对于许多企业来说，开具发票仍是一个缓慢的手动过程，其中存在延误、潜在错误以及大量行政工作。电子发票 (e-invoicing) 能帮助企业避免许多此类问题：企业无需再为追讨款项或修正电子邮件 PDF 文件中的拼写错误而费心，而是可以使用一个安全的自动化系统，在财务系统之间直接传输发票。

在本指南中，我们将讨论新西兰的企业需要了解的有关电子发票的内容，从其运作方式到如何着手使用。

本文内容

• 什么是电子发票，它与传统发票有何不同？
  
• 新西兰是否强制使用电子发票？
  
• Peppol 对新西兰的电子发票有何影响？
  
• 电子发票对新西兰的企业有哪些好处？
  
• 电子发票如何影响新西兰的税务合规？
  

什么是电子发票，它与传统发票有何不同？

传统发票会导致付款流程缓慢。需要打印并邮寄纸质发票。PDF 格式的发票需要通过电子邮件发送，然后手动录入财务系统。这些额外步骤会导致延误、错误，甚至导致发票丢失或被忽视的风险。

电子发票是企业之间以数字形式交换发票数据的方式，其格式能被会计系统自动读取。与传统发票不同，电子发票不需要手动输入数据。发票通过经认可的电子发票网络，以 XML 或 JSON 等格式的机器可读数据，直接从发送方的系统传输到接收方的会计软件中。买方的系统接收发票、进行验证并处理发票，这一切都无需人工干预。

电子发票在全球范围内呈上升趋势，预计从 2024 年到 2028 年，电子发票市场将以平均每年 28% 的速度增长。世界各国政府也在推动电子发票的采用；意大利和墨西哥已经要求企业使用电子发票。

新西兰是否强制使用电子发票？

不是，对于新西兰的大多数企业来说，电子发票并非强制要求。不过，它正逐渐成为标准，像 Xero 和 MYOB 等会计平台已经支持电子发票。虽然坚持使用 PDF 格式发票不会面临处罚，但您可能会错过更快的付款速度和更高效的运营。

政府机构

新西兰政府正在积极鼓励采用电子发票。如果您与政府客户合作，可以预期他们会越来越多地要求提供电子发票。到 2026 年 1 月，更多被指定的政府机构将被要求发送和接收电子发票，这意味着向这些机构开具发票的企业也必须发送电子发票。

私营公司

对于不与政府机构合作的私营企业来说，电子发票仍然是可选项。没有法律要求公司必须使用电子发票，也没有正式的强制推行计划。

但商业、创新和就业部 (MBIE) 正在推广这种做法。该部门维护着超过 50,000 家已经注册接收电子发票的企业的公开名单，如果您正在寻找已经使用电子发票的贸易伙伴，该名单可能非常有用。

与澳大利亚协作

新西兰和澳大利亚已承诺建立一个共享电子发票框架，以便企业能够轻松地进行跨境发票开具。这些国家/地区的政府没有通过强制规定来推行，而是致力于让电子发票变得非常有益且易于采用，从而使企业自愿使用。

Peppol 对新西兰的电子发票有何影响？

新西兰的电子发票框架是围绕 Peppol 建立的，Peppol 是一个全球性网络，允许实体使用标准化语言以数字方式交换发票。企业无需为每个合作伙伴支持定制集成，而是可以将 Peppol 用作通用连接器，更轻松地在企业、政府机构和国际合作伙伴之间发送发票。

新西兰为何采用 Peppol？

新西兰和澳大利亚于 2019 年采用 Peppol，以创建一个采用 PINT A-NZ 格式的简化电子发票系统。这使得两国能够在现有的全球标准下开展工作，而无需从头开发新系统，同时也便于进行跨塔斯曼海的发票开具。

通过 Peppol，任何连接到该网络的企业 — 无论是在新西兰、澳大利亚还是其他国家 — 都可以收发发票，而无需担心文件格式、软件兼容性或手动数据录入问题。Peppol 消除了多种不兼容发票格式带来的低效率问题，使发票能够顺畅流转。

Peppol 是如何运作的？

Peppol 采用四角模式运作。发票通过一个结构化的安全网络进行传输。其运作方式如下：

• 发送方的会计系统以标准化格式创建电子发票，并将其发送到 Peppol 接入点。

• 发送方的接入点验证发票详细信息，并安全地路由发票。

• 接收方的接入点接收发票，并将其交付给接收方的会计系统。

• 接收方的系统自动处理发票，无需手动输入数据或验证。

通过 Peppol 发送的发票还受益于更强的防欺诈保护。网络上交换的信息经过加密和认证，以防止篡改或出现欺诈性发票。Peppol 还专门针对澳大利亚和新西兰的商业环境进行了调整：PINT A-NZ 标准确保符合当地的商品及服务税 (GST) 报告要求，企业可以跨境发送发票而无需担心当地税务问题。

新西兰政府已将 Peppol 与其系统集成，现在中央政府机构可以接收 Peppol 电子发票。这产生了一种网络效应：随着越来越多的政府供应商使用电子发票，私营企业采用电子发票的速度可能会因此加快。

电子发票对新西兰的企业有哪些好处？

电子发票从根本上改善了企业处理付款和保持合规的方式，更高的效率意味着更快的付款速度、更低的成本以及更高的安全标准。以下是电子发票对新西兰企业的好处。

更快的付款和更好的现金流

人工处理、缺少细节以及缓慢的审批周期都会导致付款延迟。商业、创新和就业部发现，采用电子发票后，平均能够提前三天向供应商付款。几天时间听起来可能不多，但在一年甚至更长时间里，这可以大幅改善公司的现金状况。这对利润率较低的企业尤其有益。

较低的处理成本

处理发票并非没有成本，手动处理发票的人工成本会迅速累积，特别是对于每月处理大量发票的公司来说。

更少的错误和争议

一个简单的拼写错误可能会使付款延误数周。许多发票纠纷源于金额或计算错误，或者采购订单编号不匹配。这些情况都需要后续跟进处理。电子发票可以消除这些错误，因为数据直接从一个财务系统流向另一个财务系统，无需重新录入。

减少行政工作和文书工作

使用传统发票的企业会花费大量时间来生成发票、发送发票、归档副本，以及手动记录从供应商处收到的发票。电子发票使许多这些流程实现了自动化。数字发票的创建和发送速度更快，而且发票会直接进入您的会计系统，便于查看。

更强的安全性

发票欺诈是一个现实存在的问题，尤其是通过电子邮件发送的发票。常见的诈骗手段包括截取 PDF 文件并由欺诈者更改银行信息，以及企业在不知情的情况下支付的虚假发票。电子发票极难被篡改，原因如下：

• 交易通过安全加密的网络进行

• 每张发票都包含经过验证的发送方和接收方标识

• 发票的传输路径有审计跟踪记录

这些保护措施有助于降低欺诈风险，并验证发票来自合法、可信的供应商，这对于处理高价值交易的企业来说尤其重要。

更便捷的记录保存

出于税务目的，新西兰企业必须将发票记录保存至少七年。电子发票通过在您的会计软件中，并对重要细节（如供应商、日期、商品及服务税）进行索引以便快速检索，使这一过程变得更加简单。

更高的可见性

电子发票提供了对账户的实时可见性。您可以在系统中即时查看哪些发票已送达、已查看、已批准或已付款，并使用结构化数据来分析付款周期、逾期付款方以及现金流趋势。

电子发票如何影响新西兰的税务合规？

电子发票使遵守商品及服务税规则变得更加容易，改善了企业记录，并降低了税务欺诈的风险。新西兰税务局 (IRD) 的法规认可电子发票，因此企业无需额外的文书工作即可保持合规。以下是电子发票对企业税务合规的影响。

商品及服务税记录

传统上，新西兰企业必须提供包含供应商的商品及服务税编号、发票日期和商品及服务税金额等详细信息的“税务发票”文件，以支持税务申报。自 2023 年 4 月起，新西兰更新了其税法，用一个更灵活的概念“应税供应信息”取代了旧的税务发票要求，因此企业可以使用更广泛的记录或记录组合（如采购订单、分类账、供应商协议、合同）来支持其商品及服务税申报。根据此更改，电子发票被视为有效的商品及服务税记录。

商品及服务税申报表

电子发票直接与会计系统集成，自动捕获：

• 总销售额

• 收取的商品及服务税总额

• 已支付的商品及服务税总额

这种实时准确性将常见的申报错误（如拼写错误和发票遗漏）降至最低。一些企业甚至可以实现其商品及服务税申报流程的部分自动化。

审计准备

由于电子发票简化了税务申报和记录保存，它也提高了企业的审计准备程度。每张电子发票都会留下数字审计跟踪记录，这使得验证交易更加容易。如果新西兰将来走向实时商品及服务税申报，使用电子发票的企业已经做好了准备。

记录保存

新西兰法律要求企业保留发票记录至少七年。电子发票在以下方面使记录保存变得更加容易：

• 电子发票比纸质文件或扫描的 PDF 文件更易于存储且更安全。

• 您可以即时搜索和检索发票，而无需手动翻阅旧的纸质文件。

• 不存在纸质发票丢失、褪色或损坏的风险。

• 即使企业更换软件或供应商，发票数据也可以导出并保存用于税务目的。