Para muchas empresas, la facturación sigue siendo un proceso lento y manual con retrasos, posibles errores y trabajo administrativo. La facturación electrónica te ayuda a evitar muchos de esos problemas: en lugar de perseguir pagos o corregir errores tipográficos en los PDF enviados por correo electrónico, las empresas pueden usar un sistema seguro y automatizado que traslada las facturas directamente entre los sistemas financieros.

En esta guía, analizaremos lo que las empresas de Nueva Zelanda deben saber sobre la facturación electrónica, desde cómo funciona hasta cómo empezar.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la facturación electrónica y en qué se diferencia de la tradicional?
  
• ¿Es obligatoria la facturación electrónica en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cómo afecta Peppol a la facturación electrónica en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica para las empresas en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cómo afecta la facturación electrónica al cumplimiento de la normativa fiscal en Nueva Zelanda?
  

¿Qué es la facturación electrónica y en qué se diferencia de la tradicional?

La facturación tradicional ralentiza los pagos. Se debe imprimir y enviar por correo una factura en papel. Una factura en PDF debe enviarse por correo electrónico e ingresarse manualmente en un sistema financiero. Estos pasos adicionales introducen retrasos, errores e incluso el riesgo de facturas perdidas o ignoradas.

La facturación electrónica es el intercambio digital de datos de facturas entre empresas, estructurados en un formato que los sistemas contables pueden leer automáticamente. A diferencia de las facturas tradicionales, las facturas electrónicas no requieren la entrada manual de datos. La factura va directamente del sistema del remitente al software contable del destinatario a través de una red de facturación electrónica acreditada que utiliza datos legibles por máquina en un formato como XML o JSON. El sistema del comprador recibe la factura, la valida y la procesa, todo sin intervención humana.

La facturación electrónica está en auge a nivel internacional, y se espera que el mercado de la facturación electrónica crezca una media del 28 % anual entre 2024 y 2028. Los gobiernos de todo el mundo también están presionando para que se adopte. Italia y México ya exigen la facturación electrónica para las empresas.

¿Es obligatoria la facturación electrónica en Nueva Zelanda?

No, la facturación electrónica no es obligatoria para la mayoría de las empresas en Nueva Zelanda. Aun así, poco a poco se está convirtiendo en la norma, y plataformas contables como Xero y MYOB ya admiten facturas electrónicas. Si bien no enfrentarás sanciones por usar los PDF, es posible que te pierdas pagos más rápidos y operaciones más eficientes.

Organismos gubernamentales

El gobierno de Nueva Zelanda está fomentando activamente la adopción de la facturación electrónica. Si trabajas con clientes gubernamentales, es de esperar que soliciten cada vez más facturas electrónicas. Para enero de 2026, más organismos gubernamentales con mandato deberán enviar y recibir facturas electrónicas, lo que significa que las empresas que facturen a estas organismos también deberán enviar facturas electrónicas.

Empresas privadas

La facturación electrónica sigue siendo opcional para las empresas privadas que no trabajan con organismos gubernamentales. No existe ninguna ley que obligue a las empresas a utilizarla, y no hay planes formales para una orden.

Pero el Ministerio de Empresa, Innovación y Empleo (MBIE) está promoviendo la práctica. Mantiene una lista pública de más de 50,000 empresas que ya están registradas para recibir facturas electrónicas, lo que puede ser útil si buscas socios comerciales que ya utilicen facturas electrónicas.

Coordinación con Australia

Nueva Zelanda y Australia se han comprometido a un marco compartido de facturación electrónica para que las empresas puedan facturar fácilmente más allá de las fronteras. En lugar de aprobar órdenes, los gobiernos de estos países se han centrado en hacer que la facturación electrónica sea tan beneficiosa y fácil de adoptar que las empresas la adoptan voluntariamente.

¿Cómo afecta Peppol a la facturación electrónica en Nueva Zelanda?

El marco de facturación electrónica de Nueva Zelanda se basa en Peppol, una red global que permite a las entidades intercambiar facturas digitalmente utilizando un lenguaje estandarizado. En lugar de admitir una integración personalizada para cada socio, una empresa puede utilizar Peppol como conector universal para enviar facturas entre empresas, organismos gubernamentales y socios internacionales con mayor facilidad.

¿Por qué Nueva Zelanda adoptó Peppol?

Nueva Zelanda y Australia adoptaron Peppol en 2019 para crear un sistema simplificado de facturación electrónica con el formato PINT A-NZ. Esto les permite a las dos naciones trabajar dentro de un estándar global existente en lugar de desarrollar un nuevo sistema desde cero y también facilita la facturación transtasmana.

Con Peppol, cualquier empresa que esté conectada a la red, ya sea en Nueva Zelanda, Australia u otro país, puede enviar y recibir facturas sin preocuparse por los formatos de archivo, la compatibilidad con el software o la entrada manual de datos. Peppol elimina las ineficiencias de los múltiples formatos de facturación incompatibles, lo que permite que las facturas fluyan fácilmente.

¿Cómo funciona Peppol?

Peppol opera en un modelo de cuatro esquinas. Las facturas se mueven a través de una red estructurada y segura. Funciona de la siguiente manera:

• El sistema contable del remitente crea una factura electrónica en formato estandarizado y la envía a un punto de acceso Peppol.

• El punto de acceso del remitente verifica los detalles de la factura y la envía de forma segura.

• El punto de acceso del destinatario recibe la factura y la entrega al sistema contable del destinatario.

• El sistema del destinatario procesa la factura automáticamente, sin necesidad de introducir o validar datos manualmente.

Las facturas enviadas a través de Peppol también se benefician de una prevención de fraude más sólida. La información intercambiada a través de la red se cifra y autentica para evitar la manipulación o el fraude de las facturas. Peppol también se adaptó específicamente para el entorno empresarial de Australia y Nueva Zelanda: el estándar PINT A-NZ garantiza el cumplimiento de los informes locales de impuestos sobre bienes y servicios (GST), y las empresas pueden enviar facturas transfronterizas sin preocuparse por los problemas fiscales locales.

El gobierno de Nueva Zelanda integró Peppol con sus sistemas, y los organismos del gobierno central ahora pueden recibir facturas electrónicas de Peppol. Esto crea un efecto de red: a medida que más proveedores gubernamentales utilicen la facturación electrónica, es probable que la adopción entre las empresas privadas se acelere como resultado.

¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica para las empresas en Nueva Zelanda?

La facturación electrónica mejora fundamentalmente la forma en que las empresas gestionan los pagos y cumplen con la normativa. De este modo, una mayor eficiencia puede conducir a pagos más rápidos, menores costos y estándares de seguridad más altos. Así es como la facturación electrónica beneficia a las empresas en Nueva Zelanda.

Pagos más rápidos y mejor flujo de caja

El procesamiento manual, la falta de datos y la lentitud de los ciclos de aprobación retrasan los pagos. El MBIE descubrió que, después de adoptar la facturación electrónica, podía pagar a los proveedores tres días más rápido en promedio. Unos pocos días pueden no parecer mucho, pero en el transcurso de un año y más, esto puede mejorar sustancialmente la posición de efectivo de una empresa. Esto puede ser especialmente beneficioso para las empresas que operan con márgenes ajustados.

Menores costos de procesamiento

Procesar una factura no es gratis, y los costos de mano de obra derivados de la gestión manual de las facturas se acumulan rápidamente, sobre todo para las empresas que manejan grandes volúmenes de facturación cada mes.

Menos cantidad de errores y disputas

Un simple error tipográfico puede retrasar un pago durante semanas. Muchas disputas de facturas se deben a importes o cálculos incorrectos, o a números de orden de compra que no coinciden. Estos casos necesitan seguimiento. La facturación electrónica puede eliminar estos errores, ya que los datos fluyen directamente de un sistema financiero a otro, sin necesidad de volver a ingresarlos.

Menos trabajo administrativo y papeleo

Las empresas que utilizan la facturación tradicional dedican una cantidad considerable de tiempo a generar facturas, enviarlas, archivar copias y registrar manualmente las facturas recibidas de los proveedores. La facturación electrónica automatiza muchos de estos procesos. Las facturas digitales son más rápidas de crear y enviar, y llegan a tu sistema contable para facilitar su revisión.

Mayor seguridad

El fraude de facturas es un problema real, especialmente con las facturas enviadas por correo electrónico. Entre las estafas más comunes se encuentran los PDF interceptados en los que los estafadores cambian los datos bancarios y falsifican facturas que las empresas pagan sin saberlo. La facturación electrónica es mucho más difícil de manipular porque:

• Las transacciones se realizan a través de una red segura y cifrada

• Todas las facturas contienen identificadores verificados de remitente y destinatario

• Hay un registro de auditoría de la ruta de la factura

Estas protecciones ayudan a reducir el riesgo de fraude y a verificar que las facturas provengan de proveedores legítimos y de confianza, lo que es especialmente valioso para las empresas que procesan transacciones de alto valor.

Mantenimiento de registros más sencillo

Las empresas de Nueva Zelanda deben almacenar los registros de facturas durante al menos siete años a efectos fiscales. La facturación electrónica simplifica este proceso al archivar automáticamente las facturas en tu software contable e indexar los datos importantes (por ejemplo, proveedor, fecha, GST) para una rápida recuperación.

Mejor visibilidad

La facturación electrónica ofrece visibilidad en tiempo real de tus cuentas. Puedes ver al instante qué facturas se entregan, visualizan, aprueban o pagan en tu sistema y utilizar datos estructurados para analizar los ciclos de pago, los morosos y las tendencias de flujo de caja.

¿Cómo afecta la facturación electrónica al cumplimiento de la normativa fiscal en Nueva Zelanda?

La facturación electrónica facilita el cumplimiento de las normas del GST, mejora los registros comerciales y reduce el riesgo de fraude fiscal. Las normativas del Departamento de Impuestos Internos (IRD) se adaptan a la facturación electrónica para que las empresas puedan cumplir con la normativa sin necesidad de papeleo adicional. A continuación, te explicamos cómo la facturación electrónica afecta el cumplimiento de la normativa fiscal de las empresas.

Registros de GST

Tradicionalmente, las empresas de Nueva Zelanda tenían que proporcionar documentos de "factura de impuestos" con datos como el número de GST del proveedor, la fecha de la factura y el monto del GST para respaldar los reclamos. Nueva Zelanda actualizó sus leyes fiscales a partir de abril de 2023 y reemplazó el antiguo requisito de factura de impuestos con un concepto más flexible denominado "información de suministro sujeto a impuestos", para que las empresas puedan usar una gama más amplia de registros o una combinación de registros (p. ej., órdenes de compra, libros mayores, acuerdos con proveedores, contratos) para respaldar sus declaraciones del GST. En virtud de este cambio, las facturas electrónicas se consideran registros válidos del GST.

Declaraciones del GST

La facturación electrónica se integra directamente con los sistemas contables, capturando automáticamente:

• Ventas totales

• GST total cobrado

• GST total pagado

Esta precisión en tiempo real minimiza los errores comunes en los informes, como errores tipográficos y facturas faltantes. Algunas empresas incluso pueden automatizar partes de sus procesos de declaraciones del GST.

Preparación para auditorías

Dado que la facturación electrónica simplifica la elaboración de informes fiscales y el mantenimiento de registros, también mejora la preparación para las auditorías. Cada factura electrónica deja un registro de auditoría digital, lo que facilita la verificación de las transacciones. Si Nueva Zelanda alguna vez opta por la declaración del GST en tiempo real, las empresas que utilizan la facturación electrónica ya estarán preparadas.

Mantenimiento de registros

La ley de Nueva Zelanda exige que las empresas conserven los registros de facturas durante al menos siete años. La facturación electrónica facilita mucho el mantenimiento de registros de las siguientes maneras:

• Las facturas electrónicas son más fáciles de almacenar y más seguras que los archivos impresos o los PDF escaneados.

• Puedes buscar y recuperar facturas al instante, en lugar de clasificar manualmente la documentación vieja.

• No hay riesgo de que las facturas impresas se pierdan, se descoloren o se dañen.

• Incluso si una empresa cambia de software o de proveedor, los datos de las facturas se pueden exportar y conservar para los impuestos.