Em 2018, a decisão da Suprema Corte dos EUA no caso South Dakota v. Wayfair concedeu aos estados a autoridade para exigir o recolhimento de impostos com base apenas na atividade econômica. Embora a presença física determinasse anteriormente as obrigações fiscais das empresas, a maioria dos estados agora também tem requisitos de nexo econômico. A conformidade fiscal do imposto sobre vendas para e-commerce significa o gerenciamento das suas obrigações fiscais em todos os estados em que você tem uma presença física ou clientes.

Abaixo, explicamos como o nexo funciona, onde a conformidade fiscal do imposto sobre vendas em vários estados se complica e como criar um processo de conformidade que cresce de acordo com a sua empresa.

Destaques

• A decisão no caso Wayfair significa que vender para um estado dos EUA, mesmo sem uma presença física lá, pode iniciar uma obrigação do imposto sobre vendas.

• Mercadorias físicas, produtos digitais e serviços são todos tributados de forma diferente em todos os estados. Não é possível presumir que o que se aplica a um estado também se aplica a outro.

• Em geral, os estados não iniciam o prazo de prescrição até você ter feito a declaração. Isso significa que a exposição não reconhecida devido a limites de nexo não atingidos pode retroagir até a data em que você ultrapassou pela primeira vez.

O que é a conformidade fiscal do imposto sobre vendas para e-commerce?

A conformidade fiscal do imposto sobre vendas para e-commerce é o processo de aprender onde você deve o imposto sobre vendas, recolher o valor correto dos clientes, preencher declarações e repassar esse imposto às autoridades certas no prazo estipulado.

Se você administrar uma empresa que vende em todos os EUA, o gerenciamento disso poderá se tornar difícil e de maneira rápida. Os EUA têm mais de 13.000 jurisdições fiscais, incluindo estados, condados, cidades e distritos especiais, cada um com as próprias alíquotas, regras sobre produtos e cronogramas de declaração.

À medida que a sua empresa de e-commerce for crescendo para operar em novos estados, as suas obrigações fiscais também aumentarão. Para permanecer em conformidade, é necessário acompanhar o momento em que essas obrigações começam, entender quais produtos são tributáveis e manter registros precisos para relatórios e auditorias.

Quando o imposto sobre vendas é aplicável?

O imposto sobre vendas se aplica quando duas condições são atendidas: você tem um nexo em um estado e a própria venda é tributável sob as regras daquele estado.

Veja como o nexo funciona.

Nexo econômico

Todo estado com um imposto sobre vendas adotou limites de nexo econômico. A maioria dos estados usa um padrão de $ 100.000,00 em vendas anuais ou 200 transações em um estado em um ano civil. No entanto, os limites variam de acordo com o estado. A Califórnia, Nova York e o Texas usam um limite de receita de $ 500.000,00. O limite do Alabama é de $ 250.000,00.

Os estados a seguir dependem apenas dos limites de receita e não incluem as contagens de transações:

• Alabama
  
• Alaska
  
• Arizona
  
• Califórnia
  
• Colorado
  
• Flórida
  
• Idaho
  
• Illinois
  
• Indiana
  
• Iowa
  
• Kansas
  
• Louisiana
  
• Maine
  
• Massachusetts
  
• Mississippi
  
• Missouri
  
• Novo México
  
• Nova York, Carolina do Norte
  
• Dakota do Norte
  
• Oklahoma
  
• Pensilvânia
  
• Carolina do Sul
  
• Dakota do Sul
  
• Tennessee
  
• Texas
  
• Utah
  
• Washington
  
• Wisconsin
  
• Wyoming
  

Nexo físico

O nexo físico surge ao se ter uma presença física em um estado, independentemente do volume de vendas.

Isso pode ocorrer devido a:

• Um funcionário remoto localizado no estado

• Um inventário armazenado em um armazém de execução terceirizado

• Presença temporária, como feiras comerciais ou eventos pop-up

Se você administra uma empresa de e-commerce que usa redes de execução distribuídas, o inventário por si só pode criar obrigações em vários estados.

Obrigações de cadastro e declaração

Quando cruzar um limite de nexo, você deverá se cadastrar e começar a recolher o imposto em vendas futuras naquele estado.

Após o cadastro, o estado atribuirá uma frequência de declaração (geralmente mensal, trimestral ou anual, com base na sua responsabilidade fiscal esperada). À medida que as suas vendas crescerem, os estados poderão mover você para um cronograma de declaração mais frequente, às vezes sem muito aviso.

Quais vendas estão sujeitas a impostos?

Mesmo que você tenha nexo em um estado, nem toda venda é automaticamente tributável. Os estados definem produtos tributáveis de maneiras diferentes, e essas definições podem variar.

Produtos físicos:

A maioria dos bens físicos é tributável, mas as isenções comuns diferem por estado. Os mantimentos, por exemplo, são isentos em muitos estados, mas totalmente tributáveis em outros. Roupas do dia a dia, incluindo calçados, são isentas na Pensilvânia e em Nova Jersey, mas não em outros estados. Essas diferenças são importantes se você vende em várias jurisdições.

Produtos digitais

A tributação de produtos digitais é variável, por isso é uma categoria complicada para empresas de e-commerce. Os estados adotam posições diferentes sobre software baixado, assinaturas de software como serviço (SaaS), e-books e serviços de streaming. O Texas tributa o SaaS, enquanto a Califórnia geralmente não. Alguns estados fazem distinção entre produtos que são "transferidos eletronicamente" e "acessados remotamente".

Produtos agrupados

Quando itens tributáveis e não tributáveis são vendidos juntos por um único preço, os estados podem aplicar regras diferentes para determinar o tratamento do imposto. Um exemplo comum é uma assinatura de software agrupada com serviços profissionais. Dependendo do estado, o pacote inteiro pode ser tributável ou apenas a parte do software.

Serviços

Os serviços são tributados com menos frequência do que os bens, mas alguns estados tributam categorias específicas, como serviços de informação, processamento de dados e telecomunicações. Se o seu produto incluir um componente de serviço, verifique as regras de cada estado em vez de presumir que os serviços são isentos.

Compradores isentos

Alguns clientes, incluindo revendedores, ONGs e certos fabricantes, podem estar isentos do imposto sobre vendas. Mas a isenção só é válida se você guardar um certificado de isenção adequado do comprador. Sem documentação, os estados podem responsabilizar você pelo imposto durante uma auditoria.

Quais são os desafios de conformidade fiscal do imposto sobre vendas em vários estados para o e-commerce?

Quando você estiver cadastrado em vários estados, a conformidade se torna uma obrigação contínua. Cada estado apresenta seus próprios requisitos e riscos potenciais.

Tenha em mente o seguinte:

• Precisão das alíquotas no nível do endereço: as alíquotas de imposto sobre vendas costumam variar dentro de um estado devido a impostos locais e distritais. Para calcular o imposto com precisão, é necessário aplicar a alíquota com base no endereço de entrega do cliente.

• Obstáculos na declaração: muitos estados, incluindo Califórnia, Colorado, Nova York e Texas, exigem que as vendas sejam relatadas por condado ou cidade na declaração, em vez de um único total estadual. Isso significa que as suas declarações devem apresentar dados de endereço em nível de transação.

• Alterações na frequência de declaração: em alguns casos, os estados podem mover empresas para um nível de frequência de declaração mais alto à medida que a responsabilidade tributária delas aumenta. Se você perder a alteração e fizer a declaração com atraso, poderão ser aplicadas multas mesmo se o imposto tiver sido pago corretamente.

• Gestão de certificados de isenção: as empresas que vendem para outras empresas devem coletar e armazenar certificados de isenção válidos para cada uma. Os certificados têm formatos específicos do estado e podem expirar de tempos em tempos. Certificados ausentes ou inválidos podem levar à responsabilidade fiscal durante uma auditoria.

• Exposição de funcionários remotos: a contratação de um único funcionário remoto em um novo estado pode criar um nexo físico, que inicia obrigações de cadastro e conformidade antes que você tenha feito vendas significativas lá.

• Distribuição de inventário: o uso de redes de execução que armazenam inventário em vários armazéns pode criar um nexo em todos os estados onde o inventário está localizado, mesmo se você nunca tiver segmentado ativamente clientes nesses estados.

Quais são os riscos de errar na conformidade fiscal do imposto sobre vendas para o e-commerce?

Erros no imposto sobre vendas geralmente aparecem mais tarde, muitas vezes durante uma auditoria. Eles podem resultar em passivos de impostos atrasados, multas e juros, que podem ser evitados quando você começa com todas as informações corretas.

Estes são os riscos de errar na conformidade fiscal do imposto sobre vendas para o e-commerce.

Recolhimento a menor

Se você recolher menos imposto do que o exigido, a responsabilidade geralmente recai sobre o vendedor em uma auditoria, não sobre o cliente. Você pode dever o imposto não recolhido mais juros e, geralmente, multas, mesmo que nunca tenha recebido esses fundos do comprador, o que costuma acontecer quando as alíquotas são calculadas incorretamente, os produtos são classificados incorretamente ou os alertas de nexo são ignorados.

Falta de registro

Se você ultrapassar os limites de nexo, mas nunca se registrar, o risco será maior. Os estados normalmente não iniciam o prazo de prescrição até que uma declaração seja enviada, o que significa que a responsabilidade pode se acumular por anos.

• Programas de divulgação voluntária: todos os estados dos EUA e Washington, DC, oferecem acordos de divulgação voluntária (VDAs) que permitem às empresas se apresentarem antes de uma auditoria. Esses programas geralmente exigem que você se registre e pague os impostos atrasados, mas podem reduzir ou eliminar multas. Se for uma empresa que descobre obrigações não declaradas, os VDAs podem limitar a exposição histórica.

• Recolhimento a maior: cobrar imposto quando você não deveria ou cobrar muito cria um problema diferente. O excesso de imposto pertence a uma autoridade fiscal, portanto, você deve repassar o valor ou reembolsar o cliente.

• Fatores que levam a auditorias: os catalisadores comuns para uma auditoria incluem alto volume de vendas em um estado onde você não está registrado, declarações inconsistentes ou atrasadas, falta de certificados de isenção ou manutenção inadequada de registros.

Como você gerencia a conformidade fiscal do imposto sobre vendas do e-commerce à medida que você cresce?

À medida que a sua empresa se expande para mais estados ou vende produtos mais complexos, o acompanhamento manual fica mais difícil. Você precisará de sistemas que acompanhem o ritmo e facilitem a conformidade.

Considere o seguinte:

• Monitoramento do nexo: acompanhe as vendas por estado continuamente para poder identificar quando você está se aproximando dos limites antes de ultrapassá-los. A visibilidade antecipada facilita muito o cadastro.

• Cálculo de imposto em nível de endereço: os seus sistemas de checkout e faturamento devem aplicar o imposto com base no endereço de entrega, não em uma alíquota estadual fixa. As ferramentas que extraem alíquotas de bancos de dados atualizados regularmente lidam com isso de maneira automática para ajudar a evitar erros de cálculo sistemáticos.

• Fluxo de trabalho de cadastro: crie um processo padronizado para fazer o cadastro em novos estados com rapidez. Ter as informações essenciais prontas, como a estrutura da empresa, as IDs fiscais e a documentação de apoio, acelera a conformidade quando os limites são atingidos.

• Recolhimento de certificados de isenção: se você vende para outras empresas (B2B), recolha os certificados de isenção durante o onboarding ou no checkout, em vez de procurá-los mais tarde. Os certificados devem ser específicos do estado, válidos e armazenados de forma que possam ser recuperados para fins de auditoria.

• Trabalhe com um especialista em imposto sobre vendas: as regras do imposto sobre vendas mudam de forma frequente e a tributabilidade dos produtos pode apresentar nuances. Um especialista em imposto sobre vendas pode ajudar a validar a sua configuração, identificar exposições potenciais e orientar sobre medidas como a divulgação voluntária, caso obrigações passadas tenham sido perdidas.

Como o Stripe Tax pode ajudar

O Stripe Tax reduz a complexidade da conformidade fiscal, permitindo que você se concentre no crescimento do seu negócio. O Stripe Tax ajuda a monitorar suas obrigações e envia alertas quando você ultrapassa um limite de registro para imposto sobre vendas, com base nas suas transações no Stripe. Além disso, ele calcula e coleta automaticamente imposto sobre vendas, IVA e GST em produtos e serviços físicos e digitais, em todos os estados dos EUA e em mais de 100 países.

Comece a recolher impostos globalmente adicionando uma única linha de código à sua integração existente, clicando em um botão no Dashboard ou usando nossa poderosa API.

O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde registrar e recolher impostos: Veja onde você precisa cobrar impostos com base em suas transações no Stripe. Após o registro, ative a cobrança de impostos em um novo estado ou país em segundos. Você pode começar a coletar impostos adicionando uma linha de código à sua integração Stripe existente ou ativar a coleta de impostos com um clique no Dashboard do Stripe.

• Fazer o cadastro para pagar impostos: Permita que a Stripe gerencie seus cadastros fiscais globais e aproveite um processo simplificado que pré-preenche os dados da aplicação, economizando tempo e facilitando a conformidade com as regulamentações locais.

• Recolher impostos automaticamente: O Stripe Tax calcula e coleta o valor correto de imposto devido, independentemente do que você vende ou onde vende. Ele suporta centenas de produtos e serviços e está sempre atualizado sobre regras fiscais e alterações de alíquotas.

• Simplificar declarações: O Stripe Tax se integra perfeitamente com parceiros de declaração, garantindo que suas declarações globais sejam precisas e entregues dentro do prazo. Deixe que nossos parceiros gerenciem suas declarações para que você possa focar no crescimento do seu negócio.

Saiba mais sobre o Stripe Tax ou comece já.