Para muitas empresas, o faturamento ainda é um processo lento e manual com atrasos, erros e trabalho administrativo. O faturamento eletrônico ajuda a evitar muitos desses problemas: em vez de correr atrás de pagamentos atrasados ou corrigir erros de digitação em PDFs enviados por e-mail, as empresas podem usar um sistema seguro e automatizado que move faturas diretamente entre sistemas financeiros.

Neste guia, discutimos o que as empresas na Nova Zelândia precisam saber sobre faturamento eletrônico, de como ele funciona até como começar.

Neste artigo:

• O que é faturamento eletrônico e qual a diferença dele para o faturamento tradicional?
  
• O faturamento eletrônico é obrigatório na Nova Zelândia?
  
• Como o Peppol afeta o faturamento eletrônico na Nova Zelândia?
  
• Quais as vantagens do faturamento eletrônico para empresas na Nova Zelândia?
  
• Como o faturamento eletrônico afeta a conformidade fiscal na Nova Zelândia?
  

O que é faturamento eletrônico e qual a diferença dele para o faturamento tradicional?

O faturamento tradicional atrasa os pagamentos. Uma fatura em papel precisa ser impressa e enviada pelo correio. Uma fatura em PDF precisa ser enviada por e-mail e inserida manualmente no sistema financeiro. Essas etapas adicionais introduzem atrasos, erros e até mesmo o risco de perder ou ignorar faturas.

O faturamento eletrônico é a troca digital de dados de faturas entre empresas, estruturado em um formato que os sistemas contábeis possam ler automaticamente. Ao contrário das faturas tradicionais, as faturas eletrônicas não exigem inserção manual de dados. A fatura vai diretamente do sistema do remetente para o software de contabilidade do destinatário por meio de uma rede de faturamento eletrônico credenciada que usa dados legíveis por máquina em um formato como XML ou JSON. O sistema do comprador recebe, valida e processa a fatura sem intervenção humana.

O faturamento eletrônico está crescendo globalmente, e o mercado de faturamento eletrônico deve crescer em média 28% ao ano de 2024 a 2028. Governos em todo o mundo também estão estimulando a adoção; Itália e México já exigem faturamento eletrônico.

O faturamento eletrônico é obrigatório na Nova Zelândia?

Não, o faturamento eletrônico não é obrigatório para a maioria das empresas na Nova Zelândia. Mesmo assim, está gradualmente se tornando o padrão, e plataformas de contabilidade como Xero e MYOB já aceitam faturas eletrônicas. Embora você não enfrente penalidades por aderir aos PDFs, talvez não consiga pagar mais rápido e operações mais eficientes.

Órgãos governamentais

O governo da Nova Zelândia está incentivando a adoção do faturamento eletrônico. Se você trabalha com clientes do governo, eles devem cada mais vez exigir faturas eletrônicas. Até janeiro de 2026, mais órgãos públicos devem ser obrigados a enviar e receber faturas eletrônicas, o que significa que as empresas que vendem para eles também devem enviar faturas eletrônicas.

Empresas privadas

O faturamento eletrônico continua sendo opcional para empresas privadas que não trabalham com órgãos públicos. Não há lei que obrigue e não há planos oficiais para adoção do faturamento eletrônico.

Mas o Ministério de Negócios, Inovação e Emprego (MBIE) está promovendo a prática. Ele criou uma lista pública de mais de 50.000 empresas que já estão registradas para receber faturas eletrônicas, o que pode ser útil para quem busca parceiros comerciais que já usam faturas eletrônicas.

Coordenação com a Austrália

A Nova Zelândia e a Austrália se comprometeram com uma estrutura compartilhada de faturamento eletrônico para que as empresas possam faturar internacionalmente. Em vez de legislar a obrigatoriedade, os governos desses países optaram por tornar o faturamento eletrônico tão vantajoso e fácil que as empresas o façam voluntariamente.

Como o Peppol afeta o faturamento eletrônico na Nova Zelândia?

A estrutura de faturamento eletrônico da Nova Zelândia baseia-se no Peppol, uma rede global que permite que empresas enviem e recebam faturas digitalmente com linguagem padronizada. Em vez de aceitar uma integração personalizada para cada parceiro, uma empresa pode usar o Peppol como conector universal para enviar faturas para empresas, órgãos públicos e parceiros internacionais.

Por que a Nova Zelândia adotou o Peppol?

A Nova Zelândia e a Austrália adotaram o Peppol em 2019 para criar um sistema simplificado de faturamento eletrônico com o formato PINT A-NZ. Assim, os dois países usam um padrão global existente em vez de desenvolver um novo sistema do zero, e também facilita o faturamento internacional.

Com o Peppol, qualquer empresa conectada à rede, seja na Nova Zelândia, Austrália ou outro país, pode enviar e receber faturas sem se preocupar com formatos de arquivo, compatibilidade de software ou entrada manual de dados. O Peppol elimina as ineficiências de vários formatos de faturamento incompatíveis, facilitando o fluxo das faturas.

Como funciona o Peppol?

O Peppol opera em um modelo de quatro cantos. As faturas passam por uma rede estruturada e segura. Funciona assim:

• O sistema contábil do remetente cria uma fatura eletrônica no formato padronizado e a envia para um ponto de acesso Peppol.

• O ponto de acesso do remetente verifica os dados da fatura e a encaminha com segurança.

• O ponto de acesso do destinatário recebe a fatura e a entrega ao sistema contábil do destinatário.

• O sistema do destinatário processa automaticamente a fatura, sem necessidade de entrada ou validação manual de dados.

As faturas enviadas pela Peppol também têm uma prevenção de fraudes mais forte. As informações trocadas pela rede são criptografadas e autenticadas para evitar adulterações ou faturas fraudulentas. O Peppol também foi adaptado especificamente para o ambiente de negócios da Austrália e Nova Zelândia: o padrão PINT A-NZ garante a conformidade com relatórios locais de imposto sobre bens e serviços (GST), e as empresas podem enviar faturas internacionalmente sem se preocupar com o sistema tributário.

O governo da Nova Zelândia integrou o Peppol aos seus sistemas, e as agências do governo central agora podem receber faturas eletrônicas Peppol. Isso cria um efeito de rede: à medida que mais fornecedores governamentais usam o faturamento eletrônico, a adoção entre empresas privadas deve acelerar.

Quais são os benefícios do faturamento eletrônico para empresas na Nova Zelândia?

O faturamento eletrônico melhora fundamentalmente a forma como as empresas lidam com pagamentos e permanecem em conformidade, e a eficiência pode acelerar os pagamentos, reduzir os custos e melhorar os padrões de segurança. Veja como o faturamento eletrônico beneficia as empresas na Nova Zelândia.

Pagamentos mais rápidos e fluxo de caixa melhorado

O processamento manual, a falta de detalhes e os ciclos de aprovação lentos atrasam os pagamentos. O MBIE descobriu que, após adotar o faturamento eletrônico, conseguia pagar os fornecedores três dias mais rápido, em média. Pode não parecer muito, mas ao longo de um ano ou mais, isso pode melhorar muito a posição de caixa da empresa, o que favorece muito as que operam com margens apertadas.

Redução no custo de processamento

Processar uma fatura não é gratuito, e a mão de obra usada para gerenciar faturas tem seu custo, principalmente em empresas com grandes volumes de faturas todos os meses.

Menos erros e contestações

Um simples erro de digitação pode provocar atrasos de semanas no pagamento. Muitas contestações de faturas decorrem de valores ou cálculos incorretos ou erro no número do pedido. Quando isso acontece, é preciso corrigir e acompanhar. O faturamento eletrônico pode eliminar esses erros porque os dados passam diretamente de um sistema financeiro para outro, sem necessidade de copiar repetidamente as entradas.

Menos trabalho administrativo e burocracia

Empresas que usam o faturamento tradicional gastam tempo considerável gerando e enviando faturas, arquivando cópias e registrando manualmente as faturas recebidas dos fornecedores. O faturamento eletrônico automatiza muitos desses processos. A criação e o envio de faturas digitais são mais rápidos. As faturas chegam ao seu sistema de contabilidade para facilitar a revisão.

Mais segurança

As fraudes em faturas são um problema real, especialmente com faturas enviadas por e-mail. Há golpes conhecidos, como PDFs interceptados com dados bancários alterados pelos golpistas e faturas falsas, que as empresas pagam sem saber. O faturamento eletrônico é muito mais difícil de manipular porque:

• As transações ocorrem em rede segura e criptografada

• Todas as faturas contêm identificadores verificados do remetente e do destinatário

• Há uma trilha de auditoria do caminho da fatura

Essas proteções reduzem o risco de fraude e verificam se as faturas vêm de fornecedores legítimos e confiáveis, o que é muito importante para empresas que processam transações de alto valor.

Manutenção de registros mais fácil

As empresas da Nova Zelândia devem armazenar registros de faturas por pelo menos sete anos para fins fiscais. O faturamento eletrônico simplifica o processo, arquivando automaticamente as faturas no seu software de contabilidade e indexando detalhes importantes (como fornecedor, data, GST) para facilitar o acesso.

Mais visibilidade

O faturamento eletrônico esclarece suas contas em tempo real. Você pode ver imediatamente as faturas entregues, visualizadas, aprovadas ou pagas no seu sistema e usar dados estruturados para analisar ciclos de pagamento, pagamentos atrasados e tendências de fluxo de caixa.

Como o faturamento eletrônico afeta a conformidade fiscal na Nova Zelândia?

O faturamento eletrônico facilita a conformidade com as regras do GST, melhora os registros comerciais e reduz o risco de fraude fiscal. A regulamentação do Inland Revenue Department (IRD) prevê o faturamento eletrônico, permitindo conformidade sem burocracia adicional. Veja como o faturamento eletrônico afeta a conformidade fiscal para as empresas.

Registros de GST

Para solicitar reembolsos, as empresas da Nova Zelândia precisavam fornecer documentos de "fatura fiscal" com dados como número de GST do fornecedor, data da fatura e valor do GST. O país atualizou a legislação tributária em abril de 2023 e substituiu a antiga exigência de fatura fiscal por um conceito mais flexível chamado "informações de fornecimento tributável", para que as empresas possam usar mais tipos e combinações de registros (como ordens de compra, livros contábeis, contratos com fornecedores e outros) como comprovantes nas declarações de GST. Com essa alteração, as faturas eletrônicas são consideradas registros válidos de GST.

Declaração de GST

O faturamento eletrônico integra-se diretamente aos sistemas contábeis, capturando automaticamente:

• Total de vendas

• Total de GST arrecadado

• Total de GST pago

Essa precisão em tempo real minimiza problemas comuns, como erros de digitação e faturas faltantes. Algumas empresas podem até automatizar partes de seus processos de declaração de GST.

Preparo para auditorias

Como o faturamento eletrônico simplifica a declaração de impostos e a manutenção de registros, melhora também o preparo para auditorias. Toda fatura eletrônica deixa uma trilha de auditoria digital, o que facilita a verificação das transações. Se a Nova Zelândia adotar relatórios de GST em tempo real, as empresas que usam o faturamento eletrônico já estarão preparadas.

Manutenção de registros

A legislação da Nova Zelândia exige que as empresas retenham registros de faturas por pelo menos sete anos. O faturamento eletrônico facilita muito a manutenção de registros das seguintes maneiras:

• As faturas eletrônicas são mais fáceis de armazenar e mais seguras do que arquivos em papel ou PDFs digitalizados.

• Você pode pesquisar e acessar faturas instantaneamente, em vez de vasculhar manualmente a papelada antiga.

• Não há risco de perda ou desbotamento de faturas em papel.

• Mesmo que uma empresa troque de software ou fornecedor, os dados da fatura podem ser exportados e preservados para fins fiscais.