Per molte attività, la fatturazione è ancora una procedura manuale lenta che comporta ritardi, potenziali errori e lavoro amministrativo. La fatturazione elettronica ti aiuta a evitare molti di questi problemi: invece di dover sollecitare i pagamenti o correggere errori di battitura nei PDF inviati via email, le attività possono utilizzare un sistema sicuro e automatizzato che trasferisce le fatture direttamente da un sistema finanziario all'altro.

In questa guida illustreremo tutto quello che le attività in Nuova Zelanda devono sapere sulla fatturazione elettronica, da come funziona a come iniziare.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è la fatturazione elettronica e in cosa si differenzia da quella tradizionale?
  
• La fatturazione elettronica è obbligatoria in Nuova Zelanda?
  
• In che modo Peppol influisce sulla fatturazione elettronica in Nuova Zelanda?
  
• Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica per le attività in Nuova Zelanda?
  
• In che modo la fatturazione elettronica influisce sulla conformità fiscale in Nuova Zelanda?
  

Cos'è la fatturazione elettronica e in cosa si differenzia da quella tradizionale?

La fatturazione tradizionale rallenta i pagamenti. Una fattura cartacea deve essere stampata e spedita. Una fattura in formato PDF deve essere inviata via email e inserita manualmente in un sistema finanziario. Questi passaggi aggiuntivi comportano ritardi, errori e persino il rischio che le fatture vengano perse o ignorate.

La fatturazione elettronica consiste nello scambio digitale dei dati delle fatture tra attività, strutturati n un formato che i sistemi contabili possono leggere automaticamente. A differenza delle fatture tradizionali, quelle elettroniche non richiedono l'inserimento manuale dei dati. La fattura passa direttamente dal sistema del mittente al software di contabilità del destinatario attraverso una rete di fatturazione elettronica accreditata che utilizza dati leggibili da una macchina in formati quali XML o JSON. Il sistema dell'acquirente riceve la fattura, la convalida e la elabora, il tutto senza l'intervento di operatori.

L'implementazione della fatturazione elettronica è in aumento a livello globale: si prevede che il mercato della fatturazione elettronica crescerà in media del 28% all'anno dal 2024-2028. Anche le pubbliche amministrazioni di tutto il mondo stanno spingendo per l'adozione. L'Italia e il Messico richiedono già la fatturazione elettronica per le attività.

La fatturazione elettronica è obbligatoria in Nuova Zelanda?

No, la fatturazione elettronica non è obbligatoria per la maggior parte delle attività in Nuova Zelanda. Tuttavia, sta gradualmente diventando lo standard e piattaforme di contabilità come Xero e MYOB supportano già le fatture elettroniche. Anche se non incorrerai in sanzioni se continui a usare i PDF, potresti perdere l'occasione di velocizzare i pagamenti e svolgere operazioni in modo più efficiente.

Enti governativi

Il governo della Nuova Zelanda sta incoraggiando attivamente l'adozione della fatturazione elettronica. Se lavori con clienti governativi, aspettati un aumento della richiesta delle fatture elettroniche. Entro gennaio 2026, un numero maggiore di enti governativi incaricati sarà tenuto a inviare e ricevere fatture elettroniche, il che significa che anche le attività che emettono fattura a tali enti dovranno inviare fatture elettroniche.

Aziende private

La fatturazione elettronica rimane facoltativa per le attività private che non collaborano con gli enti governativi. Non esiste una legge che imponga alle aziende di utilizzarla e non ci sono piani formali per un mandato.

Ma il Ministero delle imprese, dell'innovazione e dell'occupazione (MBIE, Ministry of Business, Innovation & Employment) sta promuovendo questa pratica. Gestisce un elenco pubblico di oltre 50.000 attività che sono già registrate per ricevere le fatture elettroniche, il che può essere utile se stai cercando partner commerciali che utilizzano già le fatture elettroniche.

Coordinamento con l'Australia

La Nuova Zelanda e l'Australia si sono impegnate a creare un quadro condiviso per la fatturazione elettronica in modo che le attività possano emettere facilmente fatture oltre confine. Invece di imporre mandati, i governi di questi Paesi si sono concentrati sul rendere la fatturazione elettronica vantaggiosa e facile da adottare in modo tale che le aziende lo facciano su base volontaria.

In che modo Peppol influisce sulla fatturazione elettronica in Nuova Zelanda?

Il quadro neozelandese per la fatturazione elettronica si basa su Peppol, una rete globale che consente alle entità di scambiarsi fatture in formato digitale utilizzando un linguaggio standardizzato. Invece di supportare un'integrazione personalizzata per ogni partner, un'azienda può utilizzare Peppol come connettore universale per inviare più facilmente le fatture tra attività, enti governativi e partner internazionali.

Perché la Nuova Zelanda ha adottato Peppol?

La Nuova Zelanda e l'Australia hanno adottato Peppol nel 2019 per creare un sistema di fatturazione elettronica semplificato con il formato PINT A-NZ. Ciò consente alle due nazioni di lavorare nell'ambito di uno standard globale esistente invece di sviluppare un nuovo sistema da zero e consente anche una facile fatturazione tra i due Paesi.

Con Peppol, qualsiasi attività connessa alla rete, in Nuova Zelanda, in Australia o in un altro Paese, può inviare e ricevere fatture senza preoccuparsi dei formati dei file, della compatibilità del software o dell'inserimento manuale dei dati. Peppol elimina le inefficienze associate a formati di fatturazione multipli e incompatibili, semplificandone il flusso.

Come funziona Peppol?

Peppol opera su un modello a quattro angoli. Le fatture circolano attraverso una rete strutturata e sicura. Ecco come funziona:

• Il sistema di contabilità del mittente crea una fattura elettronica in formato standardizzato e la invia a un Peppol Access Point.

• L'Access Point del mittente verifica i dettagli della fattura e la invia in modo sicuro.

• L'Access Point del destinatario riceve la fattura e la consegna al sistema contabile del destinatario.

• Il sistema del destinatario elabora la fattura automaticamente, senza che sia necessario inserire o convalidare manualmente i dati.

Le fatture inviate tramite Peppol beneficiano anche di una maggiore prevenzione delle frodi. Le informazioni scambiate in rete sono crittografate e autenticate per evitare manomissioni o fatture fraudolente. Peppol è stato inoltre specificamente adattato per l'ambiente commerciale di Australia e Nuova Zelanda: lo standard PINT A-NZ garantisce la conformità alla rendicontazione dell'imposta sui beni e servizi (GST) locale e le attività possono inviare fatture oltre confine senza preoccuparsi delle questioni fiscali locali.

Il governo della Nuova Zelanda ha integrato Peppol nei suoi sistemi e gli enti del governo centrale possono ora ricevere fatture elettroniche Peppol. Ciò crea un effetto di rete: con l'aumento del numero di fornitori governativi che utilizzano la fatturazione elettronica, è probabile che l'adozione da parte delle attività private acceleri.

Quali sono i vantaggi della fatturazione elettronica per le attività in Nuova Zelanda?

La fatturazione elettronica migliora radicalmente il modo in cui le attività gestiscono i pagamenti e mantengono la conformità: una maggiore efficienza può significare pagamenti più veloci, costi inferiori e standard di sicurezza più elevati. Ecco i vantaggi della fatturazione elettronica per le attività in Nuova Zelanda.

Pagamenti più veloci e flusso di cassa migliore

L'elaborazione manuale, i dettagli mancanti e i cicli di approvazione lenti ritardano i pagamenti. Il MBIE ha rilevato che, dopo aver adottato la fatturazione elettronica, è stato in grado di pagare i fornitori tre giorni prima in media. Pochi giorni potrebbero non sembrare un grande traguardo, ma nel corso di un anno e oltre possono migliorare sostanzialmente la posizione di cassa di un'azienda. Ciò può essere particolarmente vantaggioso per le attività che operano con margini ristretti.

Riduzione dei costi di elaborazione

L'elaborazione di una fattura non è gratis e i costi di manodopera derivanti dalla gestione manuale delle fatture aumentano rapidamente, in particolare per le aziende che gestiscono elevati volumi di fatture ogni mese.

Riduzione di errori e contestazioni

Un semplice errore di battitura può ritardare un pagamento di settimane. Molte contestazioni sulle fatture derivano da importi o calcoli errati o da numeri di ordini di acquisto non corrispondenti. Queste situazioni richiedono un follow-up. La fatturazione elettronica può eliminare questi errori perché i dati fluiscono direttamente da un sistema finanziario all'altro, senza richiedere reinserimenti.

Riduzione del lavoro amministrativo e burocratico

Le attività che utilizzano la fatturazione tradizionale dedicano una notevole quantità di tempo alla generazione delle fatture, al loro invio, al deposito di copie e alla registrazione manuale delle fatture ricevute dai fornitori. La fatturazione elettronica automatizza molti di questi processi. Le fatture digitali sono più veloci da creare e inviare e le fatture arrivano nel tuo sistema contabile per una revisione più semplice.

Maggiore sicurezza

Le frodi sulle fatture sono un problema reale, in particolare per quanto riguarda le fatture inviate via email. Le truffe più comuni includono PDF intercettati in cui i truffatori modificano i dati bancari e fatture false che le attività pagano inconsapevolmente. La fatturazione elettronica è molto più difficile da manipolare perché:

• Le transazioni avvengono attraverso una rete sicura e crittografata

• Ogni fattura contiene identificativi del mittente e del destinatario verificati

• Esiste un audit trail del percorso della fattura

Queste protezioni aiutano a ridurre il rischio di frode e a verificare che le fatture provengano da fornitori legittimi e affidabili, il che è particolarmente utile per le attività che elaborano transazioni di importo elevato.

Tenuta dei registri più semplice

Le attività neozelandesi sono tenute a conservare i registri delle fatture per almeno sette anni a fini fiscali. La fatturazione elettronica semplifica questo processo archiviando automaticamente le fatture nel software di contabilità e indicizzando dettagli importanti (ad es. fornitore, data, GST) per recuperarli rapidamente.

Migliore visibilità

La fatturazione elettronica offre visibilità in tempo reale sui tuoi conti. Puoi vedere immediatamente quali fatture sono state consegnate, visualizzate, approvate o pagate nel tuo sistema e utilizzare i dati strutturati per analizzare i cicli di pagamento, i pagamenti in ritardo e le tendenze del flusso di cassa.

In che modo la fatturazione elettronica influisce sulla conformità fiscale in Nuova Zelanda?

La fatturazione elettronica semplifica la conformità alle norme sulla GST, migliora i registri aziendali e riduce il rischio di frode fiscale. Le normative dell'Inland Revenue Department (IRD) consentono la fatturazione elettronica in modo che le attività possano garantire la conformità senza dover produrre documentazione aggiuntiva. Ecco come la fatturazione elettronica influisce sulla conformità fiscale per le attività.

Documentazione relativa alla GST

In passato, le attività neozelandesi dovevano fornire dei documenti (fatture) con dettagli quali il numero di GST del fornitore, la data della fattura e l'importo della GST a supporto delle richieste. La Nuova Zelanda ha aggiornato le proprie leggi fiscali a partire da aprile 2023 e ha sostituito il vecchio obbligo di fattura con un concetto più flessibile chiamato "informazioni sulle forniture imponibili", in modo che le attività possano utilizzare una gamma più ampia di documenti o una combinazione di documenti (ad es. ordini di acquisto, registri, accordi con i fornitori, contratti) a supporto delle dichiarazioni GST. In base a questa modifica, le fatture elettroniche sono considerate documenti validi ai fini della GST.

Dichiarazioni GST

La fatturazione elettronica si integra direttamente con i sistemi di contabilità, acquisendo automaticamente:

• Vendite totali

• GST totale riscossa

• GST totale pagata

Questa precisione in tempo reale riduce al minimo gli errori di reportistica più comuni, come refusi e fatture mancanti. Alcune attività possono persino automatizzare parti delle loro procedure di dichiarazione GST.

Preparazione all'audit

Poiché la fatturazione elettronica semplifica la reportistica fiscale e la tenuta dei registri, migliora anche la preparazione all'audit. Ogni fattura elettronica lascia un audit trail digitale, che semplifica la verifica delle transazioni. Se la Nuova Zelanda si muoverà verso la rendicontazione della GST in tempo reale, le attività che utilizzano la fatturazione elettronica saranno già pronte.

Conservazione della documentazione

La legge neozelandese impone alle attività di conservare i registri delle fatture per almeno sette anni. La fatturazione elettronica semplifica notevolmente la tenuta dei registri nei seguenti modi:

• Le fatture elettroniche sono più facili da archiviare e più sicure dei file cartacei o dei PDF scansionati.

• Puoi cercare e recuperare le fatture all'istante, anziché fare ricerche manuali tra vecchi documenti.

• Non c'è alcun rischio di fatture cartacee perse, sbiadite o danneggiate.

• Anche se un'attività cambia software o fornitore, i dati delle fatture possono essere esportati e conservati per le imposte.