El cumplimiento de las obligaciones fiscales de una empresa constituye un proceso continuo de cumplir con todas las obligaciones fiscales de tu empresa. Estas obligaciones pueden incluir el impuesto sobre sociedades, las cotizaciones sociales, el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el valor añadido (IVA), las declaraciones informativas internacionales, los precios de transferencia, el riesgo de establecimiento permanente (EP) y mucho más. Cada una tiene sus propios plazos, formularios y sanciones por errores. Las empresas que gestionan bien el cumplimiento lo consideran una función empresarial con responsabilidades bien definidas.

A continuación, veremos cómo funciona el cumplimiento en los distintos tipos de impuestos, cómo la expansión internacional cambia tus obligaciones empresariales y qué riesgos corres si cometes un error.

Destacados

• Las normas de nexo económico implican que puedes tener obligaciones en materia de impuestos sobre las ventas en estados de EE. UU. en los que nunca has tenido presencia física.

• La expansión internacional genera riesgos de cumplimiento que van mucho más allá del registro, como el riesgo de establecimiento permanente, los requisitos de documentación de precios de transferencia y las obligaciones en materia de impuestos sobre las ventas, IVA o impuesto sobre bienes y servicios (GST).

• Si una autoridad fiscal determina que deberías haber presentado tus declaraciones en una jurisdicción antes de lo debido, podrías tener que pagar impuestos atrasados, intereses y sanciones.

¿Qué es el cumplimiento de la normativa fiscal empresarial?

El cumplimiento de la normativa fiscal empresarial significa calcular lo que debes, presentar declaraciones precisas a tiempo, pagar los impuestos cuando corresponde y garantizar que se registran todos los datos para poder hacer frente a posibles revisiones fiscales. Siempre se produce en segundo plano y afecta a las nóminas, el reconocimiento de ingresos, la contratación y las decisiones de expansión. A medida que tu empresa crece (ya sea entrando en nuevos mercados, incorporando empleados o vendiendo nuevos productos), tus obligaciones fiscales aumentan al mismo ritmo.

¿Cómo funciona el cumplimiento de la normativa fiscal empresarial?

Las empresas suelen gestionar varios tipos de impuestos simultáneamente. Cada impuesto tiene sus propias normas para calcular lo que se debe, realizar los pagos y presentar las declaraciones.

Esto es lo que gestionan las empresas de EE. UU. en materia de cumplimiento de la normativa fiscal.

Impuesto de sociedades

El impuesto sobre los beneficios de las sociedades se calcula sobre el beneficio neto después de las deducciones permitidas. En EE. UU., las sociedades de tipo C pagan el impuesto federal sobre los beneficios de las sociedades a un tipo fijo del 21,0 % más cualquier impuesto estatal sobre sociedades aplicable, que oscila entre el 0 % en estados como Wyoming y Dakota del Sur y el 11,5 % para el tramo más alto en Nueva Jersey.

Impuestos sobre la nómina

Los empleadores son responsables de retener y remitir varios impuestos de los salarios de los empleados, entre ellos:

• Impuesto federal sobre los beneficios (7,65 %)

• Impuesto de la Seguridad Social (6,20 % de los salarios, hasta 176.100 $)

• Medicare (1,45 % por empleado)

Impuesto sobre las ventas

El impuesto sobre las ventas se aplica a nivel estatal y local en EE. UU. No existe ningún impuesto federal sobre las ventas. Desde el fallo de 2018 en el caso Dakota del Sur contra Wayfair, Inc., y otros, los estados pueden exigir a las empresas de e-commerce de otros estados que cobren y remitan el impuesto sobre las ventas una vez hayan superado un umbral de nexo económico, aunque no tengan presencia física en el estado. En la mayoría de los estados, este umbral es de 100.000 $ en ventas o 200 transacciones al año, aunque algunos estados tienen umbrales diferentes.

¿Qué obligaciones de presentación e información incluye el cumplimiento de la normativa fiscal empresarial?

El calendario de presentación de una empresa mediana en EE. UU. abarca múltiples plazos que transcurren en paralelo. Esto se debe a que los distintos tipos de impuestos no comparten los mismos calendarios ni formularios.

Las obligaciones más habituales son las siguientes:

• Pagos trimestrales de impuestos estimados: las empresas realizan pagos estimados del impuesto sobre la renta a lo largo del año. Las entidades pass-through suelen utilizar el Formulario 1040-ES del IRS (agencia tributaria estadounidense), mientras que las sociedades utilizan el Formulario 1120-W. Estos pagos vencen el 15 de abril, el 15 de junio, el 15 de septiembre y el 15 de enero.

• Depósitos y conciliación de impuestos sobre nóminas: los impuestos sobre nóminas se ingresan según el calendario del IRS. Los empleadores presentan el Formulario 941 de forma trimestral para conciliar los importes retenidos y los ingresados.

• Declaración anual del impuesto sobre los beneficios: las entidades pass-through suelen presentarla antes del 16 de marzo (formulario 1065 o anexo K-1), mientras que las sociedades de tipo C generalmente la presentan antes del 15 de abril (formulario 1120). Existen prórrogas para la presentación, pero no amplían el plazo para pagar los impuestos adeudados.

• Declaraciones de empleados y contratistas: los formularios W-2 y 1099 deben entregarse a los destinatarios antes del 31 de enero y presentarse ante la Administración de la Seguridad Social (SSA) o el IRS poco después.

• Declaraciones del impuesto sobre las ventas: estas declaraciones suelen presentarse de forma mensual, trimestral o anual, según la frecuencia de presentación asignada en cada estado en el que estés registrado.

• Declaraciones informativas internacionales: las empresas con titularidad extranjera, entidades o cuentas financieras en el extranjero también podrían tener que presentar formularios relativos a participaciones en sociedades extranjeras (formulario 5471), participaciones en sociedades de personas extranjeras (formulario 8865) o activos financieros extranjeros especificados (formulario 8938). Las sanciones por no presentar estas declaraciones se calculan por formulario y por año, y pueden aumentar rápidamente.

¿Cómo afecta la expansión internacional al cumplimiento de las obligaciones fiscales de las empresas?

Expandir tu empresa a otros países cambia radicalmente tus obligaciones fiscales. Hay tres factores que determinan muchos de los requisitos.

Establecimiento permanente

Normalmente, los países gravan a las empresas extranjeras solo cuando estas tienen un establecimiento permanente, es decir, una presencia significativa en ese país, que puede tomar la forma de:

• Una sede empresarial fija

• Un agente dependiente que celebra contratos de forma habitual en nombre de la empresa

• Una actividad económica sustancial sin presencia física

El umbral para que se considere un establecimiento permanente puede ser más bajo de lo que las empresas esperan. Por ejemplo, un comercial que trabaje a distancia desde otro país podría ser un factor suficiente para que se considerara establecimiento permanente. En ese caso, la empresa podría tener que pagar el impuesto de sociedades sobre los beneficios atribuibles a ese establecimiento.

Precios de transferencia:

Cuando hay empresas vinculadas que operan en varios países, los precios que se aplican entre ellas (lo que se conoce como «transacciones entre empresas vinculadas») deben respetar el principio de plena competencia. Las autoridades fiscales exigen que las transacciones entre partes vinculadas se valoren como si se tratara de operaciones entre empresas independientes a fin de evitar que las empresas desvíen beneficios hacia países con menor tributación. Demostrar que tus precios de transferencia cumplen esta norma es en sí mismo una obligación, y, en la última década, los requisitos de documentación se han hecho más estrictos en la mayoría de los mercados desarrollados.

Registro de impuestos indirectos

Vender a nivel internacional puede generar obligaciones fiscales incluso sin tener presencia física.

La mayoría de los países fuera de EE. UU. aplican el IVA o el GST en lugar del impuesto sobre las ventas. Estos impuestos se recaudan en distintos puntos de la cadena de suministro. Las empresas cobran el impuesto sobre sus ventas, pero se deducen el impuesto pagado por sus insumos. Como resultado, ese impuesto se aplica, en última instancia, solo al valor añadido en cada etapa.

Por ejemplo, la UE exige que las empresas no pertenecientes a la UE registren y cobren el IVA sobre los servicios digitales vendidos a clientes de la UE desde el primer euro de ventas. Países como el Reino Unido, India, Australia y Canadá aplican regímenes similares.

Si vendes software, suscripciones o cualquier contenido digital a nivel internacional, debes tener en cuenta que tendrás obligaciones a nivel de IVA o GST en mercados donde nunca has tenido presencia física.

¿Cuáles son los riesgos de incumplir la normativa fiscal empresarial?

Las consecuencias del incumplimiento son específicas, acumulativas y, en muchos casos, resultan desproporcionadas con respecto al error inicial. Cuanto más atrás se remonta el riesgo fiscal, peor es el problema.

Estos son los riesgos de incumplir la normativa.

Sanciones económicas

La agencia tributaria estadounidense impone una sanción por no presentar la declaración del 5,0 % de los impuestos no pagados por mes, con un máximo del 25,0 %. La sanción por falta de pago es del 0,5 % mensual, y los intereses se acumulan tanto sobre la sanción como sobre el importe principal.

Las multas por incumplimiento de la obligación de informar sobre cuentas en el extranjero pueden ser aún más elevadas. No presentar los formularios para informar sobre cuentas bancarias y financieras en el extranjero puede acarrear multas de al menos 10.000 dólares por formulario al año, o más en caso de incumplimiento intencionado.

Riesgo fiscal retroactivo

Si una autoridad fiscal determina que deberías haber estado declarando en una jurisdicción antes, puede liquidar el impuesto con carácter retroactivo. Por ejemplo, un estado de EE. UU. podría concluir que tu empresa estableció un nexo de impuesto sobre las ventas hace cuatro años, y entonces podrías deber varios años de impuestos atrasados, intereses y sanciones.

Riesgo de diligencia debida

El cumplimiento fiscal es una parte estándar de la diligencia debida en procesos de inversión y adquisición. Las obligaciones no resueltas suelen aparecer como pasivos contingentes, lo que puede retrasar operaciones o reducir valoraciones. En sectores regulados o en la contratación pública, los incumplimientos también pueden afectar a las licencias y a la elegibilidad para contratos.

Riesgo de auditorías

Las empresas con ventas multicapa en EE. UU. y otros países, criterios de declaración inconsistentes o frecuentes declaraciones rectificativas podrían enfrentarse a un mayor escrutinio en las auditorías. Una buena documentación y un tratamiento coherente hacen que las auditorías sean lo más fáciles de gestionar posible.

¿Está funcionando realmente tu estrategia de cumplimiento de la normativa fiscal?

Tener una estrategia y llevarla a cabo con eficacia son dos cosas distintas. En cuanto a tu configuración actual, ten en cuenta lo siguiente.

¿Sabes cuál es tu exposición al nexo?

Si llevas varios años vendiendo en varios estados de EE. UU., es bastante probable que hayas superado los umbrales de «nexus» en algún punto. Una auditoría inversa, que consiste en revisar los datos históricos de ventas para identificar dónde se superaron los umbrales, te puede permitir descubrir obligaciones antes de que lo haga el estado.

¿Está tu información contable preparada para respaldar tus datos?

Un buen registro fiscal debe incluir datos a nivel de transacción, explicaciones claras de las decisiones discrecionales y la documentación elaborada en el momento en que se tomaron dichas decisiones.

¿Tu proceso de cumplimiento normativo va al mismo ritmo que tu empresa?

Entrar en un nuevo mercado, lanzar nuevos productos y crear nuevas entidades genera más obligaciones fiscales. Establecer procesos de cumplimiento normativo desde el principio puede evitarte tener que hacer costosas rectificaciones más adelante.

¿Estás usando las herramientas adecuadas?

El cálculo automático de impuestos puede minimizar los errores manuales y ayudarte a garantizar la precisión en los registros. Stripe Tax actualiza automáticamente los tipos impositivos y las normas en función de la ubicación y el tipo de producto, y almacena los datos necesarios para la presentación de informes.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax hace que cumplir la normativa fiscal a nivel internacional sea mucho más fácil para que puedas dedicar tus recursos al crecimiento de tu negocio. Tax te ayuda a supervisar tus obligaciones y te avisa cuando superas el umbral del registro de impuestos sobre las ventas según tus transacciones en Stripe. Además, calcula y cobra automáticamente el IVA, el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre bienes y servicios (GST), tanto para productos y servicios físicos como digitales, y en más de 100 países (con soporte para todos los estados de EE. UU.).

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Stripe Tax puede ayudarte a:

• Entender dónde registrarte y recaudar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos en función de tus transacciones de Stripe. Tras registrarte, activa el cobro de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Puedes empezar a recaudar impuestos añadiendo una línea de código a tu integración existente de Stripe o añadir el cobro de impuestos con tan solo pulsar un botón en el Dashboard de Stripe.

• Darte de alta para pagar tus impuestos: deja que Stripe gestione tus registros de impuestos internacionales y benefíciate de un proceso simplificado que rellena automáticamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local.

• Recaudar impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y recauda el importe exacto de los impuestos adeudados, sin importar qué vendas ni la ubicación de la venta. Es compatible con cientos de productos y servicios y está al día sobre las normas fiscales y los cambios de tipos.

• Simplifica la presentación de modelos fiscales: Stripe Tax se integra fácilmente con nuestros socios de presentación de modelos fiscales, para que puedas cumplir con tus obligaciones a tiempo y de forma precisa. Deja que nuestros socios gestionen los documentos y dedica tus recursos al crecimiento de tu negocio.

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