การออกใบแจ้งหนี้จำนวนมากหมายถึงการสร้างระบบการเรียกเก็บเงินที่ประมวลผลธุรกรรมปริมาณมากได้อย่างแม่นยำและมีประสิทธิภาพเช่นเดียวกับที่ทำในปริมาณน้อย ไม่ว่าคุณจะประมวลผลใบแจ้งหนี้หนึ่งใบหรือ 1,000 ใบ การออกใบแจ้งหนี้จํานวนมากหมายถึงคุณภาพยังคงเหมือนเดิม การที่จะทำเช่นนี้ได้ คุณจะต้องใช้เครื่องมือและกลยุทธ์ที่เปลี่ยนงานซ้ำๆ ให้เป็นระบบอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาด และปรับให้เข้ากับความต้องการเฉพาะของธุรกิจคุณ ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณควรรองรับการเติบโตได้โดยไม่ทำให้การชำระเงินช้าลง เกิดงานด้านธุรการที่เกินรับไหว หรือทําให้ความรู้สึกใกล้ชิดของคุณกับลูกค้าลดลง

เมื่อธุรกิจหันมาใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อช่วยกระบวนการรองรับใบแจ้งหนี้จำนวนมาก ตลาดซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติคาดว่าจะเติบโตจากประมาณ 3 พันล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2024 เป็นกว่า 8 พันล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2031 เราจะอธิบายความท้าทายที่ธุรกิจต้องเผชิญเมื่อออกใบแจ้งหนี้จำนวนมาก วิธีที่ Stripe Invoicing ช่วยได้ในการออกใบแจ้งหนี้ปริมาณมาก และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการออกใบแจ้งหนี้ในปริมาณมาก

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ธุรกิจต้องเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้างเมื่อออกใบแจ้งหนี้จำนวนมาก
  
• Stripe Invoicing ช่วยเรื่องการออกใบแจ้งหนี้จำนวนมากได้อย่างไร
  
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการออกใบแจ้งหนี้จำนวนมาก
  

ธุรกิจต้องเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้างเมื่อออกใบแจ้งหนี้จำนวนมาก

ทุกขั้นตอนที่เพิ่มขึ้นในขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ ทั้งการป้อนข้อมูลด้วยตัวเองและการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าจะเพิ่มภาระหนักขึ้นเมื่อธุรกิจของคุณขยายตัว เรื่องที่เคยเป็นสิ่งไม่มีประสิทธิภาพเล็กน้อยในปริมาณน้อยอาจกลายเป็นอุปสรรคใหญ่เมื่อคุณจัดการกับใบแจ้งหนี้นับแสนรายการ ความท้าทายที่มักพบได้บ่อยที่สุดซึ่งคุณควรจับตาเมื่อธุรกิจเติบโตได้แก่

• ความไม่แม่นยำ: เมื่อมีปริมาณงานมากแม้แต่ข้อผิดพลาดเล็กน้อยในใบแจ้งหนี้ฉบับเดียว ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์ผิดเล็กน้อยหรือการแปลงสกุลเงินผิดพลาดก็อาจส่งผลต่อลูกค้าหลายสิบรายหรือหลายร้อยราย

• ความซับซ้อน: การขยายการออกใบแจ้งหนี้อาจหมายถึงการต้องจัดการกับใบแจ้งหนี้ประเภทอื่นๆ เพิ่ิมเติมและข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้ เช่น ระดับค่าบริการที่แตกต่างกัน เงื่อนไขการชำระเงินที่ออกแบบเอง การเรียกเก็บเงินตามการใช้งาน หรือลูกค้าต่างประเทศที่มีกฎด้านภาษีแตกต่างกันไป

• ความล่าช้าในการชําระเงิน: เมื่อใบแจ้งหนี้เพิ่มพูน การชําระเงินก็จะช้าลง ยิ่งถ้าใช้เวลานานขึ้นในการสร้างและประมวลผลใบแจ้งหนี้แต่ละใบคุณก็จะยิ่งต้องรอรายรับนานมากขึ้น เมื่อมีปริมาณมากขึ้น ปัญหานี้อาจเพิ่มอย่างรวดเร็วและทำให้การเงินของคุณตึงเครียดได้

• ขาดการผสานการทำงาน: การออกใบแจ้งหนี้เกี่ยวข้องกับระบบบัญชี การจัดการลูกค้า และการรายงาน แม้ว่าระบบเหล่านี้อาจทํางานแยกกันได้เมื่อธุรกิจยังมีกิจกรรมไม่มาก แต่การขาดการผสานระบบเมื่อธุรกิจขยายอาจทําให้เกิดข้อผิดพลาดได้ เช่น การทํางานซ้ําซ้อนและข้อมูลที่ตกหล่น

• ข้อผิดพลาดด้านภาษี: การขยายธุรกิจมักหมายถึงการเรียกเก็บเงินในหลายภูมิภาค โดยที่แต่ละภูมิภาคมีข้อกําหนดด้านภาษีเป็นของตนเอง ความผิดพลาดทางภาษีอาจทําให้เกิดบทลงโทษและผลกระทบอื่น ๆ เนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกําหนด

• ลูกค้าเกิดความสับสน: ยิ่งคุณส่งใบแจ้งหนี้มากเท่าไหร่ ก็ยิ่งมีโอกาสมากขึ้นที่จะทําให้เกิดความสับสน โดยแต่ละบรรทัดรายการ เงื่อนไข และตัวเลือกการชําระเงินในใบแจ้งหนี้จะต้องชัดเจน

• การชําระเงินที่ตกหล่น: ใบแจ้งหนี้ที่มีปริมาณมากอาจสร้างแรงกดดันต่อระบบต่างๆ ที่ใช้ติดตามใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระ ซึ่งอาจทำให้ธุรกิจเสี่ยงที่จะไม่สามารถสังเกตเห็นได้ว่าการชําระเงินจากลูกค้าเลยกําหนดแล้ว

• ขาดการมองเห็น: การติดตามประสิทธิภาพเป็นเรื่องของการทําความเข้าใจแนวโน้มต่างๆ เช่น ความเร็วที่เงินเข้ามา ลูกค้ารายใดที่ต้องมีเงื่อนไขการชำระเงินที่ต่างออกไป หรือ หรือขั้นตอนผิดพลาดตรงไหน หากมองไม่เห็นข้อมูลนี้ การขยายธุรกิจก็จะกลายเป็นการคาดเดา

• ความกดดันของทีมงาน: การขยายปริมาณการออกใบแจ้งหนี้หมายถึงการตัดสินใจ ข้อยกเว้น และการแก้ปัญหาที่มากขึ้น หากไม่มีระบบที่เหมาะสม ภาระงานที่เพิ่มขึ้นจะตกอยู่ที่ทีมงานของคุณโดยตรง ซึ่งอาจทำให้ต้องใช้เวลาและสมาธิเกินขีดจำกัดและทำให้หมดไฟในการทำงาน

Stripe Invoicing จะช่วยเรื่องการออกใบแจ้งหนี้ในปริมาณมากได้อย่างไร

แพลตฟอร์มอย่าง Stripe Invoicing ช่วยประหยัดเวลา ลดความผิดพลาด และช่วยให้ขั้นตอนการชำระเงินของธุรกิจของคุณดีขึ้นได้ ต่อไปนี้คือวิธีที่ Invoicing จะช่วยคุณในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ปริมาณมาก

การสร้างใบแจ้งหนี้ที่รวดเร็วและยืดหยุ่น

การใช้ Stripe ช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพที่สอดคล้องกับแบรนด์ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งรวมถึงโลโก้ สีที่กำหนดเอง และข้อความที่เหมาะกับคุณ นอกจากนี้ คุณยังสามารถตั้งค่าหมายเลขใบแจ้งหนี้แบบไดนามิกที่สร้างอัตโนมัติสําหรับลูกค้าแต่ละรายได้ด้วย

การคํานวณอัตโนมัติ

Stripe คํานวณราคา อัตราภาษี และยอดรวมโดยอัตโนมัติ หากคุณเรียกเก็บเงินลูกค้าตามค่าบริการ Stripe จะคํานวณและแสดงยอดเรียกเก็บอย่างแม่นยําโดยอัตโนมัติ สําหรับการคํานวณภาษี Stripe ใช้อัตราที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติตามสถานที่ตั้งและบริบท ไม่ว่าจะเป็นภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ภาษีสินค้าและบริการ (GST) หรือภาษีขาย

ขั้นตอนการชําระเงินแบบกำหนดเอง

อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) ของ Stripe ช่วยให้คุณทําขั้นตอนการทํางานที่กำหนดเองเป็นระบบอัตโนมัติ ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการแจ้งเตือนและการติดตามการชำระเงิน ตัวอย่างเช่น ธุรกิจแบบสมัครสมาชิกอาจจะกำหนดให้ออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติเมื่อสิ้นสุดรอบการเรียกเก็บเงิน ใช้การเรียกเก็บเงินแบบตามสัดส่วนกรณีที่มีการอัปเกรดกลางรอบบิล และส่งการแจ้งเตือนหากไม่ได้รับการชําระเงินภายในช่วงเวลาที่กำหนด นอกจากนี้ Stripe ยังสามารถตรวจจับข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ได้อัตโนมัติก่อนจะประมวลผล และเริ่มให้มีการดําเนินการโดยเจ้าหน้าที่ หากจําเป็น

ตัวเลือกการชําระเงิน

Stripe ทําให้การรับชำระเงินเป็นเรื่องง่ายไม่ว่าลูกค้าของคุณจะอยู่ที่ใด อีกทั้งยังรองรับหลายสกุลเงินและวิธีการชําระเงิน เช่น บัตรเครดิต การโอนเงินผ่านสํานักหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH) และ Apple Pay Stripe มอบตัวเลือกการชําระเงินที่ใช้ง่ายและรวดเร็วให้แก่ลูกค้าเพื่อการให้บริการชําระเงิน ทำให้ประสบการณ์การใช้งานง่ายสำหรับทั้งสองฝ่าย

การจัดการการติดตามหนี้

Stripe Invoicing ยังช่วยจัดการการติดตามหนี้ได้ด้วย ในกรณีที่ชําระเงินไม่สําเร็จ Invoicing จะดําเนินการเรียกเก็บเงินซ้ำอัตโนมัติตามตารางเวลาที่กําหนดไว้ และส่งการอัปเดตอัตโนมัติให้ลูกค้าเกี่ยวกับสถานะการชําระเงิน ซึ่งเปิดโอกาสให้ลูกค้าสามารถแก้ไขปัญหาได้ก่อนที่ทีมงานจะต้องเข้าดำเนินการด้วยตนเอง

การกระทบยอดแบบเรียลไทม์บนแพลตฟอร์มต่างๆ

Stripe จับคู่การชําระเงินกับใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง อัปเดตบันทึกของคุณแบบเรียลไทม์ และผสานการทํางานกับแพลตฟอร์มด้านบัญชีเช่น QuickBooks และ Xero โดยอัตโนมัติ เพื่อซิงก์ข้อมูลอัปเดตในทุกระบบ การดําเนินการนี้จะลดความคลาดเคลื่อนโดยไม่ต้องมีขั้นตอนกระทบยอดด้วยตนเอง

การติดตามแบบเรียลไทม์และข้อมูลเชิงลึก

Stripe Dashboard จะแสดงสถานะใบแจ้งหนี้ทั้งหมดทั้งที่ส่งแล้ว ชำระแล้ว หรือเลยกําหนดชําระ เพื่อให้คุณทราบสถานการณ์ปัจจุบันอยู่เสมอ เครื่องมือการรายงานของ Stripe จะช่วยคุณระบุแนวโน้ม ดูว่าลูกค้ารายใดบ้างที่ชำระล่าช้าเสมอ และคาดการณ์กระแสเงินสดจากข้อมูลการชําระเงิน

การผสานการทํางานและการขยายระบบ

API ของ Stripe ใช้งานง่ายสําหรับนักพัฒนา ซึ่งช่วยให้คุณผสานข้อมูลการออกใบแจ้งหนี้เข้ากับระบบของคุณเองได้ ไม่ว่าคุณจะกําลังขยายระบบหรือต้องการปรับแต่งเพียงเล็กน้อย ระบบของเราออกแบบมาเพื่อเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการออกใบแจ้งหนี้จำนวนมาก

ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรคํานึงถึงหากคุณมีการส่งใบแจ้งหนี้หลายสิบ หลายร้อยหรือหลายพันใบในแต่ละเดือน เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณประมวลผลใบแจ้งหนี้ปริมาณมากได้โดยไม่ลดความเร็ว ความแม่นยำ หรือความเรียบง่าย

นำระบบอัตโนมัติมาใช้ในส่วนที่ทำได้

ระบบอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาและขจัดการพิมพ์ผิด ใบแจ้งหนี้ซ้ำ และข้อผิดพลาดทั่วไปอื่นๆ ที่เกิดจากโดยมนุษย์ได้ Stripe สร้างใบแจ้งหนี้ คํานวณยอดรวม และใช้อัตราภาษีที่ถูกต้องตามสถานที่ตั้งได้อัตโนมัติ แค่อย่าลืมเก็บส่วนการทำงานโดยมนุษย์ไว้ในขั้นตอนการทำงานของคุณ เช่น การตรวจสอบก่อนส่งเอกสารจำนวนมาก

ทําให้ลูกค้าชําระเงินได้ง่าย

หนึ่งในวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการปรับปรุงกระแสเงินสดก็คือการทำให้ลูกค้าชําระเงินได้ง่ายขึ้น Stripe Invoicing ให้คุณผสานตัวเลือกการชําระเงินไว้ในหน้าใบแจ้งหนี้ที่อยู่ในระบบได้โดยตรง ลูกค้าสามารถชําระเงินด้วยบัตรเครดิตหรือบัตรเดบิต การโอนเงินผ่าน ACH หรือกระเป๋าเงินดิจิทัลเช่น Apple Pay ได้จากโทรศัพท์หรือแล็ปท็อป

ติดตามการชําระเงินแบบเรียลไทม์

เครื่องมือติดตามแบบเรียลไทม์ที่มาพร้อมกับฟังก์ชันต่างๆ เช่นใน Stripe Invoicing จะช่วยให้คุณเห็นสถานะการชําระเงินของใบแจ้งหนี้ทุกรายการว่าลูกค้ารายใดชําระเงินแล้ว และใครบ้างที่อาจต้องการการแจ้งเตือน การเห็นข้อมูลนี้ช่วยให้คุณติดตามผลได้บนพื้นฐานของข้อมูล และช่วยให้คุณได้รับการชําระเงินที่เลยกําหนด

สร้างระบบเพื่อตรวจจับข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้

ตั้งค่าป้องกันการทำงานผิดพลาดที่ตรวจจับปัญหาก่อนที่คุณจะส่งใบแจ้งหนี้ออกไป ตัวอย่างเช่น Stripe เปิดให้คุณตั้งกฎที่แจ้งเตือนกรณีที่ข้อมูลในใบแจ้งหนี้ตกหล่น หากมีข้อมูลบางอย่างไม่สอดคล้อง เช่น ขาดวิธีการชําระเงิน ระบบจะแจ้งให้คุณทราบก่อนที่จะกดปุ่มส่ง

จัดทำเทมเพลตที่สมบูรณ์แบบ

เทมเพลตใบแจ้งหนี้ของคุณควรสมบูรณ์แบบ เทมเพลตเป็นเหมือนแผนที่ที่ช่วยให้ลูกค้าทราบชัดเจนถึงจำนวนเงินและเหตุผลที่ต้องชำระเงิน ระบุเงื่อนไขการชําระเงินที่ชัดเจน ยอดเรียกเก็บแยกรายการ และลิงก์ที่ช่วยให้ชําระเงินได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ทําให้ทุกอย่างเป็นมาตรฐานเพื่อให้คุณเห็นได้ทันทีหากมีสิ่งผิดปกติ

จัดทำแผนการออกใบแจ้งหนี้เป็นชุด

แบ่งกลุ่มลูกค้าตามความต้องการของลูกค้า (เช่น การชําระเงินตามรอบบิลตามแบบแผนล่วงหน้า โครงการแบบชำระครั้งเดียว หรือลูกค้าที่ได้เงื่อนไขพิเศษ) และออกใบแจ้งหนี้เป็นชุดตามกลุ่มที่กำหนด การใช้ Stripe จะทำให้คุณสามารถจัดเรียงและกรองใบแจ้งหนี้ก่อนส่งได้ เพื่อที่คุณจะได้ไม่มองข้ามสิ่งผิดปกติ

สร้างวงจรคําติชม

ลูกค้าคือผู้ตรวจจับข้อผิดพลาดที่ดีที่สุดของคุณ ทำให้ลูกค้าระบุปัญหาเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ได้อย่างง่ายดาย โดยใส่อีเมลติดต่อหรือลิงก์ให้ส่งคำถามเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้

พัฒนากระบวนการของคุณเป็นระยะ

เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น สิ่งที่ใช้ได้ผลในตอนที่คุณจัดการกับใบแจ้งหนี้ 50 ใบอาจไม่ได้ผลกับใบแจ้งหนี้ 500 หรือ 5,000 ใบ ทบทวนขั้นตอนการทำงานและมองหารูปแบบต่างๆ เช่น ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการทำงานหรือดูว่าคุณต้องปรับปรุงเทมเพลตตรงไหนบ้างในทุกไตรมาส ทดลองใช้ฟีเจอร์ใหม่ๆ เช่น ส่วนลดอัตโนมัติหรือการออกใบแจ้งหนี้หลายสกุลเงิน และตัดสิ่งที่ไม่เพิ่มมูลค่าออก