Pour de nombreuses entreprises, la facturation reste un processus lent et manuel qui implique des retards, des erreurs potentielles et du travail administratif. La facturation électronique vous permet d’éviter bon nombre de ces problèmes : au lieu de courir après les paiements ou de corriger les fautes de frappe dans les PDF envoyés par courriel, les entreprises peuvent utiliser un système sécurisé et automatisé qui transfère les factures directement entre les systèmes financiers.

Dans ce guide, nous aborderons tout ce que les entreprises de Nouvelle-Zélande doivent savoir sur la facturation électronique, de son fonctionnement à sa mise en place.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce que la facturation électronique et en quoi se distingue-t-elle de la facturation traditionnelle?
  
• La facturation électronique est-elle obligatoire en Nouvelle-Zélande?
  
• Quelle est l’incidence de Peppol sur la facturation électronique en Nouvelle-Zélande?
  
• Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les entreprises néo-zélandaises?
  
• Quelle est l’incidence de la facturation électronique sur la conformité fiscale en Nouvelle-Zélande?
  

Qu’est-ce que la facturation électronique et en quoi se distingue-t-elle de la facturation traditionnelle?

La facturation traditionnelle ralentit les paiements. Une facture papier doit être imprimée et envoyée par la poste. Une facture PDF doit être envoyée par courriel et saisie manuellement dans un système financier. Ces étapes supplémentaires entraînent des retards, des erreurs et même le risque de perdre ou d’ignorer des factures.

La facturation électronique est l’échange numérique de données de facturation entre entreprises, structuré dans un format lisible automatiquement par les systèmes comptables. Contrairement aux factures traditionnelles, les factures électroniques ne nécessitent pas de saisie manuelle des données. La facture passe directement du système de l’expéditeur au logiciel comptable du destinataire par l’intermédiaire d’un réseau de facturation électronique accrédité qui utilise des données lisibles par machine dans un format tel que XML ou JSON. Le système de l’acheteur reçoit la facture, la valide et la traite, le tout sans intervention humaine.

La facturation électronique est en plein essor à l’échelle mondiale, et le marché de la facturation électronique devrait croître en moyenne de 28 % par an entre 2024 et 2028. Les gouvernements du monde entier poussent également à son adoption; l’Italie et le Mexique exigent déjà la facturation électronique pour les entreprises.

La facturation électronique est-elle obligatoire en Nouvelle-Zélande?

Non, la facturation électronique n’est pas obligatoire pour la plupart des entreprises en Nouvelle-Zélande. Cependant, elle devient progressivement la norme, et des plateformes comptables comme Xero et MYOB prennent déjà en charge les factures électroniques. Même si vous ne risquez aucune pénalité en continuant à utiliser les fichiers PDF, vous pourriez passer à côté de paiements plus rapides et d’opérations plus efficaces.

Organismes gouvernementaux

Le gouvernement néo-zélandais encourage activement l’adoption de la facturation électronique. Si vous travaillez avec des clients gouvernementaux, attendez-vous à ce qu’ils demandent de plus en plus de factures électroniques. D’ici janvier 2026, davantage d’organismes gouvernementaux seront tenus d’envoyer et de recevoir des factures électroniques, ce qui signifie que les entreprises qui facturent ces organismes devront également envoyer des factures électroniques.

Entreprises privées

La facturation électronique reste facultative pour les entreprises privées qui ne travaillent pas avec des organismes gouvernementaux. Il n’existe aucune loi obligeant les entreprises à l’utiliser, et aucun projet officiel n’est prévu pour rendre son utilisation obligatoire.

Mais le ministère des Affaires, de l’Innovation et de l’Emploi (MBIE) promeut cette pratique. Il tient à jour une liste publique de plus de 50 000 entreprises qui sont déjà inscrites pour recevoir des factures électroniques, ce qui peut être utile si vous recherchez des partenaires commerciaux qui utilisent déjà des factures électroniques.

Coordination avec l’Australie

La Nouvelle-Zélande et l’Australie se sont engagées à mettre en place un cadre commun de facturation électronique afin que les entreprises puissent facilement facturer au-delà des frontières. Au lieu d’imposer des obligations, les gouvernements de ces pays se sont concentrés à rendre la facturation électronique si avantageuse et si facile à adopter que les entreprises s’y sont mises volontairement.

Quel est l’incidence de Peppol sur la facturation électronique en Nouvelle-Zélande?

Le cadre de facturation électronique de la Nouvelle-Zélande repose sur Peppol, un réseau mondial qui permet aux entités d’échanger des factures par voie numérique en utilisant un langage normalisé. Au lieu de prendre en charge une intégration personnalisée pour chaque partenaire, une entreprise peut utiliser Peppol comme un connecteur universel pour envoyer plus facilement des factures entre les entreprises, les organismes gouvernementaux et les partenaires internationaux.

Pourquoi la Nouvelle-Zélande a-t-elle adopté Peppol?

La Nouvelle-Zélande et l’Australie ont adopté Peppol en 2019 pour créer un système de facturation électronique simplifié avec le format PINT A-NZ. Cela permet aux deux pays de travailler dans le cadre d’une norme mondiale existante au lieu de développer un nouveau système à partir de zéro et facilite également la facturation trans-tasmanienne.

Avec Peppol, toute entreprise connectée au réseau, que ce soit en Nouvelle-Zélande, en Australie ou dans un autre pays, peut envoyer et recevoir des factures sans se soucier des formats de fichiers, de la compatibilité logicielle ou de la saisie manuelle des données. Peppol élimine l’inefficacité des formats de facturation multiples et incompatibles, ce qui facilite le flux des factures.

Comment fonctionne Peppol?

Peppol fonctionne selon un modèle à quatre angles. Les factures transitent par un réseau structuré et sécurisé. Voici comment cela fonctionne :

• Le système comptable de l’expéditeur crée une facture électronique au format standardisé et l’envoie à un point d’accès Peppol.

• Le point d’accès de l’expéditeur vérifie les détails de la facture et achemine la facture en toute sécurité.

• Le point d’accès du destinataire reçoit la facture et la transmet au système comptable du destinataire.

• Le système du destinataire traite la facture automatiquement, sans qu’il soit nécessaire de saisir ou de valider manuellement les données.

Les factures envoyées par l’intermédiaire de Peppol bénéficient également d’une protection renforcée contre la fraude. Les informations échangées sur le réseau sont chiffrées et authentifiées afin d’éviter toute falsification ou facturation frauduleuse. Peppol a également été spécialement adapté à l’environnement commercial australien et néo-zélandais : la norme PINT A-NZ garantit la conformité avec la déclaration de la taxe sur les produits et services (TPS) locale, et les entreprises peuvent envoyer des factures au-delà des frontières sans se soucier des problèmes fiscaux locaux.

Le gouvernement néo-zélandais a intégré Peppol à ses systèmes, et les organismes gouvernementaux centraux peuvent désormais recevoir des factures électroniques Peppol. Cela crée un effet de réseau : à mesure que de plus en plus de fournisseurs publics utiliseront la facturation électronique, l’adoption par les entreprises privées s’accélérera probablement.

Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les entreprises néo-zélandaises?

La facturation électronique améliore fondamentalement la façon dont les entreprises traitent les paiements et assurent leur conformité, et une plus grande efficacité peut se traduire par des paiements plus rapides, une réduction des coûts et des normes de sécurité plus strictes. Voici comment la facturation électronique profite aux entreprises néo-zélandaises.

Des paiements plus rapides et un meilleur flux de trésorerie

Le traitement manuel, les détails manquants et les cycles d’approbation lents sont tous des facteurs qui retardent les paiements. Après avoir adopté la facturation électronique, le MBIE a pu payer ses fournisseurs trois jours plus rapidement en moyenne. Quelques jours peuvent sembler insignifiants, mais sur une année ou plus, cela peut considérablement améliorer la trésorerie d’une entreprise. Cela peut être particulièrement avantageux pour les entreprises qui opèrent avec des marges limitées.

Réduction des coûts de traitement

Le traitement d’une facture n’est pas gratuit, et les coûts de main-d’œuvre liés au traitement manuel des factures s’accumulent rapidement, en particulier pour les entreprises qui traitent des volumes de factures élevés chaque mois.

Moins d’erreurs et de litiges

Une simple faute de frappe peut retarder un paiement de plusieurs semaines. De nombreux litiges liés à des factures découlent de montants ou de calculs incorrects ou de numéros de bon de commande qui ne concordent pas. Ceux-ci nécessitent un suivi. La facturation électronique peut éliminer ces erreurs, car les données circulent directement d’un système financier à un autre, sans qu’il soit nécessaire de les saisir à nouveau.

Moins de travail administratif et de paperasse

Les entreprises qui utilisent la facturation traditionnelle passent beaucoup de temps à générer des factures, à les envoyer, à classer des copies et à enregistrer manuellement les factures reçues des fournisseurs. La facturation électronique automatise bon nombre de ces processus. Les factures numériques sont plus rapides à créer et à envoyer, et elles arrivent dans votre système comptable pour faciliter leur examen.

Sécurité renforcée

La fraude à la facture est un véritable problème, en particulier avec les factures envoyées par courriel. Les escroqueries courantes comprennent l’interception de fichiers PDF dans lesquels des fraudeurs modifient les coordonnées bancaires et la création de fausses factures que les entreprises paient sans le savoir. La facturation électronique est beaucoup plus difficile à manipuler, car :

• Les transactions transitent par un réseau sécurisé et chiffré

• Chaque facture contient des identifiants vérifiés de l’expéditeur et du destinataire

• Il existe une piste d’audit du chemin de la facture

Ces protections permettent de réduire le risque de fraude et de vérifier que les factures proviennent de fournisseurs légitimes et de confiance, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises qui traitent des transactions de grande valeur.

Tenue de dossiers simplifiée

Les entreprises néo-zélandaises doivent conserver leurs factures pendant au moins sept ans à des fins fiscales. La facturation électronique simplifie ce processus en archivant automatiquement les factures dans votre logiciel comptable et en indexant les détails importants (p. ex. le fournisseur, la date, la TPS) pour une consultation rapide.

Meilleure visibilité

La facturation électronique offre une visibilité en temps réel de vos comptes. Vous pouvez voir instantanément quelles factures ont été livrées, consultées, approuvées ou payées dans votre système et utiliser des données structurées pour analyser les cycles de paiement, les retardataires et les tendances en matière de trésorerie.

Comment la facturation électronique affecte-t-elle la conformité fiscale en Nouvelle-Zélande?

La facturation électronique facilite le respect des règles relatives à la TPS, améliore les registres de l’entreprise et réduit le risque de fraude fiscale. Les réglementations de l’Inland Revenue Department (IRD) s’adaptent à la facturation électronique afin que les entreprises puissent rester en conformité sans formalités administratives supplémentaires. Découvrez l’incidence de la facturation électronique sur la conformité fiscale des entreprises.

Registres de TPS

Traditionnellement, les entreprises néo-zélandaises devaient fournir des documents de « facture fiscale » contenant des détails comme le numéro de TPS du fournisseur, la date de la facture et le montant de TPS à payer. La Nouvelle-Zélande a mis à jour sa législation fiscale à compter d’avril 2023 et a remplacé l’ancienne exigence relative aux factures fiscales par un concept plus souple appelé « informations sur la fourniture taxable », afin que les entreprises puissent utiliser un plus large éventail d’enregistrements ou une combinaison d’enregistrements (p. ex. des bons de commande, des grands livres, des accords avec les fournisseurs, des contrats) pour étayer leurs déclarations de TPS. En vertu de ce changement, les factures électroniques sont considérées comme des registres de TPS valides.

Déclarations de TPS

La facturation électronique s’intègre directement aux systèmes comptables et capture automatiquement :

• Les ventes totales

• Le total de la TPS perçue

• Le total de la TPS payée

Cette précision en temps réel minimise les erreurs courantes comme les fautes de frappe et les factures manquantes. Certaines entreprises peuvent même automatiser certaines parties de leurs processus de déclaration de TPS.

Préparation à l’audit

Étant donné que la facturation électronique simplifie la déclaration fiscale et la tenue des registres, elle améliore également la préparation aux contrôles. Chaque facture électronique laisse une trace d’audit numérique, ce qui facilite la vérification des transactions. Si la Nouvelle-Zélande passe un jour à la déclaration en temps réel de la TPS, les entreprises qui utilisent la facturation électronique seront déjà prêtes.

Tenue de registres

La loi néo-zélandaise oblige les entreprises à conserver leurs factures pendant au moins sept ans. La facturation électronique facilite grandement la tenue des dossiers de différentes façons :

• Les factures électroniques sont plus faciles à stocker et plus sécurisées que les fichiers papier ou les PDF numérisés.

• Vous pouvez rechercher et récupérer des factures instantanément, plutôt que de trier manuellement de vieux documents.

• Il n’y a aucun risque de perte, de décoloration ou d’endommagement des factures papier.

• Même si une entreprise change de logiciel ou de fournisseur, les données de facturation peuvent être exportées et conservées à des fins fiscales.