Gestionar los formularios fiscales es una parte importante de la gestión de una empresa. La gestión adecuada de los formularios fiscales permite cumplir con las normativas gubernamentales y las leyes fiscales, lo que ayuda a las empresas a evitar repercusiones legales (como multas y auditorías) y a mantener una reputación ante las autoridades fiscales. En el año fiscal 2022, las empresas estadounidenses pagaron 424.700 millones de dólares en impuestos sobre la renta corporativa.

Los formularios fiscales ofrecen a las empresas una visión detallada de su situación financiera, lo que puede ayudar en la planificación y la asignación de recursos. Las empresas pueden usar estos formularios para obtener información sobre las fuentes de ingresos, las tendencias de gastos y las posibles obligaciones fiscales. Esto ayuda a mejorar el rendimiento financiero y a orientar la planificación empresarial a largo plazo.

A continuación, explicaremos los tipos de formularios fiscales y las buenas prácticas que pueden seguir las empresas para gestionarlos.

¿De qué trata este artículo?

• Tipos de formularios fiscales para empresas
  
• Formularios de impuestos sobre la renta
  
• Formularios de impuestos sobre la nómina
  
• Formularios de impuestos estimados
  
• Formularios fiscales de trabajo por cuenta propia
  
• Documentación del impuesto especial
  
• Buenas prácticas para gestionar formularios fiscales como empresa
  

Tipos de formularios fiscales para empresas

La agencia tributaria estadounidense (IRS) exige que las empresas presenten diferentes formularios fiscales en función de su ubicación, estructura, operaciones y actividades financieras. Estos son algunos de los formularios más comunes que se requieren para muchos tipos de empresas:

Formularios del impuesto sobre la renta

• Anexo C (Formulario 1040): Los propietarios individuales y las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) unipersonales usan el Anexo C, Ganancias o Pérdidas del Negocio, para informar sus ingresos y gastos comerciales. El formulario se presenta como parte de su declaración de impuestos individual (Formulario 1040).

• Formulario 1065: Las sociedades colectivas usan el Formulario 1065, Declaración de Ingresos de la Sociedad de los Estados Unidos, para declarar sus ingresos, deducciones, ganancias y pérdidas anuales. La sociedad no paga impuesto sobre la renta; en cambio, las ganancias y pérdidas se transfieren a los socios, quienes informan su parte en sus declaraciones de impuestos individuales.

• Formulario 1120: Las sociedades de tipo C, que son entidades legales separadas de sus dueños, presentan el Formulario 1120, Declaración del Impuesto sobre la Renta de Sociedades de los EE. UU., para declarar sus ingresos y calcular su impuesto sobre los ingresos corporativos.

• Formulario 1120-S: Las sociedades anónimas de tipo S, que transfieren los ingresos, las pérdidas, las deducciones y los créditos corporativos a sus accionistas para fines de impuestos federales, usan el Formulario 1120-S, Declaración de Impuestos sobre los Ingresos de EE. UU. para una Sociedad de Tipo S).

Formularios fiscales sobre la nómina

• Formulario 941: La Declaración Trimestral de Impuestos Federales del Empleador, Formulario 941, se utiliza para declarar los impuestos federales sobre los ingresos retenidos de los salarios de los empleados, así como la parte del empleador de los impuestos del Seguro Social y Medicare.

• Formulario 940: La Declaración Anual de Impuestos Federales de Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés), Formulario 940, se usa para declarar y pagar los impuestos de desempleo al gobierno federal.

• Formulario W-2: La Declaración de Salarios e Impuestos, Formulario W-2, se entrega a los empleados y detalla sus salarios anuales y los impuestos retenidos de sus nóminas.

• Formulario W-3: Los empleadores usan el Formulario W-3, Transmisión de Declaraciones de Salarios e Impuestos, para transmitir copias del Formulario W-2 a la Administración del Seguro Social (SSA).

Devoluciones de información

• Formulario 1099-NEC: El Formulario 1099-NEC se utiliza para informar sobre los ingresos de 600 $ o más de personas que no son empleados pagados a contratistas independientes, trabajadores autónomos u otras personas que trabajan por cuenta propia.

• Formulario 1099-MISC: La información miscelánea, Formulario 1099-MISC, se utiliza para declarar ingresos diversos, como alquileres, regalías, premios y reconocimientos.

• Formulario 1096: El Formulario 1096 se utiliza para resumir y transmitir los diferentes tipos de formularios 1099 al IRS.

Otros formularios

• Modelo 720: Las empresas que adeudan impuestos especiales presentan el Formulario 720, Declaración Trimestral de Impuestos Federales sobre el Consumo; esta declaración es trimestral.

• Formulario 2553: Las empresas usan el Formulario 2553, Elección por una Corporación de Pequeñas Empresas, para elegir el estado de corporación de tipo S.

• Formulario 8832: Las empresas usan el Formulario 8832, Elección de Clasificación de Entidades, para elegir cómo se clasificará su entidad a efectos de los impuestos federales sobre la renta.

Formularios de impuestos sobre la renta

Los formularios de impuestos sobre la renta se utilizan para declarar los ingresos, las deducciones y las obligaciones fiscales de una empresa. El formulario utilizado varía en función de la estructura empresarial.

Empresas unipersonales y sociedades de responsabilidad limitada de un solo miembro

Las empresas unipersonales y las sociedades de responsabilidad limitada de un solo miembro presentan el Anexo C, un formulario que adjuntan al Formulario 1040 del particular. Es la herramienta principal para informar los ingresos y gastos de la empresa.

Componentes

• Ingresos: Recibos o ventas brutas, devoluciones y asignaciones, y coste de los bienes vendidos.

• Gastos: Gastos comerciales deducibles, como publicidad, gastos de automóviles y camiones, depreciación, seguros, servicios legales y profesionales, gastos de oficina, alquiler o arrendamiento, suministros, impuestos y licencias, viajes, comidas y entretenimiento, y servicios públicos.

• Resultado neto: La ganancia neta (o pérdida) del negocio, que luego se incluye en el ingreso total del individuo en el Formulario 1040.

Asociaciones/Sociedades colectivas

Las sociedades colectivas presentan el Formulario 1065, que proporciona una descripción general del rendimiento financiero de la sociedad colectiva durante el año.

Componentes

• Ingresos: Ingresos totales de operaciones y otras fuentes de ingresos como intereses, dividendos o ganancias de capital.

• Deducciones: Deducciones permitidas, incluidos los gastos operativos, la depreciación y los pagos garantizados a los socios.

Cada socio también recibe un Anexo K-1, que informa su parte de los ingresos, deducciones, créditos y otros artículos de la sociedad. Esta información es utilizada por los socios para presentar sus declaraciones de impuestos sobre la renta individual.

Sociedades de tipo C

Las Sociedades de tipo C presentan el Formulario 1120 para declarar ingresos, calcular ingresos tributables y determinar la obligación tributaria.

Componentes

• Ingresos: Ingresos de operaciones comerciales, inversiones y otras fuentes.

• Deducciones: Gastos deducibles como salarios, alquiler, depreciación e intereses.

• Créditos fiscales: Cualquier crédito fiscal para el que sean elegibles. Estos pueden reducir la obligación tributaria general.

Sociedades anónimas de tipo S

Las Sociedades anónimas de tipo S presentan el Formulario 1120-S para declarar sus ingresos y calcular cualquier impuesto adeudado sobre las ganancias incorporadas o el exceso de ingresos por inversiones pasivas. Los componentes son similares a los del Formulario 1120, pero con diferencias específicas para las sociedades anónimas de tipo S. Al igual que en las sociedades, cada accionista también recibe un Anexo K-1 que detalla su parte de los ingresos, deducciones, créditos y otros elementos de la corporación.

Formularios de impuestos sobre la nómina

Los formularios de impuestos sobre la nómina son utilizados por los empleadores para informar y pagar con precisión los impuestos relacionados con los salarios y beneficios de sus empleados. Estos formularios abarcan la retención del impuesto federal sobre la renta, el Seguro Social, Medicare y los impuestos federales de desempleo.

Formulario 941

El formulario 941 se usa para informar lo siguiente al IRS cada trimestre:

• Impuesto federal sobre la renta retenido de los salarios de los empleados

• Participación del empleador y de los empleados en los impuestos del Seguro Social y Medicare

• Impuesto adicional de Medicare retenido de empleados de altos ingresos

Este formulario se presenta trimestralmente, por lo general, a finales del mes siguiente al final del trimestre. Sus componentes incluyen el total de salarios pagados, el total de impuestos sobre la renta retenidos, los salarios imponibles del Seguro Social y Medicare, los impuestos adeudados del Seguro Social y Medicare, y los ajustes por pago por enfermedad, propinas y seguro de vida colectivo.

Formulario 940

El Formulario 940 se utiliza para declarar y pagar el impuesto FUTA, que financia los beneficios de desempleo para los trabajadores elegibles. Este formulario se presenta anualmente, generalmente antes del 31 de enero del año siguiente. Sus componentes incluyen el total de salarios pagados durante el año, la obligación tributaria de FUTA (calculada como un porcentaje de los salarios imponibles) y cualquier impuesto estatal de desempleo pagado que se pueda acreditar contra el impuesto FUTA.

Formulario W-2

El Formulario W-2 se entrega a cada empleado y a la SSA. Detalla el salario anual del empleado y los impuestos retenidos. Este formulario se emite a los empleados anualmente (antes del 31 de enero del año siguiente). Sus componentes incluyen la información personal del empleado (nombre, dirección, número de Seguro Social), la información del empleador, los salarios totales ganados, el impuesto federal sobre la renta retenido, los impuestos del Seguro Social y Medicare retenidos, y los impuestos estatales y locales retenidos, si corresponde.

Formulario W-3

El formulario W-3 se utiliza para resumir y transmitir todos los formularios W-2 a la SSA. Este formulario se envía anualmente (antes del 31 de enero del año siguiente), junto con las copias A de todos los formularios W-2. Sus componentes incluyen la información del empleador, la cantidad total de formularios W-2 que se presentan y los salarios, impuestos y otras compensaciones totales declarados en los formularios W-2.

Otros formularios de empleo

• Formulario 944: La Declaración Anual de Impuestos Federales del Empleador, Formulario 944, se usa para pequeños empleadores cuya obligación tributaria anual es de 1000 $ o menos.

• Formulario 943: La Declaración Anual de Impuestos Federales del Empleador para Empleados Agrícolas, Formulario 943, se usa para empleadores de trabajadores agrícolas.

• Formulario CT-1: La Declaración Anual de Impuestos de Jubilación Ferroviaria del Empleador, Formulario CT-1, se utiliza para los empleadores ferroviarios.

Formularios de impuestos estimados

A menudo, las empresas tienen que hacer pagos de impuestos estimados a lo largo del año. Esto es particularmente cierto para aquellos que no están sujetos a la retención regular del impuesto sobre la renta. Los pagos de impuestos estimados ayudan a garantizar que la empresa pague la cantidad correcta de impuestos a tiempo y evita posibles multas por pago insuficiente.

El importe del impuesto estimado que una empresa debe pagar depende de los ingresos, las deducciones y los créditos esperados para el año. Hay dos métodos principales para calcular los pagos de impuestos estimados:

• Método de tributación del año anterior: El método más simple, en el que la empresa basa sus pagos en la obligación tributaria del año anterior.

• Método de pago a plazos de ingresos anualizados: Este método es más complejo, pero puede ser beneficioso si los ingresos de la empresa fluctúan a lo largo del año. Este método calcula los pagos estimados en función de los ingresos reales obtenidos en cada período.

Formulario 1040-ES

Formulario 1040-ES, Impuesto Estimado para Personas Físicas, es el formulario utilizado por los propietarios únicos, los socios en sociedades colectivas y los accionistas de corporaciones S para calcular y pagar sus impuestos estimados. Este formulario ayuda a las personas a estimar su obligación tributaria esperada para el año y hacer pagos trimestrales al IRS. Por lo general, se presenta trimestralmente, con fechas de vencimiento el 15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre y 15 de enero del año siguiente.

Componentes

• Hoja de cálculo de impuestos estimados: Guía a los usuarios a través del proceso de cálculo, teniendo en cuenta los ingresos, las deducciones y los créditos.

• Comprobantes de pago: Se incluye para cada pago trimestral de impuestos estimados.

Formulario 1120-W

Formulario 1120-W, Impuesto Estimado para Corporaciones, está diseñado para que las corporaciones C calculen y paguen sus impuestos estimados. Es similar al formulario 1040-ES, pero adaptado para el cálculo del impuesto de sociedades, y también se presenta trimestralmente, con las mismas fechas de vencimiento que el formulario 1040-ES.

Componentes

• Hoja de cálculo de impuestos estimados: Ayuda a las empresas a estimar su obligación tributaria en función de los ingresos y las deducciones proyectados.

• Comprobantes de pago: Se incluye para cada pago trimestral de impuestos estimados.

El IRS impone multas si los pagos de impuestos estimados no se realizan a tiempo o son insuficientes.

Formularios fiscales para trabajadores autónomos

Los formularios de impuestos sobre el trabajo autónomo son específicos para personas que trabajan por cuenta propia, como los trabajadores autónomos, los contratistas independientes, los propietarios únicos y los socios en sociedades. Estos formularios abordan las obligaciones tributarias únicas que tienen las personas que trabajan por cuenta propia, centrándose principalmente en los impuestos del Seguro Social y Medicare.

Anexo SE (formulario 1040)

El Anexo SE (Formulario 1040), Impuesto sobre el Trabajo Autónomo, se utiliza para calcular y declarar el impuesto sobre el trabajo autónomo. Determina la cantidad de impuestos del Seguro Social y Medicare que se deben pagar sobre los ingresos del trabajo por cuenta propia. Este impuesto es el equivalente a las contribuciones combinadas del empleador y del empleado para los empleados tradicionales. Este formulario se presenta anualmente con su declaración de impuestos individual del Formulario 1040 y debe ser presentado por todas las personas con ingresos netos del trabajo por cuenta propia de 400 $ o más.

Componentes

• Ingresos netos del trabajo por cuenta propia: Se calcula en el Anexo C para propietarios únicos o en el Anexo K-1 para socios.

• Deducción de la mitad del impuesto sobre el trabajo autónomo: Esta deducción ayuda a compensar el hecho de que las personas que trabajan por cuenta propia pagan al empleador y al empleado partes de los impuestos del Seguro Social y Medicare.

• Cálculo del impuesto por autónomos: El formulario te guía para calcular el impuesto en función de tus ganancias netas y los tipos impositivos aplicables.

Anexo C (formulario 1040)

El Anexo C (Formulario 1040), Ganancias o Pérdidas del Negocio, determina las ganancias netas del trabajo por cuenta propia. Los empresarios individuales utilizan este formulario para declarar los ingresos y gastos de sus actividades empresariales. Este formulario se presenta anualmente con su declaración de impuestos individual del Formulario 1040.

Componentes

• Recibos o ventas brutas: Ingresos totales generados por el negocio.

• Coste de los bienes vendidos: Costes directos asociados a la producción o adquisición de los bienes vendidos.

• Gastos: Gastos comerciales deducibles, como publicidad, alquiler, suministros y servicios públicos.

Consideraciones adicionales

• Impuestos estimados: Al igual que otras empresas, es posible que las personas que trabajan por cuenta propia deban realizar pagos de impuestos estimados durante todo el año para evitar multas por pago insuficiente. Esto incluye el impuesto sobre la renta y el impuesto sobre el trabajo autónomo.

• Deducciones por seguro médico para autónomos: Las personas que trabajan por cuenta propia pueden deducir las primas del seguro de salud para ellos, su cónyuge y sus dependientes.

Documentación de los impuestos especiales

Los impuestos especiales gravan bienes, servicios y actividades específicos. Estos impuestos son pagados por fabricantes, minoristas, importadores o clientes, dependiendo de la naturaleza del artículo gravado. El IRS exige a las empresas que mantengan registros precisos de todas las transacciones relacionadas con los impuestos especiales y que conserven estos registros durante al menos tres años a partir de la fecha en que se presentó la declaración o se pagó el impuesto, lo que ocurra más tarde. No presentar las declaraciones de impuestos especiales a tiempo o no informar con precisión las obligaciones de impuestos especiales puede acarrear multas y cargos por intereses.

Formulario 720

El Formulario 720, la declaración trimestral de impuestos federales sobre el consumo, es el formulario principal utilizado por las empresas para declarar y pagar la mayoría de los impuestos federales sobre el consumo. El formulario se utiliza para calcular e informar trimestralmente las obligaciones por impuestos especiales y, por lo general, se presenta al final del mes siguiente al final del trimestre. Las empresas que fabrican, venden o utilizan productos o servicios sujetos a impuestos federales sobre el consumo deben usar este formulario.

Componentes clave

• Parte I: Cubre varios impuestos especiales, como los de combustible, contaminantes ambientales, transporte aéreo y ciertos servicios de comunicaciones.

• Parte II: Informa de impuestos puntuales, como el impuesto sobre el uso de camiones pesados en carreteras.

• Anexo A: Proporciona un desglose detallado de las obligaciones por impuestos especiales.

Otros formularios de impuestos especiales

• Formulario 2290: La Declaración de Impuestos sobre el Uso de Vehículos Pesados en Carreteras, Formulario 2290, presentada anualmente para vehículos con un peso bruto de 25.000 kg (55.000 libras) o más.

• Formulario 8849: La Reclamación de Reembolso de Impuestos al Consumo, Formulario 8849, que se usa para solicitar reembolsos de impuestos al consumo pagados en exceso.

Es posible que las empresas deban llevar registros adicionales para justificar el cálculo de los impuestos especiales. Esto puede incluir facturas, recibos, registros de producción y documentación de importación/exportación.

Buenas prácticas para gestionar formularios fiscales como empresa

Estas son las prácticas recomendadas que te ayudarán a gestionar los formularios fiscales de tu empresa:

• Utiliza tecnología Aprovecha el uso de un software de contabilidad adaptado al tamaño y sector de tu empresa. Esta tecnología puede automatizar la entrada de datos, calcular los impuestos en función de las leyes vigentes y registrar las transacciones financieras con precisión y en tiempo real. Los sistemas avanzados pueden integrarse con los servicios de declaración de impuestos, lo que reduce la probabilidad de errores y el tiempo dedicado a las entradas manuales.

• Elabora un calendario fiscal: Un calendario fiscal ayuda a realizar un seguimiento de los diferentes formularios fiscales y sus fechas límite, las fechas de inicio de la preparación, los períodos de revisión y las acciones necesarias para cada formulario. Configura alertas para estas fechas clave para que no se pase nada por alto.

• Conserva registros detallados: Mantén registros completos y organizados de todas las transacciones, recibos, declaraciones de impuestos anteriores y documentos financieros relevantes. Utiliza soluciones de almacenamiento digital con cifrado y fácil recuperación, que pueden proteger la información confidencial y simplificar el proceso de preparación de impuestos y defensa de auditorías.

• Comprende tus obligaciones: Mantente informado sobre los formularios de impuestos relevantes para la estructura de tu empresa y la industria. Esto implica requisitos federales y estatales, así como posibles responsabilidades por impuestos especiales, impuestos sobre la nómina y otros impuestos especializados que podrían afectar a tu negocio.

• Consulta a los profesionales en materia fiscal: Considera la posibilidad de trabajar con un profesional en materia fiscal que esté familiarizado con tu sector y las particularidades de tu negocio. Las consultas periódicas pueden ayudarte a resolver situaciones fiscales complicadas, mejorar su situación fiscal y obtener asesoramiento sobre posibles incentivos y créditos fiscales. Esta relación debe estar activa durante todo el año, no solo en el momento de la declaración de impuestos, para ajustar las estrategias a medida que cambian las leyes y las condiciones comerciales.