Crear facturas por las horas trabajadas implica mostrar a los clientes exactamente a dónde va su dinero de una manera clara y profesional. Si facturas por horas, conoces la importancia de tener una factura bien organizada. La forma en que contabilizas tu trabajo también puede influir en la forma en que los clientes perciben el valor que proporcionas y ayudarte a evitar mensajes de ida y vuelta durante el tiempo facturable.

A continuación, cubriremos detalles importantes: cómo estructurar tus tarifas por hora, desglosar tareas y usar herramientas de seguimiento del tiempo para simplificar el proceso. Si estás haciendo malabares con varios proyectos, cobrando diferentes tarifas por diferentes tareas o buscando mejorar tu proceso de facturación, estos consejos pueden ayudarte a crear facturas en las que los clientes confíen y paguen sin dudarlo.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo calcular las horas facturables
  
• Cómo estructurar una factura por trabajo por hora
  
• Cómo desglosar las horas trabajadas por proyecto o tarea
  
• Cómo establecer tarifas por hora e incluir variaciones en una factura
  
• Cómo agregar un resumen del total de horas y calcular el pago adeudado
  
• Cómo utilizar las herramientas de seguimiento del tiempo para obtener facturas por hora precisas
  
• Errores comunes que se deben evitar al facturar las horas trabajadas
  

Cómo calcular las horas facturables

Evaluar las horas facturables es el primer paso para crear una factura. A continuación, te explicamos cómo empezar:

• Realiza un seguimiento de tu tiempo a medida que avanzas: Usa temporizadores de parada/inicio o aplicaciones como Toggl, Harvest o Clockify para hacer un seguimiento de tu tiempo a medida que avanzas. Tendrás cada minuto contabilizado sin tener que esforzarte por recordar detalles.

• Organiza tu trabajo por tipo de tarea: Dividir las tareas en categorías como "investigación", "reuniones con clientes" o "diseño" te ayuda a mantenerte organizado y les brinda a los clientes una idea de cómo estás usando tu tiempo facturable. El uso de categorías también puede ayudar a minimizar las disputas.

• Sigue una rutina para realizar un seguimiento del tiempo: Registra las horas a medida que avanzas o, al menos, al final del día. Esperar a que finalice la semana para recordar todo puede hacer que te olvides de algunas tareas o las sobreestimes. Apegarse a una rutina mantiene la precisión de tus números precisos y reduce el riesgo de entradas que quedan en el olvido.

• Redondea de manera coherencia: Redondear el tiempo es normal, pero debes ser justo y coherente. Ya sea que redondees a los 5, 10 o 15 minutos más cercanos, establece una política estándar y comunica con transparencia tu sistema a los clientes.

• Separa las tareas facturables y las no facturables: No todas las tareas cuentan como tiempo facturable, como la administración general o tomar un descanso. Realiza un seguimiento de estos puntos por separado de modo que no se les cobre a los clientes por el tiempo que no beneficia directamente a su proyecto.

• Verifica dos veces antes de facturar: Antes de enviar facturas, revisa tus entradas para asegurarte de que sean precisas y se ajusten al alcance acordado. Esta es una manera fácil de evitar malentendidos o correcciones si un cliente plantea una inquietud.

• Sé transparente con las descripciones: Un pequeño detalle es de gran ayuda. Las descripciones breves de cada entrada ayudan a los clientes a ver exactamente lo que estabas haciendo y por qué la tarea tardó ese tiempo. Esta transparencia hace que los clientes se sientan cómodos cuando reciben su factura.

• Automatiza las entradas recurrentes cuando puedas: Si realizas tareas de facturación repetitivas, la mayoría de las aplicaciones de seguimiento del tiempo te permiten crear plantillas o establecer entradas recurrentes. La automatización de estos elementos reduce la carga de trabajo de seguimiento y mantiene la coherencia de las entradas, lo que te hará ahorrar tiempo a largo plazo.

Cómo estructurar una factura por trabajo por hora

Las facturas deben seguir un formato predecible y fácil de entender. A continuación, te explicamos cómo estructurar de forma eficaz una factura para el trabajo por hora:

Encabezado

Coloca el nombre y el logotipo de tu empresa en la parte superior para facilitar su identificación. A continuación, incluye tu información de contacto, como dirección, teléfono y correo electrónico. Coloca tu número de factura y fecha a la derecha con una etiqueta en negrita (por ejemplo, "Factura #00123").

Información del cliente

Alinea el nombre y la dirección de tu cliente a la izquierda y ponlo en negrita para que se distinga de tus datos. Incluye el nombre del proyecto o el código de referencia del trabajo justo debajo de la información del cliente.

Descripción del trabajo

Usa una tabla para mayor prolijidad y legibilidad. Las columnas deben incluir:

• Fecha de finalización

• Descripción de la tarea (p. ej., "Investigación y análisis")

• Horas trabajadas para cada tarea

• Tarifa por hora

• Total (horas x tarifa)

Resumen y total

Agrega una fila Subtotal en la parte inferior de la tabla y, a continuación, una fila Total adeudado en negrita. Si corresponde, considera los impuestos o descuentos.

Condiciones de pago

En la parte inferior, incluye tus condiciones de pago, como "Pago contra entrega" o "30 días netos". Haz una lista de los métodos de pago que aceptas.

Cómo detallar las horas trabajadas por proyecto o tarea

Delimitar las horas trabajadas por tarea te beneficia a ti y a tu cliente. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Utiliza una tabla para desglosar cada proyecto o tarea. Este diseño es fácil de leer de un vistazo.

• Etiqueta cada proyecto (por nombre o código de proyecto) en la parte superior de su sección para que sea fácil distinguir entre diferentes tareas o fases.

• Debajo de cada proyecto, enumera las tareas individualmente con una breve descripción (por ejemplo, investigación, revisiones de diseño).

• Incluye detalles de cada tarea, como la fecha, las horas trabajadas, la tarifa por hora y el total.

• Después de enumerar todas las tareas de un proyecto, agrega una fila de Subtotal. Esto les da a los clientes una visión general rápida del costo de cada fase antes del total final.

• En la parte inferior, incluye la frase Pago total adeudado, que es la suma de los cargos de todos los proyectos y tareas enumerados.

Cómo establecer tarifas por hora e incluir variaciones en una factura

Es posible que no utilices la misma tarifa por hora para cada tarea que completes para un cliente. Si utilizas tarifas diferentes, deberás enumerar estas variaciones en tu factura. Aquí tienes una guía para establecer estas tarifas:

• Establece tu tarifa base: Establece una tarifa por hora estándar para las tareas generales. Ten en cuenta tu experiencia, las tarifas del mercado y el valor que aportas a los clientes. Esta tarifa base será la predeterminada a menos que haya ajustes específicos basados en tareas.

• Identifica las variaciones de tarifas: Es posible que cobres una tarifa más alta por tareas que requieren habilidades especializadas o esfuerzo adicional, como diseño avanzado, consultoría o trabajo urgente. Por el contrario, puedes ofrecer una tarifa con descuento para organizaciones sin fines de lucro o clientes a largo plazo.

• Muestra las tarifas en la factura: Enumere cada tarea por separado en un formato de tabla con columnas para "Horas", "Tarifa" y "Total". Muestra la tarifa junto a cada tarea (p. ej., $100/hora para consultoría, $80/hora para diseño).

• Incluye un resumen: Agrega una sección de resumen de tarifas en la parte inferior si hay varias tarifas en la factura. Explica brevemente por qué ciertas tareas se facturan con tarifas diferentes.

• Suma el total: Termina con un Pago total adeudado que sume todas las partidas para que los clientes vean el desglose completo y comprendan las variaciones de tarifas.

Cómo agregar un resumen del total de horas y calcular el pago adeudado

En la parte inferior de la factura, resumirás el total de horas trabajadas y calcularás el pago total adeudado. Para hacer esto, suma las horas de cada tarea o proyecto y muestra el total como Horas totales, luego multiplica el total de horas por sus respectivas tarifas y muestra este total como Pago total adeudado. También puedes sumar el total de cada partida de tu desglose de tareas principal para calcular el pago total adeudado.

Si has trabajado en varios proyectos, considera la posibilidad de incluir también los subtotales del proyecto en este resumen. Esto les brinda a los clientes una instantánea rápida de las horas y los costos por proyecto antes del total general.

Cómo usar herramientas de seguimiento de tiempo para facturas por hora precisas

Las herramientas de seguimiento del tiempo son una de las formas más fáciles de asegurarte de que tus facturas por hora sean precisas. A continuación, te explicamos cómo aprovechar al máximo este software:

• Elige el software adecuado: Usa una aplicación de seguimiento del tiempo como Toggl, Harvest o Clockify. Estas aplicaciones te permiten realizar un seguimiento del tiempo por tarea o proyecto, incluir temporizadores de inicio/parada y categorizar tareas, lo que facilita la generación de registros precisos para cada proyecto.

• Seguimiento en tiempo real: Inicia y detén el temporizador siempre que sea posible mientras trabajas en cada tarea. El seguimiento en tiempo real es más confiable que tratar de recordar cuándo trabajaste hasta más tarde.

• Etiqueta las tareas para mayor claridad: Usa etiquetas claras (por ejemplo, reunión con el cliente, análisis) para cada tarea. De este modo, cada tarea se clasifica al exportar los datos para la facturación.

• Revisa y realiza ajustes de ser necesario: Antes de finalizar la factura, revisa tus entradas de tiempo. La mayoría de las aplicaciones te permiten hacer ediciones para corregir errores o realizar ajustes para los descansos, de modo que todo sea lo más preciso posible.

• Exportar directamente a factura: Muchas herramientas te permiten exportar datos de tiempo directamente a tu sistema de facturación. Si lo prefieres, puedes usar el informe de seguimiento de tiempo para completar tu factura manualmente.

Errores comunes que se deben evitar al facturar las horas trabajadas

Incluso los pequeños errores pueden afectar las relaciones con los clientes o retrasar los pagos cuando se facturan las horas trabajadas. A continuación te presentamos algunos errores comunes y formas de abordarlos:

• No hacer un seguimiento de las horas en tiempo real: Tratar de recordar tus horas a posteriori no es confiable y puede introducir imprecisiones. Usa un temporizador en una aplicación de seguimiento del tiempo para registrar las horas mientras trabaja, de modo que no se pierda el registro de ningún tiempo facturable.

• Usar descripciones vagas de tareas: Las descripciones demasiado amplias, como "Trabajo en el proyecto", no brinda mucha información a los clientes. Ser específico sobre lo que implica cada tarea hace que sea más probable que los clientes te paguen rápidamente.

• Olvidarse de redondear de manera coherente: El redondeo incoherente (por ejemplo, el redondeo hacia arriba en algunos casos pero no en otros) puede parecer poco profesional o plantear dudas. Elige una política de redondeo justa (por ejemplo, a los 15 minutos más cercanos) y cúmplela en todas las facturas.

• Incluir el tiempo no facturable: Por lo general, el trabajo administrativo, la planificación o los descansos personales no deben facturarse a menos que esté acordado. Para evitar cargos excesivos, verifica que en la factura solo se capturen las tareas relacionadas con el cliente.

• Aplicar una tarifa por hora incorrecta: Mezclar tarifas por hora para diferentes tareas o proyectos es un error común. Asegúrate de que la tarifa de cada tarea coincida con las condiciones que tienes con el cliente, especialmente si utilizas tarifas variables.

• No revisar la factura final: errores tipográficos, totales incorrectos o partidas faltantes. Antes de enviar la factura, revísala en busca de errores.