För många företag är fakturering fortfarande en långsam, manuell process som innebär förseningar, potentiella fel och administrativt arbete. Elektronisk fakturering (e-fakturering) hjälper dig att undvika många av dessa problem: istället för att jaga betalningar eller åtgärda stavfel i PDF-filer som skickas via e-post kan företag använda ett säkert, automatiserat system som flyttar fakturor direkt mellan ekonomisystem.

I den här guiden diskuterar vi vad företag i Nya Zeeland behöver veta om e-fakturering, från hur det fungerar till hur man kommer igång.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är e-fakturering och hur skiljer det sig från traditionell fakturering?
  
• Är e-fakturering obligatoriskt i Nya Zeeland?
  
• Hur påverkar Peppol e-fakturering i Nya Zeeland?
  
• Vilka är fördelarna med e-fakturering för företag i Nya Zeeland?
  
• Hur påverkar e-fakturering skatteefterlevnaden i Nya Zeeland?
  

Vad är e-fakturering och hur skiljer det sig från traditionell fakturering?

Traditionell fakturering gör att betalningarna tar längre tid. En pappersfaktura måste skrivas ut och postas. En PDF-faktura måste mejlas och matas in manuellt i ett ekonomisystem. Dessa extra steg medför förseningar, fel och till och med risk för förlorade eller ignorerade fakturor.

E-fakturering är ett digitalt utbyte av fakturadata mellan företag, strukturerat i ett format som bokföringssystem kan läsa automatiskt. Till skillnad från traditionella fakturor kräver e-fakturor inte manuell datainmatning. Fakturan går direkt från avsändarens system till mottagarens bokföringsprogram via ett ackrediterat e-faktureringsnätverk som använder maskinläsbara data i ett format som XML eller JSON. Köparens system tar emot fakturan, validerar den och behandlar den, allt utan mänsklig inblandning.

E-fakturering är på frammarsch globalt, och marknaden för e-fakturering förväntas växa med i genomsnitt 28 % årligen mellan 2024–2028. Regeringar över hela världen driver också på för att införa dem. Italien och Mexiko kräver redan e-fakturering för företag.

Är e-fakturering obligatoriskt i Nya Zeeland?

Nej, e-fakturering krävs inte för de flesta företag i Nya Zeeland. Ändå håller det gradvis på att bli standard, och redovisningsplattformar som Xero och MYOB stöder redan e-fakturor. Även om du inte kommer att få påföljder för att hålla dig till PDF-filer, kan du gå miste om snabbare betalningar och effektivare verksamhet.

Myndigheter

Nya Zeelands regering uppmuntrar aktivt införandet av e-fakturering. Om du arbetar med myndighetskunder kan du förvänta dig att de i allt högre grad kommer att begära e-fakturor. Från och med januari 2026 kommer fler myndigheter att vara skyldiga att skicka och ta emot e-fakturor, vilket innebär att företag som fakturerar dessa myndigheter också måste skicka e-fakturor.

Privat aktiebolag

E-fakturering är fortfarande valfritt för privata aktiebolag som inte samarbetar med myndigheter. Det finns ingen lag som kräver att företag använder det, och det finns inga formella planer på att det ska bli obligatoriskt.

Men ministeriet för näringsliv, innovation och sysselsättning (MBIE) främjar metoden. Den upprätthåller en offentlig lista med mer än 50 000 företag som redan är registrerade för att ta emot e-fakturor, vilket kan vara till hjälp om du letar efter handelspartner som redan använder e-fakturor.

Samordning med Australien

Nya Zeeland och Australien har åtagit sig att införa ett gemensamt ramverk för e-fakturering så att företag enkelt kan fakturera över gränserna. Istället för att göra det obligatoriskt har dessa länders regeringar fokuserat på att göra e-fakturering så fördelaktigt och enkelt att införa att företag gör det frivilligt.

Hur påverkar Peppol e-fakturering i Nya Zeeland?

Nya Zeelands ramverk för e-fakturering är uppbyggt kring Peppol, ett globalt nätverk som låter enheter utbyta fakturor digitalt med hjälp av standardiserat språk. Istället för att stödja en anpassad integration för varje partner kan ett företag använda Peppol som en universell anslutning för att enklare skicka fakturor mellan företag, myndigheter och internationella partner.

Varför började Nya Zeeland använda Peppol?

Nya Zeeland och Australien antog Peppol 2019 för att skapa ett förenklat e-faktureringssystem med PINT A-NZ-formatet. Detta gör det möjligt för de två nationerna att arbeta inom en befintlig global standard istället för att utveckla ett nytt system från grunden och möjliggör också enkel Trans-Tasman-fakturering.

Med Peppol kan alla företag som är anslutna till nätverket – oavsett om de befinner sig i Nya Zeeland, Australien eller något annat land – skicka och ta emot fakturor utan att behöva oroa sig för filformat, programvarukompatibilitet eller manuell datainmatning. Peppol eliminerar ineffektiviteten hos flera, inkompatibla faktureringsformat, vilket gör att fakturor kan flöda smidigt.

Hur fungerar Peppol?

Peppol fungerar på en modell med fyra hörn. Fakturor rör sig genom ett strukturerat och säkert nätverk. Så funkar det:

• Avsändarens bokföringssystem skapar en e-faktura i standardiserat format och skickar den till en Peppol Access Point.

• Avsändarens åtkomstpunkt verifierar fakturauppgifterna och dirigerar fakturan på ett säkert sätt.

• Mottagarens åtkomstpunkt tar emot fakturan och levererar den till mottagarens bokföringssystem.

• Mottagarens system behandlar fakturan automatiskt, utan behov av manuell datainmatning eller validering.

Fakturor som skickas via Peppol drar också nytta av ett starkare bedrägeriskydd. Information som utbyts över nätverket krypteras och autentiseras för att förhindra manipulering eller bedrägliga fakturor. Peppol har också anpassats specifikt för Australiens och Nya Zeelands affärsmiljö: PINT A-NZ-standarden säkerställer efterlevnad av lokal rapportering av skatt på varor och tjänster (GST), och företag kan skicka fakturor över gränserna utan att behöva oroa sig för lokala skattefrågor.

Nya Zeelands regering har integrerat Peppol med sina system, och centrala myndigheter kan nu ta emot Peppol-e-fakturor. Detta skapar en nätverkseffekt: i takt med att fler statliga leverantörer använder e-fakturering kommer användningen bland privata företag sannolikt att påskynda användningen som ett resultat av detta.

Vilka är fördelarna med e-fakturering för företag i Nya Zeeland?

E-fakturering förbättrar i grunden hur företag hanterar betalningar och följer reglerna, och större effektivitet kan innebära snabbare betalningar, lägre kostnader och högre säkerhetsstandarder. Så här gynnar e-fakturering företag i Nya Zeeland.

Snabbare betalningar och bättre kassaflöde

Manuell behandling, uppgifter som saknas och långsamma godkännandecykler försenar betalningarna. MBIE fann att de efter att ha infört e-fakturering kunde betala leverantörer tre dagar snabbare i genomsnitt. Några dagar kanske inte låter så mycket, men under loppet av ett år och längre kan detta avsevärt förbättra ett företags kassaposition. Det kan vara särskilt fördelaktigt för företag som arbetar med snäva marginaler.

Lägre hanteringskostnader

Att hantera en faktura är inte gratis, och arbetskostnaderna för manuell hantering av fakturor ökar snabbt, särskilt för företag som hanterar höga fakturavolymer varje månad.

Färre fel och tvister

Ett enkelt stavfel kan försena en betalning i flera veckor. Många fakturatvister uppstår på grund av felaktiga belopp eller beräkningar eller felaktigt matchade inköpsordernummer. Dessa kräver uppföljningar. E-fakturering kan eliminera dessa fel eftersom data flödar direkt från ett ekonomisystem till ett annat, utan att behöva matas in på nytt.

Mindre administrativt arbete och pappersarbete

Företag som använder traditionell fakturering lägger mycket tid på att generera fakturor, skicka dem, arkivera kopior och manuellt logga fakturor som tas emot från leverantörer. E-fakturering automatiserar många av dessa processer. Det går snabbare att skapa och skicka digitala fakturor, och fakturorna kommer in i ditt ekonomisystem för enklare granskning.

Bättre säkerhet

Fakturabedrägeri är ett verkligt problem, särskilt när det gäller fakturor som skickas via e-post. Vanliga bedrägerier inkluderar avlyssnade PDF-filer där bedrägliga aktörer ändrar bankuppgifter och falska fakturor som företag omedvetet betalar. E-fakturering är betydligt svårare att manipulera eftersom:

• Transaktioner rör sig genom ett säkert, krypterat nätverk

• Varje faktura innehåller verifierade avsändar- och mottagaridentifierare

• Det finns en verifieringskedja för fakturans väg

Dessa skydd hjälper till att minska risken för bedrägerier och verifierar att fakturor kommer från legitima, betrodda leverantörer, vilket är särskilt värdefullt för företag som behandlar transaktioner med högt värde.

Enklare journalföring

Nyzeeländska företag måste spara fakturaposter i minst sju år för skatteändamål. E-fakturering gör detta enklare genom att automatiskt arkivera fakturor i ditt bokföringsprogram och indexera viktiga uppgifter (t.ex. leverantör, datum GST) för snabb hämtning.

Bättre synlighet

E-fakturering ger insyn i dina konton i realtid. Du kan omedelbart se vilka fakturor som levereras, visas, godkänns eller betalas i ditt system och använda strukturerade data för att analysera betalningscykler, sena betalare och kassaflödestrender.

Hur påverkar e-fakturering efterlevnaden av skatteregler i Nya Zeeland?

E-fakturering gör det enklare att följa GST-reglerna, förbättrar affärsregistret och minskar risken för skattebedrägeri. Inland Revenue Departments (IRD) föreskrifter tillåter e-fakturering så att företag kan följa reglerna utan extra pappersarbete. Så här påverkar e-fakturering skatteefterlevnad för företag.

GST-register

Traditionellt har nyzeeländska företag varit tvungna att tillhandahålla "skattefakturadokument" med uppgifter som leverantörens GST-nummer, fakturadatum och GST-belopp för att stödja anspråk. Nya Zeeland uppdaterade sin skattelagstiftning i april 2023 och ersatte det gamla kravet på skattefakturor med ett mer flexibelt koncept som kallas "skattepliktig leveransinformation", så att företag kan använda ett bredare utbud av register eller en kombination av poster (t.ex. inköpsorder, reskontra, leverantörsavtal, kontrakt) för att stödja sina GST-deklarationer. E-fakturor betraktas som giltiga GST-register enligt denna ändring.

GST-deklarationer

E-fakturering integreras direkt med bokföringssystem och registrerar automatiskt:

• Total försäljning

• Totalt GST som tagits ut

• Totalt betald GST

Denna noggrannhet i realtid minimerar vanliga rapporteringsmisstag, såsom stavfel och saknade fakturor. Vissa företag kan till och med automatisera delar av sina GST-deklarationer.

Revisionsberedskap

Eftersom e-fakturering förenklar skatterapporteringen och registerhållningen förbättrar det också revisionsberedskapen. Varje e-faktura lämnar en digital verifieringskedja, vilket gör det lättare att verifiera transaktioner. Om Nya Zeeland någonsin går mot GST-rapportering i realtid kommer företag som använder e-fakturering redan att vara förberedda.

Bokföring

Nyzeeländsk lag kräver att företag behåller fakturaposter i minst sju år. E-fakturering gör bokföringen mycket enklare på följande sätt:

• E-fakturor är enklare att lagra och säkrare än pappersfiler eller skannade PDF-filer.

• Du kan söka efter och hämta fakturor direkt, istället för att manuellt gå igenom gamla papper.

• Det finns ingen risk för förlorade, blekta eller skadade pappersfakturor.

• Även om ett företag byter programvara eller leverantör kan fakturadata exporteras och sparas för skatter.