Le traitement des formulaires fiscaux est un aspect important de la gestion d'une entreprise. Une bonne gestion des formulaires fiscaux permet de respecter les réglementations gouvernementales et les lois fiscales, de manière à éviter les répercussions juridiques, telles que les pénalités et les audits, et à conserver une bonne réputation auprès des autorités fiscales. Au cours de l’année fiscale 2022, les entreprises américaines ont versé 424,7 milliards de dollars au titre de l’impôt sur le revenu des sociétés.

Les formulaires fiscaux offrent aux entreprises un aperçu détaillé de leur santé financière, une aide précieuse pour la planification et l'affectation des ressources. Les entreprises peuvent utiliser ces formulaires pour obtenir des informations sur les sources de revenus, l’évolution des dépenses et les obligations fiscales potentielles. Ces informations permettent d'améliorer les performances financières et d'orienter la planification à long terme de l'entreprise.

Ce guide vous présente les différents types de formulaires fiscaux et les bonnes pratiques à adopter par les entreprises pour faciliter leur gestion.

Sommaire de cet article

• Types de formulaires fiscaux pour les entreprises
  
• Formulaires d’impôt sur le revenu
  
• Formulaires d’impôt sur l’emploi
  
• Formulaires d’impôt estimé
  
• Formulaires d’impôt pour travailleurs indépendants
  
• Documentation relative à la taxe d’accise
  
• Bonnes pratiques pour la gestion des formulaires fiscaux en tant qu’entreprise
  

Types de formulaires fiscaux pour les entreprises

L’IRS exige des entreprises qu’elles remplissent divers formulaires fiscaux en fonction de leur emplacement, de leur structure, de leurs opérations et de leurs activités financières. Voici quelques formulaires couramment exigés pour de nombreux types d'entreprises :

Formulaires d’impôt sur le revenu

• Annexe C (formulaire 1040) : les entreprises individuelles et les sociétés à responsabilité limitée (SARL) unipersonnelles utilisent l'Annexe C, « Profit or Loss From Business », pour déclarer leurs revenus et dépenses professionnelles. Ce formulaire est joint à la déclaration de revenus des particuliers (formulaire 1040).

• Formulaire 1065 : les sociétés de personnes utilisent le formulaire 1065, « U.S. Return of Partnership Income », pour déclarer leurs revenus annuels, leurs déductions, leurs gains et leurs pertes. Les sociétés de personnes ne paient pas d'impôt sur le revenu ; les bénéfices et les pertes sont répartis entre les associés, qui les déclarent sur leur propre déclaration d’impôt.

• Formulaire 1120 : les sociétés de type C, qui sont des entités juridiques distinctes de leurs propriétaires, remplissent le formulaire 1120, « U.S. Corporation Income Tax Return », pour déclarer leurs revenus et calculer leur impôt sur le revenu des sociétés.

• Formulaire 1120-S : les sociétés de type S, qui transfèrent leurs revenus, pertes, déductions et crédits à leurs actionnaires aux fins de l’impôt fédéral, utilisent le formulaire 1120-S, « U.S. Income Tax Return for an S Corporation ».

Formulaires d’impôt sur l’emploi

• Formulaire 941 : le formulaire 941, « Employer’s Quarterly Federal Tax Return », est utilisé pour déclarer les impôts fédéraux retenus sur les salaires des employés ainsi que la part de l’employeur dans les cotisations sociales et d'assurance-maladie.

• Formulaire 940 : le formulaire 940, « Employer’s Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return », est utilisé pour déclarer et payer l'impôt sur le chômage à l'administration publique fédérale.

• Formulaire W-2 : le formulaire W-2, « Wage and Tax Statement », est délivré aux employés et détaille leur salaire annuel et les impôts retenus sur leur bulletin de paie.

• Formulaire W-3 : les employeurs utilisent le formulaire W-3, « Transmittal of Wage and Tax Statements », pour transmettre les copies du formulaire W-2 à la Social Security Administration (SSA).

Déclarations d’informations

• Formulaire 1099-NEC : le formulaire 1099-NEC, « Nonemployee Compensation », est utilisé pour déclarer les rémunérations non salariées de 600 $ ou plus versées à des travailleurs indépendants.

• Formulaire 1099-MISC : le formulaire 1099-MISC, « Miscellaneous Information », est utilisé pour déclarer des revenus divers tels que des loyers, des redevances, des prix et des récompenses.

• Formulaire 1096 : le formulaire 1096, « Annual Summary and Transmittal of U.S. Information Returns », est utilisé pour résumer et transmettre différents types de formulaires 1099 à l'IRS.

Autres formulaires

• Formulaire 720 : les entreprises redevables de la taxe d’accise remplissent tous les trimestres le formulaire 720, « Quarterly Federal Excise Tax Return ».

• Formulaire 2553 : les entreprises utilisent le formulaire 2553, « Election by a Small Business Corporation », pour opter pour le statut de société de type S.

• Formulaire 8832 : les entreprises utilisent le formulaire 8832, « Entity Classification Election », pour choisir la classification de leur entité aux fins de l’impôt fédéral sur le revenu.

Formulaires d’impôt sur le revenu

Les formulaires d’impôt sur le revenu sont utilisés pour déclarer les revenus, les déductions et les obligations fiscales d’une entreprise. Le formulaire utilisé varie en fonction de la structure de l’entreprise.

Entreprises individuelles et SARL unipersonnelles

Les entreprises individuelles et les SARL unipersonnelles remplissent l’Annexe C, un formulaire qu’elles joignent au formulaire 1040 sur le revenu des personnes physiques. Il s’agit du principal instrument de déclaration des revenus et des dépenses de l'entreprise.

Composantes

• Revenus : recettes brutes ou ventes, retours et remises, et coût des biens vendus.

• Dépenses : dépenses professionnelles déductibles telles que la publicité, les frais de transport, l’amortissement, les assurances, les services juridiques et professionnels, les frais de bureau, le loyer ou la location, les fournitures, les taxes et les licences, les déplacements, les repas et les divertissements, ainsi que les services publics.

• Résultat net : le bénéfice net (ou la perte nette) de l’entreprise, qui est ensuite inclus dans le revenu total du particulier sur le formulaire 1040.

Sociétés de personnes

Les sociétés de personnes remplissent le formulaire 1065, qui donne un aperçu des performances financières de la société de personnes pour l’année.

Composantes

• Revenus : total des revenus provenant des activités de l'entreprise et d'autres sources de revenus telles que les intérêts, les dividendes ou les plus-values.

• Déductions : déductions admissibles, y compris les charges d'exploitation, l’amortissement et les paiements garantis aux associés.

Chaque associé reçoit également une Annexe K-1, qui détaille sa part des revenus, déductions, crédits et autres éléments de la société de personnes. Ces renseignements sont utilisés par les associés pour remplir leurs déclarations d'impôt sur le revenu des particuliers.

Sociétés de type C

Les sociétés de type C remplissent le formulaire 1120 pour déclarer leurs revenus, calculer leur revenu imposable et déterminer l’impôt à payer.

Composantes

• Revenus : revenus provenant d’activités commerciales, d’investissements et d’autres sources.

• Déductions : dépenses déductibles telles que les salaires, le loyer, l’amortissement et les intérêts.

• Crédits d’impôt : tous les crédits d'impôt auxquels l'entreprise peut prétendre. Ces crédits réduisent l'impôt global à payer.

Sociétés de type S

Les sociétés de type S remplissent le formulaire 1120-S pour déclarer leurs revenus et calculer tout impôt dû sur les plus-values intégrées ou l'excédent de revenus d'investissements passifs. Les composantes sont similaires à celles du formulaire 1120, mais avec des différences spécifiques aux sociétés de type S. Comme pour les sociétés de personnes, chaque actionnaire reçoit également une Annexe K-1 détaillant sa part des revenus, des déductions, des crédits et d’autres éléments de la société.

Formulaires d’impôt sur l’emploi

Les formulaires d’impôt sur l’emploi sont utilisés par les employeurs pour déclarer et payer avec exactitude les impôts liés aux salaires et aux avantages sociaux de leurs employés. Ces formulaires englobent les retenues à la source de l'impôt fédéral sur le revenu, la sécurité sociale, Medicare et l'impôt fédéral sur le chômage.

Formulaire 941

Le formulaire 941 est utilisé pour déclarer chaque trimestre à l’IRS :

• l'impôt fédéral retenu sur le salaire des employés ;

• la part de l’employeur et celle des employés dans les cotisations sociales et d'assurance-maladie ;

• les cotisations d'assurance-maladie supplémentaires retenues sur les salaires des employés à hauts revenus.

Ce formulaire doit être soumis chaque trimestre, généralement à la fin du mois suivant la fin du trimestre. Ses composantes comprennent le total des salaires versés, le total de l’impôt sur le revenu retenu, les salaires imposables au titre de la sécurité sociale et de l’assurance-maladie, les cotisations sociales et d’assurance-maladie dues, ainsi que les ajustements (indemnités de maladie, pourboires et assurance-vie collective).

Formulaire 940

Le formulaire 940 est utilisé pour déclarer et payer l’impôt FUTA, qui finance les prestations de chômage pour les actifs éligibles. Ce formulaire est soumis chaque année, généralement avant le 31 janvier de l’année suivante. Ses composantes comprennent le total des salaires versés au cours de l’année, l’impôt FUTA à payer (calculé en pourcentage des salaires imposables) et tous les impôts sur le chômage payés aux États qui peuvent être déduits de l'impôt FUTA.

Formulaire W-2

Le formulaire W-2 est remis à chaque employé et à la SSA. Il détaille le salaire annuel de l’employé et les impôts retenus. Ce formulaire est envoyé aux employés chaque année (au plus tard le 31 janvier de l’année suivante). Ses composantes comprennent les informations personnelles de l’employé (nom, adresse, numéro de sécurité sociale), les informations de l’employeur, le total des salaires gagnés, l’impôt fédéral sur le revenu retenu, les cotisations sociales et d’assurance-maladie retenues à la source, ainsi que les impôts fédéraux et locaux retenus, le cas échéant.

Formulaire W-3

Le formulaire W-3 est utilisé pour résumer et transmettre tous les formulaires W-2 à la SSA. Ce formulaire est soumis chaque année (au plus tard le 31 janvier de l’année suivante), avec les copies A de tous les formulaires W-2. Ses composantes comprennent les informations de l’employeur, le nombre total de formulaires W-2 soumis et le total des salaires, impôts et autres rémunérations déclarés sur les formulaires W-2.

Autres formulaires d'impôt sur l'emploi

• Formulaire 944 : le formulaire 944, « Employer’s Annual Federal Tax Return », est utilisé pour les petits employeurs dont l’impôt annuel à payer est inférieur ou égal à 1 000 $.

• Formulaire 943 : le formulaire 943, « Employer’s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees », est utilisé par les employeurs de travailleurs agricoles.

• Formulaire CT-1 : le formulaire CT-1, « Employer’s Annual Railroad Retirement Tax Return », est utilisé par les employeurs du secteur ferroviaire.

Formulaires d’impôt estimé

Les entreprises sont souvent tenues d'effectuer des estimations fiscales tout au long de l'année. Cette obligation concerne en particulier celles qui ne sont pas soumises à une retenue à la source régulière de l'impôt sur le revenu. Les paiements d'impôt estimé permettent à l'entreprise de s'assurer qu'elle paie le montant exact de l'impôt dans les délais impartis et d'éviter les pénalités potentielles en cas de paiement insuffisant.

Le montant de l'impôt estimé qu'une entreprise doit payer dépend de ses revenus, déductions et crédits prévus pour l'année. Il existe deux méthodes principales pour calculer le montant de l'impôt estimé :

• Méthode basée sur l'impôt de l’année précédente : la méthode la plus simple, qui consiste pour l'entreprise à baser ses paiements sur l'impôt payé l'année précédente.

• Méthode de l'étalement du revenu annualisé : cette méthode est plus complexe, mais peut être avantageuse si les revenus de l’entreprise fluctuent tout au long de l’année. Elle consiste à calculer les paiements estimés en fonction du revenu réel gagné au cours de chaque période.

Formulaire 1040-ES

Le formulaire 1040-ES, « Estimated Tax for Individuals », est le formulaire utilisé par les entreprises individuelles, les associés des sociétés de personnes et les actionnaires des sociétés de type S pour calculer et payer leurs impôts estimés. Ce formulaire permet aux particuliers d'estimer l'impôt qu'ils devront payer au cours de l'année et d'effectuer des paiements trimestriels à l'IRS. Il doit généralement être rempli tous les trimestres, les dates d'échéance étant le 15 avril, le 15 juin, le 15 septembre et le 15 janvier de l'année suivante.

Composantes

• Feuille de calcul de l’impôt estimé : guide les utilisateurs tout au long du processus de calcul, en tenant compte des revenus, des déductions et des crédits.

• Coupons de paiement : inclus pour chaque paiement d’impôt estimé trimestriel.

Formulaire 1120-W

Le formulaire 1120-W, « Estimated Tax for Corporations », est destiné aux sociétés de type C pour le calcul et le paiement de leur impôt estimé. Il est similaire au formulaire 1040-ES, mais est adapté au calcul de l’impôt sur les sociétés. Il est également rempli tous les trimestres, aux mêmes dates d’échéance que le formulaire 1040-ES.

Composantes

• Feuille de calcul de l’impôt estimé : aide les sociétés à estimer leurs obligations fiscales sur la base des revenus et des déductions prévus.

• Coupons de paiement : inclus pour chaque paiement d’impôt estimé trimestriel.

L’IRS impose des pénalités si les paiements d'impôt estimé ne sont pas effectués à temps ou sont insuffisants.

Formulaires d’impôt pour travailleurs indépendants

Les formulaires fiscaux relatifs au travail indépendant s'adressent spécifiquement aux personnes qui travaillent à leur compte, telles que les travailleurs indépendants, les propriétaires d'entreprises individuelles et les associés de sociétés de personnes. Ces formulaires concernent les obligations fiscales propres aux travailleurs indépendants, principalement la sécurité sociale et l'assurance-maladie.

Annexe SE (formulaire 1040)

L'Annexe SE (formulaire 1040), « Self-Employment Tax », est utilisé pour calculer et déclarer l’impôt sur le travail indépendant. Elle détermine le montant des cotisations sociales et d’assurance-maladie dues sur les revenus d'une activité indépendante. Cet impôt est l’équivalent des cotisations combinées de l’employeur et de l’employé pour les employés traditionnels. Ce formulaire est joint à la déclaration d'impôt sur le revenu des personnes physiques (formulaire 1040) et doit être rempli par toutes les personnes dont les revenus nets provenant d'une activité indépendante sont supérieurs ou égaux à 400 dollars.

Composantes

• Revenus nets provenant d’une activité indépendante : calculés sur l’Annexe C pour les entreprises individuelles ou l’Annexe K-1 pour les associés.

• Déduction de la moitié de l’impôt sur le travail indépendant : cette déduction permet de compenser le fait que les travailleurs indépendants paient les parts de l’employeur et de l’employé des cotisations sociales et d’assurance-maladie.

• Calcul de l’impôt sur le travail indépendant : le formulaire vous guide dans le calcul de l’impôt en fonction de vos revenus nets et des taux d’imposition applicables.

Annexe C (formulaire 1040)

L’Annexe C (formulaire 1040), « Profit or Loss from Business », détermine les revenus nets provenant d'une activité indépendante. Les entreprises individuelles utilisent ce formulaire pour déclarer les revenus et les dépenses liés à leurs activités professionnelles. Ce formulaire doit être rempli chaque année avec la déclaration d'impôt sur le revenu des personnes physiques (formulaire 1040).

Composantes

• Recettes brutes ou ventes : revenu total généré par l’entreprise.

• Coût des biens vendus : coûts directs associés à la production ou à l’acquisition des biens vendus.

• Dépenses : dépenses professionnelles déductibles telles que la publicité, le loyer, les fournitures et les services publics.

Autres considérations

• Estimations d'impôts : comme pour les autres entreprises, les travailleurs indépendants peuvent être amenés à payer des impôts estimés tout au long de l'année afin d'éviter les pénalités pour paiement insuffisant. Il s'agit de l'impôt sur le revenu et de l'impôt sur le travail indépendant.

• Déductions pour l’assurance maladie des travailleurs indépendants : les travailleurs indépendants peuvent déduire les primes d’assurance-maladie pour eux-mêmes, leur conjoint et les personnes à leur charge.

Documentation relative à la taxe d’accise

Les taxes d’accise sont prélevées sur des biens, des services et des activités spécifiques. Ces taxes sont payées par les fabricants, les commerçants, les importateurs ou les clients, selon la nature de l’article taxé. L’IRS exige des entreprises qu’elles tiennent des registres précis de toutes les transactions liées aux taxes d’accise et qu’elles conservent ces registres pendant au moins trois ans à compter de la date à laquelle la déclaration a été déposée ou la taxe a été payée, la date la plus tardive étant retenue. Les entreprises qui ne remplissent pas leur déclaration de taxe d'accise dans les délais ou qui ne déclarent pas correctement leurs obligations en matière de taxe d'accise s'exposent à des pénalités et à des frais d'intérêt.

Formulaire 720

Le formulaire 720, « Quarterly Federal Excise Tax Return », est le principal formulaire utilisé par les entreprises pour déclarer et payer la plupart des taxes d’accise fédérales. Ce formulaire sert à calculer et à déclarer les taxes d'accise dues chaque trimestre et est généralement déposé à la fin du mois suivant la fin du trimestre. Il doit être utilisé par les entreprises qui fabriquent, vendent ou utilisent des produits ou des services assujettis à des taxes d'accises fédérales.

Composantes clés

• Partie I : couvre diverses taxes d'accise, telles que celles sur les carburants, les polluants environnementaux, les transports aériens et certains services de communication.

• Partie II : rend compte des taxes ponctuelles, telles que la taxe sur l'utilisation des autoroutes par les poids lourds.

• Annexe A : fournit une analyse détaillée des obligations en matière de taxe d'accise.

Autres formulaires de taxe d’accise

• Formulaire 2290 : le formulaire 2290, Heavy Highway Vehicle Use Tax Return, à remplir chaque année pour les véhicules dont le poids brut est égal ou supérieur à 55 000 livres.

• Formulaire 8849 : le formulaire 8849, Claim for Refund of Excise Taxes, utilisé pour demander le remboursement des taxes d’accise payées en trop.

Les entreprises peuvent être amenées à conserver des documents supplémentaires pour justifier leurs calculs de taxe d'accise. Il peut s'agir de factures, de reçus, de registres de production et de documents d'importation et d'exportation.

Bonnes pratiques pour la gestion des formulaires fiscaux en tant qu’entreprise

Voici les bonnes pratiques pour vous aider dans la gestion des formulaires fiscaux de votre entreprise :

• Utilisez la technologie : tirez parti d'un logiciel de comptabilité adapté à la taille et au secteur d'activité de votre entreprise. Cette technologie permet d'automatiser la saisie des données, de calculer les impôts en fonction des lois en vigueur et de comptabiliser les transactions financières avec précision et en temps réel. Les systèmes avancés peuvent s’intégrer aux services de déclaration fiscale, ce qui réduit la probabilité d’erreurs et le temps consacré aux saisies manuelles.

• Élaborez un calendrier fiscal : un calendrier fiscal permet de garder une trace des différents formulaires fiscaux et de leurs échéances, des dates de début de préparation, des périodes de révision et des actions requises pour chaque formulaire. Mettez en place des alertes pour ces dates clés afin de ne rien oublier.

• Tenez des registres détaillés : tenez des registres complets et organisés de toutes les transactions, des reçus, des déclarations de revenus précédentes et des documents financiers pertinents. Utilisez des solutions de stockage numérique avec chiffrement et récupération facile, qui peuvent protéger les informations sensibles et simplifier le processus de préparation des déclarations fiscales et de préparation des audits.

• Comprenez vos obligations : tenez-vous informé des formulaires fiscaux correspondant à la structure de votre entreprise et à votre secteur d'activité. Il s'agit des exigences fédérales et nationales, ainsi que des obligations potentielles en matière de taxes d'accise, d'impôts sur l'emploi et d'autres taxes spécialisées susceptibles d'affecter votre entreprise.

• Consultez des professionnels de la fiscalité : envisagez de faire appel à un professionnel de la fiscalité qui connaît bien votre secteur d'activité et les spécificités de votre entreprise. Des consultations régulières peuvent vous aider à résoudre des situations fiscales complexes, à améliorer votre situation fiscale et à obtenir des conseils sur les incitations fiscales et les crédits d'impôt potentiels. Cette relation doit se poursuivre tout au long de l'année, et pas seulement au moment de la déclaration d'impôts, afin d'adapter les stratégies à l'évolution de la législation et de la situation de l'entreprise.