Fatturare le ore lavorate implica presentare ai clienti una ripartizione chiara e professionale dei costi. Se la tua tariffa è oraria, sai quanto sia fondamentale una fattura ben organizzata. La tua gestione del lavoro può influenzare la percezione del valore da parte dei clienti e ridurre le comunicazioni superflue che generano costi.

Di seguito, analizzeremo dettagli importanti quali la strutturazione delle tariffe orarie, la descrizione delle attività e l'uso di strumenti di monitoraggio del tempo per semplificare il processo. Che tu gestisca più progetti, applichi tariffe variabili o voglia ottimizzare la fatturazione, questi suggerimenti ti aiuteranno a creare fatture affidabili per i clienti, che pagheranno senza esitazioni.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come calcolare le ore fatturabili
  
• Come creare una fattura chiara per la tariffazione oraria
  
• Come dettagliare le ore lavorate per progetto o attività
  
• Come impostare le tariffe orarie e includere le variazioni in una fattura
  
• Come aggiungere un riepilogo delle ore totali e calcolare il pagamento dovuto
  
• Come utilizzare gli strumenti di monitoraggio del tempo per fatture orarie accurate
  
• Errori comuni da evitare quando si fatturano le ore lavorate
  

Come calcolare le ore fatturabili

La valutazione delle ore fatturabili è il primo passo per creare una fattura. Ecco come iniziare:

• Mantieni un registro del tempo speso in ogni fase: tieni traccia del tuo tempo mentre lavori con timer di avvio/arresto o applicazioni come Toggl, Harvest e Clockify. Ogni minuto sarà registrato, evitando la necessità di ricordare i dettagli a posteriori.

• Organizza il tuo lavoro per tipo di compito: suddividere le attività in categorie come "ricerca", "incontri con i clienti" o "progettazione" ti aiuta a organizzarti e fornisce ai clienti informazioni sull'impiego del tuo tempo fatturabile. L'uso delle categorie può anche aiutare a ridurre al minimo le contestazioni.

• Attieniti a una routine per tenere traccia del tempo: registra le ore man mano che procedi o almeno entro la fine della giornata. Rimandare il riepilogo a fine settimana rischia di far dimenticare compiti o di sovrastimarli. Invece, una routine costante garantisce l'accuratezza dei dati e minimizza il rischio di omissioni.

• Arrotonda in modo uniforme: assicurati che l'arrotondamento sia sempre equo e coerente, senza alterare i normali tempi di esecuzione. Definisci un criterio chiaro (ad esempio, ai 5, 10 o 15 minuti più vicini) e comunicalo in modo trasparente ai clienti.

• Separa le attività fatturabili da quelle non fatturabili: non tutte le attività sono considerate tempo fatturabile, come ad esempio l'amministrazione generale o le pause. Tieni traccia di questi elementi separatamente in modo che ai clienti non venga addebitato il tempo che non va direttamente a beneficio del loro progetto.

• Ricontrolla prima di fatturare: prima di inviare le fatture, controlla i dati inseriti per assicurarti che siano accurati e in linea con l'ambito concordato. Questo è un modo semplice per evitare malintesi o correzioni se un cliente solleva un dubbio.

• Sii trasparente con le descrizioni: un piccolo dettaglio fa la differenza. Brevi descrizioni per ogni voce aiutano i clienti a capire esattamente cosa hai fatto e perché ci è voluto così tanto tempo. Questa trasparenza mette a proprio agio i clienti quando ricevono la tua fattura.

• Automatizza le voci ricorrenti quando puoi: se esegui attività fatturabili ricorrenti, la maggior parte delle app di time tracking offre la possibilità di creare modelli o impostare voci ricorrenti. Automatizzare questi elementi alleggerisce l'attività di monitoraggio e garantisce coerenza, con un conseguente risparmio di tempo a lungo termine.

Come creare una fattura chiara per la tariffazione oraria

Le fatture devono avere un formato prevedibile e di facile comprensione. Ecco come strutturare in modo efficace una fattura per il lavoro orario:

Intestazione

Posiziona il nome e il logo della tua attività nella parte superiore per facilitarne l'identificazione. Di seguito, includi le tue informazioni di contatto, come indirizzo, numero di telefono e indirizzo email. Posiziona il numero univoco e la data della ricevuta sulla destra con un'etichetta in grassetto (ad esempio "Fattura n. 00123").

Informazioni sul cliente

Allinea il nome e l'indirizzo del cliente a sinistra e mettili in grassetto in modo che siano distinti dai tuoi dati. Includi il nome del progetto o il codice di riferimento del lavoro subito sotto le informazioni sul cliente.

Descrizione del compito

Utilizza una tabella per maggiore chiarezza e leggibilità. Le colonne devono includere:

• Data di completamento

• Descrizione dell'attività (ad esempio, "Ricerca e analisi")

• Ore impiegate per ogni attività

• Tariffa oraria

• Totale (ore x tariffa)

Riepilogo e totale

Aggiungi una riga Subtotale nella parte inferiore della tabella, quindi una riga Totale dovuto in grassetto. Se applicabile, prendi nota di eventuali tasse o sconti.

Termini di pagamento

In basso, includi i termini di pagamento, come "Da pagare al ricevimento" o "A 30 giorni". Elenca i metodi di pagamento che accetti.

Come dettagliare le ore lavorate per progetto o attività

Delineare le ore lavorate per attività avvantaggia te e il tuo cliente. Ecco come fare:

• Organizza ogni progetto o attività in una tabella. Questo layout offre una lettura immediata e chiara.

• Etichetta ogni progetto (per nome o codice progetto) nella parte superiore della sua sezione in modo che sia facile distinguere tra le diverse attività o fasi.

• Sotto ogni progetto, elenca le attività individualmente con una breve descrizione (ad esempio, ricerca, revisioni del progetto).

• Includi i dettagli per ogni attività, come la data, le ore impiegate, la tariffa oraria e il totale.

• Dopo aver elencato tutte le attività di un progetto, aggiungi una riga Subtotale. In questo modo i clienti hanno una rapida panoramica del costo di ogni fase prima del totale finale.

• In basso, includi un pagamento totale dovuto che è la somma degli addebiti per tutti i progetti e le attività elencati.

Come impostare le tariffe orarie e includere le variazioni in una fattura

È possibile che non venga utilizzata la stessa tariffa oraria per ogni attività completata per un cliente. Se utilizzi tariffe diverse, ti consigliamo di elencarle nella tua fattura. Ecco una guida per impostare queste tariffe:

• Stabilisci la tua tariffa base: imposta una tariffa oraria standard per le attività generiche. Considera la tua esperienza, i tassi di mercato e il valore che offri ai clienti. Questa tariffa di base sarà quella predefinita, a meno che non siano presenti rettifiche specifiche basate sulle attività.

• Identifica le variazioni tariffarie: è possibile addebitare una tariffa più elevata per le attività che richiedono competenze specializzate o sforzi aggiuntivi, ad esempio la progettazione avanzata, la consulenza o il lavoro urgente. Al contrario, potresti offrire una tariffa scontata per le organizzazioni non profit o i clienti a lungo termine.

• Mostra le tariffe nella fattura: elenca ogni attività separatamente in un formato tabella con colonne per "Ore", "Frequenza" e "Totale riga". Visualizza la tariffa accanto a ciascuna attività (ad esempio, 100 $/ora per la consulenza, 80 $/ora per la progettazione).

• Includi un riepilogo: se la fattura include più tariffe, aggiungi una sezione di riepilogo delle tariffe in basso. Spiega brevemente perché alcune attività vengono fatturate a tariffe diverse.

• Somma il totale: termina con un importo totale che somma tutte le voci riga in modo che i clienti possano vedere la ripartizione completa e comprendere le variazioni delle tariffe.

Come aggiungere un riepilogo delle ore totali e calcolare il pagamento dovuto

Nella parte inferiore della fattura, riepiloga le ore impiegate totali e calcola il pagamento totale dovuto. A tal fine, somma le ore per attività/progetto e visualizza il totale come "Ore totali"; quindi, moltiplica le ore totali per le rispettive tariffe e visualizza il risultato come "Pagamento totale dovuto”. Puoi anche calcolare il totale per ogni voce di riga suddividendo le attività principali, al fine di determinare il pagamento totale dovuto.

Se hai lavorato su più progetti, prendi in considerazione l'idea di elencare anche i subtotali del progetto in questo riepilogo. In questo modo i clienti ottengono una rapida istantanea delle ore e dei costi per progetto prima del totale complessivo.

Come utilizzare gli strumenti di monitoraggio del tempo per fatture orarie accurate

Gli strumenti di monitoraggio del tempo sono uno dei modi più semplici per assicurarsi che le fatture orarie siano precise. Ecco come ottenere il massimo da questo software:

• Scegli il software giusto: usa un'app per il monitoraggio del tempo come Toggl, Harvest o Clockify. Queste app ti consentono di tenere traccia del tempo per attività o progetto, includere timer di avvio/arresto e classificare le attività, semplificando la generazione di record accurati per ogni progetto.

• Monitora in tempo reale: avvia e arresta il timer ogni volta che è possibile mentre lavori su ogni attività. Monitorare in tempo reale è più affidabile che cercare di ricordare a posteriori le ore lavorate.

• Etichetta le attività per maggiore chiarezza: utilizza etichette chiare (ad es. riunione con il cliente, analisi) per ogni attività. Così facendo, ogni attività viene classificata al momento dell'esportazione dei dati per la fatturazione.

• Rivedi e modifica se necessario: prima di finalizzare la fattura, rivedi le ore inserite. La maggior parte delle app ti consente di apportare modifiche per correggere errori o regolare le pause in modo che tutto sia il più accurato possibile.

• Esporta direttamente in fattura: molti strumenti ti consentono di esportare i dati relativi alle ore direttamente nel tuo sistema di fatturazione. Se preferisci, puoi utilizzare il report di monitoraggio del tempo per completare manualmente la fattura.

Errori comuni da evitare quando si fatturano le ore lavorate

Anche errori minimi nella fatturazione delle ore lavorate possono compromettere i rapporti con i clienti o causare ritardi nei pagamenti. Ecco alcuni errori comuni e come risolverli:

• Evitare di tenere traccia delle ore in tempo reale: cercare di ricordare a mente le ore è inaffidabile e può comportare delle imprecisioni. Utilizza un timer in un'app di monitoraggio del tempo per registrare le tue ore di lavoro e non perdere traccia del tempo fatturabile.

• Utilizzo di descrizioni vaghe delle attività: descrizioni troppo generiche come "Lavoro sul progetto" non dicono molto ai clienti. Specificare chiaramente i dettagli di ogni attività aumenta la probabilità di ricevere pagamenti rapidi dai clienti.

• Dimenticare di arrotondare in modo coerente: arrotondamenti incoerenti (ad esempio, arrotondamenti per eccesso in alcuni casi ma non in altri) possono sembrare poco professionali o sollevare dubbi. Stabilisci una politica di arrotondamento equa (ad esempio ai 15 minuti più vicini) e rispettala in tutte le fatture.

• Includere il tempo non fatturabile: il lavoro amministrativo, la pianificazione o le pause personali in genere non devono essere fatturati a meno che non siano stati concordati. Per non incorrere in addebiti eccessivi, controlla che la fattura includa unicamente le attività relative al cliente.

• Applicazione di una tariffa oraria errata: mescolare le tariffe orarie per diverse attività o progetti è un errore comune. Verifica che la tariffa per ogni attività sia conforme agli accordi presi con il cliente, specialmente in caso di tariffe variabili.

• Evitare di ricontrollare la fattura finale: errori di battitura, totali errati o voci riga mancanti sono più frequenti di quanto si pensi. Prima di inviare la fattura, controllala per verificare la presenza di eventuali errori.