Att skapa fakturor för de timmar man har arbetat innebär att på ett tydligt och professionellt sätt visa kunderna exakt vart deras pengar går. Om du fakturerar per timme vet du hur viktigt det är med en välorganiserad faktura. Hur du redovisar ditt arbete kan också påverka hur kunderna uppfattar det värde du tillhandahåller samt göra att du slipper att skicka och ta emot meddelanden om fakturerbar tid fram och tillbaka.

Nedan kommer vi att beskriva viktiga detaljer: hur du sätter dina timpriser, specificerar uppgifter och använder verktyg för tidrapportering för att förenkla processen. Om du varvar arbete mellan flera projekt, tar ut olika priser för olika uppgifter eller vill förbättra din faktureringsprocess kan de här tipsen hjälpa dig att skapa fakturor som kunderna litar på – och betalar – utan att tveka.

Vad innehåller den här artikeln?

• Så beräknar man fakturerbara timmar
  
• Så utformar man en faktura på timarbete
  
• Så specificerar man arbetade timmar per projekt eller uppgift
  
• Så fastställer man timpriser och tar med olika varianter på en faktura
  
• Så lägger man till en summering av det totala antalet timmar och beräknar beloppet att betala
  
• Så använder man verktyg för tidrapportering för korrekta timfakturor
  
• Vanliga misstag att undvika vid fakturering av arbetade timmar
  

Så beräknar man fakturerbara timmar

Att fastställa dina fakturerbara timmar är det första steget i att skapa en faktura. Så här kommer du igång:

• Registrera din tid under tiden du arbetar: Använd stopp-/starttimers eller appar som Toggl, Harvest eller Clockify för att registrera din tid under tiden du arbetar. Du kommer att ha varje minut redovisad utan att behöva komma ihåg detaljer.

• Organisera ditt arbete efter uppgiftstyp: Att dela upp uppgifter i kategorier som "forskning", "kundmöten" eller "design" hjälper dig att hålla ordning och ger kunderna insikt i hur du använder din fakturerbara tid. Att använda kategorier kan också göra att tvister minimeras.

• Håll dig till en rutin för att registrera tid: Logga timmar efterhand eller åtminstone i slutet av dagen. Att vänta till slutet av veckan med att komma ihåg allt kan leda till att uppgifter glöms bort eller att timmar överskattas. Att upprätthålla en rutin håller dina siffror korrekta och minskar risken för missade poster.

• Avrunda på ett konsekvent sätt: Att avrunda tiden är normalt, men det måste ske på ett rättvis och konsekvent sätt. Oavsett om du avrundar till närmaste 5, 10 eller 15 minuter bör du fastställa en standardpolicy och vara transparent inför dina kunder om din rutin.

• Skilj mellan fakturerbara och icke-fakturerbara uppgifter: Det är inte alla uppgifter som räknas som fakturerbar tid, till exempel allmän administration eller att ta en paus. Registrera dessa poster separat så att kunderna inte debiteras för tid som inte direkt går till deras projekt.

• Dubbelkolla innan du fakturerar: Innan du skickar ut fakturor bör du granska dina poster för att säkerställa att de är korrekta och överensstämmer med den överenskomna omfattningen. Detta är ett enkelt sätt att undvika missförstånd eller rättelser om en kund tar upp ett problem.

• Var transparent med beskrivningar: En liten uppgift räcker långt. Korta beskrivningar av varje post hjälper kunderna att se exakt vad du gjorde och varför det tog den tid det tog. Denna transparens gör att kunderna känner sig trygga när de får din faktura.

• Automatisera återkommande poster när du kan: Om du utför fakturerbara uppgifter upprepade gånger kan man i de flesta tidrapporteringsappar skapa mallar eller göra inställningar för återkommande poster. Automatisering av dessa objekt minskar arbetsbelastningen för tidrapportering och gör att posterna blir konsekventa, vilket sparar tid i det långa loppet.

Så utformar man en faktura på timarbete

Fakturor ska ha ett förutsägbart format som är lätt att förstå. Så här utformar du effektivt en faktura på timarbete:

Rubrik

Ange ditt företagsnamn och din logotyp högst upp för enkel identifiering. Nedanför anger du dina kontaktuppgifter, till exempel adress, telefon och e-post. Ange ditt unika fakturanummer och datum till höger med en rubrik i fetstil (t.ex. "Faktura #00123").

Kundinformation

Placera din kunds namn och adress till vänster och i fetstil så att det skiljer sig från dina uppgifter. Ange projektnamnet eller jobbets referensnummer precis under kundinformationen.

Beskrivning av arbetet

Använd en tabell för prydlighet och läsbarhet. Kolumnerna ska innehålla:

• Datum för slutförande

• Uppgiftsbeskrivning (t.ex. "Forskning och analys")

• Arbetade timmar för varje uppgift

• Timpris

• Radsumma (timmar x pris)

Summering och totalsumma

Lägg till en rad för delsummor längst ned i tabellen och sedan en rad med totalt belopp att betala i fetstil. Notera eventuella skatter eller rabatter om tillämpligt.

Betalningsvillkor

Ange dina betalningsvillkor längst ner, till exempel "Förfaller vid mottagandet" eller "30 dagar netto". Ange vilka betalningsmetoder du accepterar.

Så specificerar man arbetade timmar per projekt eller uppgift

Att specificera dina arbetade timmar efter uppgift gynnar dig och din kund. Så här gör du:

• Använd en tabell för att dela upp varje projekt eller uppgift. Den här layouten är lätt att läsa med en enda blick.

• Rubricera varje projekt (efter namn eller projektkod) högst upp i avsnittet så att det är lätt att skilja mellan olika uppgifter eller etapper.

• Under varje projekt listar du uppgifter individuellt med en kort beskrivning (t.ex. forskning, designrevisioner).

• Ange information om varje uppgift, t.ex. datum, arbetade timmar, timpris och radsumma.

• När du har listat alla uppgifter i ett projekt lägger du till en rad med delsumma. Detta ger kunderna en snabb överblick över kostnaden för varje fas innan slutsumman.

• Längst ned anger du en total summa att betala som är summan av avgifter för alla de projekt och uppgifter som anges.

Så fastställer man timpriser och tar med olika varianter på en faktura

Du kanske inte använder samma timpris för alla uppgifter som du slutför till en klient. Om du använder olika priser bör du ange dessa varianter på din faktura. Här följer en guide till hur man fastställer dessa priser:

• Fastställ ditt grundpris: Ange ett standardtimpris för allmänna uppgifter. Beakta din kompetens, marknadspriser och det värde du tillför kunderna. Detta grundpris kommer att vara ditt standardpris om det inte görs specifika justeringar beroende på uppgift.

• Identifiera prisvariationer: Du kanske tar ut ett högre pris för uppgifter som kräver specialkunskaper eller extra arbete, till exempel avancerad design, rådgivning eller brådskande arbete. Omvänt kan du erbjuda ett rabatterat pris till ideella organisationer eller långsiktiga kunder.

• Visa priser på fakturan: Lista varje uppgift separat i ett tabellformat med kolumner för "Timmar", ”Pris" och "Radsumma". Visa priset bredvid varje uppgift (t.ex. 100 USD/timme för konsulttjänster, 80 USD/timme för design).

• Inkludera en sammanfattning: Lägg till en prissammanfattning längst ner om det finns flera priser på fakturan. Beskriv kortfattat varför vissa uppgifter faktureras till olika priser.

• Räkna ihop totalsumman: Avsluta med ett totalt belopp att betala som summerar alla radposter så att kunderna ser hela uppdelningen och förstår prisskillnaderna.

Så lägger man till en summering av det totala antalet timmar och beräknar beloppet att betala

Längst ner på fakturan summerar du det totala antalet arbetade timmar och beräknar det totala beloppet som ska betalas. Det gör du genom att summera timmarna avseende varje uppgift eller projekt och visa summan som totalt antal timmar, sedan multiplicerar du de totala timmarna med deras respektive timpriser och visar denna summa som totalt belopp att betala. Du kan också summera varje radpost från huvuduppdelningen av uppgifter för att beräkna totalt belopp att betala.

Om du har arbetat med flera projekt kan du överväga att specificera projektdelsummor i den här summeringen också. Detta ger kunderna en snabb överblick över timmar och kostnader per projekt före totalsumman.

Så använder man verktyg för tidrapportering för korrekta timfakturor

Verktyg för tidrapportering är ett av de enklaste sätten att säkerställa att dina timfakturor är exakta. Så här får du ut det mesta av denna programvara:

• Välj rätt programvara: Använd en tidrapporteringsapp som Toggl, Harvest eller Clockify. Med dessa appar kan du registrera tid per uppgift eller projekt, inkludera start-/stopptimers och kategorisera uppgifter, vilket gör det enkelt att generera korrekta poster för varje projekt.

• Registrera i realtid: Starta och stoppa timern när det är möjligt när du arbetar med varje uppgift. Registrering i realtid är mer tillförlitligt än att senare försöka komma ihåg när du arbetade.

• Beteckna uppgifter för tydlighetens skull: Använd tydliga beteckningar (t.ex. kundmöte, analys) för varje uppgift. På så sätt kategoriseras varje uppgift när du exporterar data för fakturering.

• Granska och justera vid behov: Granska dina tidsposter innan du slutför fakturan. I de flesta appar kan du göra ändringar för att korrigera fel eller justera för pauser så att allt blir så korrekt som möjligt.

• Exportera direkt till faktura: Med många verktyg kan du exportera tidsuppgifter direkt till ditt faktureringssystem. Om du vill kan du använda tidrapporten för att slutföra fakturan manuellt.

Vanliga misstag att undvika vid fakturering av arbetade timmar

Även små fel kan påverka kundrelationer eller försena betalningar när du fakturerar de timmar du har arbetat. Här är några vanliga misstag och hur man åtgärdar dem:

• Att inte registrera timmar i realtid: Att försöka komma ihåg dina timmar i efterhand är opålitligt och kan leda till felaktigheter. Använd en timer i en tidrapporteringsapp för att logga timmar medan du arbetar så att du inte missar att registrera någon fakturerbar tid.

• Använda vaga uppgiftsbeskrivningar: Alltför generella beskrivningar som ”Arbete med projekt" säger inte kunderna så mycket. Att vara specifik över vad varje uppgift innebär gör det mer sannolikt att kunderna kommer att betala dig snabbt.

• Glömmer att avrunda konsekvent: Inkonsekvent avrundning (t.ex. avrundning uppåt i vissa fall men inte i andra) kan verka oprofessionellt eller väcka frågor. Bestäm dig för en rättvis avrundningspolicy (t.ex. till närmaste 15 minuter) och håll dig till den på alla fakturor.

• Inkludering av icke-fakturerbar tid: Administrativt arbete, planering eller personliga pauser bör vanligtvis inte faktureras om det inte överenskommits. För att undvika överdebitering bör du dubbelkolla att endast kundrelaterade uppgifter finns med på fakturan.

• Tillämpa ett felaktigt timpris: Att blanda ihop timpriser för olika uppgifter eller projekt är ett vanligt misstag. Se till att varje uppgifts pris stämmer överens med dina villkor gentemot kunden, särskilt om du tillämpar olika priser.

• Att inte granska den slutliga fakturan: Stavfel, felaktiga totalsummor eller saknade radposter förekommer. Kontrollera om fakturan innehåller några felaktigheter innan du skickar den.