Belastingformulieren zijn een belangrijk onderdeel van het runnen van een onderneming. Door belastingformulieren op de juiste manier af te handelen, wordt de naleving van overheids- en belastingwetten gehandhaafd, waardoor ondernemingen juridische gevolgen zoals boetes en audits kunnen voorkomen en een goede reputatie bij de belastingdienst kunnen behouden. In het boekjaar 2022 betaalden Amerikaanse ondernemingen $ 424,7 miljard aan vennootschapsbelasting.

Belastingformulieren bieden ondernemingen een gedetailleerd overzicht van hun financiële gezondheid, wat kan helpen bij de planning en toewijzing van middelen. Met deze formulieren kunnen ondernemingen inzicht krijgen in inkomstenstromen, trends in uitgaven en potentiële belastingverplichtingen. Zo kunnen ze de financiële prestaties verbeteren en de bedrijfsplanning op lange termijn aansturen.

Hieronder bespreken we de typen belastingformulieren en de aanbevolen werkwijzen die ondernemingen kunnen volgen om deze formulieren te beheren.

Wat staat er in dit artikel?

• Soorten belastingformulieren voor ondernemingen
  
• Formulieren voor inkomstenbelasting
  
• Loonbelastingformulieren
  
• Formulieren voor geschatte belasting
  
• Belastingformulieren voor zelfstandigen
  
• Documentatie over accijnzen
  
• Best practices voor het beheren van belastingformulieren als onderneming
  

Soorten belastingformulieren voor ondernemingen

De IRS vereist dat ondernemingen verschillende belastingformulieren indienen, afhankelijk van hun locatie, structuur, activiteiten en financiële activiteiten. Hier volgen enkele veelvoorkomende formulieren die vereist zijn voor veel typen ondernemingen:

Formulieren voor inkomstenbelasting

• Schema C (formulier 1040): Eenmanszaken en eenpersoonsvennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (LLC's) gebruiken schema C, winst of verlies uit de onderneming, om hun bedrijfsinkomsten en -uitgaven te rapporteren. Het formulier wordt ingediend als onderdeel van hun individuele belastingaangifte (formulier 1040).

• Formulier 1065: Vennootschappen gebruiken formulier 1065, U.S. Return of Partnership Income, om hun jaarinkomsten, aftrekposten, winsten en verliezen te rapporteren. De vennootschap betaalt geen inkomstenbelasting: in plaats daarvan worden winsten en verliezen doorberekend aan de vennoten, die hun aandeel rapporteren op hun individuele belastingaangiften.

• Formulier 1120: C-ondernemingen, die afzonderlijke juridische entiteiten zijn van hun eigenaren, dienen formulier 1120 in, de Amerikaanse aangifte voor inkomstenbelasting voor ondernemingen, om hun inkomsten te melden en hun vennootschapsbelasting te berekenen.

• Formulier 1120-S: S-onderneming die bedrijfsinkomsten, -verliezen, -aftrekposten en -kredieten doorgeven aan hun aandeelhouders voor federale belastingdoeleinden, gebruiken formulier 1120-S, de Amerikaanse aangifte inkomstenbelasting voor een S-vennootschap.

Loonbelastingformulieren

• Formulier 941: De driemaandelijkse federale belastingaangifte van de werkgever, formulier 941, wordt gebruikt om federale inkomstenbelastingen te rapporteren die worden ingehouden op de lonen van werknemers, evenals het werkgeversaandeel in de socialezekerheids- en Medicare-belastingen.

• Formulier 940: De jaarlijkse federale werkloosheidsbelastingaangifte (FUTA) van de werkgever, formulier 940, wordt gebruikt om werkloosheidsbelastingen te rapporteren en te betalen aan de federale overheid.

• Formulier W-2: De loon- en belastingverklaring, formulier W-2, wordt verstrekt aan werknemers en bevat informatie over hun jaarloon en de belastingen die op hun salaris worden ingehouden.

• Formulier W-3: Werkgevers gebruiken het W-3-formulier, met info over loon en belastingen, om kopieën van W-2-formulier naar de Social Security Administration (SSA) te sturen.

Informatie versturen

• Formulier 1099-NEC: Compensatie voor niet-werknemers, formulier 1099-NEC, wordt gebruikt om vergoedingen van $ 600 of meer aan niet-werknemers te rapporteren, betaald aan onafhankelijke contractanten, freelancers of andere zelfstandigen.

• Formulier 1099-MISC: Diverse informatie, formulier 1099-MISC, wordt gebruikt voor de aangifte van diverse inkomsten, zoals huur, royalty's, prijzen en onderscheidingen.

• Formulier 1096: Een jaarlijkse samenvatting en verzending van Amerikaanse informatieoverzichten, formulier 1096, wordt gebruikt om verschillende soorten 1099-formulieren samen te vatten en naar de IRS te verzenden.

Andere formulieren

• Formulier 720: Ondernemingen die accijns verschuldigd zijn, dienen elk kwartaal een formulier 720 in.

• Formulier 2553: Ondernemingen gebruiken formulier 2553, Election by a Small Business Corporation, om de status van S-onderneming te kiezen.

• Formulier 8832: Ondernemingen gebruiken formulier 8832, Entity Classification Election, om te kiezen hoe hun entiteit wordt geclassificeerd voor federale inkomstenbelastingdoeleinden.

Formulieren voor inkomstenbelasting

Formulieren voor inkomstenbelasting worden gebruikt om de inkomsten, aftrekposten en belastingverplichtingen van een onderneming te rapporteren. Het gebruikte formulier is afhankelijk van de bedrijfsstructuur.

Eenmanszaken en eenpersoonsvennootschappen (LLC's)

Eenmanszaken en eenpersoonsvennootschappen (LLC's) dienen schema C in, een formulier dat ze bij formulier 1040 van de natuurlijke persoon voegen. Het is de belangrijkste tool voor het rapporteren van bedrijfsinkomsten en -uitgaven.

Componenten

• Inkomen: Bruto-inkomsten of -omzet, retourzendingen en vergoedingen, en kosten van verkochte goederen.

• Onkosten: Aftrekbare zakelijke uitgaven zoals reclame, auto- en vrachtwagenkosten, afschrijvingen, verzekeringen, juridische en professionele diensten, kantoorkosten, huur of lease, benodigdheden, belastingen en licenties, reizen, maaltijden en entertainment, en nutsvoorzieningen.

• Nettowinst of -verlies: De nettowinst (of het verlies) van de onderneming, die vervolgens wordt opgenomen in het totale inkomen van de persoon op formulier 1040.

Partnerschappen

Partnerschappen dienen formulier 1065 in, dat een overzicht geeft van de financiële prestaties van het partnerschap voor het jaar.

Componenten

• Inkomen: Totale inkomsten uit bedrijfsactiviteiten en andere inkomstenbronnen, zoals rente, dividenden of vermogenswinsten.

• Aftrekposten: Toegestane aftrekposten, waaronder bedrijfskosten, afschrijvingen en gegarandeerde betalingen aan partners.

Elke partner ontvangt ook een schema K-1, waarin hun aandeel in de inkomsten, aftrekposten, kredieten en andere items van het partnerschap wordt gerapporteerd. Deze informatie wordt door de partners gebruikt om hun aangifte van de individuele inkomstenbelasting in te dienen.

C-ondernemingen

C-ondernemingen dienen formulier 1120 in om inkomsten op te geven, belastbaar inkomen te berekenen en verschuldigde belasting te bepalen.

Componenten

• Inkomen: Inkomsten uit bedrijfsactiviteiten, investeringen en andere bronnen.

• Aftrekposten: Aftrekbare kosten zoals salarissen, huur, afschrijvingen en rente.

• Heffingskortingen: Eventuele belastingkredieten waarvoor ze in aanmerking komen. Deze kunnen de totale belastingplicht verminderen.

S-ondernemingen

S-ondernemingen dienen formulier 1120-S in om hun inkomsten te melden en eventuele verschuldigde belasting te berekenen over ingebouwde winsten of overtollige inkomsten uit passieve beleggingen. De componenten zijn vergelijkbaar met die van formulier 1120, maar met verschillen die specifiek zijn voor S-ondernemingen. Net als bij partnerschappen ontvangt elke aandeelhouder ook een schema K-1 met details over hun aandeel in de inkomsten, aftrekposten, kredieten en andere items van de onderneming.

Loonbelastingformulieren

Loonbelastingformulieren worden door werkgevers gebruikt om belastingen met betrekking tot de lonen en arbeidsvoorwaarden van hun werknemers nauwkeurig te rapporteren en te betalen. Deze formulieren omvatten federale inhouding van inkomstenbelasting, sociale zekerheid, Medicare en federale werkloosheidsbelastingen.

Formulier 941

Formulier 941 wordt gebruikt om elk kwartaal het volgende aan de IRS te melden:

• Federale inkomstenbelasting die wordt ingehouden op de lonen van werknemers

• Werkgevers- en werknemersaandeel in de socialezekerheids- en Medicare-belastingen

• Extra Medicare-belasting die wordt ingehouden op werknemers met een hoog inkomen

Dit formulier wordt elk kwartaal ingediend, meestal aan het einde van de maand die volgt op het einde van het kwartaal. De componenten omvatten het totale betaalde loon, de totale ingehouden inkomstenbelasting, het belastbare socialezekerheids- en Medicare-loon, verschuldigde socialezekerheids- en Medicare-belastingen, en aanpassingen voor ziektegeld, fooien en collectieve levensverzekeringen.

Formulier 940

Formulier 940 wordt gebruikt om FUTA-belasting te melden en te betalen, waarmee werkloosheidsuitkeringen voor in aanmerking komende werknemers worden gefinancierd. Dit formulier wordt jaarlijks ingediend, meestal uiterlijk op 31 januari van het volgende jaar. De componenten omvatten het totale loon dat gedurende het jaar is betaald, de verschuldigde FUTA-belasting (berekend als een percentage van het belastbare loon) en alle betaalde werkloosheidsbelastingen van de staat die kunnen worden verrekend met de FUTA-belasting.

Formulier W-2

Formulier W-2 wordt verstrekt aan elke werknemer en de SSA. Het bevat het jaarloon van de werknemer en de ingehouden belastingen. Dit formulier wordt jaarlijks (uiterlijk op 31 januari van het volgende jaar) aan werknemers verstrekt. De componenten bestaan uit de persoonlijke informatie van de werknemer (naam, adres, burgerservicenummer), de informatie van de werkgever, het totale verdiende loon, ingehouden federale inkomstenbelasting, ingehouden socialezekerheids- en Medicare-belastingen en ingehouden staats- en lokale belastingen, indien van toepassing.

Formulier W-3

Het W-3-formulier wordt gebruikt om alle W-2-formulieren samen te vatten en naar de SSA te verzenden. Dit formulier wordt jaarlijks ingediend (uiterlijk op 31 januari van het volgende jaar), samen met kopieën A van alle W-2-formulieren. De componenten omvatten de informatie van de werkgever, het totale aantal W-2-formulieren dat wordt ingediend en de totale lonen, belastingen en andere vergoedingen die op de W-2-formulieren worden gerapporteerd.

Andere arbeidsformulieren

• Formulier 944: De jaarlijkse federale belastingaangifte van de werkgever, formulier 944, wordt gebruikt voor kleine werkgevers met een jaarlijkse belastingplicht van $ 1000 of minder.

• Formulier 943: De jaarlijkse federale belastingaangifte van de werkgever voor werknemers in de landbouw, formulier 943, wordt gebruikt voor werkgevers van werknemers in de landbouw.

• Formulier CT-1: De jaarlijkse belastingaangifte voor spoorwegpensioneringen van de werkgever, formulier CT-1, wordt gebruikt voor spoorwegwerkgevers.

Formulieren voor geschatte belasting

Ondernemingen moeten vaak het hele jaar door geschatte belasting betalen. Dit geldt met name voor degene die niet onderworpen zijn aan de reguliere inhouding van inkomstenbelasting. Via geschatte belastingbetalingen betaalt de onderneming op tijd het juiste bedrag aan belasting en worden mogelijke boetes voor onderbetaling voorkomen.

De hoogte van de geschatte belasting die een onderneming moet betalen, hangt af van de verwachte inkomsten, aftrekposten en kredieten voor het jaar. Er zijn twee hoofdmethoden voor het berekenen van geschatte belastingbetalingen:

• Belastingmethode van vorig jaar: De eenvoudigste methode, waarbij de onderneming haar betalingen baseert op de verschuldigde belasting van het voorgaande jaar.

• Methode voor geannualiseerde termijn van inkomen: Deze methode is complexer, maar kan voordelig zijn als de inkomsten van de onderneming gedurende het jaar fluctueren. Met deze methode worden geschatte betalingen berekend op basis van het werkelijk verdiende inkomen in elke periode.

Formulier 1040-ES

Formulier 1040-ES (schatting belasting voor particulieren) is het formulier dat wordt gebruikt door eenmanszaken, partners in vennootschappen en aandeelhouders van een S-onderneming om hun geschatte belasting te berekenen en betalen. Met dit formulier kunnen particulieren hun verwachte verschuldigde belasting voor het jaar inschatten en driemaandelijkse betalingen aan de IRS doen. Het wordt meestal elk kwartaal ingediend, met 15 april, 15 juni, 15 september en 15 januari van het volgende jaar als deadlines.

Componenten

• Werkblad voor geschatte belasting: Leidt gebruikers door het berekeningsproces, waarbij rekening wordt gehouden met inkomsten, aftrekposten en kredieten.

• Betaalbewijzen: Toegevoegd voor elke driemaandelijkse geschatte belastingbetaling.

Formulier 1120-W

Formulier 1120-W, geschatte belasting voor ondernemingen, is bedoeld voor C-ondernemingen om hun geschatte belastingen te berekenen en betalen. Het is vergelijkbaar met formulier 1040-ES, maar op maat gemaakt voor berekeningen van de vennootschapsbelasting. Het formulier wordt ook elk kwartaal ingediend, met dezelfde deadlines als formulier 1040-ES.

Componenten

• Werkblad voor geschatte belasting: Hiermee kunnen ondernemingen hun verschuldigde belasting inschatten op basis van verwachte inkomsten en aftrekposten.

• Betaalbewijzen: Toegevoegd voor elke driemaandelijkse geschatte belastingbetaling.

De IRS legt boetes op als de geschatte belastingbetalingen niet op tijd of ontoereikend zijn.

Belastingformulieren voor zelfstandigen

Belastingformulieren voor zelfstandigen zijn specifiek voor personen die voor zichzelf werken, zoals freelancers, onafhankelijke contractanten, eenmanszaken en partners in vennootschappen. Deze formulieren hebben betrekking op de unieke belastingverplichtingen die zelfstandigen hebben, voornamelijk gericht op socialezekerheids- en Medicare-belastingen.

Schema SE (formulier 1040)

Schema SE (formulier 1040), belasting voor zelfstandigen, wordt gebruikt om de belasting voor zelfstandigen te berekenen en aan te geven. Het bepaalt het bedrag van de socialezekerheids- en Medicare-belastingen die verschuldigd zijn op inkomsten van zelfstandigen. Deze belasting is het equivalent van de gecombineerde werkgevers- en werknemersbijdragen voor traditionele werknemers. Dit formulier wordt jaarlijks ingediend als onderdeel van de individuele belastingaangifte op formulier 1040 en moet worden verstuurd door alle personen met een netto-inkomen uit zelfstandige arbeid van $ 400 of meer.

Componenten

• Nettoloon uit je werk als zelfstandige: Berekend op schema C voor eenmanszaken of schema K-1 voor partners.

• Aftrek voor de helft van de zelfstandigenbelasting: Deze aftrek helpt het feit te compenseren dat zelfstandigen de werkgever en werknemer delen van de socialezekerheids- en Medicare-belastingen betalen.

• Berekening van de belasting voor zelfstandigen: Met dit formulier kun je de belasting berekenen op basis van je netto-inkomsten en de toepasselijke belastingtarieven.

Schema C (formulier 1040)

Schema C (formulier 1040), winst of verlies uit je onderneming, bepaalt de netto-inkomsten uit zelfstandige arbeid. Eenmanszaken gebruiken dit formulier om inkomsten en uitgaven uit hun bedrijfsactiviteiten op te geven. Dit formulier wordt jaarlijks samen met je 1040-formulier voor je individuele belastingaangifte ingediend.

Componenten

• Bruto-omzet of -inkomsten: Totale inkomsten gegenereerd door de onderneming.

• Kosten van verkochte goederen: Directe kosten voor het produceren of verwerven van verkochte goederen.

• Onkosten: Aftrekbare zakelijke kosten zoals reclame, huur, benodigdheden en nutsvoorzieningen.

Aanvullende overwegingen

• Geschatte belastingen: Net als bij andere ondernemingen moeten zelfstandigen mogelijk het hele jaar door geschatte belasting betalen om boetes voor onderbetaling te voorkomen. Hieronder vallen inkomstenbelasting en zelfstandigenbelasting.

• Aftrekposten voor ziektekostenverzekeringen van zelfstandigen: Zelfstandigen kunnen premies voor een ziektekostenverzekering aftrekken voor zichzelf, hun echtgenoot/echtgenote en hun gezinsleden.

Documentatie over accijnzen

Accijnzen worden geheven op specifieke goederen, diensten en activiteiten. Deze belastingen worden betaald door fabrikanten, detailhandelaren, importeurs of klanten, afhankelijk van de aard van het belaste item. De IRS vereist dat ondernemingen een nauwkeurige administratie bijhouden van alle transacties met betrekking tot accijnzen en deze gegevens bewaren gedurende ten minste drie jaar vanaf de datum waarop de aangifte is ingediend of de belasting is betaald, afhankelijk van wat later is. Het niet op tijd indienen van accijnsaangiften of het nauwkeurig rapporteren van accijnsverplichtingen kan leiden tot boetes en rentelasten.

Formulier 720

Formulier 720, de driemaandelijkse federale accijnsaangifte, is het primaire formulier dat door ondernemingen wordt gebruikt om de meeste federale accijnzen te melden en betalen. Het formulier wordt elk kwartaal gebruikt om accijnsverplichtingen te berekenen en te rapporteren. Het wordt meestal ingediend tegen het einde van de maand die volgt op het einde van het kwartaal. Dit formulier moet worden gebruikt door ondernemingen die producten of diensten produceren, verkopen of gebruiken waarvoor federale accijnzen moeten worden geheven.

Belangrijkste onderdelen

• Deel I: Heeft betrekking op verschillende accijnzen, zoals die op brandstof, milieuverontreinigende stoffen, luchtvervoer en bepaalde communicatiediensten.

• Deel II: Meldt eenmalige belastingen, zoals de wegenbelasting voor zware vrachtwagens.

• Schema A: Geeft een gedetailleerd overzicht van de accijnsverplichtingen.

Andere accijnsformulieren

• Formulier 2290: De belastingaangifte voor zwaar gebruik van snelwegvoertuigen, formulier 2290, wordt jaarlijks ingediend voor voertuigen met een brutogewicht van 55.000 pond of meer.

• Formulier 8849: Het verzoek om teruggave van accijns, formulier 8849, wordt gebruikt om teruggave van te veel betaalde accijnzen te verzoeken.

Ondernemingen moeten mogelijk aanvullende administratie bijhouden om hun accijnsberekeningen te onderbouwen. Dit kunnen facturen, ontvangstbewijzen, productiegegevens en import-/exportdocumentatie zijn.

Best practices voor het beheren van belastingformulieren als onderneming

Hier vind je de aanbevolen werkwijzen om je te helpen bij het beheren van belastingformulieren voor je onderneming:

• Gebruik technologie: Profiteer van boekhoudsoftware die is afgestemd op de grootte en branche van je onderneming. Deze technologie kan gegevensinvoer automatiseren, belastingen berekenen op basis van de huidige wetgeving en financiële transacties nauwkeurig en in real time vastleggen. Geavanceerde systemen kunnen worden geïntegreerd met belastingaangiftediensten, waardoor de kans op fouten en de tijd die wordt besteed aan handmatige invoer wordt verminderd.

• Stel een belastingkalender op: Met een belastingkalender kun je de verschillende belastingformulieren en hun deadlines, startdatums voor de voorbereiding, controleperioden en vereiste acties voor elk formulier bijhouden. Stel meldingen in voor deze belangrijke datums, zodat niets over het hoofd wordt gezien.

• Houd gedetailleerde gegevens bij: Houd een grondige, georganiseerde administratie bij van alle transacties, ontvangstbewijzen, eerdere belastingaangiften en relevante financiële documenten. Gebruik oplossingen voor digitale opslag met versleuteling en eenvoudig ophalen, die gevoelige informatie kunnen beschermen en het proces van belastingvoorbereiding en auditverdediging kunnen vereenvoudigen.

• Begrijp je verplichtingen: Blijf op de hoogte van de belastingformulieren die relevant zijn voor jouw bedrijfsstructuur en branche. Hieronder vallen federale en staatsvereisten, evenals mogelijke aansprakelijkheden voor accijnzen, arbeidsbelastingen en andere gespecialiseerde belastingen die van invloed kunnen zijn op je onderneming.

• Raadpleeg belastingprofessionals: Overweeg een belastingadviseur in de arm te nemen die bekend is met je branche en de specifieke kenmerken van je onderneming. Regelmatig overleg kan helpen bij het oplossen van gecompliceerde fiscale situaties, het verbeteren van belastingposities en het krijgen van advies over mogelijke fiscale stimulansen en kredieten. Deze relatie moet het hele jaar door actief zijn, niet alleen als de aangifte moet worden ingediend, om strategieën aan te passen wanneer wetten en zakelijke omstandigheden veranderen.