Nel 2018, la decisione della Corte Suprema degli Stati Uniti nel caso South Dakota contro Wayfair ha concesso agli stati l'autorità di richiedere la riscossione delle imposte in base alla sola attività economica. Sebbene in precedenza la presenza fisica determinasse gli obblighi fiscali delle attività, la maggior parte degli stati ora ha anche requisiti di economic nexus. La conformità all'imposta sulle vendite per l'e-commerce significa gestire gli obblighi fiscali in ogni stato in cui si ha una presenza fisica o clienti.

Di seguito, spieghiamo come funziona l'economic nexus, dove la conformità all'imposta sulle vendite in più stati si fa complicata e come creare una procedura di conformità che cresce con la tua attività.

In evidenza

• La sentenza Wayfair stabilisce che la vendita in uno stato degli Stati Uniti, anche senza una presenza fisica sul territorio, può generare un obbligo relativo all'imposta sulle vendite.

• I beni fisici, i prodotti digitali e i servizi sono tutti tassati in modo diverso nei vari stati. Non si può presumere che ciò che si applica in uno stato si applichi anche in un altro.

• In genere, gli stati non avviano il clock dei termini di prescrizione finché non hai presentato la dichiarazione. Ciò significa che l'esposizione non riconosciuta derivante dalle soglie di economic nexus superate ma di cui non si ha consapevolezza, può risalire alla data in cui sono state superate per la prima volta.

Cos'è la conformità all'imposta sulle vendite per l'e-commerce?

La conformità all'imposta sulle vendite per l'e-commerce è la procedura per capire dove sei tenuto a pagare l'imposta sulle vendite, riscuotere l'importo corretto dai clienti, presentare le dichiarazioni e versare tale imposta alle autorità competenti entro le tempistiche previste.

Se gestisci un'attività che vende in tutti gli Stati Uniti, questa situazione può diventare rapidamente difficile da gestire. Negli Stati Uniti sono presenti oltre 13.000 giurisdizioni fiscali, inclusi stati, contee, città e distretti speciali, ognuno con proprie aliquote fiscali, regole sui prodotti e tempistiche per le dichiarazioni.

Man mano che la tua attività di e-commerce cresce per operare in nuovi stati, anche i tuoi obblighi fiscali si espandono. Mantenere la conformità significa dover monitorare l'inizio di tali obblighi, comprendere quali prodotti sono imponibili e mantenere registri accurati per la reportistica e i controlli.

Quando si applica l'imposta sulle vendite?

L'imposta sulle vendite si applica quando sono soddisfatte due condizioni: si ha una presenza in uno stato e la vendita stessa è imponibile in base alle regole di tale stato.

Ecco come funziona l'economic nexus.

Nesso economico

Ogni stato che applica un'imposta sulle vendite ha adottato soglie di economic nexus. La maggior parte degli stati utilizza un parametro di riferimento di 100.000 USD di vendite annuali o 200 transazioni in uno stato nell'arco di un anno solare. Tuttavia, le soglie variano in base allo stato. California, New York e Texas utilizzano una soglia di ricavi di 500.000 USD. La soglia dell'Alabama è di 250.000 USD.

I seguenti stati si basano solo sulle soglie di ricavi e non includono il numero di transazioni:

• Alabama
  
• Alaska
  
• Arizona
  
• California
  
• Colorado
  
• Florida
  
• Idaho
  
• Illinois
  
• Indiana
  
• Iowa
  
• Kansas
  
• Louisiana
  
• Maine
  
• Massachusetts
  
• Mississippi
  
• Missouri
  
• New Mexico
  
• New York, Carolina del Nord
  
• North Dakota
  
• Oklahoma
  
• Pennsylvania
  
• South Carolina
  
• South Dakota
  
• Tennessee
  
• Texas
  
• Utah
  
• Washington
  
• Wisconsin
  
• Wyoming
  

Nesso fisico

La presenza fisica deriva dall'avere una presenza fisica in uno stato, indipendentemente dal volume delle vendite.

Ciò potrebbe derivare da:

• Un dipendente in remoto con sede nello stato

• Un inventario conservato nel magazzino di evasione ordini di terze parti

• Presenza temporanea, ad esempio fiere o eventi pop-up

Se gestisci un'azienda di e-commerce che utilizza reti di evasione ordini distribuite, l'inventario da solo può creare obblighi in più stati.

Obblighi di registrazione e dichiarazione

Una volta superata una soglia di economic nexus, è necessario registrarsi e iniziare a riscuotere l'imposta sulle vendite future in quello stato.

Dopo la registrazione, lo stato assegna una frequenza di dichiarazione (in genere mensile, trimestrale o annuale, in base al debito d'imposta previsto). Man mano che le vendite crescono, gli stati potrebbero passarti a un programma di dichiarazione più frequente, a volte con un preavviso minimo.

Quali vendite sono soggette a imposta?

Anche se hai un nesso in uno stato, non tutte le vendite sono automaticamente imponibili. Gli stati definiscono i prodotti imponibili in modi diversi e tali definizioni possono variare.

Prodotti fisici

La maggior parte dei beni fisici è imponibile, ma le eccezioni comuni variano da stato a stato. I generi alimentari, ad esempio, sono esenti in molti stati, ma del tutto imponibili in altri. L'abbigliamento di tutti i giorni, comprese le calzature, è esente in Pennsylvania e nel New Jersey, ma non in altri stati. Queste differenze sono importanti se vendi in più giurisdizioni.

Prodotti digitali

L'imposizione fiscale dei prodotti digitali è variabile, quindi rappresenta una categoria complicata per le attività di e-commerce. Gli stati assumono posizioni diverse su software scaricati, abbonamenti a software-as-a-service (SaaS), e-book e servizi di streaming. Il Texas tassa il SaaS, mentre in genere la California non lo fa. Alcuni stati fanno distinzione tra i prodotti "trasferiti elettronicamente" e quelli a cui "si accede da remoto".

Prodotti in bundle

Quando articoli imponibili e non imponibili vengono venduti insieme a un unico prezzo, gli stati potrebbero applicare regole diverse per determinare il trattamento fiscale. Un esempio comune è un abbonamento software fornito in bundle con servizi professionali. A seconda dello stato, l'intero bundle o solo la parte relativa al software potrebbe essere imponibile.

Servizi

I servizi sono tassati meno frequentemente dei beni, ma alcuni stati tassano categorie specifiche, come i servizi di informazione, l'elaborazione dei dati e le telecomunicazioni. Se il tuo prodotto include una componente di servizio, controlla le regole di ogni singolo stato, anziché dare per scontato che i servizi siano esenti.

Acquirenti esenti

Alcuni clienti, inclusi i rivenditori, le organizzazioni non profit e determinati produttori, potrebbero essere esenti dall'imposta sulle vendite. L'eccezione, tuttavia, è valida solo se si conserva un certificato di eccezione adeguato rilasciato dall'acquirente. Senza documentazione, gli stati potrebbero ritenerti responsabile dell'imposta durante un audit.

Quali sono le sfide della conformità all'imposta sulle vendite in più stati per l'e-commerce?

Una volta effettuata la registrazione in più stati, la conformità fiscale diventa un obbligo continuo. Ogni stato introduce i propri requisiti e potenziali rischi.

Considera i seguenti fattori:

• Precisione dell'aliquota a livello di indirizzo: le aliquote dell'imposta sulle vendite spesso variano all'interno di uno stato a causa delle imposte locali e distrettuali. Per calcolare l'imposta con precisione, è necessario applicare l'aliquota in base all'indirizzo di spedizione del cliente.

• Ostacoli nella dichiarazione: molti stati, tra cui California, Colorado, New York e Texas, richiedono di riportare le vendite per contea o città nella dichiarazione, anziché un singolo totale a livello statale. Ciò significa che le dichiarazioni devono contenere i dati dell'indirizzo a livello di transazione.

• Variazioni della frequenza di dichiarazione: in alcuni casi, gli stati possono spostare le attività a un livello di frequenza di dichiarazione più elevato all'aumentare del debito d'imposta. Se non ci si accorge della variazione e si presenta la dichiarazione in ritardo, possono essere applicate delle sanzioni anche se l'imposta stessa è stata pagata correttamente.

• Gestione dei certificati di esenzione: le attività che vendono ad altre attività devono riscuotere e conservare certificati di esenzione validi per ciascuna di esse. I certificati hanno formati specifici per stato e potrebbero scadere periodicamente. I certificati mancanti o non validi possono comportare un debito d'imposta durante un controllo.

• Esposizione dei dipendenti in remoto: l'assunzione di un singolo dipendente in remoto in un nuovo stato può creare una presenza fisica, che avvia gli obblighi di registrazione e conformità prima ancora di aver effettuato vendite significative in quello stato.

• Distribuzione dell'inventario: l'utilizzo di reti di evasione degli ordini che conservano l'inventario in più magazzini può creare una presenza (nexus) in ogni stato in cui si trova l'inventario, anche se non ci si è mai rivolti attivamente ai clienti in quegli stati.

Quali sono i rischi di una conformità fiscale errata per l'imposta sulle vendite nell'e-commerce?

Gli errori relativi all'imposta sulle vendite di solito si manifestano in un secondo momento, spesso durante un audit. Possono comportare responsabilità per imposte arretrate, sanzioni e interessi, tutti evitabili se si inizia con tutte le giuste informazioni.

Questi sono i rischi di una conformità fiscale errata per l'imposta sulle vendite nell'e-commerce.

Sotto-riscossione

Se riscuoti meno imposte del necessario, la responsabilità ricade in genere sul venditore in un audit, non sul cliente. Potresti dover pagare l'imposta non riscossa più gli interessi e di solito delle sanzioni, anche se non hai mai ricevuto quei fondi dall'acquirente, il che accade spesso quando le aliquote vengono calcolate in modo errato, i prodotti vengono classificati erroneamente o i solleciti sul nesso fiscale vengono ignorati.

Mancata registrazione

Se superi le soglie per il nesso ma non ti registri mai, il rischio è maggiore. In genere, gli stati non avviano la prescrizione fino alla presentazione di una dichiarazione, il che significa che le responsabilità possono accumularsi per anni.

• Programmi di divulgazione volontaria: tutti gli Stati Uniti e Washington, DC, offrono accordi di divulgazione volontaria (VDA) che consentono alle attività di farsi avanti prima di un audit. Questi programmi di solito richiedono di registrarsi e pagare le imposte arretrate, ma potrebbero ridurre o eliminare le sanzioni. Se si tratta di un'azienda che scopre obblighi non dichiarati, i VDA possono limitare l'esposizione storica.

• Sovra-riscossione: l'addebito di imposte quando non dovresti o l'addebito in eccesso crea un problema diverso. L'imposta in eccesso appartiene a un'autorità fiscale, quindi devi effettuare la rimessa fiscale o rimborsare il cliente.

• Cause scatenanti degli audit: i fattori scatenanti comuni per un audit includono l'elevato volume di vendite in uno stato in cui non sei registrato, dichiarazioni incoerenti o in ritardo, certificati di eccezione mancanti o tenuta dei registri scadente.

Come si gestisce la conformità all'imposta sulle vendite dell'e-commerce man mano che ci si espande?

Man mano che l'attività si espande in un maggior numero di stati o vende prodotti più complessi, il monitoraggio manuale diventa più difficile. Avrai bisogno di sistemi che stiano al passo e semplifichino la conformità.

Considera quanto segue:

• Monitoraggio dell'economic nexus: monitora le vendite per stato su base continuativa in modo da poter identificare quando ti stai avvicinando alle soglie prima di superarle. Una visibilità precoce semplifica notevolmente la registrazione.

• Calcolo delle imposte a livello di indirizzo: i sistemi di checkout e fatturazione dovrebbero applicare l'imposta in base all'indirizzo di spedizione, non un'aliquota statale fissa. Gli strumenti che estraggono le aliquote da database regolarmente aggiornati gestiscono questa operazione automaticamente per aiutare a prevenire errori di calcolo sistematici.

• Flusso di lavoro della registrazione: crea una procedura standardizzata per registrarti rapidamente in nuovi stati. Avere a disposizione le informazioni essenziali, ad esempio la struttura dell'attività, gli ID fiscali e la documentazione di supporto, velocizza la conformità quando si raggiungono le soglie.

• Raccolta dei certificati di esenzione: se effettui vendite B2B, raccogli i certificati di esenzione durante l'attivazione o il checkout invece di doverli richiedere in seguito. I certificati devono essere specifici dello stato, aggiornati e salvati in modo da poter essere recuperati a scopo di controllo.

• Collabora con uno specialista in imposte sulle vendite: le regole sull'imposta sulle vendite cambiano frequentemente e l'imponibilità dei prodotti può essere ricca di sfumature. Uno specialista in imposte sulle vendite può aiutarti a convalidare la configurazione, identificare la potenziale esposizione e fornire consulenza su passaggi quali la divulgazione volontaria in caso di mancato rispetto di obblighi passati.

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