การสร้างใบแจ้งหนี้สําหรับชั่วโมงที่คุณทํางานนั้นต้องแสดงให้ลูกค้าเห็นอย่างชัดเจนว่าตนกำลังจ่ายเงินให้กับอะไรในรูปแบบที่เป็นมืออาชีพ หากคุณเรียกเก็บเงินเป็นชั่วโมง คุณคงทราบถึงความสําคัญของใบแจ้งหนี้ที่จัดการอย่างเป็นระบบ วิธีที่คุณคำนวณงานของคุณอาจส่งผลต่อทัศนคติที่ลูกค้ามีต่อคุณค่าที่คุณมอบให้ และช่วยหลีกเลี่ยงการสื่อสารกลับไปกลับมาเกี่ยวกับเวลาที่เรียกเก็บเงินได้

ด้านล่างเราจะอธิบายรายละเอียดที่สําคัญ ได้แก่ วิธีจัดโครงสร้างอัตรารายชั่วโมง การแยกงานเป็นรายการ และการใช้เครื่องมือติดตามเวลาเพื่อทําให้กระบวนการง่ายขึ้น หากคุณกําลังทำงานในหลายโครงการ เรียกเก็บเงินในอัตราที่แตกต่างกันสําหรับงานต่างๆ หรือต้องการปรับปรุงกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ที่ลูกค้าไว้วางใจ และชําระเงินโดยไม่ลังเล

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• วิธีคํานวณชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้
  
• วิธีจัดโครงสร้างใบแจ้งหนี้สําหรับการทํางานรายชั่วโมง
  
• วิธีแจกแจงชั่วโมงทํางานตามโครงการหรืองาน
  
• วิธีกําหนดอัตราต่อชั่วโมงและรวมการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ในใบแจ้งหนี้
  
• วิธีเพิ่มข้อมูลสรุปชั่วโมงรวมและคํานวณวันครบกําหนดชําระเงิน
  
• วิธีใช้เครื่องมือติดตามเวลาสําหรับใบแจ้งหนี้รายชั่วโมงที่ถูกต้อง
  
• ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งควรหลีกเลี่ยงเมื่อออกใบแจ้งหนี้สําหรับชั่วโมงทํางาน
  

วิธีคํานวณชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้

การประเมินชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้เป็นขั้นตอนแรกในการสร้างใบแจ้งหนี้ วิธีเริ่มต้นมีดังนี้

• ติดตามเวลาขณะทำงาน: ใช้ตัวจับเวลาหยุด/เริ่มต้น หรือแอปอย่าง Toggl, Harvest หรือ Clockify เพื่อติดตามเวลาของคุณขณะทำงาน คุณจะได้รวมทุกนาทีและไม่ต้องลำบากจำรายละเอียดด้วยตัวเอง

• จัดระเบียบงานของคุณตามประเภทงาน: การแจกแจงงานออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆ อย่าง "การหาข้อมูล" "การประชุมกับลูกค้า" หรือ "การออกแบบ" จะช่วยให้คุณจัดระเบียบได้อยู่เสมอและให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีที่คุณใช้เวลาที่เรียกเก็บเงิน การแยกหมวดหมู่ยังช่วยลดการโต้แย้งการชําระเงินได้อีกด้วย

• ติดตามเวลาเป็นกิจวัตร: บันทึกชั่วโมงขณะที่คุณทำงานหรืออย่างน้อยก็ตอนสิ้นสุดวัน หากรอจนถึงสิ้นสุดสัปดาห์เพื่อจดจําทุกอย่าง คุณอาจลืมงานทำไปหรือประเมินเวลามากเกินไป การรักษากิจวัตรจะทำให้คุณได้ตัวเลขที่ถูกต้องและลดความเสี่ยงที่จะข้อมูลที่ขาดหายไป

• ปัดเศษด้วยความสอดคล้องกัน: การปัดเศษเวลาเป็นเรื่องปกติ แต่ต้องยุติธรรมและสอดคล้องกัน ไม่ว่าคุณจะปัดเศษไปเป็น 5, 10 หรือ 15 นาทีที่ใกล้เคียงที่สุด ให้ตั้งนโยบายมาตรฐานและมีโปร่งใสกับลูกค้าเกี่ยวกับระบบของคุณ

• แยกงานที่เรียกเก็บเงินได้และเรียกเก็บเงินไม่ได้: ไม่ใช่ทุกงานจะนับเป็นเวลาที่เรียกเก็บเงินได้ เช่น เวลาในการทำงานธุรการทั่วไปหรือช่วงเวลาพัก ติดตามรายการเหล่านี้แยกกัน เพื่อให้คุณไม่เรียกเก็บเงินจากลูกค้าสำหรับช่วงเวลาที่ไม่ได้เป็นประโยชน์กับโครงการโดยตรง

• ตรวจสอบอีกครั้งก่อนออกใบแจ้งหนี้: ก่อนส่งใบแจ้งหนี้ โปรดตรวจสอบรายการของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นถูกต้องและสอดคล้องกับขอบเขตที่ตกลงกันไว้ วิธีนี้เป็นวิธีง่ายๆ เพื่อหลีกเลี่ยงการเข้าใจผิดหรือการแก้ไข หากลูกค้ายกประเด็นนี้ขึ้นมาพูด

• โปร่งใสและมีคําอธิบาย: รายละเอียดเล็กน้อยอาจมีประโยชน์มากกว่าที่คิด คําอธิบายสั้นๆ สําหรับแต่ละรายการช่วยให้ลูกค้าเห็นสิ่งที่คุณทําได้อย่างแม่นยํา และทราบว่าเหตุใดคุณจึงต้องใช้เวลาเท่านั้น ความโปร่งใสนี้ช่วยให้ลูกค้าสบายใจเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้

• สร้างการทํางานอัตโนมัติสําหรับรายการที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เมื่อสามารถทําได้: หากคุณทํางานที่เรียกเก็บเงินได้แบบซ้ําๆ แอปติดตามเวลาส่วนใหญ่จะให้คุณสามารถสร้างเทมเพลตหรือตั้งค่ารายการที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ได้ การลงรายการเหล่านี้โดยอัตโนมัติจะช่วยลดภาระในการติดตามและทําให้รายการสอดคล้องกันซึ่งช่วยให้คุณประหยัดเวลาในระยะยาว

วิธีจัดโครงสร้างใบแจ้งหนี้สําหรับการทํางานรายชั่วโมง

ใบแจ้งหนี้ควรเป็นไปตามรูปแบบที่คาดการณ์ได้และเข้าใจง่าย ต่อไปนี้คือวิธีการจัดโครงสร้างใบแจ้งหนี้อย่างมีประสิทธิภาพสําหรับการทํางานรายชั่วโมง

ส่วนหัว

แสดงชื่อธุรกิจและโลโก้ของคุณด้านบนเพื่อให้ทราบได้ง่าย ด้านใต้ลงมา ให้เพิ่มข้อมูลติดต่อของคุณ เช่น ที่อยู่ โทรศัพท์ และอีเมล ใส่หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ําและวันที่ทางด้านขวาโดยใช้ป้ายกํากับตัวหนา (เช่น "ใบแจ้งหนี้หมายเลข 00123")

ข้อมูลลูกค้า

วางชื่อและที่อยู่ของลูกค้าให้ชิดด้านซ้าย และใช้ตัวหนาเพื่อให้แตกต่างจากรายละเอียดของคุณ ใส่ชื่อโครงการหรือรหัสอ้างอิงงานใต้ข้อมูลลูกค้า

คําอธิบายงาน

ใช้ตารางเพื่อความเรียบร้อยและอ่านง่าย ควรมีคอลัมน์ต่อไปนี้

• วันที่ทำงานเสร็จสมบูรณ์

• คําอธิบายงาน (เช่น "การวิจัยและวิเคราะห์")

• ชั่วโมงทํางานสําหรับแต่ละงาน

• อัตราต่อชั่วโมง

• ยอดรวมบรรทัด (ชั่วโมง x อัตรา)

ข้อมูลสรุปและยอดรวม

เพิ่มแถวผลรวมย่อยที่ด้านล่างของตาราง จากนั้นเพิ่มแถวผลรวมที่ต้องชำระเป็นตัวหนา ใส่หมายเหตุภาษีหรือส่วนลดใดๆ หากมี

เงื่อนไขการชําระเงิน

ที่ด้านล่าง ให้รวมข้อกําหนดการชําระเงินของคุณ เช่น "ครบกําหนดชําระเมื่อได้รับ" หรือ "สุทธิ 30" ระบุวิธีการชําระเงินที่คุณยอมรับ

วิธีแจกแจงชั่วโมงทํางานตามโครงการหรืองาน

อธิบายเวลาทํางานของคุณอย่างละเอียดตามงานที่ทำจะเป็นประโยชน์ต่อคุณและลูกค้า วิธีการทํามีดังนี้

• ใช้ตารางเพื่อแบ่งแต่ละโครงการหรือแต่ละงาน เลย์เอาต์แบบนี้จะอ่านได้ง่ายโดยใช้เวลาสั้นๆ

• ติดป้ายกํากับแต่ละโครงการ (ตามชื่อหรือรหัสโครงการ) ที่ด้านบนของส่วนนั้นๆ เพื่อให้แยกแยะงานหรือระยะงานต่างๆ ได้ง่าย

• ใต้แต่ละโครงการ ให้แยกงานทีละรายการโดยใส่คําอธิบายสั้นๆ (เช่น การวิจัย การแก้ไขการออกแบบ)

• รวมรายละเอียดสําหรับแต่ละงาน เช่น วันที่ ชั่วโมงทํางาน อัตราต่อชั่วโมง และยอดรวมรายการ

• หลังจากแสดงรายการงานทั้งหมดภายใต้โครงการ ให้เพิ่มแถวผลรวมย่อย แถวนี้ช่วยให้ลูกค้าเห็นภาพรวมเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายของแต่ละระยะงานก่อนที่จะถึงยอดรวมขั้นสุดท้าย

• ที่ด้านล่าง ให้รวมยอดรวมของการชําระเงินที่ต้องชําระ ซึ่งเป็นผลรวมของการเรียกเก็บเงินสําหรับโครงการและงานทั้งหมดที่แสดงรายการไว้

วิธีกําหนดอัตรารายชั่วโมงและรวมการเปลี่ยนแปลงในใบแจ้งหนี้

คุณอาจไม่สามารถใช้อัตรารายชั่วโมงเดียวกันสําหรับงานทุกงานที่คุณทำให้ลูกค้า หากใช้อัตราที่ต่างกัน คุณจะต้องแสดงการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ในใบแจ้งหนี้ ต่อไปนี้คือคำแนะนำในการกำหนดอัตราค่าเหล่านี้

• กําหนดอัตราฐานของคุณ: กําหนดอัตราต่อชั่วโมงมาตรฐานสําหรับงานทั่วไป พิจารณาความเชี่ยวชาญ อัตราราคาตลาด และคุณค่าที่มอบให้กับลูกค้า อัตราพื้นฐานนี้จะเป็นค่าเริ่มต้นของคุณ เว้นแต่จะมีการปรับตามงานเฉพาะเจาะจง

• ระบุการเปลี่ยนแปลงอัตรา: คุณอาจเรียกเก็บเงินในอัตราที่สูงขึ้นสําหรับงานที่ต้องใช้ทักษะเฉพาะทางหรือความพยายามเพิ่มเติม เช่น การออกแบบขั้นสูง การให้คําปรึกษา หรืองานเร่งด่วน ในทางกลับกัน คุณอาจเสนออัตราส่วนลดสําหรับองค์กรไม่แสวงผลกําไรหรือลูกค้าระยะยาว

• แสดงอัตราในใบแจ้งหนี้: แสดงรายการงานแต่ละรายการในรูปแบบตารางที่มีคอลัมน์สําหรับ "ชั่วโมง" "อัตรา" และ "ยอดรวมบรรทัด" แสดงอัตราถัดจากงานแต่ละรายการ (เช่น 1000 บาท/ชั่วโมง สําหรับการให้คําปรึกษา 800 บาท/ชั่วโมงสําหรับการออกแบบ)

• ใส่ข้อมูลสรุป: เพิ่มส่วนข้อมูลสรุปอัตราที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้หากมีหลายอัตรา อธิบายคร่าวๆ ว่าเพราะเหตุใดจึงมีการเรียกเก็บเงินกับงานบางอย่างในอัตราที่แตกต่างกัน

• บวกยอดรวมทั้งหมด: ปิดท้ายด้วยยอดที่ชําระเงินทั้งหมดซึ่งบวกบรรทัดรายการทั้งหมดเข้าด้วยกัน เพื่อให้ลูกค้าเห็นการแจกแจงโดยรวมและทําความเข้าใจกับการเปลี่ยนแปลงอัตรา

วิธีเพิ่มข้อมูลสรุปชั่วโมงรวมและคํานวณวันครบกําหนดชําระเงิน

ที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ คุณจะสรุปจํานวนชั่วโมงทํางานทั้งหมดและคํานวณยอดรวมของการชําระเงินที่ต้องชําระ ในการทําเช่นนี้ ให้บวกชั่วโมงจากแต่ละงานหรือโครงการ แล้วแสดงยอดรวมเป็น ชั่วโมงรวม จากนั้นคูณชั่วโมงทั้งหมดด้วยอัตราของแต่ละงาน แล้วแสดงยอดรวมนี้เป็นยอดรวมของการชําระเงินที่ต้องชําระ นอกจากนี้ คุณยังสามารถรวมบรรทัดรายการแต่ละรายการจากรายละเอียดงานหลักเพื่อคํานวณยอดรวมที่ต้องชําระได้ด้วย

หากคุณทํางานในหลายโครงการ คุณอาจแสดงผลรวมย่อยของโครงการในข้อมูลสรุปนี้ได้ด้วยเช่นกัน ข้อมูลนี้ช่วยให้ลูกค้าดูจำนวนชั่วโมงและค่าใช้จ่ายต่อโครงการได้อย่างรวดเร็วก่อนที่จะรวมทั้งหมด

วิธีใช้เครื่องมือติดตามเวลาสําหรับใบแจ้งหนี้รายชั่วโมงที่ถูกต้อง

เครื่องมือติดตามเวลาเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดที่ช่วยให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้รายชั่วโมงของคุณถูกต้องแม่นยํา นี่คือวิธีการใช้ประโยชน์สูงสุดจากซอฟต์แวร์นี้

• เลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม: ใช้แอปติดตามเวลา เช่น Toggl, Harvest หรือ Clockify แอปเหล่านี้ช่วยให้คุณติดตามเวลาตามงานหรือโครงการ ใช้ตัวจับเวลาเริ่มต้น/หยุด และจัดหมวดหมู่งานได้ ซึ่งทําให้สร้างบันทึกที่ถูกต้องสําหรับแต่ละโครงการได้อย่างง่ายดาย

• ติดตามแบบเรียลไทม์: เริ่มต้นและหยุดตัวจับเวลาทุกครั้งที่สามารถทําได้เมื่อคุณทํางานแต่ละงาน การติดตามแบบเรียลไทม์มีความน่าเชื่อถือกว่าการพยายามจําในภายหลังว่าคุณทำงานไปเมื่อใด

• ติดป้ายกํากับงานเพื่อความชัดเจน: ใช้ป้ายกํากับที่ชัดเจน (เช่น การประชุมลูกค้า การวิเคราะห์) สําหรับแต่ละงาน ด้วยวิธีนี้ แต่ละงานจะถูกจัดประเภทเมื่อคุณส่งออกข้อมูลสําหรับการออกใบแจ้งหนี้

• ตรวจสอบและปรับตามความจําเป็น: ก่อนสรุปใบแจ้งหนี้ ให้ตรวจสอบรายการเวลาของคุณ แอปส่วนใหญ่ให้คุณแก้ไขข้อผิดพลาดหรือปรับเพื่อแก้ไขเวลาพัก เพื่อให้ทุกอย่างถูกต้องที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

• ส่งออกไปยังใบแจ้งหนี้โดยตรง: เครื่องมือหลายๆ อย่างให้คุณส่งออกข้อมูลเวลาเข้าไปในระบบการออกใบแจ้งหนี้ของคุณโดยตรง หากต้องการ คุณสามารถใช้รายงานการติดตามเวลาเพื่อกรอกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองได้

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยซึ่งควรหลีกเลี่ยงเมื่อออกใบแจ้งหนี้สําหรับชั่วโมงทํางาน

แม้แต่ข้อผิดพลาดเล็กๆ ก็อาจส่งผลต่อความสัมพันธ์กับลูกค้าหรือทำให้การชําระเงินล่าช้าเมื่อคุณออกใบแจ้งหนี้ตามเวลาที่คุณทํางาน ต่อไปนี้เป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและวิธีแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านั้น

• ไม่ได้ติดตามเวลาแบบเรียลไทม์: การพยายามจดจําชั่วโมงของคุณในภายหลังนั้นไม่น่าเชื่อถือและอาจเกิดความไม่ถูกต้องได้ ใช้ตัวจับเวลาในแอปติดตามเวลาเพื่อบันทึกชั่วโมงขณะที่คุณทํางาน เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเสียเวลาบันทึกเวลาที่เรียกเก็บเงิน

• การใช้คําอธิบายงานที่คลุมเครือ: คําอธิบายกว้างๆ อย่าง "ทำงานในโครงการ" ไม่ได้บอกอะไรลูกค้ามากนัก การระบุงานที่ทำอย่างเจาะจงจะช่วยเพิ่มโอกาสที่ลูกค้าจะจ่ายเงินอย่างรวดเร็ว

• ลืมที่จะปัดเศษอย่างสอดคล้องกัน: การปัดเศษที่ไม่สอดคล้อง (เช่น ปัดเศษขึ้นในบางกรณี แต่ปัดลงบางกรณี) อาจดูไม่เป็นมืออาชีพและทำให้เกิดคำถาม ตัดสินใจเลือกนโยบายการปัดเศษที่เป็นธรรม (เช่น ปัดเป็น 15 นาทีที่ใกล้ที่สุด) แล้วยึดตามนโยบายดังกล่าวในใบแจ้งหนี้ทั้งหมด

• รวมเวลาที่เรียกเก็บเงินไม่ได้: โดยปกติแล้ว งานด้านธุรการ การวางแผน หรือเวลาพักส่วนตัวจะเรียกเก็บเงินไม่ได้ เว้นแต่ว่าจะตกลงร่วมกัน ตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณบันทึกเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าในใบแจ้งหนี้เท่านั้น เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้มีการเรียกเก็บเงินเกิน

• การใช้อัตราต่อชั่วโมงไม่ถูกต้อง: การผสมผสานอัตรารายชั่วโมงสําหรับงานหรือโครงการต่างๆ อย่างไม่ถูกต้องเป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อย โปรดตรวจสอบว่าอัตราของงานแต่ละรายการตรงกับข้อกําหนดของคุณกับลูกค้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้อัตราแปรผัน

• ไม่ได้ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้าย การพิมพ์ผิด ยอดรวมที่ไม่ถูกต้อง หรือบรรทัดรายการที่ตกหล่นอาจเกิดขึ้นได้ ก่อนส่งใบแจ้งหนี้ โปรดตรวจสอบใบแจ้งหนี้เพื่อหาข้อผิดพลาด