En 2018, la décision South Dakota v. Wayfair de la Cour suprême des États-Unis a accordé aux États le pouvoir d'exiger la collecte des taxes en se fondant uniquement sur l'activité économique. Alors que la présence physique déterminait auparavant les obligations fiscales des entreprises, la plupart des États imposent maintenant également des exigences liées au lien économique. La conformité fiscale pour le commerce électronique signifie gérer vos obligations fiscales dans chaque État où vous avez une présence physique ou des clients.

Ci-dessous, nous expliquons comment les liens fonctionnent, les situations où la conformité fiscale interétatique se complique, et comment établir un processus de conformité qui évolue avec votre entreprise.

Points clés

• La décision Wayfair signifie que la vente dans un État des États-Unis, même sans présence physique sur place, peut créer une obligation en matière de taxe de vente.

• Les biens physiques, les produits numériques et les services sont tous taxés différemment selon l'État. Vous ne pouvez pas supposer que ce qui s'applique dans un État s'applique dans un autre.

• En général, les États ne commencent pas le délai de prescription tant que vous n'avez pas produit votre déclaration. Cela signifie que le risque non reconnu lié aux seuils franchis peut remonter à la date à laquelle vous les avez franchis pour la première fois.

En quoi consiste la conformité fiscale du commerce électronique?

La conformité fiscale pour le commerce électronique est le processus qui consiste à savoir où vous devez payer la taxe de vente, à collecter le bon montant auprès des clients, à produire des déclarations et à verser cette taxe aux autorités compétentes en temps opportun.

Si vous dirigez une entreprise qui vend partout aux États-Unis, cela peut rapidement devenir difficile à gérer. Les États-Unis comptent plus de 13 000 territoires fiscaux, y compris des États, des comtés, des villes et des districts spéciaux, chacun ayant ses propres taux d'imposition, règles sur les produits et calendriers de déclaration.

À mesure que votre entreprise de commerce électronique se développe pour exercer ses activités dans de nouveaux États, vos obligations fiscales augmentent également. Pour rester conforme, vous devez faire le suivi du moment où ces obligations commencent, comprendre quels produits sont taxables et tenir des registres précis pour la déclaration et les vérifications.

Quand la taxe de vente s'applique-telling?

La taxe de vente s'applique lorsque deux conditions sont remplies : vous avez un lien dans un État et la vente elle-même est taxable selon les règles de cet État.

Voici comment fonctionne un lien.

Lien économique

Chaque État appliquant une taxe de vente a adopté des seuils liés au lien économique. La plupart des États utilisent une référence de 100 000 $ de ventes annuelles ou de 200 transactions dans un État au cours d'une année civile. Toutefois, les seuils varient selon l'État. La Californie, New York et le Texas utilisent un seuil de revenus de 500 000 $. Le seuil de l'Alabama est de 250 000 $.

Les États suivants s'appuient uniquement sur les seuils de revenus et n'incluent pas le nombre de transactions :

• Alabama
  
• Alaska
  
• Arizona
  
• California
  
• Colorado
  
• Florida
  
• Idaho
  
• Illinois
  
• Indiana
  
• Iowa
  
• Kansas
  
• Louisiane
  
• Maine
  
• Massachusetts
  
• Mississippi
  
• Missouri
  
• Nouveau-Mexique
  
• New York, Caroline du Nord
  
• Dakota du Nord
  
• Oklahoma
  
• Pennsylvanie
  
• Caroline du Sud
  
• Dakota du Sud
  
• Tennessee
  
• Texas
  
• Utah
  
• Washington
  
• Wisconsin
  
• Wyoming
  

Lien physique

Le lien physique découle d'une présence physique dans un État, peu importe le volume des ventes.

Cela peut être attribuable à ce qui suit :

• Un employé à distance situé dans l'État

• Des stocks conservés dans un entrepôt de traitement tiers

• Une présence temporaire, comme lors de salons professionnels ou d'événements éphémères

Si vous dirigez une entreprise de commerce électronique qui utilise des réseaux de traitement répartis, les stocks peuvent à eux seuls créer des obligations dans plusieurs États.

Obligations d'inscription et de déclaration

Une fois que vous franchissez un seuil lié au lien, vous devez procéder à votre inscription et commencer à collecter la taxe sur les ventes futures dans cet État.

Après l'inscription, l'État attribue une fréquence de déclaration (généralement mensuelle, trimestrielle ou annuelle, selon votre obligation fiscale prévue). Au fur et à mesure que vos ventes augmentent, les États peuvent vous faire passer à une fréquence de déclaration plus élevée, parfois avec très peu de préavis.

Quelles ventes sont assujetties à la taxe ?

Même si vous avez un nexus dans un État, chaque vente n'est pas automatiquement taxable. Les États définissent les produits taxables de différentes manières, et ces définitions peuvent varier.

Biens matériels

La plupart des biens physiques sont taxables, mais les exemptions courantes diffèrent selon l'État. L'épicerie, par exemple, est exonérée dans de nombreux États, mais entièrement taxable dans d'autres. Les vêtements de tous les jours, y compris les chaussures, sont exonérés en Pennsylvanie et au New Jersey, mais pas dans d'autres États. Ces différences sont importantes si vous vendez dans plusieurs territoires.

Produits numériques

La taxation des produits numériques est variable, c'est donc une catégorie complexe pour les entreprises de commerce électronique. Les États adoptent différentes positions sur les logiciels téléchargés, les abonnements aux logiciels en tant que service (SaaS), les livres électroniques et les services de diffusion en continu. Le Texas taxe le SaaS, contrairement à la Californie en général. Certains États font la distinction entre les produits qui sont « transférés électroniquement » et ceux qui sont « accessibles à distance ».

Produits groupés

Lorsque des articles taxables et m'aviser sont vendus ensemble pour un seul prix, les États peuvent appliquer différentes règles pour déterminer le traitement de la taxe. Un exemple courant est un abonnement logiciel groupé avec des services aux entreprises. Selon l'État, l'ensemble du groupe pourrait être taxable ou seulement la partie logicielle.

Services

Les services sont taxés moins fréquemment que les biens, mais certains États taxent des catégories particulières, comme les services d'information, le traitement de données et les télécommunications. Si votre produit comprend une composante de service, vérifiez les règles de chaque État au lieu de supposer que les services sont exonérés.

Clients exemptés

Certains clients, y compris les revendeurs, les organismes à but non lucratif et certains fabricants, pourraient être exemptés de la taxe de vente. Toutefois, l'exemption n'est valide que si vous conservez un certificat d'exemption approprié du client. Sans documentation, les États pourraient vous tenir responsable de la taxe lors d'un audit.

Quels sont les défis liés à la conformité fiscale dans le commerce électronique pour les taxes de vente interétatiques?

Une fois votre inscription effectuée dans plusieurs États, la conformité devient une obligation permanente. Chaque État applique ses propres exigences et comporte des risques potentiels.

Gardez à l’esprit ce qui suit :

• Exactitude du taux selon l'adresse : Les taux de la taxe de vente varient souvent au sein d'un État en raison des taxes locales et de district. Pour calculer précisément la taxe, vous devez appliquer le taux en fonction de l'adresse de livraison du client.

• Obstacles liés aux déclarations : De nombreux États, comme la Californie, le Colorado, New York et le Texas, exigent que vous déclariez les ventes par comté ou par ville dans votre déclaration, plutôt que de fournir un total unique à l'échelle de l'État. Cela signifie que vos déclarations doivent inclure les données d'adresse au niveau de la transaction.

• Changements liés à la fréquence de déclaration : Dans certains cas, les États peuvent déplacer les entreprises vers un niveau de fréquence de déclaration plus élevé à mesure que leur obligation fiscale augmente. Si vous manquez ce changement et produisez votre déclaration en retard, des pénalités peuvent s'appliquer même si la taxe elle-même a été payée correctement.

• Gestion des certificats d'exemption : Les entreprises qui vendent à d'autres entreprises doivent collecter et conserver des certificats d'exemption valides pour chacune d'elles. Les certificats ont des formats propres à chaque État et peuvent expirer périodiquement. Des certificats manquants ou non valides peuvent entraîner une obligation fiscale lors d'une vérification.

• Risques liés aux employés à distance : L'embauche d'un seul employé à distance dans un nouvel État peut créer un lien physique, ce qui déclenche des obligations d'inscription et de conformité avant même que vous n'y ayez réalisé des ventes importantes.

• Distribution des stocks : L'utilisation de réseaux de traitement qui conservent des stocks dans plusieurs entrepôts peut créer un lien dans chaque État où se trouvent les stocks, même si vous n'avez jamais ciblé activement de clients dans ces États.

Quels sont les risques liés à une mauvaise conformité fiscale liée à la taxe de vente pour le commerce électronique ?

Les erreurs liées à la taxe de vente se manifestent généralement plus tard, souvent lors d'un audit. Elles peuvent entraîner une responsabilité en matière d'arriérés de taxes, des pénalités et des intérêts, qui peuvent tous être évités lorsque vous commencez avec les bonnes informations.

Voici les risques d'une mauvaise conformité en matière de taxe de vente pour le commerce électronique.

Sous-collecte

Si vous collectez moins de taxe que ce qui est exigé, la responsabilité incombe généralement au marchand lors de l'audit, et non au client. Vous pourriez devoir la taxe non collectée, plus les intérêts, et habituellement des pénalités, même si vous n'avez jamais reçu ces fonds du client, ce qui se produit souvent lorsque les taux sont mal calculés, que les produits sont mal classés ou que les rappels de nexus sont ignorés.

Défaut d'inscription

Si vous franchissez les seuils de nexus, mais que vous ne vous inscrivez jamais, le risque est plus grand. Les États ne font généralement pas commencer le délai de prescription tant qu'une déclaration n'a pas été produite, ce qui signifie que la responsabilité peut s'accumuler pendant des années.

• Programmes de divulgation volontaire : Tous les États des États-Unis et Washington, DC, proposent des accords de divulgation volontaire (VDA) qui permettent aux entreprises de se manifester avant un audit. Ces programmes exigent généralement que vous vous inscriviez et que vous payiez les arriérés de taxes, mais ils peuvent réduire ou éliminer les pénalités. S'il s'agit d'une entreprise qui découvre des obligations non déclarées, les VDA peuvent limiter l'exposition historique.

• Surcollecte : Facturer une taxe lorsque vous ne le devriez pas ou en facturer trop crée un autre problème. L'excédent de taxe appartient à une autorité fiscale, vous devez donc soit la re, soit rembourser le client.

• Déclencheurs d'audit : Les catalyseurs courants d'un audit comprennent un volume de ventes élevé dans un État où vous n'êtes pas inscrit, des déclarations incohérentes ou tardives, des certificats d'exemption manquants ou une mauvaise tenue de dossiers.

Comment gérez-vous la conformité fiscale du commerce électronique à mesure que vous vous développez?

À mesure que votre entreprise s'étend à d'autres États ou qu'elle vend des produits plus complexes, le suivi manuel devient plus difficile. Vous aurez besoin de systèmes qui suivent le rythme et facilitent la conformité.

Prenez en compte les éléments suivants :

• Surveillance des liens : Faites le suivi des ventes par État de façon continue afin de pouvoir déterminer le moment où vous approchez des seuils avant de les franchir. Une visibilité précoce facilite grandement l'inscription.

• Calcul des taxes à l'adresse : Vos systèmes de paiement et de facturation doivent appliquer la taxe en fonction de l'adresse de livraison, et non d'un taux d'État fixe. Les outils qui extraient les taux de bases de données régulièrement mises à jour gèrent cette tâche automatiquement pour aider à prévenir les erreurs de calcul systématiques.

• Processus d'inscription : Créez un processus normalisé pour procéder rapidement à l'inscription dans de nouveaux États. Le fait d'avoir en main les renseignements essentiels, comme la structure de l'entreprise, les numéros d'identification fiscale et les pièces justificatives, accélère la conformité lorsque les seuils sont atteints.

• Collecte de certificats d'exemption : Si vous vendez en B2B, recueillez les certificats d'exemption lors de l'inscription des utilisateurs ou du paiement plutôt que de les chercher plus tard. Les certificats doivent être propres à l'État, valides et conservés de manière à pouvoir être récupérés à des fins de vérification.

• Faire appel à un spécialiste des taxes de vente : Les règles relatives aux taxes de vente changent fréquemment, et l'assujettissement aux taxes des produits peut être nuancé. Un spécialiste des taxes de vente peut vous aider à valider votre configuration, à repérer les risques potentiels et à vous conseiller sur les étapes à suivre, comme la divulgation volontaire si vous avez manqué à vos obligations antérieures.

Comment Stripe Tax peut vous aider

Stripe Tax réduit la complexité de la conformité fiscale afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Stripe Tax vous aide à surveiller vos obligations et vous avertit lorsque vous dépassez un seuil d’inscription à une taxe de vente en fonction de vos transactions Stripe. De plus, il calcule et collecte automatiquement la taxe de vente, la TVA et la TPS sur les biens et services physiques et numériques, dans tous les États américains et dans plus de 100 pays.

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Stripe Tax peut vous aider à :

• *Comprendre où vous devez vous inscrire et collecter les taxes : * découvrez où vous devez percevoir les taxes en fonction de vos transactions Stripe. Une fois enregistré, activez le recouvrement des taxes dans un nouvel état ou un nouveau pays en quelques secondes. Vous pouvez commencer à percevoir les taxes en ajoutant une ligne de code à votre intégration Stripe existante ou en activant la perception des taxes d’un simple clic dans le Dashboard Stripe.

• *S’inscrire pour payer des taxes : * laissez Stripe gérer vos inscriptions fiscales à l’échelle mondiale et vous pouvez profiter d’une procédure simplifiée qui préremplit les détails de l’inscription, ce qui vous fait gagner du temps et simplifie la conformité avec les réglementations locales.

• Collecter automatiquement les taxes : Stripe Tax calcule et collecte le montant exact de taxe dû, quels que soient les produits que vous vendez et les pays dans lesquels vous les vendez. Il prend en charge des centaines de produits et services et est à jour en ce qui concerne les règles fiscales et les modifications des taux.

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