大规模开具发票意味着创建一个计费系统，该系统可以像处理少量交易一样高效、准确地处理大量交易。无论您是处理一张发票还是 1,000 张发票，大规模开具发票都意味着质量始终保持一致。为此，您需要使用能够自动执行重复性任务、减少错误并适应业务特定需求的工具和策略。您的开票流程在应对业务增长时，应能够保持收款速度、不产生繁重的管理工作，也不失去您为客户提供的个性化服务。

随着越来越多的企业转向自动化来帮助扩展其发票流程，发票自动化软件市场预计将从 2024 年的约 30 亿美元增长到 2031 年的 80 亿美元以上。下面，我们将解释企业在大规模开具发票时面临的挑战，Stripe Invoicing 如何帮助处理大批量发票，以及大规模开具发票的最佳实践。

本文内容

• 企业在大规模开具发票时面临哪些挑战？
  
• Stripe Invoicing 如何助力大批量发票处理？
  
• 大规模开具发票的最佳实践
  

企业在大规模开具发票时面临哪些挑战？

开票流程中每个额外步骤 — 无论是人工录入还是临时解决方案 — 都会随着业务规模扩大形成叠加效应。处理少量发票时的微小低效问题，在应对数百数千张发票时可能成为重大障碍。以下是企业业务规模扩大时需要注意的最常见挑战：

• 准确性缺失： 在大规模处理时，即使一张发票上的一个小错误（无论是一个简单的拼写错误，还是计算或货币换算方面的错误），都可能影响到数十甚至数百名客户。

• 复杂性攀升： 扩大发票开具规模可能意味着要处理更多类型的发票以及发票开具方面的考量因素，比如不同的定价层级、定制条款、基于使用量的收费，或者是有着不同税收规则的国际客户。

• 支付延迟： 发票堆积直接导致收款延迟。生成和处理发票所需的时间越长，您等待收款的时间就越长。在大规模处理时，这种情况会迅速累积，给您的财务状况带来压力。

• 缺乏集成： 开票涉及会计、客户管理和报告系统。当业务量较小时，这些系统可能能够独立运行，但在大规模业务下缺乏集成可能会导致错误，比如重复工作和数据丢失。

• 税务错误： 业务规模扩大通常意味着要在多个地区进行计费，而每个地区都有其各自的税务要求。税务方面的错误可能会导致罚款以及其他因不合规而产生的后果。

• 客户困惑： 发票发送量越大，产生混淆的可能性越高。发票上的每一个项目、条款和付款选项都需要清晰明了。

• 付款遗漏： 大量的发票可能会给用于跟踪和跟进逾期发票的系统带来压力。这可能会增加企业未能注意到客户付款逾期的风险。

• 缺乏透明度： 跟踪业务表现在于了解相关趋势 — 付款的速度有多快，哪些客户需要不同的付款条款，或者您的流程在哪个环节出现问题。如果没有这种透明度，扩展变成盲目试错。

• 团队压力： 扩大发票开具规模意味着更多的决策、异常和故障排除。如果没有合适的系统，这些额外的工作负担就会直接落在您的团队身上，这可能会耗费他们的时间和精力，甚至有导致他们职业倦怠的风险。

Stripe Invoicing 如何助力大批量发票处理？

Stripe Invoicing 等平台可以节省时间、减少错误并帮助您的企业改进支付流程。以下是 Invoicing 如何助力于处理大批量发票：

快速、灵活的发票创建

使用 Stripe，可快速创建包含企业标识、定制配色和专属文案的专业发票。您还能为每位客户设置自动生成的动态发票编号。

自动计算

Stripe 会自动计算价格、税率和总额。如果根据用量定价模式对客户计费，Stripe 可以自动计算并显示准确的金额。在税务计算方面，无论涉及的是增值税 (VAT)、商品和服务税 (GST) 还是销售税，Stripe 都会根据地点和具体情况自动应用正确的税率。

定制支付工作流程

Stripe 的应用程序编程接口 (API) 使您能够自动化定制工作流程，从发票生成到付款提醒和跟进。例如，订阅服务企业可以在计费周期结束时自动触发发票开具，对周期内升级服务的情况按比例收费，并且如果在规定时间内未收到付款，则发送提醒。Stripe 还可以在发票处理之前自动标记其中的错误，并在需要时触发人工干预。

支付方式

无论你的客户位于何处，Stripe 都能让收款变得轻松。它支持多种货币和支付方式，例如信用卡、自动清算所 (ACH) 转账和 Apple Pay。Stripe 为客户提供了直观、快捷的结账支付选项，让双方的体验都变得简单。

催款管理

Stripe Invoicing 还可以帮助进行催款管理。如果出现支付失败的情况，Invoicing 可以按照设定的时间表自动重试，并向客户发送有关其支付状态的自动更新信息。这让客户有机会在团队需要进行人工干预之前解决问题。

跨平台实时对账

Stripe 会自动将付款与正确的发票进行匹配，实时更新你的记录，并与 QuickBooks 和 Xero 等会计平台集成，以便在各个系统之间同步更新信息。这可以在无需人工对账流程的情况下将差异降至最低。

实时跟踪和洞察

Stripe 管理平台会向您显示每张发票的状态 — 已发送、已支付或逾期未付 — 让您随时了解当前情况。Stripe 的报告工具可帮助您发现趋势，了解哪些客户总是逾期支付，并根据支付数据预测现金流情况。

集成和可扩展性

Stripe 的 API 对开发人员友好，使您能够将发票数据集成到自己的系统中。无论您是要扩大规模还是只需要少量定制，它都能与您一起成长。

大规模开票的最佳实践

如果你每月要发送数十、数百甚至数千张发票，以下是一些需要牢记的最佳实践。这些提示可以帮助您在不牺牲速度、准确性或便捷性的情况下处理大量发票。

尽可能实现自动化

自动化可以节省时间，并消除拼写错误、重复发票以及其他常见的人为错误。Stripe 可以自动生成发票，计算总额，并根据地点应用正确的税率。只需确保在您的流程中保留一定的人工环节，例如在批量发送之前进行审核。

让客户付款更便捷

改善现金流的最快方法之一就是让客户付款更加便捷。Stripe Invoicing 允许您将支付选项直接嵌入到托管账单页面中。客户可以使用信用卡或借记卡、ACH 转账或数字钱包（如 Apple Pay），通过手机或笔记本电脑进行付款。

实时跟踪支付情况

内置于功能中的实时追踪工具（例如内置于 Stripe Invoicing 中工具），可让您查看每张发票的支付状态 — 包括哪些客户已付款、哪些未付款，以及哪些可能需要发送付款提醒。这种可视性有助于您做出明智的跟进措施，并确保你收到逾期未付的款项。

创建系统以捕获发票错误

设置故障保护，以便在发送发票之前发现问题。例如，Stripe 允许您创建规则来标记发票上缺少的字段。如果有任何不一致的地方（比如缺少支付方式），它会在您点击发送之前通知你。

完善您的发票模板

您的发票模板应该无懈可击。此模板是您的客户的地图，能让您的客户准确了解他们所欠的款项以及产生欠款的原因。包括清晰的支付条款、逐项列出的费用，以及方便快捷支付的链接。保持所有内容的标准化，这样您一眼就能看出是否有问题。

制定发票批处理计划

根据客户的需求（例如，经常性订阅、一次性项目，或者有特殊条款的客户）对客户进行分类，并相应地对发票进行批处理。使用 Stripe，您可以在发送发票之前对其进行排序和筛选，这样就不会遗漏任何特殊情况。

内置反馈循环

您的客户是最出色的错误发现者。在发票上附上用于咨询问题的联系邮箱或链接，让客户能够轻松指出任何发票问题。

随着时间的推移改进您的流程

随着业务的发展，在处理 50 张发票时可行的方法，在处理 500 张或 5,000 张发票时可能就不再适用了。每个季度，回顾一下您的工作流程，寻找其中的规律，比如在流程的某个特定环节经常出现的错误，或者您可能需要对模板进行的调整。尝试一些新功能，比如自动折扣或多币种发票开具，并去除任何没有价值的内容。