Im Jahr 2018 gab die Entscheidung des US-amerikanischen Supreme Court im Fall South Dakota v. Wayfair den Bundesstaaten die Befugnis, die Steuererhebung allein auf der Grundlage wirtschaftlicher Aktivität zu verlangen. Während früher die physische Präsenz die steuerlichen Verpflichtungen von Unternehmen bestimmte, haben die meisten Bundesstaaten nun auch Anforderungen für einen wirtschaftlichen Nexus. Die Steuerkonformität für Sales Tax im E-Commerce bedeutet, dass Sie Ihre steuerlichen Verpflichtungen in jedem Bundesstaat verwalten müssen, in dem Sie eine physische Präsenz oder Kundinnen und Kunden haben.

Im Folgenden erklären wir, wie ein Nexus funktioniert, wo die Steuerkonformität für Sales Tax in mehreren Bundesstaaten kompliziert wird und wie Sie einen Compliance-Prozess aufbauen, der mit Ihrem Unternehmen mitwächst.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Das Wayfair-Urteil bedeutet, dass der Verkauf in einen US-Bundesstaat auch ohne physische Präsenz dort eine Verpflichtung zur Sales Tax nach sich ziehen kann.

• Physische Waren, digitale Produkte und Dienstleistungen werden in den verschiedenen Bundesstaaten unterschiedlich besteuert. Sie können nicht davon ausgehen, dass das, was in einem Bundesstaat gilt, auch in einem anderen gilt.

• Bundesstaaten starten die Uhr für die Verjährungsfrist in der Regel erst, wenn Sie eine Einreichung vorgenommen haben. Das bedeutet, dass nicht anerkannte Risiken durch verpasste Nexus-Schwellenwerte bis zu dem Datum zurückreichen können, an dem Sie diese zum ersten Mal überschritten haben.

Was ist die Steuerkonformität für die Sales Tax im E-Commerce?

Die Steuerkonformität für die Sales Tax im E-Commerce ist der Prozess, bei dem Sie lernen, wo Sie Sales Tax schulden, den korrekten Betrag von Kundinnen und Kunden einziehen, Erklärungen einreichen und diese Steuer pünktlich an die zuständigen Behörden abführen.

Wenn Sie ein Unternehmen betreiben, das in den gesamten USA verkauft, kann dies schnell unübersichtlich werden. Die USA verfügen über mehr als 13.000 Steuergebiete, darunter Bundesstaaten, Landkreise, Städte und Sonderbezirke, jeweils mit eigenen Steuersätzen, Produktregeln und Einreichungsplänen.

Wenn Ihr E-Commerce-Unternehmen wächst und in neuen Bundesstaaten tätig wird, wachsen auch Ihre steuerlichen Verpflichtungen. Um konform zu bleiben, müssen Sie nachverfolgen, wann diese Verpflichtungen beginnen, wissen, welche Produkte steuerpflichtig sind, und genaue Aufzeichnungen für Berichterstattung und Prüfungen führen.

Wann fällt Sales Tax an?

Die Sales Tax fällt an, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind: Sie haben einen Nexus in einem Bundesstaat, und der Verkauf selbst ist nach den Regeln dieses Bundesstaates steuerpflichtig.

So funktioniert ein Nexus.

Wirtschaftlicher Nexus

Jeder Bundesstaat mit einer Sales Tax hat Schwellenwerte für einen wirtschaftlichen Nexus eingeführt. Die meisten Bundesstaaten verwenden einen Richtwert von 100.000 USD Jahresumsatz oder 200 Transaktionen in einem Bundesstaat innerhalb eines Kalenderjahres. Diese Schwellenwerte variieren jedoch je nach Bundesstaat. Kalifornien, New York und Texas verwenden einen Umsatzschwellenwert von 500.000 USD. In Alabama liegt der Schwellenwert bei 250.000 USD.

Die folgenden Bundesstaaten stützen sich nur auf Umsatzschwellenwerte und berücksichtigen keine Transaktionszahlen:

• Alabama
  
• Alaska
  
• Arizona
  
• California
  
• Colorado
  
• Florida
  
• Idaho
  
• Illinois
  
• Indiana
  
• Iowa
  
• Kansas
  
• Louisiana
  
• Maine
  
• Massachusetts
  
• Mississippi
  
• Missouri
  
• New Mexico
  
• New York, North Carolina
  
• North Dakota
  
• Oklahoma
  
• Pennsylvania
  
• South Carolina
  
• South Dakota
  
• Tennessee
  
• Texas
  
• Utah
  
• Washington
  
• Wisconsin
  
• Wyoming
  

Physischer Nexus

Ein physischer Nexus entsteht unabhängig vom Umsatzvolumen durch eine physische Präsenz in einem Bundesstaat.

Dies kann folgende Ursachen haben:

• Ein Remote-Mitarbeiter/Eine Remote-Mitarbeiterin im Bundesstaat

• Bestand, der in einem Ausführungslager eines Drittanbieters gespeichert wird

• Vorübergehende Präsenz, z. B. Messen oder Pop-up-Events

Wenn Sie ein E-Commerce-Unternehmen betreiben, das verteilte Ausführungsnetzwerke nutzt, kann der Bestand allein schon zu Verpflichtungen in mehreren Bundesstaaten führen.

Registrierungs- und Einreichungsverpflichtungen

Sobald Sie einen Nexus-Schwellenwert überschreiten, müssen Sie sich registrieren und für zukünftige Verkäufe in diesem Bundesstaat die Steuer einziehen.

Nach der Registrierung weist der Bundesstaat eine Häufigkeit für die Einreichung zu (in der Regel monatlich, vierteljährlich oder jährlich, je nach Ihrer erwarteten Steuerschuld). Wenn Ihr Umsatz steigt, können die Bundesstaaten Sie zu einem häufigeren Einreichungsplan wechseln, manchmal ohne große Vorankündigung.

Welche Verkäufe sind steuerpflichtig?

Selbst wenn Sie in einem Bundesstaat einen Nexus haben, ist nicht jeder Verkauf automatisch steuerpflichtig. Die Bundesstaaten definieren steuerpflichtige Produkte auf unterschiedliche Weise, und diese Definitionen können variieren.

Physische Waren

Die meisten physischen Güter sind steuerpflichtig, aber gängige Ausnahmen unterscheiden sich je nach Bundesstaat. Lebensmittel sind beispielsweise in vielen Bundesstaaten ausgenommen, in anderen jedoch voll steuerpflichtig. Alltagskleidung, einschließlich Schuhen, ist in Pennsylvania und New Jersey ausgenommen, in anderen Bundesstaaten jedoch nicht. Diese Unterschiede sind wichtig, wenn Sie in mehreren Gerichtsbarkeiten verkaufen.

Digitale Produkte

Die Besteuerung von digitalen Produkten ist variabel, weshalb es sich um eine komplizierte Kategorie für E-Commerce-Unternehmen handelt. Die Bundesstaaten vertreten unterschiedliche Standpunkte zu heruntergeladener Software, Software-as-a-Service-Abonnements (SaaS), E-Books und Streaming-Diensten. Texas besteuert SaaS, während Kalifornien dies im Allgemeinen nicht tut. Einige Bundesstaaten unterscheiden zwischen Produkten, die „elektronisch übertragen“ und solchen, auf die „aus der Ferne zugegriffen“ wird.

Gebündelte Produkte

Wenn steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Artikel zusammen zu einem Preis verkauft werden, können Bundesstaaten unterschiedliche Regeln anwenden, um die steuerliche Behandlung zu bestimmen. Ein gängiges Beispiel ist ein Software-Abonnement, das mit Fachdienstleistungen als Bundle angeboten wird. Je nach Bundesstaat kann das gesamte Bundle oder nur der Softwareteil steuerpflichtig sein.

Dienste

Dienstleistungen werden seltener als Waren besteuert, aber einige Bundesstaaten besteuern bestimmte Kategorien, wie Informationsdienste, Datenverarbeitung und Telekommunikation. Wenn Ihr Produkt eine Dienstleistungskomponente enthält, prüfen Sie die Regeln jedes Bundesstaates, anstatt davon auszugehen, dass Dienstleistungen ausgenommen sind.

Ausgenommene Käufer/innen

Einige Kundinnen und Kunden, darunter Wiederverkäufer, gemeinnützige Organisationen und bestimmte Hersteller, können von der Sales Tax ausgenommen sein. Die Ausnahme ist jedoch nur gültig, wenn Sie eine ordnungsgemäße Bescheinigung für die Ausnahme von dem/der Käufer/in aufbewahren. Ohne Dokumentation können Bundesstaaten Sie bei einer Prüfung für die Steuer haftbar machen.

Was sind die Herausforderungen bei der Steuerkonformität von Bundesstaaten (Multistate) im E-Commerce?

Sobald Sie in mehreren Bundesstaaten registriert sind, ist die Compliance eine fortlaufende Verpflichtung. Jeder Bundesstaat hat eigene Anforderungen und mögliche Risiken.

Folgendes ist dabei zu beachten:

• Genauigkeit der Sätze auf Adressebene: Die Sätze für die Sales Tax variieren innerhalb eines Bundesstaates aufgrund lokaler und bezirksweiter Steuern oft. Um die Steuer genau zu berechnen, müssen Sie den Satz basierend auf der Lieferadresse der Kundin/des Kunden anwenden.

• Hürden bei der Steuererklärung: In vielen Bundesstaaten (z. B. Kalifornien, Colorado, New York und Texas) müssen Sie den Umsatz pro Landkreis oder Stadt in Ihrer Steuererklärung angeben und nicht als Gesamtsumme für den gesamten Bundesstaat. Das bedeutet, dass Ihre Einreichungen Adressdaten auf Transaktionsebene enthalten müssen.

• Änderungen bei der Häufigkeit der Einreichung: In einigen Fällen können Bundesstaaten Unternehmen einer höheren Stufe für die Häufigkeit der Einreichung zuweisen, wenn ihre Steuerschuld steigt. Wenn Sie die Änderung verpassen und zu spät einreichen, können Strafen anfallen, selbst wenn die Steuer selbst korrekt bezahlt wurde.

• Verwaltung von Ausnahmezertifikaten: Unternehmen, die an andere Unternehmen verkaufen, müssen für jedes Unternehmen gültige Ausnahmezertifikate einziehen und speichern. Diese Zertifikate weisen bundesstaatsspezifische Formate auf und können gelegentlich ablaufen. Fehlende oder ungültige Zertifikate können bei einer Prüfung zu Steuerschulden führen.

• Risiko bei Remote-Mitarbeitern: Wenn Sie einen einzigen Remote-Mitarbeiter/eine einzige Remote-Mitarbeiterin in einem neuen Bundesstaat einstellen, kann ein physischer Nexus entstehen, der Registrierungs- und Compliance-Verpflichtungen nach sich zieht, bevor Sie dort nennenswerte Umsätze erzielen.

• Bestandsverteilung: Wenn Sie Ausführungsnetzwerke nutzen, bei denen der Bestand in mehreren Lagern gespeichert ist, kann in jedem Bundesstaat, in dem sich Bestand befindet, ein Nexus entstehen – auch wenn Sie Kundinnen und Kunden in diesen Bundesstaaten nie aktiv angesprochen haben.

Welche Risiken birgt eine fehlerhafte Sales Tax-Compliance im E-Commerce?

Fehler bei der Sales Tax fallen meist erst später auf, oft bei einer Prüfung. Sie können zu Steuernachzahlungen, Strafen und Zinsen führen, die alle vermieden werden können, wenn Sie von Anfang an über die richtigen Informationen verfügen.

Dies sind die Risiken einer fehlerhaften Sales Tax-Compliance im E-Commerce.

Zu geringer Einzug

Wenn Sie weniger Steuern einziehen als erforderlich, fällt die Haftung bei einer Prüfung in der Regel auf den/die Verkäufer/in und nicht auf den/die Endkunden/Endkundin. Möglicherweise schulden Sie nicht eingezogene Steuern plus Zinsen und in der Regel Strafen, obwohl Sie diese Gelder nie von dem/der Käufer/in erhalten haben. Dies geschieht häufig, wenn Sätze falsch berechnet, Produkte falsch klassifiziert oder Nexus-Hinweise übersehen werden.

Fehlende Registrierung

Wenn Sie Nexus-Schwellenwerte überschreiten, sich aber nie registrieren, ist das Risiko größer. Bundesstaaten beginnen mit der Verjährungsfrist in der Regel erst, wenn eine Steuererklärung eingereicht wurde, was bedeutet, dass sich die Haftung über Jahre hinweg ansammeln kann.

• Programme zur Selbstanzeige: Alle US-Bundesstaaten und Washington, D. C. bieten Vereinbarungen zur Selbstanzeige (Voluntary Disclosure Agreements, VDAs) an, die es Unternehmen ermöglichen, sich vor einer Prüfung zu melden. Diese Programme erfordern in der Regel, dass Sie sich registrieren und Steuern nachzahlen, aber sie können Strafen reduzieren oder beseitigen. Wenn ein Unternehmen nicht gemeldete Verpflichtungen entdeckt, können VDAs historische Risiken begrenzen.

• Zu hoher Einzug: Wenn Sie Steuern berechnen, obwohl Sie es nicht sollten, oder zu viel berechnen, entsteht ein anderes Problem. Die überschüssige Steuer gehört einer Steuerbehörde, daher müssen Sie diese entweder abführen oder dem/der Endkunden/Endkundin zurückerstatten.

• Gründe für Prüfungen: Häufige Auslöser für eine Prüfung sind ein hohes Umsatzvolumen in einem Bundesstaat, in dem Sie nicht registriert sind, inkonsistente oder verspätete Einreichungen, fehlende Bescheinigungen für Ausnahmen oder eine unzureichende Buchführung.

Wie verwalten Sie die Steuerkonformität für die Sales Tax im E-Commerce, wenn Sie skalieren?

Wenn Ihr Unternehmen in weitere Bundesstaaten expandiert oder komplexere Produkte verkauft, wird die manuelle Nachverfolgung immer schwieriger. Sie benötigen Systeme, die Schritt halten und die Compliance vereinfachen.

Berücksichtigen Sie Folgendes:

• Überwachung des Nexus: Verfolgen Sie Verkäufe pro Bundesstaat kontinuierlich, damit Sie erkennen können, wann Sie sich Schwellenwerten nähern, bevor Sie diese überschreiten. Eine frühzeitige Transparenz erleichtert die Registrierung erheblich.

• Steuerberechnung auf Adressebene: Ihre Systeme für Bezahlvorgang und Rechnungsstellung sollten die Steuer auf Basis der Lieferadresse anwenden, nicht mit einem pauschalen Satz für den Bundesstaat. Tools, die Raten aus regelmäßig aktualisierten Datenbanken über die Pull-Methode beziehen, erledigen dies automatisch, um systematische Berechnungsfehler zu vermeiden.

• Workflow für die Registrierung: Erstellen Sie einen standardisierten Prozess für die schnelle Registrierung in neuen Bundesstaaten. Wenn Sie die wesentlichen Informationen wie Unternehmensstruktur, Steueridentifikationsnummern und Belege bereithalten, beschleunigt dies die Compliance, wenn Schwellenwerte erreicht werden.

• Einzug von Ausnahmezertifikaten: Wenn Sie B2B verkaufen, ziehen Sie Ausnahmezertifikate während des Onboardings oder beim Bezahlvorgang ein, anstatt ihnen später nachzulaufen. Zertifikate müssen bundesstaatsspezifisch und aktuell sein und so gespeichert werden, dass sie für Prüfungszwecke abrufbar sind.

• Arbeiten Sie mit einem Spezialisten/einer Spezialistin für Sales Tax zusammen: Die Regeln für die Sales Tax ändern sich häufig und die Steuerpflicht für Produkte kann nuanciert sein. Ein/e Spezialist/in für Sales Tax kann Ihnen helfen, Ihre Einrichtung zu validieren, potenzielle Risiken zu identifizieren und Sie bei Schritten wie der freiwilligen Offenlegung zu beraten, wenn vergangene Verpflichtungen nicht erfüllt wurden.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Verkaufssteuerregistrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Verkaufssteuer, Umsatzsteuer und GST auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie in wenigen Sekunden die Steuereinziehung in einem neuen Staat oder Land. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Anmeldeformulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax kann nahtlos bei Partnern für die Einreichung integriert werden, sodass Ihre globalen Einreichungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Erfahren Sie mehr über Stripe Tax oder starten Sie noch heute.