Pour de nombreuses entreprises, la facturation reste un processus lent et manuel qui entraîne des retards, des erreurs potentielles et du travail administratif. La facturation électronique permet d’éviter bon nombre de ces problèmes : au lieu de courir après les paiements ou de corriger les fautes de frappe dans les PDF envoyés par e-mail, les entreprises peuvent utiliser un système sécurisé et automatisé qui transfère les factures directement entre les systèmes financiers.

Dans ce guide, nous aborderons ce que les entreprises de Nouvelle-Zélande doivent savoir sur la facturation électronique, depuis son fonctionnement jusqu'à sa mise en œuvre.

Sommaire

• Qu’est-ce que la facturation électronique et en quoi se distingue-t-elle de la facturation traditionnelle ?
  
• La facturation électronique est-elle obligatoire en Nouvelle-Zélande ?
  
• Quelle est l’impact de Peppol sur la facturation électronique en Nouvelle-Zélande ?
  
• Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les entreprises néo-zélandaises ?
  
• Comment la facturation électronique affecte-t-elle la conformité fiscale en Nouvelle-Zélande ?
  

Qu’est-ce que la facturation électronique et en quoi se distingue-t-elle de la facturation traditionnelle ?

La facturation traditionnelle ralentit les paiements. Une facture papier doit être imprimée et envoyée par la poste, tandis qu’une facture PDF doit être envoyée par e-mail et saisie manuellement dans un système financier. Ces étapes supplémentaires entraînent des retards, des erreurs et même le risque de perdre ou de négliger des factures.

La facturation électronique consiste en l'échange numérique de données de facturation entre entreprises, structurées dans un format que les systèmes comptables peuvent lire automatiquement. Contrairement aux factures traditionnelles, les factures électroniques ne nécessitent pas de saisie manuelle des données. La facture passe directement du système de l’expéditeur au logiciel comptable du destinataire par l’intermédiaire d’un réseau de facturation électronique accrédité qui utilise des données lisibles par machine dans un format tel que XML ou JSON. Le système de l’acheteur reçoit la facture, la valide et la traite, le tout sans intervention humaine.

La facturation électronique est en plein essor à l’échelle mondiale, et le marché de la facturation électronique devrait croître en moyenne de 28 % par an entre 2024 et 2028. Les gouvernements du monde entier font également pression pour son adoption : l’Italie et le Mexique l'imposent déjà aux entreprises.

La facturation électronique est-elle obligatoire en Nouvelle-Zélande ?

Non, la facturation électronique n’est pas obligatoire pour la plupart des entreprises en Nouvelle-Zélande. Toutefois, elle devient progressivement la norme et les plateformes comptables telles que Xero et MYOB prennent déjà en charge les factures électroniques. Vous ne risquez pas de pénalités si vous vous en tenez aux documents PDF, mais vous vous privez certainement de paiements plus rapides et d'opérations plus efficaces.

Administrations publiques

Le gouvernement néo-zélandais encourage activement l’adoption de la facturation électronique. Si vous travaillez avec des clients du secteur public, attendez-vous à ce qu’ils demandent de plus en plus de factures électroniques. D’ici janvier 2026, un plus grand nombre d’administrations publiques mandatées seront tenues d’envoyer et de recevoir des factures électroniques, ce qui signifie que les entreprises qui facturent ces administrations devront également envoyer des factures électroniques.

Entreprises privées

La facturation électronique reste facultative pour les entreprises privées qui ne travaillent pas avec des administrations publiques. Aucune loi n'oblige les entreprises à l'utiliser, et il n'y a pas de projet officiel de mandat.

Toutefois, le ministère des Entreprises, de l'Innovation et de l'Emploi (MBIE) promeut cette pratique. Il tient à jour une liste publique de plus de 50 000 entreprises qui sont déjà en mesure de recevoir des factures électroniques, ce qui peut être utile si vous recherchez des partenaires commerciaux qui utilisent ce mode de facturation.

Coordination avec l’Australie

La Nouvelle-Zélande et l'Australie se sont engagées à mettre en place un cadre commun de facturation électronique afin que les entreprises puissent facilement établir des factures transfrontalières. Au lieu d'imposer des mandats, les gouvernements de ces pays se sont attachés à rendre la facturation électronique si avantageuse et si facile à adopter que les entreprises le font de leur plein gré.

Quel est l’impact de Peppol sur la facturation électronique en Nouvelle-Zélande ?

Le cadre de facturation électronique de la Nouvelle-Zélande repose sur Peppol, un réseau mondial qui permet aux entités d’échanger des factures par voie numérique en utilisant un langage normalisé. Au lieu d'assurer une intégration personnalisée pour chaque partenaire, une entreprise peut utiliser Peppol comme connecteur universel pour envoyer plus facilement des factures entre les entreprises, les administrations publiques et les partenaires internationaux.

Pourquoi la Nouvelle-Zélande a-t-elle adopté Peppol ?

La Nouvelle-Zélande et l’Australie ont adopté Peppol en 2019 pour créer un système de facturation électronique simplifié avec le format PINT A-NZ. Cela permet aux deux nations de travailler dans le cadre d'une norme mondiale existante au lieu de développer un nouveau système à partir de zéro et permet également de faciliter la facturation transtasmanienne.

Avec Peppol, toute entreprise connectée au réseau, que ce soit en Nouvelle-Zélande, en Australie ou dans un autre pays, peut envoyer et recevoir des factures sans se soucier des formats de fichiers, de la compatibilité logicielle ou de la saisie manuelle des données. Peppol élimine les inefficacités liées à la multiplicité et à l'incompatibilité des formats de facturation, ce qui facilite le flux des factures.

Comment fonctionne Peppol ?

Peppol repose sur un modèle à quatre coins. Les factures transitent par un réseau structuré et sécurisé. Voici comment cela fonctionne :

• Le système comptable de l’expéditeur crée une facture électronique au format standardisé et l’envoie à un point d’accès Peppol.

• Le point d’accès de l’expéditeur vérifie les détails de la facture et achemine la facture en toute sécurité.

• Le point d’accès du destinataire reçoit la facture et la transmet au système comptable du destinataire.

• Le système du destinataire traite la facture automatiquement, sans qu’il soit nécessaire de saisir ou de valider manuellement les données.

Les factures envoyées par l’intermédiaire de Peppol bénéficient également d’une protection renforcée contre la fraude. Les informations échangées sur le réseau sont cryptées et authentifiées afin d’éviter toute falsification ou facturation frauduleuse. Peppol a également été spécialement adapté à l’environnement commercial australien et néo-zélandais : la norme PINT A-NZ garantit la conformité avec la déclaration de la taxe sur les produits et services (TPS) locale, et les entreprises peuvent envoyer des factures au-delà des frontières sans se préoccuper des questions de fiscalité locale.

Le gouvernement néo-zélandais a intégré Peppol à ses systèmes, de sorte que les administrations centrales peuvent désormais recevoir des factures électroniques Peppol. Cette intégration crée un effet de réseau : l'adoption de la facturation électronique par les entreprises privées devrait s'accélérer à mesure que les fournisseurs du secteur public seront plus nombreux à l'utiliser.

Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les entreprises néo-zélandaises ?

La facturation électronique améliore fondamentalement la façon dont les entreprises gèrent les paiements et assurent leur conformité. Une plus grande efficacité peut se traduire par des paiements plus rapides, des coûts moindres et des normes de sécurité plus strictes. Voici comment la facturation électronique profite aux entreprises néo-zélandaises.

Des paiements plus rapides et un meilleur flux de trésorerie

Le traitement manuel, l'oubli de certains détails et la lenteur des cycles d'approbation sont autant de facteurs qui retardent les paiements. Le MBIE a constaté qu'après avoir adopté la facturation électronique, il a pu payer ses fournisseurs trois jours plus rapidement en moyenne. Ces quelques jours peuvent sembler dérisoires, mais sur une année et plus, ils peuvent améliorer considérablement la situation de trésorerie d'une entreprise. Cela peut s'avérer particulièrement bénéfique pour les entreprises dont les marges sont étroites.

Réduction des coûts de traitement

Le traitement d'une facture n'est pas gratuit et les coûts de main-d'œuvre liés au traitement manuel des factures s'accumulent rapidement, en particulier pour les entreprises qui traitent de gros volumes de factures chaque mois.

Moins d’erreurs et de litiges

Une simple faute de frappe peut retarder un paiement de plusieurs semaines. De nombreux litiges liés à des factures découlent de montants ou de calculs incorrects ou de numéros de bon de commande non concordants. Ces litiges nécessitent un suivi. La facturation électronique permet d'éliminer ces erreurs car les données circulent directement d'un système financier à l'autre, sans qu'il soit nécessaire de les saisir à nouveau.

Moins de travail administratif et de paperasse

Les entreprises qui utilisent la facturation traditionnelle passent beaucoup de temps à produire des factures, à les envoyer, à classer les copies et à enregistrer manuellement les factures reçues des fournisseurs. La facturation électronique automatise bon nombre de ces processus. Les factures numériques sont plus rapides à créer et à envoyer, et elles arrivent dans votre système comptable, ce qui en facilite l'examen.

Sécurité renforcée

La fraude à la facture est un véritable problème, en particulier avec les factures envoyées par e-mail. Parmi les escroqueries les plus courantes, citons les PDF interceptés par des acteurs frauduleux qui modifient les coordonnées bancaires, et les fausses factures que les entreprises paient à leur insu. La facturation électronique est beaucoup plus difficile à falsifier, car :

• Les transactions transitent par un réseau sécurisé et chiffré

• Chaque facture contient des identifiants d'expéditeur et de destinataire vérifiés

• Il existe une piste d’audit du cheminement de la facture

Ces protections permettent de réduire le risque de fraude et de vérifier que les factures proviennent de fournisseurs légitimes et de confiance, ce qui est particulièrement précieux pour les entreprises qui traitent des transactions de grande valeur.

Gestion des dossiers simplifiée

Les entreprises néo-zélandaises doivent conserver les relevés de factures pendant au moins sept ans à des fins fiscales. La facturation électronique simplifie cette tâche en archivant automatiquement les factures dans votre logiciel comptable et en indexant les détails importants (par exemple, le fournisseur, la date, la TPS) afin de pouvoir les retrouver rapidement.

Meilleure visibilité

La facturation électronique offre une visibilité en temps réel sur vos comptes. Vous pouvez voir instantanément quelles factures sont livrées, consultées, approuvées ou payées dans votre système et utiliser des données structurées pour analyser les cycles de paiement, les payeurs en retard et les tendances en matière de flux de trésorerie.

Comment la facturation électronique affecte-t-elle la conformité fiscale en Nouvelle-Zélande ?

La facturation électronique facilite le respect des règles relatives à la TPS, améliore la comptabilité et réduit le risque de fraude fiscale. Les réglementations de l'Inland Revenue Department (IRD) tiennent compte de la facturation électronique, ce qui permet aux entreprises de rester en conformité sans formalités administratives supplémentaire. Voici comment la facturation électronique influe sur la conformité fiscale des entreprises.

Justificatifs pour la TPS

Traditionnellement, les entreprises néo-zélandaises devaient fournir des factures fiscales comprenant des détails tels que le numéro de TPS du fournisseur, la date de la facture et le montant de la TPS pour étayer leurs demandes. La Nouvelle-Zélande a mis à jour ses lois fiscales en avril 2023 et a remplacé l'ancienne exigence par un concept plus flexible appelé « preuves documentées d’une vente taxable », de sorte que les entreprises peuvent utiliser un plus large éventail de documents (par exemple, les bons de commande, les grands livres, les accords avec les fournisseurs, les contrats) pour étayer leurs déclarations de TPS. En vertu de ce changement, les factures électroniques sont considérées comme des justificatifs valides à cet égard.

Déclarations de TPS

La facturation électronique s’intègre directement aux systèmes comptables et capture automatiquement les données suivantes :

• Ventes totales

• Total de la TPS perçue

• Total de la TPS payée

Une telle précision en temps réel minimise les erreurs de déclaration courantes, telles que les fautes de frappe et les factures manquantes. Certaines entreprises peuvent même automatiser certaines parties de leurs processus de déclaration de la TPS.

Préparation aux audits

Étant donné que la facturation électronique simplifie les déclarations fiscales et la tenue des registres, elle améliore également la préparation aux audits. Chaque facture électronique laisse une piste d’audit numérique, ce qui facilite la vérification des transactions. Si la Nouvelle-Zélande adopte un jour la déclaration de la TPS en temps réel, les entreprises qui utilisent la facturation électronique seront déjà prêtes.

Tenue des registres

La législation néo-zélandaise exige que les entreprises conservent les factures pendant au moins sept ans. La facturation électronique facilite grandement la tenue des registres de différentes façons :

• Les factures électroniques sont plus faciles à stocker et plus sécurisées que les fichiers papier ou les PDF numérisés.

• Vous pouvez rechercher et récupérer des factures instantanément, plutôt que de faire le tri manuellement de vieux documents.

• Il n’y a aucun risque de perte, de décoloration ou de détérioration des factures papier.

• Même si une entreprise change de logiciel ou de fournisseur, les données de facturation peuvent être exportées et conservées pour le calcul des taxes.