สําหรับธุรกิจหลายแห่ง การออกใบแจ้งหนี้ยังคงเป็นกระบวนการที่ต้องทําด้วยตนเองซึ่งล่าช้า เกิดข้อผิดพลาด และเป็นงานด้านการดูแลระบบ การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (e-invoicing) ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านั้นได้ เช่น แทนที่จะตามเก็บเงินหรือแก้ไขคําผิดในไฟล์ PDF ที่ส่งทางอีเมล ธุรกิจต่างๆ สามารถใช้ระบบอัตโนมัติที่ปลอดภัยซึ่งจะรับส่งใบแจ้งหนี้ระหว่างระบบการเงินได้โดยตรง

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายว่าธุรกิจในนิวซีแลนด์ใดบ้างที่ต้องทราบเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ตั้งแต่วิธีการทำงานไปจนถึงวิธีเริ่มต้นใช้งาน

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร และแตกต่างจากการออกใบแจ้งหนี้แบบเดิมอย่างไร
  
• การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีผลบังคับใช้ในนิวซีแลนด์หรือไม่
  
• Peppol ส่งผลกระทบต่อการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในนิวซีแลนด์อย่างไร
  
• ประโยชน์ของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สําหรับธุรกิจในนิวซีแลนด์มีอะไรบ้าง
  
• การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ส่งผลต่อการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษีในนิวซีแลนด์อย่างไร
  

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร และแตกต่างจากการออกใบแจ้งหนี้แบบเดิมอย่างไร

การออกใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิมทําให้การชําระเงินช้าลง ต้องพิมพ์ใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษและส่งทางไปรษณีย์ ส่วนใบแจ้งหนี้ PDF จำเป็นต้องส่งทางอีเมลและป้อนลงในระบบการเงินด้วยตนเอง ขั้นตอนเพิ่มเติมเหล่านี้ทําให้เกิดความล่าช้า ข้อผิดพลาด และแม้แต่ความเสี่ยงที่ใบแจ้งหนี้จะสูญหายหรือถูกเพิกเฉย

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คือการแลกเปลี่ยนข้อมูลใบแจ้งหนี้ทางดิจิทัลระหว่างธุรกิจต่างๆ โดยมีโครงสร้างในรูปแบบที่ระบบบัญชีสามารถอ่านได้โดยอัตโนมัติ ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไม่จําเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ซึ่งต่างจากใบแจ้งหนี้แบบเดิมๆ ใบแจ้งหนี้จะส่งตรงจากระบบของผู้ส่งไปยังซอฟต์แวร์บัญชีของผู้รับผ่านเครือข่ายการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการรับรอง ซึ่งใช้ข้อมูลที่เครื่องอ่านได้ในรูปแบบ เช่น XML หรือ JSON ระบบของผู้ซื้อจะได้รับใบแจ้งหนี้ ตรวจสอบ และประมวลผลใบแจ้งหนี้ ทั้งหมดนี้ทําได้โดยปราศจากการแทรกแซงของมนุษย์

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์กําลังเพิ่มขึ้นทั่วโลก โดยคาดว่าตลาดการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะเติบโตโดยเฉลี่ย 28% ต่อปีตั้งแต่ปี 2024–2028 รัฐบาลทั่วโลกก็กําลังผลักดันให้มีการนําไปใช้ อิตาลีและเม็กซิโกกําหนดให้ธุรกิจต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อยู่แล้ว

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีผลบังคับใช้ในนิวซีแลนด์หรือไม่

ไม่ ธุรกิจส่วนใหญ่ในนิวซีแลนด์ไม่จําเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ค่อยๆ กลายเป็นมาตรฐาน และแพลตฟอร์มการบัญชีเช่น Xero และ MYOB ก็รองรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แล้ว แม้ว่าจะไม่มีโทษสำหรับการใช้แบบ PDF แต่คุณอาจพลาดโอกาสการชำระเงินที่รวดเร็วยิ่งขึ้นและการดำเนินการที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

หน่วยงานราชการ

รัฐบาลนิวซีแลนด์สนับสนุนการนําใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาใช้อย่างจริงจัง หากคุณทํางานร่วมกับลูกค้าภาครัฐ คาดว่าลูกค้าจะขอใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น ภายในเดือนมกราคม 2026 หน่วยงานภาครัฐจะได้รับข้อกำหนดให้ส่งและรับใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น ซึ่งหมายถึงธุรกิจที่ออกใบแจ้งหนี้ให้หน่วยงานเหล่านี้จะต้องส่งใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ด้วย

บริษัทเอกชน

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ยังคงเป็นทางเลือกสําหรับธุรกิจเอกชนที่ไม่ได้ร่วมงานกับหน่วยงานของรัฐ ไม่มีกฎหมายใดกำหนดให้บริษัทต่างๆ ต้องใช้ และไม่มีแผนอย่างเป็นทางการในการบังคับใช้

แต่กระทรวงธุรกิจ นวัตกรรม และการจ้างงาน (MBIE) กําลังส่งเสริมการดำเนินการนี้ นอกจากนี้ยังมีรายชื่อสาธารณะของธุรกิจมากกว่า 50,000 ราย ที่ลงทะเบียนเพื่อรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แล้ว ซึ่งอาจเป็นประโยชน์หากคุณกำลังมองหาพาร์ทเนอร์ทางการค้าที่ใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์อยู่แล้ว

การประสานงานกับออสเตรเลีย

นิวซีแลนด์และออสเตรเลียยึดมั่นในกรอบการทํางานการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ร่วมกัน เพื่อให้ธุรกิจออกใบแจ้งหนี้ข้ามพรมแดนได้อย่างง่ายดาย แทนที่จะผ่านกฎหมายบังคับใช้ รัฐบาลของประเทศเหล่านี้ให้ความสําคัญกับการทําให้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์และง่ายต่อการนําไปใช้ซึ่งบริษัทต่างๆ ทําเช่นนั้นโดยสมัครใจ

Peppol ส่งผลกระทบต่อการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในนิวซีแลนด์อย่างไร

กรอบการทํางานการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของนิวซีแลนด์สร้างขึ้นโดยใช้ Peppol ซึ่งเป็นเครือข่ายระดับโลกที่ช่วยให้นิติบุคคลต่างๆ แลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัลได้โดยใช้ภาษามาตรฐาน แทนที่จะรองรับการผสานการทำงานแบบกําหนดเองสําหรับพาร์ทเนอร์แต่ละราย บริษัทสามารถใช้ Peppol เป็นตัวเชื่อมต่อสากลเพื่อส่งใบแจ้งหนี้ระหว่างธุรกิจ หน่วยงานภาครัฐ และพาร์ทเนอร์ระหว่างประเทศได้ง่ายขึ้น

เหตุใดนิวซีแลนด์จึงนํา Peppol มาใช้

นิวซีแลนด์และออสเตรเลียนํา Peppol มาใช้ในปี 2019 เพื่อสร้างระบบการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่เรียบง่ายด้วยรูปแบบ PINT A-NZ สิ่งนี้ช่วยให้ทั้งสองประเทศสามารถทํางานภายใต้มาตรฐานสากลที่มีอยู่ แทนที่จะพัฒนาระบบใหม่ตั้งแต่เริ่มต้นและยังช่วยให้การออกใบแจ้งหนี้ Trans-Tasman เป็นเรื่องง่าย

ด้วย Peppol ธุรกิจใดๆ ที่เชื่อมต่อกับเครือข่าย ไม่ว่าจะเป็นในนิวซีแลนด์ ออสเตรเลีย หรือประเทศอื่น สามารถส่งและรับใบแจ้งหนี้ได้โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับรูปแบบไฟล์ ความเข้ากันได้ของซอฟต์แวร์ หรือการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง Peppol ช่วยขจัดความไม่มีประสิทธิภาพของรูปแบบใบแจ้งหนี้หลายรูปแบบที่ไม่เข้ากัน ช่วยให้สามารถส่งใบแจ้งหนี้ได้อย่างง่ายดาย

Peppol ทํางานอย่างไร

Peppol ดำเนินงานโดยใช้โมเดลสี่มุม ใบแจ้งหนี้ดําเนินการผ่านเครือข่ายที่มีโครงสร้างและปลอดภัย วิธีการทํางานมีดังนี้

• ระบบบัญชีของผู้ส่งจะสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบมาตรฐานและส่งไปยังจุดเชื่อมต่อ Peppol

• Access Point ของผู้ส่งจะตรวจสอบรายละเอียดใบแจ้งหนี้และกําหนดเส้นทางใบแจ้งหนี้อย่างปลอดภัย

• Access Point ของผู้รับจะรับใบแจ้งหนี้และส่งไปยังระบบบัญชีของผู้รับ

• ระบบของผู้รับจะประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติโดยไม่จําเป็นต้องป้อนข้อมูลหรือตรวจสอบด้วยตัวเอง

ใบแจ้งหนี้ที่ส่งผ่าน Peppol ยังได้รับประโยชน์จากการป้องกันการฉ้อโกงที่เข้มงวดยิ่งขึ้นด้วย ข้อมูลที่แลกเปลี่ยนผ่านเครือข่ายจะได้รับการเข้ารหัสและตรวจสอบสิทธิ์เพื่อป้องกันการแทรกแซงหรือฉ้อโกงใบแจ้งหนี้ Peppol ยังได้รับการปรับให้เข้ากับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจของออสเตรเลียและนิวซีแลนด์โดยเฉพาะ โดยมาตรฐาน PINT A-NZ ช่วยให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับการรายงานภาษีสินค้าและบริการ (GST) ในท้องถิ่น และธุรกิจต่างๆ สามารถส่งใบแจ้งหนี้ข้ามพรมแดนได้โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับปัญหาภาษีท้องถิ่น

รัฐบาลนิวซีแลนด์ได้ผสานการทํางาน Peppol เข้ากับระบบของตน และตอนนี้หน่วยงานรัฐบาลกลางสามารถรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของ Peppol ได้แล้ว สิ่งนี้จะสร้างผลลัพธ์แบบเครือข่าย กล่าวคือ เนื่องจากซัพพลายเออร์ของรัฐบาลใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น จึงมีแนวโน้มที่ธุรกิจเอกชนจะนําไปใช้ในวงกว้างเร็วขึ้นตามไปด้วย

ประโยชน์ของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สําหรับธุรกิจในนิวซีแลนด์มีอะไรบ้าง

การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยปรับปรุงวิธีที่ธุรกิจจัดการการชำระเงินและปฏิบัติตามข้อกำหนดได้เป็นอย่างดี และประสิทธิภาพที่สูงขึ้นหมายถึงการชำระเงินที่รวดเร็วขึ้น ต้นทุนที่ต่ำลง และมาตรฐานความปลอดภัยที่สูงขึ้น การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์ต่อธุรกิจในนิวซีแลนด์อย่างไร

การชําระเงินที่รวดเร็วขึ้นและกระแสเงินสดที่ดีขึ้น

การประมวลผลด้วยตนเอง รายละเอียดที่ตกหล่น และรอบการอนุมัติที่ช้า ล้วนทําให้การชําระเงินล่าช้า MBIE พบว่าหลังจากนําการออใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาใช้ บริษัทสามารถจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ได้เร็วขึ้นสามวันโดยเฉลี่ย ไม่กี่วันอาจฟังดูไม่มากนัก แต่ตลอดระยะเวลา 1 ปีและปีต่อๆ ไป สิ่งนี้สามารถปรับปรุงสถานะเงินสดของบริษัทได้อย่างมาก ซึ่งอาจเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสําหรับธุรกิจที่ดําเนินงานโดยมีกําไรน้อย

ลดค่าใช้จ่ายในการประมวลผล

การประมวลผลใบแจ้งหนี้ไม่ใช่การดำเนินการฟรี และค่าแรงจากการจัดการใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองก็เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับบริษัทที่จัดการใบแจ้งหนี้จํานวนมากในแต่ละเดือน

ข้อผิดพลาดและการโต้แย้งการชําระเงินน้อยลง

การพิมพ์ผิดง่ายๆ อาจทําให้การชําระเงินล่าช้าเป็นเวลาหลายสัปดาห์ การโต้แย้งการชําระเงินในใบแจ้งหนี้จํานวนมากเกิดจากจํานวนเงินหรือการคํานวณที่ไม่ถูกต้อง หรือหมายเลขใบสั่งซื้อไม่ตรงกัน ส่วนเหล่านี้ต้องมีการติดตามผล การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สามารถขจัดข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้เนื่องจากข้อมูลจะไหลจากระบบการเงินหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่งโดยตรงโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ํา

ลดงานด้านธุรการและงานเอกสาร

ธุรกิจที่ใช้การออกใบแจ้งหนี้แบบเดิมต้องใช้เวลาอย่างมากในการสร้างใบแจ้งหนี้ ส่งใบแจ้งหนี้ ยื่นสําเนา และบันทึกใบแจ้งหนี้ที่ได้รับจากผู้ขายด้วยตนเอง การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทําให้กระบวนการเหล่านี้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลจะสร้างและส่งได้รวดเร็วกว่า จากนั้นใบแจ้งหนี้จะเข้าสู่ระบบการทําบัญชีของคุณเพื่อให้ตรวจสอบได้ง่ายขึ้น

ความปลอดภัยที่เข้มงวดยิ่งขึ้น

การฉ้อโกงใบแจ้งหนี้เป็นปัญหาอย่างแท้จริง โดยเฉพาะกับใบแจ้งหนี้ที่ส่งทางอีเมล การหลอกลวงที่พบบ่อย ได้แก่ ไฟล์ PDF ที่ถูกดักจับซึ่งมิจฉาชีพจะเปลี่ยนแปลงรายละเอียดธนาคารและใบแจ้งหนี้ปลอมที่ธุรกิจต่างๆ ชําระเงินโดยไม่รู้ตัว การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์นั้นทำการเปลี่ยนแปลงได้ยากกว่ามาก เนื่องจาก:

• ธุรกรรมดําเนินการผ่านเครือข่ายที่ปลอดภัยและเข้ารหัส

• ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับมีรหัสระบุผู้ส่งและผู้รับที่ได้รับการยืนยันแล้ว

• มีเส้นทางการตรวจสอบเส้นทางของใบแจ้งหนี้

การป้องกันเหล่านี้ช่วยลดความเสี่ยงในการฉ้อโกงและยืนยันว่าใบแจ้งหนี้มาจากซัพพลายเออร์ที่เชื่อถือได้และถูกต้องตามกฎหมาย ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสําหรับธุรกิจที่ประมวลผลธุรกรรมที่มีมูลค่าสูง

การบันทึกที่ง่ายขึ้น

ธุรกิจในนิวซีแลนด์ต้องจัดเก็บบันทึกใบแจ้งหนี้เป็นเวลาอย่างน้อย 7 ปี เพื่อจุดประสงค์ทางภาษี การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทําให้ขั้นตอนนี้ง่ายขึ้นด้วยการเก็บถาวรใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติในซอฟต์แวร์การทําบัญชี และทําดัชนีรายละเอียดสําคัญ (เช่น ซัพพลายเออร์ วันที่ GST) เพื่อการดึงข้อมูลที่รวดเร็ว

มองเห็นข้อมูลได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้มองเห็นบัญชีของคุณได้แบบเรียลไทม์ คุณสามารถดูได้ว่าใบแจ้งหนี้ใดที่ได้รับการส่ง ดู อนุมัติ หรือชำระในระบบของคุณได้ทันที และใช้ข้อมูลที่มีโครงสร้างเพื่อวิเคราะห์รอบการชำระเงิน ผู้ชำระเงินล่าช้า และแนวโน้มกระแสเงินสด

การออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ส่งผลต่อการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษีในนิวซีแลนด์อย่างไร

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทำให้การปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ภาษี GST ง่ายขึ้น ปรับปรุงบันทึกทางธุรกิจ และลดความเสี่ยงจากการฉ้อโกงภาษี กรมสรรพากร (IRD) ออกกฎระเบียบรองรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้ธุรกิจต่างๆ ปฏิบัติตามกฎระเบียบได้โดยไม่ต้องมีเอกสารเพิ่มเติม การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ส่งผลต่อการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษีสําหรับธุรกิจอย่างไร

บันทึก GST

เดิมทีธุรกิจในนิวซีแลนด์จะต้องจัดเตรียมเอกสาร "ใบกํากับภาษี" พร้อมรายละเอียด เช่น หมายเลข GST ของซัพพลายเออร์ วันที่ออกใบแจ้งหนี้ และจํานวนเงิน GST เพื่อสนับสนุนคําร้อง นิวซีแลนด์ได้ปรับปรุงกฎหมายภาษีตั้งแต่เดือนเมษายน 2023 และเปลี่ยนข้อกําหนดเกี่ยวกับใบกํากับภาษีแบบเดิมมาใช้แนวคิดที่ยืดหยุ่นมากขึ้นที่เรียกว่า "ข้อมูลการจัดหาที่ต้องเสียภาษี" เพื่อให้ธุรกิจสามารถใช้บันทึกที่หลากหลายขึ้นหรือรวมบันทึกต่างๆ (เช่น ใบสั่งซื้อ บัญชีแยกประเภท ข้อตกลงของซัพพลายเออร์ สัญญา) เพื่อสนับสนุนการขอคืน GST ภายใต้การเปลี่ยนแปลงนี้ ใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ถือเป็นบันทึก GST ที่ถูกต้อง

การคืนเงิน GST

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ผสานการทํางานกับระบบการทําบัญชีโดยตรง ทําให้บันทึกข้อมูลต่อไปนี้โดยอัตโนมัติ

• ยอดขายรวม

• GST รวมทั้งหมดที่เรียกเก็บ

• ยอดรวม GST ที่ชําระแล้ว

ความถูกต้องแบบเรียลไทม์นี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดในการรายงานที่พบบ่อย เช่น การพิมพ์ผิดและใบแจ้งหนี้ตกหล่น ธุรกิจบางแห่งสามารถดําเนินขั้นตอนการคืน GST บางส่วนได้โดยอัตโนมัติ

ความพร้อมในการตรวจสอบ

เนื่องจากการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดความยุ่งยากในการรายงานภาษีและการบันทึกข้อมูล จึงช่วยเพิ่มความพร้อมในการตรวจสอบด้วย ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทุกใบจะออกจากเส้นทางการตรวจสอบแบบดิจิทัล ซึ่งทําให้ยืนยันธุรกรรมได้ง่ายขึ้น หากนิวซีแลนด์เดินหน้าไปสู่การรายงาน GST แบบเรียลไทม์ ธุรกิจที่ใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ก็จะได้รับการเตรียมพร้อมอยู่แล้ว

การจัดทำบันทึก

กฎหมายนิวซีแลนด์กําหนดให้ธุรกิจต้องเก็บรักษาบันทึกใบแจ้งหนี้ไว้อย่างน้อย 7 ปี การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทําให้การเก็บบันทึกง่ายขึ้นมากด้วยวิธีต่อไปนี้

• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สามารถจัดเก็บได้ง่ายกว่าและปลอดภัยกว่าไฟล์กระดาษหรือไฟล์ PDF ที่สแกน

• คุณสามารถค้นหาและเรียกดูใบแจ้งหนี้ได้ทันที แทนที่จะต้องคัดแยกเอกสารเก่าๆ ด้วยตนเอง

• ไม่มีความเสี่ยงที่ใบแจ้งหนี้จะสูญหาย ซีดจาง หรือเสียหาย

• แม้ว่าธุรกิจจะเปลี่ยนซอฟต์แวร์หรือผู้ให้บริการ ก็สามารถส่งออกและเก็บรักษาข้อมูลใบแจ้งหนี้ไว้สําหรับภาษีได้