Facturar a escala significa crear un sistema de facturación que pueda procesar un gran volumen de transacciones con la misma eficiencia y precisión que un pequeño volumen. Tanto si procesas una factura como 1000 facturas, facturar a escala significa que la calidad sigue siendo la misma. Para ello, necesitarás utilizar herramientas y estrategias que automaticen las tareas repetitivas, reduzcan los errores y se adapten a las necesidades específicas de tu empresa. Tu proceso de facturación debe ser capaz de gestionar el crecimiento sin ralentizar los pagos, sin crear un trabajo administrativo abrumador y sin perder el toque personal que ofreces a tus clientes.

A medida que más empresas recurren a la automatización para obtener ayuda para escalar sus procesos de facturación, se espera que el mercado de software de automatización de facturas crezca desde alrededor de 3000 millones de dólares en 2024 hasta más de 8000 millones de dólares en 2031. A continuación, explicamos los desafíos a los que se enfrentan las empresas cuando facturan a gran escala, cómo Stripe Invoicing puede ayudar con la facturación de grandes volúmenes y las prácticas recomendadas para la facturación a gran escala.

¿De qué trata este artículo?

• ¿A qué desafíos se enfrentan las empresas cuando facturan a escala?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing con la facturación de gran volumen?
  
• Prácticas recomendadas para la facturación a gran escala
  

¿A qué retos se enfrentan las empresas cuando facturan a gran escala?

Cada paso adicional en tu flujo de trabajo de facturación (cada introducción manual y cada solución) se agrava a medida que creces. Lo que podría haber sido una pequeña ineficiencia con un volumen menor puede convertirse en un obstáculo importante cuando gestionas cientos o miles de facturas. Estos son los desafíos más comunes a los que debes prestar atención a medida que tu empresa escala:

• Falta de precisión: A escala, incluso un pequeño error en una factura puede afectar a decenas o cientos de clientes, tanto si se trata de una simple errata como si es un error de cálculo o de conversión de divisas.

• Complejidad: Escalar la facturación puede implicar lidiar con otros tipos de facturas y consideraciones de facturación, como los diferentes niveles de precios, las condiciones personalizadas, los cargos basados en el consumo o las diferentes normas fiscales de los clientes internacionales.

• Retrasos en los pagos: Cuando las facturas se acumulan, los pagos se ralentizan. Cuanto más tiempo se tarde en generar y procesar una factura, más tiempo tendrás que esperar para recibir los ingresos. A escala, esto puede acumularse rápidamente y poner a prueba tus finanzas.

• Falta de integración: La facturación implica sistemas de contabilidad, gestión de clientes y generación de informes. Aunque es posible que estos sistemas puedan funcionar de forma aislada cuando el negocio es lento, la falta de integración a escala puede provocar errores, como la duplicación del trabajo y la falta de datos.

• Errores fiscales: A menudo, escalar implica facturar en varias regiones, y cada una tiene sus propios requisitos fiscales. Los errores con los impuestos pueden dar lugar a sanciones y otras consecuencias por incumplimiento.

• Confusión del cliente: Cuantas más facturas envíes, más posibilidades habrá de generar confusión. Deben quedar claras todas las partidas, plazos y opciones de pago de la factura.

• Impagos: Los volúmenes de facturas elevados pueden sobrecargar los sistemas de rastreo y seguimiento de las facturas vencidas. Esto puede crear un mayor riesgo de que las empresas no se den cuenta de que los pagos de los clientes se han retrasado.

• Falta de visibilidad: El seguimiento del rendimiento consiste en comprender las tendencias: la rapidez con la que llegan los pagos, los clientes que necesitan condiciones diferentes o dónde falla tu proceso. Sin esta visibilidad, la escalada se convierte en una conjetura.

• Presión del equipo: Escalar la facturación implica más decisiones, excepciones y resolución de problemas. Sin los sistemas adecuados, esa carga adicional recae directamente en tu equipo, lo que puede aumentar su tiempo de trabajo y su concentración y provocar su agotamiento.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing con la facturación de gran volumen?

Algunas plataformas, como Stripe Invoicing, pueden ahorrar tiempo, reducir errores y ayudar a tu empresa a mejorar el proceso de pago. A continuación, te explicamos cómo Invoicing puede ayudarte con el procesamiento de facturas de gran volumen:

Creación rápida y flexible de facturas

Con Stripe, puedes crear rápidamente facturas profesionales preparadas para tu marca, que incluyen tu logotipo, colores personalizados y mensajes hechos a medida. También puedes configurar números de factura dinámicos que se generen de forma automática para cada cliente.

Cálculos automáticos

Stripe calcula automáticamente los precios, los tipos impositivos y los totales. Si facturas a tus clientes con las tarifas basadas en el consumo, Stripe puede calcular y mostrar automáticamente importes precisos. Para el cálculo de impuestos, Stripe aplica automáticamente los tipos correctos en función de la ubicación y el contexto, ya sea el impuesto sobre el valor añadido (IVA), el impuesto sobre bienes y servicios (GST) o el impuesto sobre las ventas.

Flujos de trabajo de pago personalizados

Las interfaces de programación de aplicaciones (API) de Stripe te permiten automatizar flujos de trabajo personalizados, desde la generación de facturas hasta los recordatorios de pago y el seguimiento. Por ejemplo, una empresa de suscripciones podría activar automáticamente las facturas al final de un ciclo de facturación, aplicar cargos prorrateados para las actualizaciones de mitad de ciclo y enviar recordatorios si no se reciben los pagos dentro de un período establecido. Stripe también puede marcar automáticamente los errores en las facturas antes de que se procesen y activar la intervención manual si es necesario.

Opciones de pago

Stripe facilita la recepción de pagos, independientemente de dónde se encuentren tus clientes. Acepta múltiples divisas y métodos de pago, como tarjetas de crédito, transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) y Apple Pay. Stripe ofrece a los clientes una opción de pago intuitiva y acelerada para efectuar el pago, simplificando la experiencia para ambas partes.

Gestión de reclamación de pago

Stripe Invoicing también puede ayudar con la gestión de reclamaciones. En caso de que fallen los pagos, Invoicing puede realizar reintentos automáticos siguiendo un calendario fijo y enviar actualizaciones automáticas al cliente sobre el estado de su pago. Esto le da al cliente la oportunidad de resolver el problema antes de que el equipo tenga que intervenir manualmente.

Conciliación en tiempo real entre plataformas

Stripe relaciona automáticamente los pagos con la factura correcta, actualiza tus registros en tiempo real y se integra con plataformas de contabilidad (como QuickBooks y Xero) para sincronizar las actualizaciones en todos los sistemas. Esto minimiza las discrepancias sin procesos manuales de conciliación.

Información y seguimiento en tiempo real

El Dashboard de Stripe te muestra el estado de cada factura (enviada, pagada o vencida) para que siempre conozcas las circunstancias actuales. Las herramientas de elaboración de informes de Stripe te ayudan a detectar tendencias, ver qué clientes siempre pagan tarde y prever el flujo de caja en función de los datos de pago.

Integración y escalabilidad

La API de Stripe es fácil de usar para los desarrolladores, lo que te permite integrar los datos de facturación en tu propio sistema. Tanto si estás escalando como si simplemente necesitas una pequeña personalización, está diseñada para crecer contigo.

Prácticas recomendadas para la facturación a gran escala

A continuación, te indicamos algunas de las prácticas recomendadas que debes tener en cuenta si envías decenas, cientos o miles de facturas cada mes. Estos consejos pueden ayudarte a procesar un mayor volumen de facturas sin sacrificar la velocidad, la precisión ni la simplicidad.

Automatiza en lo que puedas

La automatización ahorra tiempo y elimina errores tipográficos, facturas duplicadas y otros errores humanos comunes. Stripe puede generar automáticamente facturas, calcular totales y aplicar los tipos impositivos correctos según la ubicación. Solo asegúrate de mantener un elemento humano en tu proceso, como la revisión antes del envío masivo.

Facilita el pago a los clientes

Una de las formas más rápidas de mejorar el flujo de caja es facilitar el pago a tus clientes. Stripe Invoicing te permite integrar opciones de pago directamente en una página de facturas alojadas. Los clientes pueden pagar con una tarjeta de crédito o débito, transferencia ACH o monedero digital, como Apple Pay, desde su móvil o portátil.

Haz un seguimiento de los pagos en tiempo real

Las herramientas de seguimiento en tiempo real integradas en funciones, como en Stripe Invoicing, te permiten ver el estado de pago de cada factura: quién ha pagado, quién no y quién puede que necesite un recordatorio. Esta visibilidad te ayuda a hacer un seguimiento fundamentado y te garantiza que recibas los pagos atrasados.

Crea sistemas para detectar errores en las facturas

Configura dispositivos de seguridad que detecten problemas antes de enviar las facturas. Por ejemplo, Stripe te permite crear reglas que marcan los campos que faltan en una factura. Si algo no cuadra, como la falta de métodos de pago, te lo notificará antes de que pulses enviar.

Perfecciona la plantilla de tu factura

La plantilla de tu factura debe ser hermética. Esta plantilla es un esquema para que tu cliente entienda exactamente lo que debe pagar y por qué. Incluye condiciones de pago claras, cargos detallados y enlaces para que los pagos sean rápidos y sencillos. Mantén cierta uniformidad para que puedas ver de un vistazo si algo anda mal.

Desarrolla un plan para la agrupación de facturas

Segmenta a tus clientes en función de sus necesidades (p. ej., suscripciones recurrentes, proyectos puntuales o clientes con condiciones especiales) y agrupa tus facturas en consecuencia. Con Stripe, puedes ordenar y filtrar tus facturas antes de enviarlas para no perderte ninguna excepción.

Incorpora procesos para medir la satisfacción de los clientes

Tus clientes son los mejores detectores de errores. Facilita que puedan comunicar cualquier problema con la factura incluyendo un correo electrónico de contacto o un enlace para responder a las preguntas sobre la factura.

Evoluciona tu proceso con el tiempo

A medida que tu negocio crece, lo que funcionaba cuando manejabas 50 facturas puede no funcionar para 500 o 5000 facturas. Cada trimestre, revisa tu flujo de trabajo y busca patrones, como errores que ocurran en una parte específica del proceso o ajustes que deberías hacer en tu plantilla. Prueba nuevas funciones, como los descuentos automáticos o la facturación en múltiples divisas, y elimina todo lo que no aporte valor.