Las obligaciones fiscales pueden colarse en todos los rincones de una empresa, desde la facturación y la lógica de facturación hasta los plazos de presentación de las declaraciones y los planes de expansión internacional. El sistema de gestión fiscal adecuado se convierte en una infraestructura importante, que automatiza las normas, hace un seguimiento de los umbrales, señala los riesgos y evita que el cumplimiento de las normas frene el crecimiento. Se calcula que el mercado mundial de software de gestión fiscal tendrá un valor de 22.780 millones de dólares en 2024 y se espera que alcance unos 59.850 millones de dólares en 2034, lo que indica la creciente importancia de esta herramienta para las empresas.

A continuación, le explicaremos cómo funcionan los sistemas de gestión fiscal, qué deben hacer por ti y cómo elegir uno que sea capaz de seguir el ritmo de tu negocio.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un sistema de gestión fiscal?
  
• ¿Por qué necesitan las empresas un sistema de gestión fiscal?
  
• ¿Qué características deben buscar las empresas en un sistema de gestión fiscal?
  
• ¿Cómo implantar con éxito un sistema de gestión fiscal?
  
• ¿Cómo puede un sistema de gestión fiscal asumir el cumplimiento normativo y la declaración de impuestos en curso?
  

¿Qué es un sistema de gestión fiscal?

Un sistema de gestión fiscal ayuda a las empresas a gestionar sus obligaciones tributarias sin depender de hojas de cálculo improvisadas ni estar constantemente consultando normas y tasas.

Este sistema:

• Calcula los impuestos adecuados para cada transacción (en función de la ubicación, el tipo de producto y la situación fiscal).
  
• Realiza un seguimiento de tus obligaciones fiscales en todas las jurisdicciones en tiempo real.
  
• Prepara los informes y registros que necesitas presentar con precisión y a tiempo.
  

Un sistema de gestión fiscal está diseñado para gestionar impuestos indirectos como el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el valor añadido (IVA), el impuesto sobre bienes y servicios (GST) y, en algunos casos, el impuesto de sociedades o el impuesto sobre la renta. El sistema extrae los datos de tus herramientas de facturación o contabilidad, aplica las normas fiscales correctas y organiza la información para su revisión, archivo o auditoría.

El cumplimiento de las obligaciones fiscales suele implicar a múltiples equipos, plazos y traspasos. Los sistemas de gestión fiscal pueden ser útiles para simplificar un proceso fragmentado y de alto riesgo. Obtendrás cálculos en tiempo real, una lógica de cumplimiento incorporada y un único lugar para gestionar las declaraciones, la documentación y los calendarios fiscales. También obtendrás una pista de auditoría limpia: cada decisión fiscal queda registrada y lista para su revisión, en caso necesario.

La mayoría de los sistemas también se conectan a tu pila tecnológica existente -plataformas de contabilidad, soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) y sistemas de caja- para que los impuestos se calculen y capturen como parte de tus flujos de trabajo habituales. Esto puede significar una reducción del trabajo manual, menos errores y una respuesta más rápida para todo, desde las facturas hasta las declaraciones.

¿Por qué necesitan las empresas un sistema de gestión fiscal?

La gestión manual de los impuestos puede funcionar cuando una empresa es pequeña. Pero en cuanto opera en varios estados o países, vende diferentes tipos de productos o aumenta el volumen de transacciones, el margen de error se estrecha y el riesgo empieza a agravarse.

Te explicamos por qué las empresas utilizan sistemas de gestión fiscal en lugar de procesos manuales.

El coste de los errores

El cumplimiento de las obligaciones fiscales puede ser implacable. Una tasa mal aplicada, una declaración tardía o un umbral omitido pueden dar lugar a multas, impuestos atrasados y auditorías, todo lo cual requiere tiempo y recursos para solucionarse.

La mayoría de los errores fiscales se producen porque las normas son complejas, cambian constantemente y varían según la región. Sin un sistema sólido, incluso el equipo financiero más organizado acaba confiando en hojas de cálculo desordenadas, consultando datos a través de múltiples herramientas y comprobando manualmente los cálculos frente a múltiples normas jurisdiccionales. Esto puede crear un verdadero riesgo para las empresas.

Un sistema de gestión fiscal reduce ese riesgo aplicando automáticamente una lógica fiscal correcta y actualizada y detectando las incoherencias antes de que se conviertan en pasivos.

Cambios en los impuestos

Cada país, estado, provincia y ciudad tiene su propia manera de definir cuál es la base imponible y qué tipo hay que aplicar. Algunas jurisdicciones gravan el software como servicio (SaaS) y otras no. Algunas cambian sus tipos a mitad de año. Algunas exigen la declaración de impuestos en tiempo real y otras aceptan la declaración trimestral por lotes.

Hacer un seguimiento manual de todo esto es poco realista a gran escala. Un buen sistema de gestión fiscal alivia esa carga:

• Manteniendo una biblioteca constantemente actualizada de normas y tipos impositivos.
  
• Aplicando la lógica correcta a cada transacción en función de la ubicación, el producto y el tipo de cliente.
  
• Alertándote cuando cambian los umbrales o requisitos de una jurisdicción y cuando te estás acercando al riesgo de incumplimiento.
  

Este tipo de automatización hace posible mantener el cumplimiento en docenas de jurisdicciones simultáneamente sin necesidad de ampliar tu departamento de impuestos.

La fuga de recursos del trabajo fiscal

El trabajo fiscal implica rellenar formularios y preparar datos limpios y auditables: así, permite extraer registros de ventas, categorizar transacciones, aplicar tasas correctas, conciliar discrepancias y formatear informes para cada autoridad. Cuando se hace manualmente, requiere una cantidad significativa de tiempo y energía.

Contar con un sistema de gestión fiscal hace que este flujo de trabajo sea más fácil y predecible. Se dedican menos horas a la limpieza de datos y las conciliaciones, los ciclos de cierre son más cortos, los informes son más rápidos y la colaboración entre finanzas, operaciones y asesores externos es más sencilla.

La necesidad de visibilidad de los datos

Cuando los datos están fragmentados entre plataformas, puede resultar más difícil para las empresas responder a preguntas básicas. ¿Hemos alcanzado el umbral de nexo en Illinois? ¿Cuál es nuestra cuota de IVA en Alemania este trimestre? ¿Hemos recaudado la cantidad correcta de impuestos en el lanzamiento de ese nuevo producto?

Un sistema centralizado hace que los datos sean visibles en tiempo real. Puedes realizar un seguimiento de las obligaciones en todas las regiones, ejecutar informes específicos de cada jurisdicción y obtener documentación lista para la auditoría siempre que la necesites.

Nuevas obligaciones provocadas por el crecimiento

Los nuevos mercados, canales y clientes conllevan nuevas implicaciones fiscales. Los umbrales de nexo económico, las leyes sobre los facilitadores del mercado, los impuestos sobre los servicios digitales y los mandatos de facturación electrónica en tiempo real pueden aplicarse incluso antes de que una empresa se dé cuenta de que está en riesgo. Sin un sistema que controle la huella de tus transacciones, podrías incumplir la normativa antes incluso de conocer tu obligación de registrarte.

Un sistema de gestión fiscal te ayuda a informarte de los impuestos que aún no conoces pero de los que pronto serás responsable.

¿Qué características deben buscar las empresas en un sistema de gestión fiscal?

Un sistema de gestión fiscal sólo es útil si también lo es su capacidad para gestionar sus necesidades fiscales, tanto ahora como a medida que tu empresa crece. El sistema adecuado debe minimizar la carga de trabajo de tu equipo, mostrar los datos correctos en el momento adecuado y hacer que el cumplimiento normativo sea predecible y fiable.

Esto es lo que debes buscar en un sistema de este tipo.

Cobertura que se adapte a dónde y cómo desempeñas tu actividad comercial

Es aconsejable contar con un sistema que:

• Admita todas las jurisdicciones en las que vendas u operes, incluidos estados, provincias, países y ciudades.
  
• Gestione los requisitos específicos de cada región, como el impuesto sobre las ventas de EE.UU., el IVA de la UE, el GST de Canadá o el impuesto armonizado sobre las ventas (HST), y la facturación electrónica en Brasil.
  
• Escale contigo si te lanzas en una nueva región.
  

Si la herramienta no puede cubrir el lugar en el que operas o en el que tienes previsto abrir mercado, entonces no es la adecuada.

Cálculo de impuestos preciso y en tiempo real

Tu sistema debe calcular siempre el impuesto correcto, sin que tengas que buscarlo manualmente o volver a comprobarlo en una hoja de cálculo. Debe incluir:

• Cálculos precisos basados en la ubicación (más allá de las aproximaciones del código postal).
  
• Soporte para normas fiscales específicas de productos y servicios (por ejemplo, diferentes tipos o exenciones para software, ropa, alimentos y suscripciones).
  
• Actualizaciones automáticas cuando cambien los tipos, las normas o la fiscalidad en una región.
  

Todo lo que no sea esto introduce riesgos y hace que el sistema sea menos fiable.

Integraciones con tu pila existente

El sistema de gestión fiscal tiene que extraer datos de tus sistemas principales y enviarlos a ellos, incluidos:

• Plataformas ERP y de contabilidad (por ejemplo, NetSuite, QuickBooks)
  
• Comercio electrónico o sistemas de facturación (por ejemplo, Shopify, Salesforce, procesos de compra personalizados)
  
• Procesadores de pago
  

Busca soluciones con conectores preconstruidos o interfaces de programación de aplicaciones (API). Cuando la integración funciona, los impuestos se calculan en el momento adecuado y se registran con precisión, y fluyen hasta los informes y declaraciones sin entradas duplicadas ni trabajo manual.

Soporte incorporado para informes y declaraciones fiscales

La declaración fiscal suele ser el momento donde aparecen los problemas. Las distintas jurisdicciones quieren formatos, frecuencias y datos de apoyo diferentes. Tu sistema debería:

• Generar declaraciones listas para presentar adaptadas a los requisitos locales.
  
• Establecer un calendario claro de plazos para cada región.
  
• Ofrecer alertas cuando venzan los plazos de presentación o falten datos.
  
• Lo ideal es que admita la declaración electrónica o el traspaso a un socio para las declaraciones fiscales.
  

Los mejores sistemas reducen la temporada de impuestos a una serie de clics.

Registros de auditoría y visibilidad compartida

Debes saber, al igual que los auditores, cómo se deben calcular los impuestos.

Tu sistema debe mantener un registro completo de cada decisión fiscal, con:

• Datos de origen (qué se vendió, dónde y a quién).
  
• Normas aplicadas (el tipo utilizado, la categoría de producto y la lógica de exención).
  
• Marcas de tiempo y actividad de los usuarios (quién hizo qué y cuándo).
  

Añade controles de acceso basados en funciones, informes exportables y dashboards que muestren la responsabilidad y el estado de cumplimiento de un vistazo; así tendrás una herramienta que ofrece a todos lo que necesitan, desde los equipos financieros y jurídicos hasta los auditores.

Soporte y escalabilidad

Tu sistema debe ser capaz de escalar junto a ti. Eso significa que debe ofrecer:

• Gran capacidad de volumen de transacciones sin degradación.
  
• Fácil incorporación de nuevas jurisdicciones, tipos de productos y unidades de negocio.
  
• Transparencia en la tarificación que no alcance picos con cada región añadida o umbral superado.
  
• Apoyo fiable si las cosas no funcionan, si te encuentras con casos extremos o si necesitas orientación durante la implementación.
  

Algunos sistemas ofrecen incluso ayuda con el registro del IVA o del impuesto sobre las ventas en nuevas regiones o conexiones con asesores. Estos extras pueden marcar una gran diferencia a medida que te expandes.

¿Cómo implantar con éxito un sistema de gestión fiscal?

La implantación de un sistema de gestión fiscal es un proyecto interdepartamental que conecta las finanzas, los impuestos, las operaciones y la tecnología de la información (TI). Cuando se hace bien, puede cambiar la forma en que una empresa gestiona el cumplimiento a escala.

Antes de empezar, responde a las siguientes preguntas:

• ¿En qué jurisdicciones operamos?
  
• ¿Qué tipos de impuestos recaudamos o pagamos?
  
• ¿Dónde están hoy las lagunas del proceso y qué necesitamos que solucione el sistema?
  

Tener claro esto desde el principio te ayudará a evitar desajustes posteriores, por ejemplo, descubrir durante la implementación que se te pasaron por alto ciertos flujos de trabajo del IVA u olvidaste aplicar las normas de los facilitadores del mercado.

Una vez sentadas estas bases, esto es lo que necesitas para una implementación correcta.

Integración de sistemas

El sistema debe integrarse en tu pila tecnológica existente. Las implementaciones tienen éxito cuando implican:

• Revisión temprana de tu arquitectura de facturación, ERP y facturación.
  
• Planificación precisa de cómo fluirán los datos dentro y fuera del sistema fiscal.
  
• Incorporación de la ingeniería o la informática desde el principio para crear los conectores adecuados.
  

Cuando la integración funciona, los impuestos se calculan en el momento oportuno, se registran automáticamente y se reflejan en los informes posteriores sin ninguna intervención manual.

Implementaciones por fases

Intentar poner en marcha la lógica fiscal global en docenas de países en un solo sprint puede complicarse rápidamente. Un despliegue por fases es el enfoque más adecuado. Empieza por una región, línea de productos o entidad, resuelve los casos extremos, genera confianza y, a partir de ahí, amplía.

Cada jurisdicción tiene sus propios matices fiscales, flujos de trabajo de aprobación y peculiaridades en las declaraciones. Los equipos que se ponen en marcha gradualmente pueden adaptarse de forma más rápida y evitar complicaciones antes de tiempo.

Gestión solvente de proyectos

Hay que tener en cuenta muchas partes móviles: migración de datos, configuración, permisos de usuario, entornos de prueba y ejecuciones en paralelo.

Los equipos que trabajan con solvencia suelen tener:

• Un jefe de proyecto dedicado (interno o externo) que actúa como coordinador.
  
• Controles periódicos entre equipos.
  
• Propiedad clara de las tareas y líneas abiertas para mostrar los bloqueos.
  

Cuando la comunicación es estrecha, el despliegue tiende a producirse más rápido.

Lógica fiscal precisa

Los sistemas fiscales hacen lo que tú les dices que hagan. Eso significa que debes configurarlos con la lógica adecuada, incluyendo:

• Qué productos están sujetos a impuestos (y cómo).
  
• Qué exenciones o umbrales se aplican.
  
• Cómo tratar las ventas transfronterizas, los ingresos recurrentes o las ofertas combinadas.
  

Tu departamento fiscal interno desempeña aquí un papel importante, ya que trabaja en estrecha colaboración con el socio de implantación para garantizar que el software refleje la empresa con exactitud. Si la configuración es errónea, los cálculos también lo serán.

Pruebas minuciosas

Antes de ponerte en marcha, debes tener la seguridad de que tu nuevo sistema funciona.

Es decir:

• Comprobar las transacciones de muestra en todas las jurisdicciones.
  
• Ejecutar los expedientes en paralelo para comparar los resultados.
  
• Comprobar casos límite como reembolsos, exenciones y estructuras de facturación inusuales.
  

La formación es igual de importante. Las mejores implantaciones garantizan que los equipos que utilizarán el sistema a diario, desde los empleados de contabilidad hasta los controladores, y que sepan cómo utilizarlo, solucionar los problemas y obtener lo que necesitan.

¿Cómo puede un sistema de gestión fiscal asumir el cumplimiento normativo y la declaración de impuestos en curso?

El valor real de un sistema de gestión fiscal aparece con el tiempo. Gestiona tranquilamente las exigencias recurrentes de cumplimiento, periodo tras periodo, jurisdicción tras jurisdicción.

Te explicamos cómo el sistema adecuado lo hace posible.

Mantiene automáticamente al día tus obligaciones fiscales

Las normas fiscales pueden cambiar en mitad de un año, un trimestre o incluso una campaña. Un buen sistema gestiona estas actualizaciones sin que te des cuenta:

• Actualiza y aplica automáticamente los cambios en los tipos impositivos.
  
• Rastrea y señala los umbrales de IVA revisados.
  
• Ajusta en segundo plano las definiciones de las bases imponibles.
  

Ya no tienes que supervisar la legislación de 20 jurisdicciones, porque el sistema lo hace por ti. Como aplica la lógica adecuada en tiempo real, cada factura refleja las últimas normas sin que se precise intervención manual.

Rastrea tu huella en todas las jurisdicciones

A medida que tu empresa crece, esta empieza a desencadenar nuevas obligaciones, a veces antes de que te des cuenta. Un sistema de gestión fiscal:

• Supervisa tu actividad de ventas por regiones.
  
• Te informa cuando te acercas o superas los umbrales de registro.
  
• Te ayuda a adelantarte a los nuevos requisitos de presentación o cobro.
  

Stripe Tax, por ejemplo, supervisa automáticamente el volumen de transacciones con respecto a los umbrales locales y te avisa cuando llega el momento de registrarte en un nuevo estado o país.

Convierte las declaraciones fiscales en un flujo de trabajo

Sin un sistema de este tipo, la presentación de impuestos puede ser un proceso arduo de búsqueda de datos, verificación de tasas, corrección de errores y formateo de declaraciones.

Con un sistema en marcha, obtendrás:

• Declaraciones rellenadas previamente que se adaptan a los requisitos de presentación de cada jurisdicción.
  
• Vistas consolidadas del pasivo para que sepas qué se debe y cuándo.
  
• Alertas de los próximos plazos y de cualquier dato que falte.
  
• Integraciones opcionales con los socios de presentación de impuestos o capacidades electrónicas de presentación.
  

Algunos sistemas admiten la presentación directa a las autoridades fiscales o generan declaraciones listas para enviar. En lugar de pasar semanas recopilando información, tu equipo solo tendrá que dedicar unas horas a revisarla y aprobarla.

Proporciona una pista de auditoría clara

Cuando se produzcan auditorías fiscales, necesitarás un registro completo de cómo se tomó cada decisión fiscal.

Un sistema sólido te ofrece:

• Registros línea por línea de las transacciones, los tipos y las normas fiscales aplicadas.
  
• Documentación clara para exenciones, inversión del sujeto pasivo y tratamientos especiales.
  
• Registros con función de búsqueda que muestran cuándo se crearon, revisaron y enviaron los expedientes.
  

Este tipo de trazabilidad mitiga el riesgo de las auditorías.

Se adapta a medida que cambia tu negocio

Los impuestos no son estáticos y tu negocio tampoco. Tal vez estés pensando en lanzar una nueva línea de productos, expandirte a una nueva región o cambiar de transacciones B2C a B2B. Un buen sistema:

• Aplica la nueva lógica fiscal sin necesidad de una reconstrucción.
  
• Te permite configurar cambios fácilmente, como actualizar las categorías fiscales de los productos y ajustar las reglas de facturación.
  
• Escala a medida que tu negocio crece, sin convertirse en un cuello de botella.
  

Stripe Tax puede adaptarse fácilmente a medida que cambian las necesidades de tu negocio. Calcula y aplica automáticamente el impuesto adecuado en función del producto, la ubicación del comprador y las leyes locales, en más de 100 países. Puedes validar los identificadores fiscales, gestionar los cargos revertidos y generar informes específicos para cada región.