Verwirrung stiften. Jeder Posten, jede Frist und jede Zahlungsoption auf der Rechnung muss eindeutig sein.

• Fehlgeschlagene Zahlungen: Hohe Rechnungsvolumina können die Systeme zur Verfolgung und Weiterverfolgung von überfälligen Rechnungen überfordern. Dies kann das Risiko erhöhen, dass Unternehmen nicht bemerken, dass Zahlungen von Kundinnen und Kunden im Verzug sind.

• Mangelnde Sichtbarkeit: Bei der Überwachung der Leistung geht es darum, Trends zu erkennen, wie schnell Zahlungen eingehen, welche Kundinnen und Kunden andere Konditionen benötigen oder wo Ihr Prozess an seine Grenzen stößt. Ohne diese Transparenz wird die Skalierung zum Ratespiel.

• Druck im Team: Die Skalierung der Rechnungsstellung zieht mehr Entscheidungen, Ausnahmen und Fehlerbehebungen nach sich. Ohne die richtigen Systeme wird diese zusätzliche Belastung direkt auf Ihre Teammitglieder abgewälzt, was dazu führen kann, dass sie sich nicht mehr konzentrieren können und die Gefahr eines Burnouts besteht.

Wie kann Stripe Invoicing bei der Rechnungsstellung für große Volumina helfen?

Plattformen wie Stripe Invoicing können Zeit sparen, Fehler reduzieren und Ihrem Unternehmen helfen, den Zahlungsprozess zu verbessern. So kann Invoicing bei der Verarbeitung von Rechnungen für große Volumina helfen:

Schnelle, flexible Rechnungserstellung

Mit Stripe erstellen Sie im Handumdrehen professionelle, markengerechte Rechnungen mit Ihrem Logo, individuellen Farben und individuellen Nachrichten. Sie können auch dynamische Rechnungsnummern einrichten, die für jeden Kunden/jede Kundin automatisch generiert werden.

Automatische Berechnungen

Stripe berechnet automatisch Preise, Steuersätze und Gesamtsummen. Wenn Sie Ihren Kundinnen und Kunden nutzungsbasierte Preise in Rechnung stellen, kann Stripe die genauen Beträge automatisch berechnen und anzeigen. Bei Steuerberechnungen wendet Stripe automatisch die korrekten Steuersätze basierend auf Standort und Kontext an, unabhängig davon, ob es sich um Umsatzsteuer (USt.), Waren- und Dienstleistungssteuer (Goods and Services Tax, GST) oder Sales Tax handelt.

Maßgeschneiderte Zahlungsabläufe

Mit den Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) von Stripe können Sie nutzerdefinierte Workflows automatisieren, von der Rechnungserstellung über Zahlungserinnerungen bis hin zur Nachverfolgung. Ein Abonnementunternehmen könnte beispielsweise am Ende eines Abrechnungszeitraums automatisch Rechnungen ausstellen, anteilige Gebühren für Upgrades während des Zeitraums berechnen und Mahnungen versenden, wenn Zahlungen nicht innerhalb eines festgelegten Zeitraums eingehen. Stripe kann auch automatisch Fehler in Rechnungen markieren, bevor sie verarbeitet werden, und bei Bedarf manuelle Eingriffe auslösen.

Zahlungsmöglichkeiten

Mit Stripe ist die Zahlungsannahme ganz einfach – unabhängig davon, wo sich Ihre Kundinnen und Kunden befinden. Es werden mehrere Währungen und Zahlungsmethoden unterstützt, z. B. Kreditkarten, Überweisungen über das Automated Clearing House (ACH) und Apple Pay. Stripe bietet Kundinnen und Kunden eine intuitive, beschleunigte Option für den Bezahlvorgang, um Zahlungen zu ermöglichen. So wird das Erlebnis für beide Seiten einfach.

Mahnwesen

Stripe Invoicing kann auch beim Mahnwesen helfen. Bei fehlgeschlagenen Zahlungen kann Invoicing automatisch nach einem festgelegten Zeitplan Wiederholungsversuche durchführen und den Kundinnen und Kunden automatisch über ihren Zahlungsstatus informieren. Kundinnen und Kunden erhalten so die Möglichkeit, das Problem zu lösen, bevor das Team manuell eingreifen muss.

Plattformübergreifender Abgleich in Echtzeit

Stripe ordnet Zahlungen automatisch der richtigen Rechnung zu, aktualisiert Ihre Datensätze in Echtzeit und lässt sich in Buchhaltungsplattformen wie QuickBooks und Xero integrieren, um Aktualisierungen systemübergreifend zu synchronisieren. Dies minimiert Diskrepanzen ohne manuelle Abgleichsprozesse.

Nachverfolgung und Einblicke in Echtzeit

Im Stripe-Dashboard wird der Status jeder Rechnung angezeigt – gesendet, bezahlt oder überfällig –, sodass Sie immer über die aktuellen Umstände informiert sind. Die Reporting-Tools von Stripe helfen Ihnen, Trends zu erkennen, zu sehen, welche Kundinnen und Kunden immer zu spät zahlen, und den Cashflow auf der Grundlage von Zahlungsdaten zu prognostizieren.

Integration und Skalierbarkeit

Die entwicklerfreundliche API von Stripe gibt Ihnen die Möglichkeit, Rechnungsdaten in Ihr eigenes System zu integrieren. Ob Sie nun expandieren oder nur kleinere Anpassungen vornehmen möchten – die API ist so konzipiert, dass es mit Ihnen wächst.

Best Practices für die Rechnungsstellung in großem Maßstab

Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, die Sie beachten sollten, wenn Sie jeden Monat Dutzende, Hunderte oder Tausende von Rechnungen versenden. Diese Tipps können Ihnen dabei helfen, eine größere Anzahl an Rechnungen zu bearbeiten, ohne dabei an Geschwindigkeit, Genauigkeit oder Einfachheit einzubüßen.

Möglichst stark automatisieren

Automatisierung spart Zeit und eliminiert Tippfehler, doppelte Rechnungen und andere häufige von Menschen verursachte Fehler. Stripe kann automatisch Rechnungen erstellen, Gesamtsummen berechnen und die korrekten Steuersätze basierend auf dem Standort anwenden. Achten Sie nur darauf, dass Sie bei Ihrem Prozess einen menschlichen Faktor einbeziehen, z. B. eine Überprüfung vor dem Massenversand.

Kundinnen und Kunden das Bezahlen erleichtern

Eine der schnellsten Möglichkeiten, den Cashflow zu verbessern, besteht darin, Ihren Kundinnen und Kunden die Zahlung zu erleichtern. Mit Stripe Invoicing können Sie Zahlungsoptionen direkt in eine gehostete Rechnungsseite einbetten. Kundinnen und Kunden können per Kredit- oder Debitkarte, ACH Überweisung oder Digital Wallet – z. B. Apple Pay – von ihrem Smartphone oder Laptop aus bezahlen.

Zahlungen in Echtzeit verfolgen

Dank der in Funktionen integrierten Echtzeit-Nachverfolgungs-Tools wie beispielsweise in Stripe Invoicing können Sie den Zahlungsstatus jeder Rechnung einsehen: Wer hat bezahlt und wer nicht und wer benötigt möglicherweise eine Erinnerung? Diese Transparenz hilft Ihnen, fundierte Folgemaßnahmen zu ergreifen und sicherzustellen, dass Sie überfällige Zahlungen erhalten.

Systeme zum Abfangen von Rechnungsfehlern erstellen

Richten Sie Sicherheitsvorkehrungen ein, die Probleme auffangen, bevor Sie Rechnungen versenden. Beispielsweise können Sie mit Stripe Regeln erstellen, die fehlende Felder auf einer Rechnung markieren. Wenn etwas nicht stimmt, z. B. weil keine Zahlungsmethoden angegeben wurden, werden Sie benachrichtigt, bevor Sie auf „Senden“ klicken.

Rechnungsvorlage perfektionieren

Ihre Rechnungsvorlage sollte lückenlos und fehlerfrei sein. Diese Vorlage ist eine Übersicht, anhand derer Ihre Kundinnen und Kunden genau nachvollziehen können, welche Beträge sie schulden und warum. Fügen Sie klare Zahlungsbedingungen, aufgeschlüsselte Rechnungsbeträge und Links für schnelle und einfache Zahlungen hinzu. Sorgen Sie für Standardisierung, damit Sie auf einen Blick sehen können, wenn etwas nicht stimmt.

Bündelung von Rechnungen planen

Gruppieren Sie Ihre Kundinnen und Kunden nach ihren Bedürfnissen (z. B. wiederkehrende Abonnements, einmalige Projekte oder Kundinnen und Kunden mit Sonderkonditionen) und erstellen Sie Ihre Rechnungen entsprechend. Mit Stripe können Sie Ihre Rechnungen vor dem Senden sortieren und filtern, damit Sie keine Ausnahmen übersehen.

Feedbackschleifen einbauen

Ihre Kundinnen und Kunden sind Ihre besten Fehlerdetektoren. Machen Sie es ihnen leicht, Rechnungsprobleme zu melden, indem Sie eine Kontakt-E-Mail-Adresse oder einen Link für Fragen zur Rechnung angeben.

Prozesse im Laufe der Zeit weiterentwickeln

Wenn Ihr Unternehmen wächst, funktionieren die Abläufe, die bei 50 Rechnungen noch funktionierten, möglicherweise nicht mehr bei 500 oder 5.000 Rechnungen. Überprüfen Sie Ihren Workflow jedes Quartal und suchen Sie nach Mustern, z. B. Fehlern, die in einem bestimmten Teil des Prozesses auftreten, oder Anpassungen, die Sie möglicherweise an Ihrer Vorlage vornehmen müssen. Experimentieren Sie mit neuen Funktionen wie automatischen Rabatten oder Rechnungsstellung in mehreren Währungen und entfernen Sie alles, was keinen Mehrwert bietet.