Bei der Erstellung von Rechnungen für die Stunden, die Sie gearbeitet haben, müssen Sie Ihren Kundinnen und Kunden auf klare, professionelle Weise genau zeigen, wohin ihr Geld fließt. Wer stundenweise abrechnet, weiß, wie wichtig eine gut organisierte Rechnung ist. Die Art und Weise, wie Sie über Ihre Arbeit Rechenschaft ablegen, kann auch beeinflussen, wie Kundinnen und Kunden den von Ihnen angebotenen Wert wahrnehmen, und Ihnen helfen, ein Hin- und Hersenden von Nachrichten über die abrechenbare Zeit zu vermeiden.

Im Folgenden werden wichtige Details behandelt: Wie Sie Ihre Stundensätze strukturieren, Aufgaben aufschlüsseln und Zeiterfassungstools verwenden, um den Prozess zu vereinfachen. Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig betreuen, für verschiedene Aufgaben unterschiedliche Sätze berechnen oder Ihren Rechnungsstellungsprozess verbessern möchten, können Ihnen diese Tipps dabei helfen, Rechnungen zu erstellen, denen Ihre Kundinnen und Kunden ohne zu zögern vertrauen und die sie bezahlen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• So berechnen Sie die abzurechnenden Stunden
  
• So strukturieren Sie eine Rechnung für Arbeiten auf Stundenbasis
  
• So erfassen Sie die geleisteten Arbeitsstunden nach Projekt oder Aufgabe
  
• So legen Sie Stundensätze fest und berücksichtigen Abweichungen in einer Rechnung
  
• So fügen Sie eine Zusammenfassung der Gesamtstunden hinzu und berechnen die fällige Zahlung
  
• So verwenden Sie Zeiterfassungstools für genaue Stundenabrechnungen
  
• Häufige Fehler, die bei der Rechnungsstellung über geleistete Arbeitsstunden vermieden werden sollten
  

So berechnen Sie die abzurechnenden Stunden

Die Bewertung Ihrer abrechenbaren Stunden ist der erste Schritt beim Erstellen einer Rechnung. So machen Sie den Anfang:

• Verfolgen Sie Ihre Zeit, während Sie arbeiten: Verwenden Sie Stopp-/Start-Timer oder Apps wie Toggl, Harvest oder Clockify, um Ihre Zeit zu verfolgen, während Sie arbeiten. Sie haben jede Minute erfasst, ohne sich um Details kümmern zu müssen.

• Organisieren Sie Ihre Arbeit nach Aufgabentyp: Wenn Sie Ihre Aufgaben in Kategorien wie „Recherche“, „Kundengespräche“ oder „Design“ einteilen, behalten Sie den Überblick und geben Ihren Kundinnen und Kunden einen Einblick in die Verwendung Ihrer abrechenbaren Zeit. Die Verwendung von Kategorien kann auch dazu beitragen, Zahlungsanfechtungen zu minimieren.

• Halten Sie sich an eine Routine zur Zeiterfassung: Protokollieren Sie die Stunden während der Arbeit oder zumindest am Ende des Tages. Wenn man bis zum Ende der Woche wartet, um sich an alles zu erinnern, kann dies dazu führen, dass Aufgaben vergessen oder überschätzt werden. Wenn Sie eine Routine beibehalten, bleiben Ihre Zahlen korrekt und das Risiko von fehlenden Einträgen wird verringert.

• Mit Konsistenz runden: Die Rundungszeit ist normal, muss aber fair und konsistent sein. Unabhängig davon, ob Sie auf die nächsten 5, 10 oder 15 Minuten runden, legen Sie eine Standardrichtlinie fest und seien Sie Ihren Kundinnen und Kunden gegenüber transparent über Ihr System.

• Getrennte abrechenbare und nicht abrechenbare Aufgaben: Nicht jede Aufgabe zählt als abrechenbare Zeit, wie z. B. allgemeine Verwaltung oder eine Pause. Verfolgen Sie diese Posten separat, damit den Kundinnen und Kunden keine Zeit in Rechnung gestellt wird, die ihrem Projekt nicht direkt zugute kommt.

• Vor Rechnungsstellung noch einmal überprüfen: Überprüfen Sie Ihre Eingaben vor dem Versand von Rechnungen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind und dem vereinbarten Umfang entsprechen. Dies ist eine einfache Möglichkeit, Missverständnisse oder Korrekturen zu vermeiden, wenn ein Kunde/eine Kundin ein Anliegen äußert.

• Transparente Beschreibungen: Ein kleines Detail kann viel bewirken. Kurze Beschreibungen für jeden Eintrag helfen den Kundinnen und Kunden, genau zu sehen, was Sie getan haben und warum es so lange gedauert hat. Diese Transparenz beruhigt die Kundinnen und Kunden, wenn sie Ihre Rechnung erhalten.

• Wiederkehrende Einträge wenn möglich automatisieren: Wenn Sie sich wiederholende abrechenbare Aufgaben ausführen, können Sie mit den meisten Zeiterfassungs-Apps Vorlagen erstellen oder wiederkehrende Einträge festlegen. Die Automatisierung dieser Elemente reduziert Ihren Nachverfolgungsaufwand und sorgt für konsistente Einträge, was Ihnen auf lange Sicht Zeit spart.

So strukturieren Sie eine Rechnung für Arbeiten auf Stundenbasis

Rechnungen sollten einem vorhersehbaren und leicht verständlichen Format folgen. So strukturieren Sie eine Rechnung für Stundenlohnarbeiten effektiv:

Kopfzeile

Positionieren Sie Ihren Firmennamen und Ihr Logo zur einfachen Identifizierung oben. Geben Sie unten Ihre Kontaktinformationen wie Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse an. Platzieren Sie Ihre eindeutige Rechnungsnummer und Ihr Rechnungsdatum auf der rechten Seite mit einem fett gedruckten Label (z. B. „Rechnung Nr. 00123“).

Angaben zum Kunden/zu der Kundin

Richten Sie den Namen und die Adresse Ihres Kunden/Ihrer Kundin links und fett aus, damit diese sich von Ihren Angaben abheben. Geben Sie den Projektnamen oder den Referenzcode für den Auftrag direkt unter den Kundendaten an.

Beschreibung der Tätigkeiten

Verwenden Sie eine Tabelle, um die Übersichtlichkeit und Lesbarkeit zu verbessern. Die Spalten sollten Folgendes enthalten:

• Datum der Fertigstellung

• Aufgabenbeschreibung (z. B. „Recherche und Analyse“)

• Für jede Aufgabe geleistete Arbeitsstunden

• Stundensatz

• Zeilensumme (Stunden x Satz)

Zusammenfassung und Gesamtsumme

Fügen Sie am Ende der Tabelle eine Zeile Zwischensumme hinzu und dann eine fett gedruckte Zeile mit fälliger Summe. Beachten Sie gegebenenfalls Steuern oder Rabatte.

Zahlungsbedingungen

Geben Sie unten Ihre Zahlungsbedingungen an, z. B. „Zahlbar bei Erhalt“ oder „netto 30 Tage“. Listen Sie auf, welche Zahlungsmethoden Sie akzeptieren.

So erfassen Sie die geleisteten Arbeitsstunden nach Projekt oder Aufgabe

Die Abgrenzung Ihrer geleisteten Arbeitsstunden nach Aufgaben kommt Ihnen und Ihrem Kunden/Ihrer Kundin zugute. Darauf sollten Sie achten:

• Verwenden Sie eine Tabelle, um jedes Projekt oder jede Aufgabe aufzuschlüsseln. Dieses Layout ist auf einen Blick gut lesbar.

• Beschriften Sie jedes Projekt (mit Namen oder Projektcode) oben unter dem entsprechenden Abschnitt, damit Sie die verschiedenen Aufgaben oder Phasen leicht unterscheiden können.

• Listen Sie unter jedem Projekt die Aufgaben einzeln mit einer kurzen Beschreibung auf (z. B. Recherche, Designüberarbeitungen).

• Geben Sie Details für jede Aufgabe an, z. B. Datum, geleistete Arbeitsstunden, Stundensatz und Zeilensumme.

• Nachdem Sie alle Aufgaben unter einem Projekt aufgelistet haben, fügen Sie eine Zeile mit der Zwischensumme hinzu. Dies gibt den Kundinnen und Kunden einen schnellen Überblick über die Kosten jeder Phase vor der endgültigen Summe.

• Geben Sie unten den Gesamtbetrag an, der sich aus den Gebühren für alle aufgeführten Projekte und Aufgaben zusammensetzt.

So legen Sie Stundensätze fest und berücksichtigen Abweichungen in einer Rechnung

Möglicherweise verwenden Sie nicht für jede Aufgabe, die Sie für einen Kunden/eine Kundin erledigen, denselben Stundensatz. Wenn Sie verschiedene Stundensätze verwenden, sollten Sie diese in Ihrer Rechnung auflisten. Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zum Festlegen dieser Stundensätze:

• Basisstundensatz festlegen: Legen Sie einen Standardstundensatz für allgemeine Aufgaben fest. Berücksichtigen Sie Ihre Expertise, die Marktpreise und den Mehrwert, den Sie Ihren Kundinnen und Kunden bieten. Dieser Basisstundensatz gilt als Standard, es sei denn, es gibt bestimmte aufgabenbasierte Anpassungen.

• Stundensatzschwankungen identifizieren: Möglicherweise berechnen Sie einen höheren Stundensatz für Aufgaben, die spezielle Fähigkeiten oder zusätzlichen Aufwand erfordern, z. B. fortgeschrittenes Design, Beratung oder dringende Arbeiten. Umgekehrt könnten Sie einen ermäßigten Stundensatz für gemeinnützige Organisationen oder Langzeitkunden/-kundinnen anbieten.

• Stundensätze in der Rechnung anzeigen: Listen Sie jede Aufgabe einzeln in einer Tabelle mit Spalten für „Stunden“, „Stundensatz“ und „Gesamtsumme“ auf. Zeigen Sie den Stundensatz neben jeder Aufgabe an (z. B. 100 USD/Stunde für Beratung, 80 USD/Stunde für Design).

• Zusammenfassung hinzufügen: Fügen Sie unten einen Abschnitt mit einer Preisübersicht hinzu, wenn die Rechnung mehrere Preise enthält. Erklären Sie kurz, warum bestimmte Aufgaben zu unterschiedlichen Stundensätzen abgerechnet werden.

• Addieren Sie die Summe: Schließen Sie mit einer fälligen Gesamtsumme ab, die alle Einzelposten zusammenfasst, damit die Kundinnen und Kunden die vollständige Aufschlüsselung sehen und die Tarifunterschiede verstehen.

So fügen Sie eine Zusammenfassung der Gesamtstunden hinzu und berechnen die fällige Zahlung

Am Ende Ihrer Rechnung fassen Sie Ihre insgesamt geleisteten Arbeitsstunden zusammen und berechnen die fällige Gesamtsumme. Addieren Sie dazu die Stunden aus jedem Vorgang oder Projekt und zeigen Sie die Summe als Gesamtstunden an. Multiplizieren Sie dann die Gesamtstunden mit den jeweiligen Stundensätzen und zeigen Sie diese Summe als fällige Gesamtsumme an. Sie können auch jeden Posten aus Ihrer Hauptaufgabenaufschlüsselung summieren, um die fällige Gesamtzahlung zu berechnen.

Wenn Sie an mehreren Projekten gearbeitet haben, sollten Sie auch die Projektzwischensummen in dieser Zusammenfassung auflisten. So erhalten Kundinnen und Kunden einen schnellen Überblick über die Stunden und Kosten pro Projekt, bevor die Gesamtsumme feststeht.

So verwenden Sie Zeiterfassungstools für genaue Stundenabrechnungen

Zeiterfassungstools sind eine der einfachsten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Stundenabrechnungen präzise sind. Hier erfahren Sie, wie Sie das Beste aus dieser Software herausholen können:

• Die richtige Software auswählen: Verwenden Sie eine Zeiterfassungs-App wie Toggl, Harvest oder Clockify. Mit diesen Apps können Sie die Zeit nach Aufgabe oder Projekt erfassen, Start-/Stopp-Timer einbeziehen und Aufgaben kategorisieren, wodurch es einfach wird, genaue Aufzeichnungen für jedes Projekt zu erstellen.

• Nachverfolgung in Echtzeit: Starten und stoppen Sie den Timer, wann immer dies möglich ist, während Sie an jeder Aufgabe arbeiten. Echtzeit-Nachverfolgung ist zuverlässiger als der Versuch, sich daran zu erinnern, wann Sie später gearbeitet haben.

• Aufgaben zur besseren Übersichtlichkeit klar bezeichnen: Verwenden Sie für jede Aufgabe eindeutige Bezeichnungen (z. B. Kundengespräch, Analyse). Auf diese Weise wird jede Aufgabe kategorisiert, wenn Sie die Daten für die Rechnungsstellung exportieren.

• Überprüfen und bei Bedarf anpassen: Bevor Sie die Rechnung finalisieren, überprüfen Sie Ihre Zeiteingaben. Bei den meisten Apps können Sie Änderungen vornehmen, um Fehler zu korrigieren oder Pausen anzupassen, damit alles so genau wie möglich erfasst wird.

• Direkt in Rechnung exportieren: Mit vielen Tools können Sie Zeitdaten direkt in Ihr Rechnungssystem exportieren. Wenn Sie möchten, können Sie den Zeiterfassungsbericht verwenden, um Ihre Rechnung manuell zu vervollständigen.

Häufige Fehler, die bei der Rechnungsstellung über geleistete Arbeitsstunden vermieden werden sollten

Selbst kleine Fehler können die Kundenbeziehungen beeinträchtigen oder Zahlungen verzögern, wenn Sie die geleisteten Arbeitsstunden in Rechnung stellen. Hier finden Sie einige häufige Fehler und erfahren, wie Sie diese beheben können.

• Keine Zeiterfassung in Echtzeit: Der Versuch, sich im Nachhinein an Ihre Stunden zu erinnern, ist unzuverlässig und kann zu Ungenauigkeiten führen. Verwenden Sie einen Timer in einer Zeiterfassungs-App, um die Stunden während der Arbeit zu protokollieren, damit Sie keine abrechenbare Zeit verpassen.

• Verwendung vager Aufgabenbeschreibungen: Zu allgemeine Beschreibungen wie „Projektarbeit“ sagen Kundinnen und Kunden nicht viel. Wenn Sie genau angeben, worin die einzelnen Aufgaben bestehen, ist es wahrscheinlicher, dass die Kundinnen und Kunden Sie schnell bezahlen.

• Nicht durchgehend runden: Eine uneinheitliche Rundung (z. B. in einigen Fällen aufrunden, in anderen nicht) kann unprofessionell wirken oder Fragen aufwerfen. Legen Sie eine faire Rundungsrichtlinie fest (z. B. auf die nächsten 15 Minuten) und halten Sie sich bei allen Rechnungen daran.

• Einschließlich nicht abrechenbarer Zeit: Verwaltungsarbeit, Planung oder persönliche Pausen sollten in der Regel nicht in Rechnung gestellt werden, es sei denn, dies wurde vereinbart. Um überhöhte Rechnungen zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass nur kundenbezogene Aufgaben in der Rechnung aufgeführt sind.

• Anwendung eines falschen Stundensatzes: Das Verwechseln von Stundensätzen für verschiedene Aufgaben oder Projekte ist ein häufiger Fehler. Stellen Sie sicher, dass der Stundensatz für jede Aufgabe mit Ihren Bedingungen für den Kunden/die Kundin übereinstimmt, insbesondere wenn Sie variable Stundensätze verwenden.

• Keine Überprüfung der Schlussrechnung: Tippfehler, falsche Summen oder fehlende Posten passieren. Überprüfen Sie die Rechnung vor dem Senden auf Fehler.