Les obligations fiscales peuvent se glisser dans tous les recoins d'une entreprise, de la facturation à la logique de facturation, en passant par les délais de déclaration et les plans de développement à l’international. Le bon système de gestion fiscale devient une infrastructure importante qui automatise les règles, surveille les seuils, signale les risques et empêche la conformité de ralentir la croissance. Le marché mondial des logiciels de gestion fiscale a été estimé à 22,78 milliards $ en 2024 et devrait atteindre environ 59,85 milliards $ d'ici 2034, ce qui témoigne de l'importance croissante de cet outil pour les entreprises.

Nous allons vous expliquer le fonctionnement et leur utilité des systèmes de gestion fiscale et vous fournir des conseils pour en choisir un qui soit adapté à l'évolution de votre entreprise.

Sommaire de cet article

• Qu'est-ce qu'un système de gestion fiscale ?
  
• Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d'un système de gestion fiscale ?
  
• Quelles sont les fonctionnalités à privilégier dans un système de gestion fiscale ?
  
• Comment bien mettre en œuvre un système de gestion fiscale ?
  
• Comment un système de gestion fiscale peut-il faciliter la mise en conformité et les déclarations fiscales ?
  

Qu'est-ce qu'un système de gestion fiscale ?

Un système de gestion fiscale aide les entreprises à s'acquitter de leurs obligations fiscales sans avoir recours à des feuilles de calcul improvisées ou rechercher constamment des règles et des taux.

Ce système :

• calcule les taxes adéquates pour chaque transaction (en fonction du lieu, du type de produit et du statut fiscal).
  
• surveille en temps réel vos obligations fiscales sur tous les territoires
  
• prépare les rapports et les dossiers dont vous avez besoin pour déposer des documents exacts dans les délais.
  

Un système de gestion fiscale est conçu pour gérer les taxes indirectes comme les taxes sur les ventes, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), la taxe sur les produits et services (TPS) et, dans certains cas, l'impôt sur les sociétés ou l'impôt sur le revenu. Le système récupère les données de vos outils de facturation ou de comptabilité, applique les règles fiscales en vigueur et organise les informations en vue d'un examen, d'un dépôt ou d'un contrôle.

La conformité fiscale implique souvent plusieurs équipes, des délais et des transferts de responsabilités. Les systèmes de gestion fiscale peuvent être utiles pour simplifier un processus fragmenté et à haut risque. Vous bénéficiez de calculs en temps réel, d'une logique de conformité intégrée et d'un emplacement unique pour gérer les déclarations, la documentation et les calendriers fiscaux. Vous bénéficiez également d'une piste d'audit claire : chaque décision fiscale est enregistrée et prête à être réexaminée, si nécessaire.

La plupart des systèmes se connectent également à votre suite d'outils (plateformes de comptabilité, solutions de planification des ressources de l'entreprise (ERP) et systèmes de paiement) afin que les taxes soient calculées et capturées dans le cadre de vos flux de travail habituels. Cela peut se traduire par moins de travail manuel, moins d'erreurs et un délai d'exécution plus rapide à chaque étape de la facturation aux déclarations.

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d'un système de gestion fiscale ?

La gestion manuelle des taxes peut fonctionner lorsqu'une entreprise est petite. Mais dès que vous opérez dans plusieurs États ou pays, que vous vendez différents types de produits ou que vous augmentez le volume des transactions, la marge d'erreur se réduit et les risques commencent à s'accumuler.

Voici pourquoi les entreprises préfèrent utiliser des systèmes de gestion fiscale que des processus manuels.

Le coût des erreurs

La conformité fiscale peut être impitoyable. Un taux mal appliqué, une déclaration tardive ou un seuil non respecté peut entraîner des amendes, des arriérés d'impôts et des contrôles, autant de problèmes qui nécessitent du temps et des ressources pour être résolus.

La plupart des erreurs fiscales se produisent parce que les règles sont complexes, changent constamment et varient d'une région à l'autre. Sans système, même l'équipe financière la mieux organisée finit par s'appuyer sur des feuilles de calcul désordonnées, à rechercher des données dans différents outils et à vérifier manuellement les calculs par rapport aux règles de plusieurs pays. Cette situation peut exposer les entreprises à des risques réels.

Un système de gestion fiscale réduit ce risque en appliquant automatiquement une logique fiscale correcte et actualisée et en détectant les incohérences avant qu'elles ne deviennent des dettes.

Évolution des taxes

Chaque pays, chaque État, chaque province et chaque ville définit ses propres critères d'imposition et ses propres taux. Certains territoires taxent les logiciels en tant que service (SaaS), d'autres non. Certains modifient leurs taux en cours d'année. Certains demandent des déclarations en temps réel, tandis que d'autres acceptent les déclarations groupées trimestrielles.

Le suivi manuel de tous ces éléments n'est pas réaliste à grande échelle. Un bon système de gestion fiscale vous décharge de ce fardeau :

• en gérant une bibliothèque de règles et de taux d'imposition constamment mise à jour
  
• en appliquant la bonne logique à chaque transaction en fonction du lieu, du produit et du type de client.
  
• en vous alertant lorsque les seuils ou les exigences d'un pays évoluent et que vous vous rapprochez d’obligations fiscales.
  

Ce type d'automatisation permet de rester en conformité dans des dizaines de pays simultanément sans avoir à étoffer votre équipe fiscale.

Épuisement des ressources

Le travail fiscal consiste à remplir des formulaires et à préparer des données propres et vérifiables : récupérer les justificatifs de vente, classer les transactions, appliquer les taux corrects, effectuer des rapprochements et formater les rapports pour chaque autorité. Lorsqu'il est effectué manuellement, ce travail prend beaucoup de temps et d'énergie.

L'utilisation d'un système de gestion fiscale rend ce processus plus simple et plus prévisible. Vous consacrez moins d'heures au nettoyage des données et aux rapprochements, les cycles de clôture sont plus courts, le reporting est plus rapide et la collaboration entre les services financiers, les opérations et les conseillers externes est plus aisée.

Le besoin de visibilité sur les données

Lorsque les données sont fragmentées entre plusieurs plateformes, les entreprises auront peut-être plus de mal à répondre à certaines questions élémentaires. Avons-nous atteint le seuil fiscal dans l'Illinois ? Quel montant de TVA devons-nous verser en Allemagne pour ce trimestre ? Avons-nous perçu le bon montant de taxe sur le lancement de ce nouveau produit ?

Un système centralisé rend les données visibles en temps réel. Vous pouvez suivre les obligations dans toutes les régions, produire des rapports propres à chaque pays et récupérer les documents nécessaires en cas de contrôle fiscal.

Nouvelles obligations liées à la croissance

Chaque nouveau marché, canal ou client s’accompagne de conséquences fiscales. Les seuils d’établissement d’un lien économique, les lois sur les facilitateurs de marché, les taxes sur les services numériques et les mandats de facturation électronique en temps réel peuvent s'appliquer avant même qu'une entreprise ne réalise qu'elle s’expose à un risque. Sans un système permettant de surveiller l'empreinte de vos transactions, vous risquez de ne pas être en règle avant même de savoir que vous devez vous immatriculer.

Un système de gestion fiscale vous permet d'être informé des taxes que vous ne connaissez pas encore, mais que vous devrez bientôt percevoir et verser.

Quelles sont les fonctionnalités à privilégier dans un système de gestion fiscale ?

L'utilité d'un système de gestion fiscale dépend de sa capacité à répondre à vos besoins en matière de fiscalité, à chaque étape de votre développement. Le bon système doit limiter la charge de travail de votre équipe, présenter les bonnes données au bon moment et rendre la conformité prévisible et fiable.

Voici les aspects à privilégier.

Une couverture qui correspond aux territoires sur lesquels et à la manière dont vous exercez votre activité

Vous devez disposer d'un système qui :

• prend en charge tous les territoires sur lesquels vous vendez des produits ou exercez vos activités, y compris les États, les provinces, les pays et les villes.
  
• tient compte des exigences régionales telles que la taxe sur les ventes des États-Unis, la TVA européenne, la TPS ou la taxe de vente harmonisée (TVH) du Canada et la facturation électronique au Brésil.
  
• évolue avec vous si vous vous lancez dans une nouvelle région
  

Si l'outil ne peut pas couvrir les territoires où vous opérez ou ceux où vous envisagez de vous développer, il n'est pas adapté.

Calcul des taxes en temps réel et avec exactitude

Votre système doit calculer le bon montant de taxe à chaque fois, sans que vous ayez à le vérifier manuellement ou à le comparer avec une feuille de calcul. Il doit inclure :

• des calculs précis basés sur le lieu (au-delà des approximations du code postal)
  
• une prise en charge des règles fiscales propres chaque produit ou service (par exemple, les différents taux ou exemptions applicables aux logiciels, aux vêtements, à la nourriture et aux abonnements).
  
• des mises à jour automatiques en cas de modification des taux, des règles ou de l'assujettissement à l'impôt dans une région donnée
  

Une solution qui ne remplit pas ces conditions présente un risque et rend le système moins fiable.

Intégrations à votre système existant

Le système de gestion fiscale doit extraire des données de vos principaux systèmes et leur en transmettre, notamment les systèmes suivants :

• Plateformes ERP et comptables (p. ex., NetSuite ou QuickBooks)
  
• Systèmes d’e-commerce ou de facturation (p. ex., Shopify, Salesforce, caisses personnalisées)
  
• Prestataires de services de paiement
  

Recherchez des solutions comprenant des connecteurs ou des interfaces de programmation d'applications (API) préconfiguré(e)s. Lorsque l'intégration fonctionne, la taxe est calculée au bon moment et enregistrée avec précision, puis retranscrite dans les rapports et les déclarations sans double saisie ni travail manuel.

Prise en charge intégrée des rapports et des déclarations

C'est souvent lors des déclarations que les choses se gâtent. Les formats, les fréquences et les données obligatoires varient d’un pays à l’autre. Votre système doit :

• générer des rapports prêts à l'emploi adaptés aux exigences locales
  
• tenir un calendrier précis des échéances pour chaque région
  
• proposer des alertes pour les dates limites de déclaration ou en cas de données manquantes
  
• dans l’idéal, prendre en charge les déclarations électroniques ou le transfert vers un partenaire de déclaration.
  

Les meilleurs systèmes vous permettent de gérer vos déclarations en quelques clics.

Pistes d'audit et visibilité partagée

Vous devez savoir comment l'impôt a été calculé, tout comme les auditeurs.

Votre système doit tenir un log complet de chaque décision fiscale, avec les informations suivantes :

• Données de base (ce qui a été vendu, où et à qui)
  
• Règles appliquées (taux utilisé, catégorie de produit et logique d'exemption)
  
• Horodatage et activité des utilisateurs (qui a fait quoi et quand)
  

Ajoutez à cela des contrôles d'accès basés sur les rôles, des rapports exportables et des tableaux de bord qui permettent de consulter en un coup d'œil l'état des obligations et de la conformité, et vous obtenez un outil qui donne à chacun ce dont il a besoin, des équipes financières aux juristes en passant par les auditeurs.

Support et évolutivité

Votre système doit évoluer avec vous. Autrement dit, il doit :

• pouvoir traiter un volume élevé de transactions sans perte d’efficacité
  
• intégrer facilement de nouveaux territoires, de nouveaux types de produits et de nouvelles unités opérationnelles
  
• proposer des tarifs transparents qui ne s’envolent pas à chaque ajout de région ou dépassement de seuil
  
• s’accompagner d’un service de support fiable en cas de panne, pour les situations délicates ou lorsque vous avez besoin de conseils pour la mise en œuvre.
  

Certains systèmes offrent même une aide pour les immatriculations à la TVA ou à la taxe sur les ventes dans de nouvelles régions, ou un accès à un réseau de conseillers. Ces services supplémentaires peuvent être très utiles à différentes étapes de votre développement.

Comment bien mettre en œuvre un système de gestion fiscale ?

La mise en œuvre d'un système de gestion fiscale est un projet transversal qui associe la finance, la fiscalité, les opérations et les technologies de l'information (TI). Lorsqu'elle est bien menée, elle peut changer la façon dont une entreprise gère la conformité à grande échelle.

Avant de commencer, posez-vous les questions suivantes :

• Dans quels pays exerçons-nous nos activités ?
  
• Quels types de taxes percevons ou payons-nous ?
  
• Où se situent aujourd'hui les lacunes du processus et qu'est-ce que le système doit corriger ?
  

En réglant ces problèmes en amont, vous éviterez des problèmes de coordination ultérieurs : par exemple, si vous découvrez au cours du déploiement que vous avez omis certains flux de travail relatifs à la TVA ou que vous avez oublié de prendre en compte les règles des facilitateurs de marché.

Après avoir posé les bases, voici ce dont vous avez besoin pour une mise en œuvre réussie.

Intégration du système

Le système doit s'intégrer à votre système technologique existant. Pour réussir votre déploiement, vous devez :

• examiner en amont votre architecture de facturation, d'ERP et de facturation
  
• planifier avec précision la manière dont les données entreront dans le système fiscal et en sortiront
  
• intégrer l'ingénierie ou l'informatique dès le début pour construire les bons connecteurs
  

Lorsque l'intégration fonctionne, les taxes sont calculées au bon moment, enregistrées automatiquement et prises en compte dans les rapports en aval sans aucune intervention manuelle.

Déploiements progressifs

Tenter de mettre en œuvre la logique fiscale globale dans des dizaines de pays en une seule fois peut vite devenir compliqué. Une mise en œuvre progressive est la meilleure approche. Commencez par une région, une gamme de produits ou une entité, traitez les cas particuliers, renforcez la confiance, puis passez à l'échelle supérieure.

Chaque pays a des spécificités fiscales, des flux d'approbation et des bizarreries administratives qui lui sont propres. Les équipes qui procèdent à une mise en œuvre progressive peuvent s'adapter plus rapidement et éviter de compliquer à l'excès les choses dès le départ.

Gestion de projet solide

De nombreux éléments mobiles doivent être pris en compte : la migration des données, la configuration, les autorisations des utilisateurs, les environnements de test et les exécutions en parallèle.

En règle générale, les équipes qui restent sur les bons rails :

• disposent de leur propre chef de projet (interne ou externe) qui joue le rôle de coordinateur
  
• effectuent des vérifications régulières auprès des autres équipes
  
• répartissent les tâches avec clarté et maintiennent une communication claire pour signaler les obstacles
  

Une communication concise permet généralement d’accélérer le déploiement.

Logique fiscale précise

Les systèmes fiscaux font ce que vous leur demandez de faire. En d’autres termes, vous devez les configurer avec la bonne logique, en précisant notamment :

• quels sont les produits imposables (et comment)
  
• quels sont les exemptions ou les seuils applicables
  
• comment traiter les ventes transfrontalières, les revenus récurrents ou les offres groupées
  

Votre équipe fiscale interne joue un rôle important à cet égard. Elle travaille en étroite collaboration avec le partenaire chargé de la mise en œuvre pour s'assurer que le logiciel est bien adapté à l'activité de l'entreprise. Si la configuration est erronée, les calculs le seront également.

Tests approfondis

Avant la mise en production, vous devez vous assurer du bon fonctionnement de votre nouveau système.

Vous devez donc :

• tester un échantillon de transactions dans plusieurs pays
  
• exécuter des déclarations en parallèle pour comparer les résultats
  
• vérifier les cas particuliers, p. ex. les remboursements, les exemptions et les structures de facturation inhabituelles.
  

La formation est tout aussi importante. Les meilleurs déploiements permettent de s’assurer que les équipes qui utilisent le système tous les jours, des comptables aux contrôleurs, le maîtrisent, savent résoudre les problèmes et obtiennent ce dont ils ont besoin.

Comment un système de gestion fiscale peut-il faciliter la mise en conformité et les déclarations fiscales ?

La valeur réelle d'un système de gestion fiscale s’apprécie avec le temps. Il gère discrètement les exigences récurrentes de conformité, période après période, territoire par territoire.

Voici comment le bon système permet d’y parvenir.

Il met automatiquement à jour vos règles fiscales

Les règles fiscales peuvent changer au milieu d'une année, d'un trimestre ou même d'une campagne. Un bon système gère ces mises à jour en coulisses :

• Il met à jour et applique automatiquement les changements de taux d'imposition.
  
• Il suit et signale les seuils de TVA révisés.
  
• Il ajuste en arrière-plan les définitions des éléments imposables.
  

Vous n'avez pas besoin de surveiller la législation de 20 territoires différents, car le système le fait pour vous. Parce qu'il applique la bonne logique en temps réel, chaque facture tient compte des dernières règles en vigueur sans intervention manuelle.

Il suit votre empreinte sur tous les territoires

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous commencez à avoir de nouvelles obligations, parfois avant même de vous en rendre compte. Un système de gestion fiscale :

• surveille votre activité commerciale région par région
  
• vous informe lorsque vous vous rapprochez d’un seuil d'immatriculation ou que vous le dépassez
  
• vous permet d’avoir connaissance de toute nouvelle exigence en matière de déclaration et de perception.
  

Stripe Tax, par exemple, surveille automatiquement le volume des transactions par rapport aux seuils locaux et vous avertit lorsque vous devez vous immatriculer dans un nouvel État ou un nouveau pays.

Il transforme les déclarations en flux de travail

Sans système, la déclaration des taxes peut nécessiter d’épuisantes recherches de données, vérifications de taux, corrections d’erreurs et mises en forme de déclarations.

Avec un système en place, vous pouvez obtenir :

• des rapports préremplis et adaptés aux exigences de chaque pays en matière de déclaration
  
• des vues groupées de vos obligations pour connaître chaque montant et chaque date d’échéance.
  
• des alertes concernant les échéances à venir et les données éventuellement manquantes
  
• des intégrations optionnelles avec des partenaires de déclaration ou des fonctionnalités de déclaration électronique
  

Certains systèmes permettent d’envoyer directement les documents aux autorités fiscales ou génèrent des déclarations prêtes à être envoyées. Au lieu de passer des semaines à recueillir des informations, quelques heures peuvent suffire à votre équipe pour les examiner et les approuver.

Il fournit une piste d'audit claire

En cas de contrôle fiscal, vous devez disposer d'un dossier complet qui justifie chaque décision fiscale.

Un système solide vous fournit :

• des documents détaillant ligne par ligne les transactions, les taux et les règles fiscales appliquées
  
• Une documentation claire sur les exonérations, les autoliquidations de TVA et les traitements particuliers
  
• des logs consultables qui indiquent les dates de création, de vérification et d’envoi de chaque déclaration
  

Ce type de traçabilité permet de limiter les risques en cas de contrôle.

Il accompagne l'évolution de votre entreprise

La fiscalité n'est pas statique et votre entreprise ne l'est pas non plus. Vous pouvez lancer une nouvelle ligne de produits, vous développer dans une nouvelle région ou passer des transactions B2C à B2B. Un bon système :

• applique la nouvelle logique fiscale sans avoir besoin de reconstruire le système.
  
• vous permet de configurer facilement des changements, p. ex. la mise à jour des catégories de taxes sur les produits et le réajustement des règles de facturation.
  
• s'adapte à votre croissance, sans devenir un goulot d'étranglement
  

Stripe Tax s'adapte facilement à l'évolution des besoins de votre entreprise. Il calcule et applique automatiquement la taxe appropriée en fonction du produit, de la localisation de l'acheteur et de la législation locale, dans plus de 100 pays. Il peut valider les numéros fiscaux, gérer les autoliquidations de TVA et générer des rapports propres à chaque région.