Criar faturas para as horas que você trabalhou envolve mostrar aos clientes exatamente para onde o dinheiro deles está indo de uma maneira clara e profissional. Se você cobra por hora, sabe da importância de uma fatura bem organizada. A forma como você define seu trabalho também pode influenciar como os clientes percebem o valor que você fornece e ajudá-lo a evitar troca de mensagens sobre o tempo faturável.

Abaixo, abordamos detalhes importantes: como estruturar suas taxas horárias, discriminar tarefas e usar ferramentas de controle de tempo para simplificar o processo. Se você lida com vários projetos, cobra taxas diferentes por tarefas diferentes ou procura melhorar seu processo de faturamento, estas dicas podem ajudá-lo a criar faturas nas quais os clientes confiam (e pagam) sem hesitação.

O que há neste artigo?

• Como calcular horas faturáveis
  
• Como estruturar uma fatura para trabalho por hora
  
• Como discriminar as horas trabalhadas por projeto ou tarefa
  
• Como definir taxas horárias e incluir variações em uma fatura
  
• Como adicionar um resumo do total de horas e calcular o pagamento devido
  
• Como usar ferramentas de controle de tempo para gerar faturas por hora precisas
  
• Erros comuns a serem evitados ao faturar as horas trabalhadas
  

Como calcular horas faturáveis

Avaliar suas horas faturáveis é o primeiro passo para criar uma fatura. Veja como começar:

• Acompanhe seu tempo enquanto trabalha: use controladores de tempo ou aplicativos como Toggl, Harvest ou Clockify para acompanhar o seu tempo à medida que você realiza suas tarefas. Você terá cada minuto contabilizado sem precisar se lembrar de detalhes.

• Organize seu trabalho por tipo de tarefa: dividir as tarefas em categorias como "pesquisa", "reuniões com clientes" ou "design" ajuda você a se manter organizado e fornece aos clientes informações sobre como você está usando seu tempo faturável. O uso de categorias também pode ajudar a minimizar contestações.

• Mantenha uma rotina para rastrear o tempo: registre as horas à medida que avança ou, pelo menos, ao final do dia. Esperar até o final da semana para lembrar de tudo pode levar a tarefas esquecidas ou superestimativas. Ter uma rotina mantém seus números precisos e reduz o risco de entradas perdidas.

• Arredonde com consistência: arredondar o tempo é normal, mas precisa ser justo e consistente. Se você arredondar para os 5, 10 ou 15 minutos mais próximos, defina uma política padrão e seja transparente com seus clientes sobre seu sistema.

• Separe tarefas faturáveis e não faturáveis: nem todas as tarefas contam como tempo faturável, como administração geral ou pausas. Rastreie esses itens separadamente para que os clientes não sejam cobrados pelo tempo que não está beneficiando diretamente o projeto deles.

• Verifique antes de faturar: antes de enviar faturas, revise seus lançamentos para verificar se estão corretos e alinhados ao escopo acordado. Essa é uma maneira fácil de evitar mal-entendidos ou correções se um cliente levantar uma preocupação.

• Seja transparente com as descrições: um pequeno detalhe ajuda muito. Descrições curtas para cada entrada ajudam os clientes a ver exatamente o que você estava fazendo e por que levou o tempo que levou. Essa transparência deixa os clientes tranquilos quando recebem a fatura.

• Automatize entradas recorrentes quando puder: se você executa tarefas repetitivas faturáveis, a maioria dos aplicativos de controle de tempo permite criar modelos ou definir entradas recorrentes. A automatização desses itens reduz a carga de trabalho de rastreamento e mantém as entradas consistentes, o que economiza tempo a longo prazo.

Como estruturar uma fatura para trabalho por hora

As faturas devem seguir um formato previsível e fácil de entender. Veja como estruturar efetivamente uma fatura para trabalho por hora:

Cabeçalho

Posicione o nome e o logotipo da sua empresa na parte superior para facilitar a identificação. Abaixo, inclua seus dados de contato, como endereço, telefone e e-mail. Coloque o número e a data da fatura à direita com uma etiqueta em negrito (ex.: "Fatura #00123").

Dados do cliente

Alinhe o nome e o endereço do cliente à esquerda e coloque-o em negrito para que fique diferente dos seus dados. Inclua o nome do projeto ou o código de referência do trabalho logo abaixo das informações do cliente.

Descrição do trabalho

Use uma tabela para demonstrar organização e legibilidade. As colunas devem incluir:

• Data de conclusão

• Descrição da tarefa (por exemplo, "Pesquisa e análise")

• Horas trabalhadas em cada tarefa

• Taxa horária

• Total de linhas (horas x tarifa)

Resumo e total

Adicione uma linha "Subtotal" na parte inferior da tabela e, em seguida, uma linha "Total devido" em negrito. Se for o caso, observe os impostos ou descontos.

Termos de pagamento

Na parte inferior, inclua os termos de pagamento, como "Vencimento após o recebimento" ou "líquido 30". Liste as formas de pagamento aceitas.

Como discriminar as horas trabalhadas por projeto ou tarefa

Delinear suas horas trabalhadas por tarefa beneficia você e seu cliente. Veja como fazer:

• Use uma tabela para dividir cada projeto ou tarefa. Este layout é fácil de ler rapidamente.

• Rotule cada projeto (por nome ou código do projeto) na parte superior da seção para que seja fácil distinguir entre diferentes tarefas ou fases.

• Em cada projeto, liste as tarefas individualmente com uma breve descrição (por exemplo, pesquisa, revisões de design).

• Inclua detalhes de cada tarefa, como data, horas trabalhadas, taxa horária e total de linhas.

• Depois de listar todas as tarefas em um projeto, adicione uma linha "Subtotal". Isso dá aos clientes uma visão geral rápida do custo de cada fase antes do total final.

• Na parte inferior, inclua um "Total devido", que indica a soma dos encargos de todos os projetos e tarefas listados.

Como definir taxas horárias e incluir variações em uma fatura

Você talvez não use a mesma taxa horária para cada tarefa concluída para um cliente. Se você usa tarifas diferentes, pode indicar essas variações na sua fatura. Veja um guia para definir essas taxas:

• Estabeleça sua taxa básica: defina uma taxa horária padrão para tarefas gerais. Considere sua experiência, taxas de mercado e o valor que você oferece aos clientes. Essa taxa básica será o seu padrão, a menos que haja ajustes específicos baseados em tarefas.

• Identifique variações de taxas: você pode cobrar uma taxa mais alta para tarefas que exigem habilidades especializadas ou esforço extra, como design avançado, consultoria ou trabalho urgente. Por outro lado, você pode oferecer uma taxa com desconto para organizações sem fins lucrativos ou clientes de longo prazo.

• Exiba as taxas na fatura: liste cada tarefa separadamente em um formato de tabela com colunas para "Horas", "Taxa" e "Total de linhas". Exiba a taxa ao lado de cada tarefa (ex.: R$ 100/hora para consultoria, R$ 80/hora para projeto).

• Inclua um resumo: adicione uma seção "Resumo das taxas" na parte inferior se houver várias taxas na fatura. Explique resumidamente por que determinadas tarefas são cobradas a taxas diferentes.

• Calcule o total: finalize com uma linha "Total devido" que soma todos os itens de linha para que os clientes vejam todo o detalhamento e entendam as variações de taxa.

Como adicionar um resumo do total de horas e calcular o pagamento devido

Na parte inferior da sua fatura, você resumirá seu total de horas trabalhadas e calculará o pagamento total devido. Para fazer isso, some as horas de cada tarefa ou projeto e exiba o total como "Total de horas", multiplique o total de horas por suas respectivas taxas e exiba esse total como "Total devido". Você também pode totalizar cada item de linha do detalhamento da tarefa principal para calcular o total devido.

Se você trabalhou em vários projetos, considere listar os subtotais do projeto nesse resumo também. Isso dá aos clientes uma visão rápida de horas e custos por projeto antes do total geral.

Como usar ferramentas de controle de tempo para gerar faturas por hora precisas

As ferramentas de controle de tempo são uma das maneiras mais fáceis de garantir que suas faturas por hora sejam precisas. Veja como tirar o máximo proveito desses softwares:

• Escolha o software certo: use um aplicativo de controle de ponto, como Toggl, Harvest ou Clockify. Esses aplicativos permitem controlar o tempo por tarefa ou projeto, incluem controladores de tempo e categorizam tarefas, o que facilita a geração de registros precisos para cada projeto.

• Acompanhe em tempo real: inicie e pare o temporizador sempre que possível enquanto trabalha em cada tarefa. O rastreamento em tempo real é mais confiável do que tentar lembrar quando você trabalhou mais tarde.

• Rotule as tarefas para ter maior clareza: Use rótulos claros (por exemplo, reunião com cliente, análise) para cada tarefa. Dessa forma, cada tarefa é categorizada quando você exporta os dados para faturamento.

• Revise e ajuste se necessário: antes de finalizar a fatura, revise seus registros de tempo. A maioria dos aplicativos permite que você faça edições para corrigir erros ou ajustar intervalos para que tudo seja o mais preciso possível.

• Exporte diretamente para a fatura: muitas ferramentas permitem exportar dados de tempo diretamente para o seu sistema de faturamento. Se preferir, você pode usar o relatório de controle de tempo para concluir sua fatura manualmente.

Erros comuns a serem evitados ao faturar as horas trabalhadas

Mesmo pequenos erros podem afetar o relacionamento com clientes ou atrasar pagamentos quando você fatura as horas trabalhadas. Veja alguns erros comuns e como resolvê-los:

• Não acompanhar as horas em tempo real: tentar lembrar suas horas após o fato não é confiável e pode introduzir imprecisões. Use um temporizador em um aplicativo de controle de tempo para registrar as horas enquanto você trabalha para que não perca o registro de nenhum tempo faturável.

• Usar descrições de tarefas vagas: descrições excessivamente subjetivas, como "Trabalho no projeto", não dizem muito aos clientes. Ser específico sobre o que cada tarefa envolvida aumenta a probabilidade de os clientes pagarem rapidamente.

• Esquecer-se de arredondar de forma consistente: arredondamentos inconsistentes (por exemplo, arredondamento para cima em alguns casos, mas não em outros) podem parecer pouco profissional ou levantar dúvidas. Adote uma política de arredondamento justa (como a dos 15 minutos mais próximos) e cumpra-a em todas as faturas.

• Incluir tempo não faturável: o trabalho, o planejamento ou as pausas pessoais geralmente não devem ser cobrados, a menos que haja acordo. Para evitar cobranças excessivas, verifique se somente as tarefas relativas ao cliente estão capturadas na fatura.

• Aplicar uma taxa horária incorreta: misturar taxas horárias para diferentes tarefas ou projetos é um erro comum. Verifique se a taxa de cada tarefa corresponde aos seus termos com o cliente, especialmente se você usar taxas variáveis.

• Não revisar a fatura final: erros de digitação, totais incorretos ou itens de linha ausentes podem acontecer. Antes de enviar a fatura, revise-a para verificar se há erros.