Les obligations fiscales peuvent se glisser dans tous les recoins d’une entreprise, de la facturation à la logique de facturation, en passant par les délais de déclaration et les plans d’expansion internationale. Le bon système de gestion des taxes devient une infrastructure importante, qui automatise les règles, suit les seuils, signale les risques et empêche la conformité de ralentir la croissance. Le marché mondial des logiciels de gestion des taxes a été estimé à 22,78 milliards de dollars en 2024 et devrait atteindre environ 59,85 milliards de dollars d’ici 2034, ce qui témoigne de l'importance croissante de cet outil pour les entreprises.

Ci-dessous, nous abordons le fonctionnement des systèmes de gestion des taxes, ce qu’ils doivent faire pour vous et comment en choisir un capable de suivre l’évolution de votre entreprise.

Que contient cet article?

• Présentation d’un système de gestion des taxes
  
• Utilité d’un système de gestion des taxes pour les entreprises
  
• Fonctionnalités que les entreprises doivent rechercher dans un système de gestion des taxes
  
• Mise en œuvre réussie d’un système de gestion des taxes
  
• Un système de gestion des taxes pour soutenir la mise en conformité et la déclaration fiscale
  

Présentation d’un système de gestion des taxes

Un système de gestion des taxes aide les entreprises à s’acquitter de leurs obligations fiscales sans avoir recours à des feuilles de calcul improvisées ou à rechercher constamment les règles et les taux qui s’appliquent.

Ce système a pour vocation de :

• Calculer les taxes appropriées pour chaque transaction (en fonction du lieu, du type de produit et du statut fiscal)
  
• Suivre vos obligations par rapport à l’ensemble des administrations fiscales
  
• Préparer les rapports et les dossiers dont vous avez besoin pour produire vos déclarations avec précision et en temps voulu
  

Un système de gestion des taxes est conçu pour gérer les impôts indirects tels que la taxe de vente, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), la taxe sur les produits et services (TPS) et même l’impôt sur les sociétés ou l’impôt sur le revenu dans certains cas. Le système extrait les données de vos outils de facturation ou de comptabilité, applique les bonnes règles fiscales et organise les informations à des fins d’examen, de déclaration ou de vérification.

Le respect des obligations fiscales requiert souvent la participation de plusieurs équipes, des délais et des transferts de responsabilités. Les systèmes de gestion des taxes peuvent être utiles pour simplifier un processus fragmenté et à haut risque. Vous bénéficiez de calculs en temps réel, d’une logique de conformité intégrée et d’un emplacement unique pour gérer les déclarations, la documentation et les calendriers fiscaux. Vous bénéficiez également d'une piste d'audit claire : chaque décision fiscale est enregistrée et prête à être réexaminée, si nécessaire.

La plupart des systèmes se connectent également à votre suite d’outils existante  – plateformes de comptabilité, solutions de planification des ressources de l’entreprise (ERP) et systèmes de caisse – afin que les taxes soient calculées et saisies dans le cadre de vos processus habituels. Cela signifie moins de travail manuel, moins d’erreurs et un délai d’exécution plus rapide pour tout ce qui concerne les factures et les déclarations.

Utilité d’un système de gestion des taxes pour les entreprises

La gestion manuelle des taxes peut fonctionner pour une entreprise de petite taille. Mais dès que vous exercez des activités dans plusieurs États ou pays, que vous vendez différents types de produits ou que vous augmentez le volume des transactions, la marge d’erreur se réduit et le risque devient plus important.

Découvrez pourquoi les entreprises utilisent des systèmes de gestion des taxes plutôt que des processus manuels.

Coût des erreurs

La conformité fiscale peut être impitoyable. Un taux mal appliqué, une déclaration en retard ou un seuil manqué peuvent donner lieu à des amendes, des arriérés d’impôts et des vérifications, qui nécessitent tous du temps et des ressources pour y remédier.

La plupart des erreurs de taxes surviennent parce que les règles sont complexes, changent constamment et varient d’une région à l’autre. Sans système de gestion, même l’équipe financière la plus organisée finit par se fier à des feuilles de calcul désordonnées, à courir après les données d’un outil à l’autre et à vérifier manuellement les calculs par rapport à plusieurs règles de compétence. Cela constitue un véritable risque pour les entreprises.

Un système de gestion des taxes réduit ce risque en appliquant automatiquement une logique fiscale précise et actualisée, et en détectant les incohérences avant qu’elles ne posent problème.

Évolution des taxes

Chaque pays, État, province et ville a sa propre façon de définir ce qui est taxable et à quel taux. Certaines régions taxent les logiciels-services, et d’autres non. Certaines modifient leurs taux en milieu d’année. D’autres exigent des déclarations en temps réel, et d’autres encore acceptent les déclarations trimestrielles regroupées.

Le suivi manuel de tous ces éléments n’est pas réaliste à grande échelle. Un bon système de gestion des taxes permet de se décharger de ce fardeau :

• Maintien à jour d’un référentiel des règles et taux de taxes
  
• Application de la bonne logique à chaque transaction en fonction du lieu, du produit et du type de client
  
• Alerte lorsque les seuils ou les exigences d’une région changent et que vous vous rapprochez d’un risque de non-conformité
  

Ce type d’automatisation permet de rester en conformité avec les règlements de dizaines de territoires simultanément sans avoir à élargir votre équipe fiscale.

Épuisement des ressources fiscales

Le travail fiscal consiste à remplir des formulaires et à préparer des données lisibles et vérifiables : extraire les registres des ventes, classer les transactions, appliquer les bons taux, corriger les écarts et mettre en forme les rapports pour chaque autorité. Lorsqu’il est effectué manuellement, ce travail prend beaucoup de temps et d’énergie.

L’utilisation d’un système de gestion des taxes facilite ce processus et le rend plus prévisible. Vous consacrez moins d’heures au tri des données et aux rapprochements; les cycles de clôture sont plus courts; les déclarations sont plus rapides et la collaboration entre les services financiers, les opérations et les conseillers externes est plus aisée.

Besoin de visibilité des données

Lorsque les données sont fragmentées d’une plateforme à l’autre, il peut être plus difficile pour les entreprises de répondre à des questions élémentaires. Avons-nous atteint le seuil du lien économique dans l’Illinois? Quelle est notre TVA exigible en Allemagne ce trimestre? Avons-nous collecté le bon montant de taxe sur le lancement de ce nouveau produit?

Un système centralisé rend les données visibles en temps réel. Vous pouvez suivre les obligations dans toutes les régions, exécuter des rapports propres à chaque administration et obtenir une documentation prête à être vérifiée à chaque fois que vous en avez besoin.

Nouvelles obligations dues à la croissance

De nouveaux marchés, de nouveaux canaux et de nouveaux clients entraînent tous de nouveaux engagements fiscaux. Les seuils de lien économique, les lois sur les facilitateurs de marché, les taxes sur les services numériques et les mandats de facturation électronique en temps réel peuvent s’appliquer avant même qu’une entreprise ne se rende compte qu’elle court un risque. Sans un système permettant de surveiller l’empreinte de vos transactions, vous risquez de ne pas être en conformité avant même de savoir que vous devez vous enregistrer.

Un système de gestion des taxes permet de vous informer des taxes que vous ne connaissez pas encore, mais dont vous serez bientôt responsable.

Fonctionnalités que les entreprises doivent rechercher dans un système de gestion des taxes

L’utilité d’un système de gestion des taxes dépend de sa capacité à répondre à vos besoins en matière de fiscalité, tant aujourd’hui qu’à mesure que votre entreprise évolue. Le bon système doit réduire la charge de travail de votre équipe, présenter les bonnes données au bon moment et rendre la conformité prévisible et fiable.

Découvrez ce qui est important :

Une couverture qui correspond à l’endroit et à la manière dont vous exercez votre activité

Votre système doit :

• Prendre en charge toutes les régions où vous vendez ou exercez des activités (États, provinces, pays et villes)
  
• Prendre en charge les exigences régionales telles que la taxe de vente américaine, la TVA européenne, la TPS ou la taxe de vente harmonisée (TVH) du Canada, et la facturation électronique au Brésil.
  
• Évoluer avec vous si vous vous lancez dans une nouvelle région
  

Si l’outil ne couvre pas l’endroit où vous exercez vos activités ou celui où vous envisagez de vous implanter, il ne convient pas.

Calcul précis des taxes en temps réel

Votre système doit calculer correctement les taxes à chaque fois, sans que vous ayez à le faire manuellement ou à vérifier une feuille de calcul. Il doit :

• Effectuer des calculs précis en fonction du lieu (au-delà des approximations du code postal)
  
• Prendre en charge les règles fiscales propres aux produits et aux services (par exemple, différents taux ou exonérations pour les logiciels, les vêtements, la nourriture et les abonnements).
  
• Faire une mise à jour automatique cas de modification des taux, des règles ou de l’assujettissement aux taxes dans une région
  

Toute autre solution introduit un risque et rend le système moins fiable.

Intégrations avec votre suite d’outils existante

Le système de gestion des taxes doit extraire des données et les transmettre à vos systèmes principaux, à savoir :

• ERP et plateformes comptables (p. ex. NetSuite, QuickBooks)
  
• Systèmes de commerce en ligne ou de facturation (p. ex. Shopify, Salesforce, formulaires de paiement personnalisés)
  
• Prestataires de services de paiement
  

Trouvez des solutions grâce à des connecteurs préconfigurés ou des interfaces de programmation (API). Lorsque l'intégration fonctionne, les taxes sont calculées au bon moment et consignées avec précision, puis transmises aux rapports et aux déclarations sans doublon ni travail manuel.

Soutenir les rapports et déclarations intégrés

La déclaration est souvent le moment où les choses se dégradent. Les différentes administrations veulent des formats, des fréquences et des données justificatives différentes. Votre système doit :

• Générer des rapports prêts à déposer personnalisés en fonction des exigences locales
  
• Tenir à jour un calendrier clair des échéances pour chaque région
  
• Proposer des alertes lorsque les déclarations sont dues ou que des données manquent
  
• Idéalement prendre en charge la déclaration électronique ou le transfert à un partenaire de déclaration
  

Les meilleurs systèmes réduisent la saison des taxes à une série de clics.

Pistes d’audit et visibilité partagée

Vous devez savoir comment les taxes ont été calculées, et les auditeurs aussi.

Votre système doit tenir à jour un journal complet de toutes les décisions en matière de taxes, avec :

• Les données sources (ce qui a été vendu, où, et à qui)
  
• Les règles appliquées (le taux utilisé, la catégorie de produit et la logique d’exemption)
  
• L’horodatage et l’activité des utilisateurs (qui a fait quoi et quand)
  

Ajoutez à cela des contrôles d’accès basés sur les rôles, des rapports exportables et des tableaux de bord qui montrent d’un coup d'œil l’état de la responsabilité et de la conformité, et vous obtenez un outil qui donne à chacun ce dont il a besoin, qu’il s’agisse des équipes financières et juridiques ou des auditeurs.

Soutien et évolutivité

Votre système doit s’adapter à votre rythme. Cela signifie qu’il doit offrir :

• Une capacité de volume de transactions élevé sans dégradation
  
• Une inscription des utilisateurs facile pour les nouveaux territoires, types de produits et unités opérationnelles
  
• Une tarification transparente qui n’atteint pas des sommets à chaque ajout de région ou dépassement de seuil
  
• Une assistance fiable en cas de panne, de cas particuliers ou de besoin d'aide lors de la mise en œuvre
  

Certains systèmes offrent même une aide pour les inscriptions à la TVA ou à la taxe de vente dans de nouvelles régions ou pour la mise en relation avec des conseillers. Ces services supplémentaires peuvent faire une grande différence au fur et à mesure que vous vous développez.

Mise en œuvre réussie d’un système de gestion des taxes

La mise en œuvre d’un système de gestion fiscale est un projet transversal qui associe la finance, la fiscalité, les opérations et les technologies de l’information (TI). S’il est bien mené, il peut changer la façon dont une entreprise gère la conformité à grande échelle.

Avant de commencer, répondez aux questions suivantes :

• Dans quelles régions exerçons-nous nos activités?
  
• Quels types de taxes collectons-nous ou payons-nous?
  
• Où en sont les lacunes du processus aujourd’hui et que devons-nous corriger?
  

En réglant ces questions dès le départ, vous éviterez des problèmes ultérieurs. Par exemple, si vous découvrez au cours du déploiement que vous avez omis certains processus relatifs à la TVA ou que vous avez oublié de prendre en compte les règles relatives aux facilitateurs de marché.

Après avoir posé ces jalons, découvrez ce dont vous avez besoin pour réussir la mise en œuvre.

Intégration du système

Le système doit s’intégrer à votre suite d'outils technologiques. Les conditions suivantes doivent être réunies pour réussir le déploiement :

• Examen de votre architecture de facturation, d’ERP et de facturation à un stade précoce
  
• Planification précise de la façon dont les données entreront et sortiront du système fiscal
  
• Intégration en amont de l’ingénierie ou l’informatique pour construire les bons connecteurs
  

Lorsque l'intégration fonctionne, les taxes sont calculées au bon moment, enregistrées automatiquement, et répercutées dans les rapports en aval sans aucune intervention manuelle.

Déploiement progressif

Tenter de mettre en place une logique fiscale globale dans des dizaines de pays en une seule fois peut rapidement s’avérer compliqué. Une mise en œuvre progressive est la meilleure approche. Commencez par une région, une ligne de produits ou une entité, résolvez les cas particuliers, renforcez la confiance, puis passez à l’échelle supérieure.

Chaque région a ses propres nuances fiscales, ses propres processus d’approbation et ses propres bizarreries en matière de rapports. Les équipes qui procèdent à une mise en œuvre progressive peuvent s’adapter plus rapidement et éviter de compliquer à l’excès les choses dès le départ.

Gestion de projet solide

De nombreux éléments doivent être pris en compte : la migration des données, la configuration, les accès des utilisateurs, les environnements de test et les exécutions en parallèle.

Les équipes qui restent sur la bonne voie ont généralement :

• Un chef de projet dédié (interne ou externe) qui agit à titre de coordonnateur
  
• Des contrôles réguliers entre les équipes
  
• Une propriété des tâches bien définie et une bonne communication pour identifier les blocages
  

Une étroite communication facilite le déploiement.

Logique fiscale précise

Les systèmes fiscaux font ce que vous leur dites de faire. Cela signifie que vous devez les configurer en suivant une logique adéquate, à savoir :

• Quels produits sont taxables (et comment)
  
• Quelles exemptions ou seuils s’appliquent
  
• Comment traiter les ventes transfrontalières, les revenus récurrents ou les offres groupées
  

Votre équipe fiscale interne joue ici un rôle important. Elle travaille en étroite collaboration avec votre partenaire de mise en œuvre pour s’assurer que les paramètres du logiciel correspondent à l’entreprise. Si tel n’est pas le cas, les calculs seront faussés.

Essais approfondis

Avant de passer en mode production, vous devez savoir que votre nouveau système fonctionne.

Pour cela :

• Procédez à des exemples de transactions entre régions
  
• Exécutez des déclarations en parallèle pour comparer les résultats
  
• Vérifiez des cas limites tels que des remboursements, des exemptions et des structures de factures inhabituelles
  

La formation est tout aussi importante. Pour optimiser le déploiement, les équipes qui utiliseront le système chaque jour, des commis à la comptabilité fournisseurs en passant par les contrôleurs, doivent savoir comment l’utiliser, résoudre les problèmes et extraire les renseignements utiles.

Un système de gestion des taxes pour soutenir la mise en conformité et la déclaration fiscale

La valeur réelle d’un système de gestion des taxes se manifeste au fil du temps. Il gère tranquillement les exigences récurrentes de conformité, période après période, région par région.

Découvrez comment un système adéquat peut y parvenir :

Il maintient automatiquement vos règles en matière de taxes à jour

Les règles relatives aux taxes peuvent changer au milieu d’une année, d’un trimestre, voire d’une campagne. Un bon système gère ces mises à jour en coulisses :

• Il met à jour et applique automatiquement les modifications des taux de taxes.
  
• Il suit et signale les seuils de TVA révisés.
  
• Il ajuste les définitions de ce qui est taxable en arrière-plan.
  

Vous n’avez pas besoin de surveiller la législation de 20 régions, car le système le fait pour vous. Parce qu’il applique la bonne logique en temps réel, chaque facture tient compte des dernières règles sans intervention manuelle.

Il suit votre empreinte dans toutes les régions

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, de nouvelles obligations apparaissent, parfois avant de vous en rendre compte. Un système de gestion des taxes :

• Surveille votre activité commerciale par région
  
• Vous informe lorsque vous approchez ou dépassez les seuils d’inscription
  
• Vous aide à garder une longueur d’avance sur les nouvelles exigences de déclaration ou d’encaissement
  

Stripe Tax, par exemple, surveille automatiquement le volume des transactions par rapport aux seuils en vigueur localement et vous avertit lorsqu’il est temps de vous inscrire dans un nouvel État ou pays.

Il transforme la déclaration en un processus

Sans système, la déclaration de taxes peut être un processus ardu de recherche de données, de vérification des taux, de correction des erreurs et de mise en forme des déclarations.

Avec un système en place, vous pouvez obtenir :

• Des rapports préremplis et personnalisés en fonction des exigences de déclaration de chaque région
  
• Des vues consolidées des montants dus afin que vous sachiez ce que vous devez et quand
  
• Des alertes sur les échéances à venir et les données manquantes
  
• Des intégrations facultatives avec des partenaires de déclaration ou des fonctionnalités de déclaration électronique
  

Certains systèmes permettent une soumission directe aux autorités fiscales ou génèrent des déclarations prêtes à être envoyées. Au lieu de passer des semaines à recueillir des informations, votre équipe peut passer quelques heures à les examiner et à les approuver.

Il fournit une piste d’audit claire

En cas de vérification des taxes, vous avez besoin d’une traçabilité des décisions liées aux taxes.

Un système performant vous donne :

• Des enregistrements ligne par ligne des transactions, des taux et des règles appliquées en matière de taxes
  
• Une documentation claire des exonérations, des taxes annulées et des traitements spéciaux
  
• Des journaux consultables qui indiquent quand les déclarations ont été créées, examinées et soumises
  

Ce type de traçabilité atténue les risques liés aux vérifications.

Il s’adapte à l’évolution de votre entreprise

Les taxes ne sont pas statiques et votre entreprise non plus. Vous pourriez lancer une nouvelle gamme de produits, vous agrandir dans une nouvelle région ou passer du commerce grand public aux transactions interentreprises. Un bon système :

• Applique une nouvelle logique fiscale sans avoir besoin d’une reconstruction
  
• Vous permet de configurer facilement les modifications, telles que la mise à jour des catégories de taxe des produits et l’ajustement des règles de facturation
  
• S’adapte à votre croissance, de manière fluide
  

Stripe Tax peut s’adapter facilement à l’évolution des besoins de votre entreprise. Il calcule et applique automatiquement les bonnes taxes en fonction des produits, du lieu du client et les lois locales, dans plus de 100 pays. Il peut valider les numéros d’identification fiscale, gérer les taxes au preneur et générer des rapports propres à chaque région.