Voor veel ondernemingen is facturatie nog steeds een langzaam, handmatig proces dat vertragingen, mogelijke fouten en administratief werk met zich meebrengt. Met elektronische facturatie (e-invoicing) voorkom je veel van deze problemen: in plaats van betalingen na te jagen of typefouten in pdf's per e-mail te corrigeren, kunnen ondernemingen een veilig, geautomatiseerd systeem gebruiken dat facturen rechtstreeks tussen financiële systemen verplaatst.

In deze gids bespreken we wat ondernemingen in Nieuw-Zeeland moeten weten over e-facturatie, van hoe het werkt tot hoe je aan de slag gaat.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is e-facturatie en wat is het verschil met traditionele facturatie?
  
• Is elektronische facturatie verplicht in Nieuw-Zeeland?
  
• Welke invloed heeft Peppol op e-facturatie in Nieuw-Zeeland?
  
• Wat zijn de voordelen van e-facturatie voor ondernemingen in Nieuw-Zeeland?
  
• Welke invloed heeft e-facturatie op de fiscale compliance in Nieuw-Zeeland?
  

Wat is e-facturatie en wat is het verschil met traditionele facturatie?

Traditionele facturatie vertraagt betalingen. Een papieren factuur moet worden afgedrukt en verzonden. Een pdf-factuur moet per e-mail worden verzonden en handmatig worden ingevoerd in een financieel systeem. Deze extra stappen leiden tot vertragingen, fouten en zelfs het risico op verloren of genegeerde facturen.

E-facturatie is de digitale uitwisseling van factuurgegevens tussen ondernemingen, gestructureerd in een indeling die boekhoudsystemen automatisch kunnen lezen. In tegenstelling tot traditionele facturen, vereisen e-facturen geen handmatige gegevensinvoer. De factuur gaat rechtstreeks van het systeem van de afzender naar de boekhoudsoftware van de ontvanger via een geaccrediteerd e-facturatienetwerk dat gebruikmaakt van machinaal leesbare gegevens in een indeling zoals XML of JSON. Het systeem van de koper ontvangt de factuur, valideert deze en verwerkt deze, allemaal zonder menselijke tussenkomst.

E-facturatie is wereldwijd in opkomst: de markt voor e-facturatie zal tussen 2024 en 2028 naar verwachting met gemiddeld 28% per jaar groeien. Regeringen over de hele wereld dringen ook aan op adoptie; Italië en Mexico vereisen al elektronische facturatie voor bedrijven.

Is elektronische facturatie verplicht in Nieuw-Zeeland?

Nee, elektronische facturatie is voor de meeste ondernemingen in Nieuw-Zeeland niet verplicht. Toch wordt het stilaan de standaard en ondersteunen boekhoudplatformen zoals Xero en MYOB al e-facturen. Hoewel je geen boetes krijgt als je het bij pdf's houdt, loop je mogelijk snellere betalingen en efficiëntere bedrijfsvoering mis.

Overheidsinstanties

De Nieuw-Zeelandse overheid moedigt de invoering van elektronische facturatie actief aan. Als je met overheidsklanten werkt, verwacht dan dat ze steeds vaker om e-facturen vragen. Tegen januari 2026 zullen meer gemandateerde overheidsinstanties verplicht zijn om e-facturen te verzenden en te ontvangen, wat betekent dat bedrijven die deze bureaus factureren ook e-facturen moeten verzenden.

Particuliere bedrijven

E-facturatie blijft optioneel voor particuliere ondernemingen die niet samenwerken met overheidsinstanties. Er is geen wet die bedrijven verplicht om het te gebruiken en er zijn geen formele plannen voor een mandaat.

Maar het Ministerie van Bedrijfsleven, Innovatie en Werkgelegenheid (MBIE) promoot de praktijk. Het houdt een openbare lijst bij van meer dan 50.000 bedrijven die al zijn geregistreerd om e-facturen te ontvangen. Dit kan handig zijn als je op zoek bent naar handelspartners die al e-facturen gebruiken.

Coördinatie met Australië

Nieuw-Zeeland en Australië hebben zich geëngageerd voor een gedeeld kader voor elektronische facturatie zodat ondernemingen gemakkelijk over de grens kunnen factureren. In plaats van mandaten aan te nemen, hebben de regeringen van deze landen zich gericht op het zo nuttig en gemakkelijk te maken van e-facturatie dat bedrijven dit vrijwillig doen.

Welke invloed heeft Peppol op e-facturatie in Nieuw-Zeeland?

Het Nieuw-Zeelandse raamwerk voor e-facturatie is opgebouwd rond Peppol, een wereldwijd netwerk waarmee entiteiten facturen digitaal kunnen uitwisselen in gestandaardiseerde taal. In plaats van een integratie op maat voor elke partner te ondersteunen, kan een bedrijf Peppol gebruiken als een universele connector om gemakkelijker facturen te verzenden tussen bedrijven, overheidsinstanties en internationale partners.

Waarom heeft Nieuw-Zeeland Peppol ingevoerd?

Nieuw-Zeeland en Australië hebben Peppol in 2019 ingevoerd om een vereenvoudigd e-factureringssysteem te creëren met het PINT A-NZ-formaat. Dit stelt de twee landen in staat om binnen een bestaande wereldwijde standaard te werken in plaats van een nieuw systeem helemaal opnieuw te ontwikkelen en maakt ook eenvoudige Trans-Tasman-facturering mogelijk.

Met Peppol kan elk bedrijf dat is aangesloten op het netwerk, of het nu in Nieuw-Zeeland, Australië of een ander land is, facturen verzenden en ontvangen zonder zich zorgen te hoeven maken over bestandsindelingen, softwarecompatibiliteit of handmatige gegevensinvoer. Peppol elimineert de inefficiënties van meerdere, incompatibele factuurindelingen, waardoor facturen gemakkelijk kunnen stromen.

Hoe werkt Peppol?

Peppol werkt op een vierhoekig model. Facturen worden verplaatst via een gestructureerd, beveiligd netwerk. Zo werkt het:

• Het boekhoudsysteem van de afzender maakt een e-factuur in het gestandaardiseerde formaat en stuurt deze naar een Peppol Access Point.

• Het Access Point van de afzender verifieert de factuurgegevens en stuurt de factuur veilig door.

• Het Access Point van de ontvanger ontvangt de factuur en levert deze af in het boekhoudsysteem van de ontvanger.

• Het systeem van de ontvanger verwerkt de factuur automatisch, zonder dat handmatige gegevensinvoer of validatie nodig is.

Facturen die via Peppol worden verzonden, genieten ook van een sterkere fraudepreventie. Informatie die via het netwerk wordt uitgewisseld, wordt versleuteld en geauthentiseerd om geknoei of frauduleuze facturen te voorkomen. Peppol is ook speciaal aangepast voor het bedrijfsleven in Australië en Nieuw-Zeeland: de PINT A-NZ-standaard zorgt voor compliance met de lokale Goods and Services Tax (GST)-rapportage en bedrijven kunnen facturen naar het buitenland verzenden zonder zich zorgen te hoeven maken over lokale belastingproblemen.

De Nieuw-Zeelandse overheid heeft Peppol in haar systemen geïntegreerd en centrale overheidsinstanties kunnen nu Peppol e-facturen ontvangen. Dit creëert een netwerkeffect: naarmate meer overheidsleveranciers e-facturatie gebruiken, zal de acceptatie door particuliere bedrijven waarschijnlijk versnellen.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie voor ondernemingen in Nieuw-Zeeland?

E-facturatie verbetert fundamenteel de manier waarop ondernemingen betalingen afhandelen en compliant blijven, en een grotere efficiëntie kan leiden tot snellere betalingen, lagere kosten en hogere beveiligingsnormen. Hieronder lees je de voordelen van e-facturatie voor ondernemingen in Nieuw-Zeeland.

Snellere betalingen en betere cashflow

Handmatige verwerking, ontbrekende gegevens en trage goedkeuringscycli vertragen allemaal betalingen. Het MBIE ontdekte dat het na de invoering van e-facturatie in staat was om leveranciers gemiddeld drie dagen sneller te betalen. Een paar dagen klinkt misschien niet als veel, maar in de loop van een jaar en daarna kan dit de kaspositie van een bedrijf aanzienlijk verbeteren. Dat kan vooral gunstig zijn voor ondernemingen die met krappe marges werken.

Lagere verwerkingskosten

Een factuur verwerken is niet gratis en de arbeidskosten van het handmatig verwerken van facturen lopen snel op, vooral voor bedrijven die elke maand grote factuurvolumes verwerken.

Minder fouten en chargebacks

Een simpele typefout kan een betaling weken vertragen. Veel factuurgeschillen komen voort uit onjuiste bedragen, berekeningen of niet-overeenkomende inkoopordernummers. Deze vereisen follow-ups. Met e-facturatie kunnen deze fouten worden geëlimineerd omdat gegevens rechtstreeks van het ene financiële systeem naar het andere stromen, zonder dat ze opnieuw ingevoerd hoeven te worden.

Minder administratief werk en papierwerk

Ondernemingen die traditionele facturatie gebruiken, zijn veel tijd kwijt aan het genereren, verzenden, archiveren van kopieën en het handmatig registreren van facturen die ze van leveranciers ontvangen. E-facturering automatiseert veel van deze processen. Digitale facturen zijn sneller te maken en te verzenden, en facturen komen aan in je boekhoudsysteem voor eenvoudigere controle.

Sterkere beveiliging

Factuurfraude is een reëel probleem, vooral bij facturen die per e-mail worden verstuurd. Veelvoorkomende vormen van oplichting zijn onderschepte pdf's waarbij fraudeurs bankgegevens wijzigen, en valse facturen die ondernemingen onbewust betalen. E-facturatie is aanzienlijk moeilijker te manipuleren omdat:

• Transacties verlopen via een veilig, versleuteld netwerk

• Elke factuur bevat geverifieerde afzender- en ontvanger-ID's

• Er is een audittrail van het pad van de factuur

Deze beschermingen helpen het risico op fraude te verminderen en controleren of facturen afkomstig zijn van legitieme, vertrouwde leveranciers, wat vooral waardevol is voor bedrijven die transacties met een hoge waarde verwerken.

Eenvoudiger bijhouden van gegevens

Nieuw-Zeelandse bedrijven moeten hun facturen minimaal zeven jaar bewaren voor belastingdoeleinden. E-facturatie maakt dit eenvoudiger door facturen automatisch te archiveren in je boekhoudsoftware en belangrijke gegevens (bijv. leverancier, datum, GST) te indexeren zodat ze snel terug te vinden zijn.

Betere zichtbaarheid

Met e-facturatie heb je in realtime inzicht in je accounts. Je kunt direct zien welke facturen in je systeem zijn afgeleverd, bekeken, goedgekeurd of betaald en gestructureerde gegevens gebruiken om betalingscycli, late betalers en cashflowtrends te analyseren.

Welke invloed heeft e-facturatie op de fiscale compliance in Nieuw-Zeeland?

E-facturering maakt de naleving van GST regels eenvoudiger, verbetert de bedrijfsadministratie en vermindert het risico op belastingfraude. De Inland Revenue Department (IRD) maakt elektronische facturatie mogelijk, zodat bedrijven zonder extra papierwerk aan de regels kunnen blijven voldoen. Hier lees je hoe e-facturatie van invloed is op fiscale compliance voor ondernemingen.

GST-records

Van oudsher moesten Nieuw-Zeelandse bedrijven documenten met 'Belastingsfacturen' verstrekken met gegevens zoals het GST nummer van de leverancier, de factuurdatum en GST bedrag om claims te ondersteunen. Nieuw-Zeeland heeft zijn belastingwetgeving per april 2023 bijgewerkt en de oude vereiste voor belastingfacturen vervangen door een flexibeler concept dat 'belastbare leveringsinformatie' wordt genoemd. Zo kunnen ondernemingen een breder scala aan gegevens of een combinatie van gegevens (bijv. inkooporders, grootboeken, leveranciersovereenkomsten, contracten) gebruiken om hun GST aangiften te ondersteunen. E-facturen worden onder deze wijziging als geldig beschouwd GST records.

GST-retourzendingen

E-facturatie wordt rechtstreeks geïntegreerd met boekhoudsystemen en legt automatisch het volgende vast:

• Totale omzet

• Totaal GST verzameld

• Totale GST betaald

Deze nauwkeurigheid in realtime minimaliseert veelvoorkomende rapportagefouten, zoals typefouten en ontbrekende facturen. Sommige bedrijven kunnen zelfs delen van hun GST retourprocessen automatiseren.

Gereedheid voor audits

Omdat e-facturatie de belastingaangifte en -administratie vereenvoudigt, verbetert het ook de auditgereedheid. Elke e-factuur laat een digitale audittrail achter, wat het gemakkelijker maakt om transacties te verifiëren. Als Nieuw-Zeeland ooit overstapt op realtime GST rapportage, zijn ondernemingen die e-facturatie gebruiken al voorbereid.

Administratie

De Nieuw-Zeelandse wet vereist dat ondernemingen hun factuurgegevens minimaal zeven jaar bewaren. E-facturatie maakt het bijhouden van de administratie veel eenvoudiger op de volgende manieren:

• E-facturen zijn gemakkelijker op te slaan en veiliger dan papieren bestanden of gescande PDF's.

• Je kunt facturen direct opzoeken en ophalen, in plaats van handmatig oud papierwerk te doorzoeken.

• Er is geen risico op verloren, vervaagde of beschadigde papieren facturen.

• Zelfs als een bedrijf van software of leverancier verandert, kunnen factuurgegevens worden geëxporteerd en bewaard voor belastingen.