Bij het maken van facturen voor de gewerkte uren moet je klanten op een duidelijke, professionele manier precies laten zien waar hun geld naartoe gaat. Als je per uur factureert, weet je hoe belangrijk een goed georganiseerde factuur is. De verantwoording van je werk kan ook van invloed zijn op hoe klanten de waarde die je levert ervaren. En je vermijdt eindeloos heen en weer e-mailen over de tijd die je hebt besteed.

Hieronder behandelen we belangrijke details: hoe je de uurtarieven kunt structureren, taken kunt specificeren en tijdregistratietools kunt gebruiken om het proces te vereenvoudigen. Als je met meerdere projecten worstelt, verschillende tarieven voor verschillende taken in rekening brengt of je facturatieproces wilt verbeteren, kun je met deze tips zonder aarzelen facturen maken die klanten vertrouwen en betalen.

Wat staat er in dit artikel?

• Factureerbare uren berekenen
  
• Een factuur met een uurloon structureren
  
• De gewerkte uren per project of taak specificeren
  
• Uurtarieven instellen en variaties in een factuur opnemen
  
• Een overzicht van het totale aantal uren toevoegen en de verschuldigde betaling berekenen
  
• Tijdregistratietools gebruiken voor nauwkeurige urenfacturen
  
• Veelgemaakte fouten die je moet vermijden bij het factureren van gewerkte uren
  

Factureerbare uren berekenen

Het bepalen van je factureerbare uren is de eerste stap bij het maken van een factuur. Zo pak je dit aan:

• Houd je tijd bij terwijl je werkt: Gebruik stop-/starttimers of apps zoals Toggl, Harvest of Clockify om je tijd bij te houden terwijl je werkt. Je hebt elke minuut verantwoord zonder dat je ineens alle details moet toevoegen.

• Organiseer je werk op taaktype: Door taken op te splitsen in categorieën zoals 'onderzoek', 'klantvergaderingen' of 'ontwerp', blijf je georganiseerd en krijgen klanten inzicht in hoe je de factureerbare tijd gebruikt. Het gebruik van categorieën kan ook helpen om chargebacks te minimaliseren.

• Houd je aan een routine voor het bijhouden van de tijd: Registreer uren terwijl je bezig bent of in ieder geval aan het einde van de dag. Wachten tot het einde van de week om alles te onthouden kan leiden tot vergeten taken of overschatting. Door een routine aan te houden, blijven je cijfers nauwkeurig en wordt het risico op gemiste vermeldingen verkleind.

• Rond consequent af: Het is normaal om af te ronden, maar je moet wel eerlijk en consistent zijn. Of je nu afrondt naar de dichtstbijzijnde 5, 10 of 15 minuten, stel een standaardbeleid in en wees transparant met je klanten over je systeem.

• Houd factureerbare en niet-factureerbare taken gescheiden: Niet elke taak telt als factureerbare tijd, zoals algemene administratie of pauzes. Volg deze items afzonderlijk, zodat klanten geen tijd in rekening worden gebracht die niet direct ten goede komt aan hun project.

• Controleer je cijfers voordat je factureert: Controleer voordat je facturen verstuurt of je invoergegevens kloppen en overeenkomen met de afgesproken omvang. Dit is een gemakkelijke manier om misverstanden of correcties te voorkomen als een klant zich zorgen maakt.

• Wees transparant met beschrijvingen: Met een klein detail kom je al een heel eind. Aan korte beschrijvingen bij elke invoer zien klanten precies wat je aan het doen was en waarom het zo lang heeft geduurd. Deze transparantie stelt klanten op hun gemak als ze je factuur ontvangen.

• Automatiseer terugkerende boekingen wanneer je kunt: Als je repetitieve factureerbare taken uitvoert, kun je met de meeste tijdregistratie-apps sjablonen maken of terugkerende invoer instellen. Het automatiseren van deze items vermindert je werklast en houdt de invoer consistent, wat je op de lange termijn tijd bespaart.

Een factuur met een uurloon structureren

Facturen moeten een voorspelbare en begrijpelijke indeling hebben. Zo structureer je effectief een factuur voor uurwerk:

Koptekst

Plaats je bedrijfsnaam en logo bovenaan voor gemakkelijke identificatie. Vermeld hieronder je contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer en e-mailadres. Plaats je unieke factuurnummer en datum aan de rechterkant met een vetgedrukt label (bijvoorbeeld 'Factuur #00123').

Gegevens van de klant

Lijn de naam en het adres van je klant links uit en maak deze items vet, zodat ze anders zijn dan jouw gegevens. Voeg de projectnaam of functiereferentiecode toe direct onder de klantgegevens.

Beschrijving van het werk

Gebruik een tabel voor nette en leesbare informatie. De kolommen moeten het volgende bevatten:

• Datum voltooid

• Taakbeschrijving (bijv. 'Onderzoek en analyse')

• Gewerkte uren voor elke taak

• Uurtarief

• Regeltotaal (uren x tarief)

Overzicht en totaal

Voeg onderaan de tabel een rij met het subtotaal toe en vervolgens een vetgedrukte rij met een te betalen totaal. Noteer, indien van toepassing, eventuele belastingen of kortingen.

Betaalvoorwaarden

Neem onderaan je betaalvoorwaarden op, zoals 'Verschuldigd bij ontvangst' of 'netto 30'. Vermeld welke betaalmethoden je accepteert.

De gewerkte uren per project of taak specificeren

Het bepalen van je gewerkte uren per taak komt jou en je klant ten goede. Hier lees je hoe je dit kunt doen:

• Gebruik een tabel om elk project of elke taak op te splitsen. Deze lay-out is in één oogopslag goed te lezen.

• Label elk project (op naam of projectcode) bovenaan de sectie, zodat het gemakkelijk is om onderscheid te maken tussen verschillende taken of fasen.

• Vermeld onder elk project taken afzonderlijk met een korte beschrijving (bijv. onderzoek, ontwerpherzieningen).

• Voeg details toe voor elke taak, zoals datum, gewerkte uren, uurtarief en regeltotaal.

• Nadat je alle taken onder een project hebt opgesomd, voeg je een rij Subtotaal toe. Dit geeft klanten een snel overzicht van de kosten van elke fase vóór het eindtotaal.

• Neem onderaan een totale verschuldigde betaling op: dat is de som van de kosten voor alle vermelde projecten en taken.

Uurtarieven instellen en variaties in een factuur opnemen

Het is mogelijk dat je niet hetzelfde uurtarief gebruikt voor elke taak die je voor een klant voltooit. Als je andere tarieven hanteert, moet je deze variaties vermelden in je factuur. Hier zijn enkele richtlijnen voor het instellen van deze tarieven:

• Bepaal je basistarief: Stel een standaard uurtarief in voor algemene taken. Houd rekening met je expertise, markttarieven en de waarde die je aan klanten biedt. Dit basistarief is je standaardtarief, tenzij er specifieke taakgebaseerde aanpassingen zijn.

• Identificeer tariefvariaties: Je kunt een hoger tarief in rekening brengen voor taken die gespecialiseerde vaardigheden of extra inspanning vereisen, zoals geavanceerd ontwerp, advies of dringend werk. Omgekeerd kun je een kortingstarief aanbieden aan non-profitorganisaties of langetermijnklanten.

• Toon tarieven op de factuur: Maak een lijst van elke taak afzonderlijk in een tabelindeling met kolommen voor 'Uren', 'Tarief' en 'Regeltotaal'. Geef het tarief naast elke taak weer (bijv. $ 100 per uur voor advies, $ 80 per uur voor ontwerp).

• Voeg een samenvatting toe: Voeg onderaan een sectie Tariefoverzicht toe als er meerdere tarieven in de factuur staan. Leg kort uit waarom bepaalde taken tegen verschillende tarieven worden gefactureerd.

• Tel het totaal bij elkaar op: Eindig met een totale verschuldigde betaling waarbij alle regelitems bij elkaar worden opgeteld, zodat klanten de volledige uitsplitsing zien en de tariefvariaties begrijpen.

Een overzicht van het totale aantal uren toevoegen en de verschuldigde betaling berekenen

Onderaan je factuur vat je het totale aantal gewerkte uren samen en bereken je de totale verschuldigde betaling. Om dit te doen, tel je de uren van elke taak of elk project bij elkaar op en geef je het resultaat weer als Totaal aantal uren, vermenigvuldig je het totale aantal uren met hun respectievelijke tarieven, en geef je dit totaal weer als Totale verschuldigde betaling. Je kunt ook elk regelitem uit de hoofdtaakspecificatie bij elkaar optellen om de totale verschuldigde betaling te berekenen.

Als je aan meerdere projecten hebt gewerkt, overweeg dan om ook de subtotalen van het project in dit overzicht te vermelden. Dit geeft klanten een snelle momentopname van de uren en kosten per project vóór het eindtotaal.

Tijdregistratietools gebruiken voor nauwkeurige urenfacturen

Tijdregistratietools zijn een van de gemakkelijkste manieren om nauwkeurige uurfacturen te maken. Hier lees je hoe je het meeste uit deze software kunt halen:

• Kies de juiste software: Gebruik een tijdregistratie-app zoals Toggl, Harvest of Clockify. Met deze apps kun je de tijd per taak of project bijhouden, start-/stoptimers opnemen en taken categoriseren, waardoor het gemakkelijk wordt om nauwkeurige records voor elk project te genereren.

• Volg in real time: Start en stop de timer waar mogelijk terwijl je aan elke taak werkt. Tracking in real time is betrouwbaarder dan later proberen te herinneren wanneer je hebt gewerkt.

• Label taken voor duidelijkheid: Gebruik duidelijke labels (bijv. klantvergadering, analyse) voor elke taak. Op die manier wordt elke taak gecategoriseerd wanneer je de gegevens voor facturatie exporteert.

• Controleer en pas indien nodig aan: Controleer je tijdsinvoer voordat je de factuur afrondt. Met de meeste apps kun je bewerkingen uitvoeren om fouten te corrigeren of pauzes aan te passen, zodat alles zo nauwkeurig mogelijk is.

• Exporteer de items rechtstreeks naar de factuur: Bij veel tools kun je tijdsgegevens rechtstreeks naar je facturatiesysteem exporteren. Als je dat liever wilt, kun je het tijdregistratierapport gebruiken om je factuur handmatig in te vullen.

Veelgemaakte fouten die je moet vermijden bij het factureren van gewerkte uren

Zelfs kleine fouten kunnen de klantrelaties beïnvloeden of betalingen vertragen wanneer je factureert voor de uren die je hebt gewerkt. Hier zijn enkele veelgemaakte fouten en hoe je ze kunt aanpakken:

• Geen uren in real time bijhouden: Achteraf proberen je uren te onthouden is onbetrouwbaar en kan onnauwkeurigheden veroorzaken. Gebruik een timer in een tijdregistratie-app om uren te registreren terwijl je werkt, zodat je geen factureerbare tijd mist.

• Het gebruik van vage taakbeschrijvingen: Te algemene beschrijvingen zoals 'Werken aan project' vertellen klanten niet veel. Door specifiek te zijn over wat elke taak inhoudt, is de kans groter dat klanten je snel zullen betalen.

• Vergeten consequent af te ronden: Inconsistente afronding (bijv. in sommige gevallen naar boven afronden, maar in andere gevallen niet) kan onprofessioneel overkomen of vragen oproepen. Kies een eerlijk afrondingsbeleid (bijvoorbeeld tot op de dichtstbijzijnde 15 minuten) en houd je eraan voor alle facturen.

• Niet-factureerbare tijd toevoegen: Administratief werk, planning of persoonlijke pauzes mogen doorgaans niet worden gefactureerd, tenzij anders overeengekomen. Om overbetaling te voorkomen, moet je er op letten dat alleen klantgerelateerde taken op de factuur worden vastgelegd.

• Toepassen van een onjuist uurtarief: Het door elkaar halen van uurtarieven voor verschillende taken of projecten is een veelgemaakte fout. Zorg ervoor dat het tarief van elke taak overeenkomt met je voorwaarden met de klant, vooral als je variabele tarieven gebruikt.

• De eindfactuur niet controleren: Tikfouten, onjuiste totalen of ontbrekende regelitems komen voor. Controleer de factuur op eventuele fouten voordat je deze verstuurt.