Para muchas empresas, la facturación sigue siendo un proceso lento y manual que implica retrasos, posibles errores y trabajo administrativo. La facturación electrónica te ayuda a evitar muchos de esos problemas: en lugar de hacer un seguimiento de los pagos atrasados o corregir errores tipográficos en los PDF enviados por correo electrónico, las empresas pueden usar un sistema seguro y automatizado que traslada las facturas directamente entre los sistemas financieros.

En esta guía, analizaremos qué deben saber las empresas de Nueva Zelanda sobre la facturación electrónica, desde cómo funciona hasta cómo empezar.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la facturación electrónica y en qué se diferencia de la facturación tradicional?
  
• ¿La facturación electrónica es obligatoria en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cómo afecta Peppol a la facturación electrónica en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica para las empresas en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cómo afecta la facturación electrónica al cumplimiento de la normativa fiscal en Nueva Zelanda?
  

¿Qué es la facturación electrónica y en qué se diferencia de la facturación tradicional?

La facturación tradicional ralentiza los pagos. Una factura en papel debe imprimirse y enviarse por correo. Una factura en PDF debe enviarse por correo electrónico e introducirse manualmente en un sistema financiero. Estos pasos adicionales introducen retrasos, errores e incluso el riesgo de que algunas facturas se pierdan o se pasen por alto.

La facturación electrónica es el intercambio digital de datos de facturas entre empresas, estructurados en un formato que los sistemas contables pueden leer automáticamente. A diferencia de las facturas tradicionales, las facturas electrónicas no requieren la introducción manual de datos. La factura pasa directamente del sistema del remitente al software contable del destinatario a través de una red de facturación electrónica acreditada que utiliza datos legibles electrónicamente en un formato como XML o JSON. El sistema del comprador recibe la factura, la valida y la procesa, todo ello sin intervención humana.

La facturación electrónica está creciendo en todo el mundo y se espera que el mercado de facturación electrónica crezca una media del 28 % anual entre 2024 y 2028. Los gobiernos de todo el mundo también están presionando para que se adopte; Italia y México ya exigen la facturación electrónica para las empresas.

¿La facturación electrónica es obligatoria en Nueva Zelanda?

No, la facturación electrónica no es obligatoria para la mayoría de las empresas de Nueva Zelanda. Aun así, cada vez se utiliza más, y algunas plataformas de contabilidad como Xero y MYOB ya admiten facturas electrónicas. Aunque no tendrás que pagar sanciones por seguir usando archivos PDF, es posible que pierdas la oportunidad de realizar pagos más rápidos y operaciones más eficientes.

Organismos gubernamentales

El gobierno de Nueva Zelanda está fomentando activamente la adopción de la facturación electrónica. Si trabajas con clientes gubernamentales, es de esperar que soliciten cada vez más facturas electrónicas. Para enero de 2026, más organismos gubernamentales estarán obligados a enviar y recibir facturas electrónicas, lo que significa que las empresas que facturan a estos organismos también deberán enviar facturas electrónicas.

Empresas privadas

La facturación electrónica sigue siendo opcional para las empresas privadas que no trabajan con organismos gubernamentales. No hay ninguna ley que obligue a las empresas a usarla y no hay planes formales para un mandato.

Sin embargo, el Ministerio de Empresa, Innovación y Empleo (MBIE) está promoviendo la práctica. Tiene una lista pública de más de 50.000 empresas que ya están registradas para recibir facturas electrónicas, lo que puede ser útil si estás buscando socios comerciales que ya utilicen facturas electrónicas.

Coordinación con Australia

Nueva Zelanda y Australia se han comprometido a un marco compartido de facturación electrónica para que las empresas puedan facturar fácilmente a través de las fronteras. En lugar de aprobar mandatos, los gobiernos de estos países se han centrado en hacer que la facturación electrónica tenga tantas ventajas y sea tan fácil de adoptar que las empresas lo hagan voluntariamente.

¿Cómo afecta Peppol a la facturación electrónica en Nueva Zelanda?

El marco de facturación electrónica de Nueva Zelanda se basa en Peppol, una red global que permite a las entidades intercambiar facturas digitalmente utilizando un lenguaje estandarizado. En lugar de tener que dar soporte a una integración personalizada para cada socio, las empresas pueden usar Peppol como conector universal para enviar facturas más fácilmente entre empresas, organismos gubernamentales y socios internacionales.

¿Por qué Nueva Zelanda empezó a usar Peppol?

Nueva Zelanda y Australia empezaron a utilizar Peppol en 2019 para crear un sistema de facturación electrónica simplificado con el formato PINT A-NZ. Esto permite a las dos naciones trabajar dentro de un estándar internacional existente en lugar de desarrollar un nuevo sistema desde cero y también permite una fácil facturación entre ambos países.

Con Peppol, cualquier empresa que esté conectada a la red, ya sea en Nueva Zelanda, Australia u otro país, puede enviar y recibir facturas sin preocuparse por los formatos de archivo, la compatibilidad del software o la introducción manual de datos. Peppol elimina las ineficiencias de los múltiples formatos de facturación incompatibles, lo que permite que las facturas fluyan fácilmente.

¿Cómo funciona Peppol?

Peppol opera con un modelo de cuatro pasos. Las facturas circulan a través de una red estructurada y segura. Así es como funciona:

• El sistema contable del remitente crea una factura electrónica en formato estandarizado y la envía a un punto de acceso de Peppol.

• El punto de acceso del remitente verifica los detalles de la factura y enruta la factura de forma segura.

• El punto de acceso del destinatario recibe la factura y la envía al sistema contable del destinatario.

• El sistema del destinatario procesa la factura automáticamente, sin necesidad de introducir datos ni validarlos manualmente.

Las facturas enviadas a través de Peppol también se benefician de una mayor prevención del fraude. La información intercambiada a través de la red se cifra y se autentica para evitar la manipulación o facturas fraudulentas. Peppol también se ha adaptado específicamente al entorno empresarial de Australia y Nueva Zelanda: la norma PINT A-NZ garantiza el cumplimiento de la normativa de declaración del impuesto sobre bienes y servicios (GST) local, y las empresas pueden enviar facturas transfronterizas sin preocuparse por los problemas fiscales locales.

El gobierno de Nueva Zelanda ha integrado Peppol con sus sistemas, y las agencias del gobierno central ahora pueden recibir facturas electrónicas de Peppol. Esto crea un efecto de red: a medida que más proveedores gubernamentales utilicen la facturación electrónica, es probable que la adopción entre las empresas privadas se acelere como resultado.

¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica para las empresas en Nueva Zelanda?

La facturación electrónica mejora fundamentalmente la forma en que las empresas gestionan los pagos y cumplen con la normativa, y una mayor eficiencia puede significar pagos más rápidos, costes más bajos y estándares de seguridad más altos. Así es como la facturación electrónica beneficia a las empresas de Nueva Zelanda.

Pagos más rápidos y mejor flujo de caja

El procesamiento manual, la falta de detalles y la lentitud de los ciclos de aprobación retrasan los pagos. La MBIE descubrió que, después de adoptar la facturación electrónica, pudo pagar a los proveedores tres días más rápido de media. Unos días pueden no parecer mucho, pero en el transcurso de un año o más, esto puede mejorar sustancialmente la posición de caja de una empresa. Eso puede ser especialmente beneficioso para las empresas que operan con márgenes ajustados.

Menores costes de procesamiento.

Procesar una factura no es gratuito, y los costes de mano de obra de la gestión manual de facturas se acumulan rápidamente, especialmente para las empresas que manejan grandes volúmenes de facturas cada mes.

Menos errores y disputas

Un simple error tipográfico puede retrasar un pago durante semanas. Muchas disputas de facturas surgen de importes o cálculos incorrectos o números de pedidos de compra que no coinciden. Estos requieren seguimientos. La facturación electrónica puede eliminar estos errores porque los datos fluyen directamente de un sistema financiero a otro, sin necesidad de volver a introducirlos.

Menos trabajo administrativo y papeleo

Las empresas que utilizan la facturación tradicional dedican una cantidad sustancial de tiempo a la generación de facturas, su envío, presentación de copias y registro manual de las facturas recibidas de los proveedores. La facturación electrónica automatiza muchos de estos procesos. Las facturas digitales se crean y envían más rápido, y las facturas llegan a tu sistema contable para revisarlas más fácilmente.

Mayor seguridad

El fraude factura es un problema real, sobre todo con las facturas enviadas por correo electrónico. Las estafas comunes incluyen archivos PDF interceptados en los que los estafadores cambian datos bancarios y facturas falsas que las empresas pagan sin saberlo. La facturación electrónica es sustancialmente más difícil de manipular porque:

• Las transacciones se mueven a través de una red segura y cifrada

• Cada factura contiene identificadores verificados del emisor y del receptor

• Hay un registro de auditoría de la ruta de la factura

Estas protecciones ayudan a reducir el riesgo de fraude y a verificar que las facturas se originen en proveedores legítimos y de confianza, lo que es especialmente valioso para las empresas que procesan transacciones de alto valor.

Mantenimiento de registros más sencillo

Las empresas neozelandesas deben almacenar los registros de facturas durante al menos siete años a efectos tributarios. La facturación electrónica lo simplifica al archivar automáticamente las facturas en tu software de contabilidad e indexar los datos importantes (por ejemplo, proveedor, fecha, Impuesto sobre bienes y servicios (GST)) para una rápida recuperación.

Mejor visibilidad

La facturación electrónica proporciona visibilidad en tiempo real de tus cuentas. Puedes ver al instante qué facturas se entregan, visualizan, aprueban o pagan en tu sistema y usar datos estructurados para analizar los ciclos de pago, los retrasos en los pagos y las tendencias del flujo de caja.

¿Cómo afecta la facturación electrónica al cumplimiento de la normativa fiscal en Nueva Zelanda?

La facturación electrónica facilita el cumplimiento de la normativa del GST, mejora los registros de las empresas y reduce el riesgo de fraude fiscal. Las normativas del Departamento de Impuestos Internos (IRD) se adaptan a la facturación electrónica para que las empresas puedan cumplir con la normativa sin papeleo adicional. A continuación, te explicamos cómo afecta la facturación electrónica al cumplimiento de la normativa fiscal de las empresas.

Registros del GST

Tradicionalmente, las empresas neozelandesas tenían que proporcionar documentos de «factura de impuestos» con datos como el número del GST del proveedor, la fecha de la factura y el importe del GST para respaldar las reclamaciones. Nueva Zelanda actualizó su legislación fiscal en abril de 2023 y sustituyó el antiguo requisito de las facturas fiscales por un concepto más flexible llamado «información de suministro sujeta a impuestos», por lo que las empresas pueden utilizar una gama más amplia de registros o una combinación de registros (p. ej., pedidos de compra, libros de contabilidad, acuerdos con proveedores, contratos) con el fin de respaldar sus declaraciones del GST. Con este cambio, las facturas electrónicas se consideran registros válidos del GST.

Declaración del GST

La facturación electrónica se integra directamente con los sistemas contables y captura automáticamente:

• Ventas totales

• GST total cobrado

• GST total pagado

Esta precisión en tiempo real minimiza los errores comunes en los informes, como errores tipográficos y facturas que faltan. Algunas empresas pueden incluso automatizar partes de sus procesos de declaración del GST.

Preparación para auditorías

Debido a que la facturación electrónica simplifica la declaración de impuestos y el mantenimiento de registros, también mejora la preparación para auditorías. Cada factura electrónica deja un registro de auditoría digital, lo que facilita la verificación de las transacciones. Si Nueva Zelanda empieza a usar alguna vez la declaración del GST en tiempo real, las empresas que utilizan la facturación electrónica ya estarán preparadas.

Mantenimiento de registros

La legislación neozelandesa exige que las empresas conserven registros de facturas durante al menos siete años. La facturación electrónica facilita mucho el mantenimiento de registros de las siguientes maneras:

• Las facturas electrónicas son más fáciles de almacenar y más seguras que los archivos en papel o los PDF escaneados.

• Puedes buscar y recuperar facturas al instante, en lugar de tener que rebuscar manualmente entre documentación antigua.

• No hay riesgo de que las facturas en papel se pierdan, se decoloren o se dañen.

• Incluso si una empresa cambia de software o de proveedor, los datos de las facturas se pueden exportar y conservar a efectos fiscales.