Lidiar con los formularios de impuestos es una parte importante de la gestión de un negocio. La gestión adecuada de los formularios de impuestos mantiene el cumplimiento de la normativa gubernamental y las leyes fiscales, lo que ayuda a las empresas a evitar repercusiones legales, como sanciones y auditorías, y a mantener una reputación ante las autoridades fiscales. En el año fiscal 2022, las empresas estadounidenses pagaron $424.7 mil millones en impuestos a los ingresos corporativos.

Los formularios fiscales ofrecen a las empresas una imagen detallada de su salud financiera, lo que puede ayudar con la planificación y la asignación de recursos. Las empresas pueden usar estos formularios para obtener información sobre flujos de ingresos, tendencias de gastos y posibles obligaciones fiscales. Esto ayuda a mejorar el rendimiento financiero y a guiar la planificación empresarial a largo plazo.

A continuación, explicaremos los tipos de formularios fiscales y las prácticas recomendadas que las empresas pueden seguir para gestionarlos.

¿Qué contiene este artículo?

• Tipos de formularios de impuestos para empresas
  
• Formularios de impuesto a los ingresos
  
• Formularios de impuestos sobre la nómina
  
• Formularios de impuestos estimados
  
• Formularios de impuestos para trabajadores independientes
  
• Documentación de impuestos al consumo
  
• Prácticas recomendadas para gestionar formularios de impuestos como empresa
  

Tipos de formularios de impuestos para empresas

El IRS exige a las empresas que presenten varios formularios de impuestos en función de su ubicación, estructura, operaciones y actividades financieras. Estos son algunos formularios comunes obligatorios para muchos tipos de empresas:

Formularios de impuestos a los ingresos

• Anexo C (Formulario 1040): Las empresas unipersonales y las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) unipersonales utilizan el Anexo C, Ganancias o pérdidas de la empresa, para informar los ingresos y gastos de su empresa. El formulario se presenta como parte de su declaración de impuestos individual (Formulario 1040).

• Formulario 1065: Las sociedades colectivas usan el Formulario 1065, Declaración de Ingresos de la Sociedad Colectiva de los Estados Unidos, para informar sus ingresos anuales, deducciones, ganancias y pérdidas. La sociedad colectiva no paga impuestos a los ingresos. En cambio, las ganancias y pérdidas se transfieren a los socios, quienes informan su participación en sus declaraciones de impuestos individuales.

• Formulario 1120: Las corporaciones de tipo C, que son entidades legales separadas de sus dueños, presentan el Formulario 1120, Declaración del impuesto a los ingresos de las corporaciones de EE. UU., para informar sus ingresos y calcular sus impuestos a los ingresos corporativos.

• Formulario 1120-S: Las sociedades de tipo S, que transfieren los ingresos, las pérdidas, las deducciones y los créditos a sus accionistas a efectos de los impuestos federales, utilizan el Formulario 1120-S, Declaración de impuestos sobre la renta de los Estados Unidos para una sociedad de tipo S.

Formularios de impuestos sobre la nómina

• Formulario 941: La Declaración Trimestral de Impuestos Federales del Empleador, Formulario 941, se utiliza para informar los impuestos federales a los ingresos retenidos de los salarios de los empleados, así como la parte del empleador de los impuestos del Seguro Social y Medicare.

• Formulario 940: La Declaración Anual de Impuestos Federales por Desempleo (FUTA), Formulario 940, se usa para declarar y pagar los impuestos de desempleo al gobierno federal.

• Formulario W-2: La Declaración de salarios e impuestos, Formulario W-2, se proporciona a los empleados y detalla sus salarios anuales y los impuestos retenidos de sus cheques de pago.

• Formulario W-3: Los empleadores usan el Formulario W-3, Transmisión de Declaraciones de Salarios e Impuestos, para transmitir copias del Formulario W-2 a la Administración del Seguro Social (SSA).

Declaraciones informativas

• Formulario 1099-NEC: La Compensación de trabajadores que no son empleados, Formulario 1099-NEC, se utiliza para informar la compensación de $600 o más pagada a contratistas independientes, trabajadores independientes u otras personas que trabajan por cuenta propia.

• Formulario 1099-MISC: La información miscelánea, Formulario 1099-MISC, se utiliza para declarar ingresos varios, como alquileres, regalías, premios y reconocimientos.

• Formulario 1096: El Resumen y transmisión anual de declaraciones informativas de los Estados Unidos, Formulario 1096, se utiliza para resumir y transmitir diferentes tipos de formularios 1099 al IRS.

Otros formularios

• Formulario 720: Las empresas que adeudan impuestos al consumo presentan el Formulario 720, Declaración trimestral de impuestos federales al consumo.

• Formulario 2553: Las empresas usan el Formulario 2553, Elección de pequeñas empresas, para elegir el estado de sociedad de tipo S.

• Formulario 8832: Las empresas usan el Formulario 8832, Elección de clasificación de entidades, para elegir cómo se clasificará su entidad a los fines del impuesto federal a los ingresos.

Formularios de impuestos a los ingresos

Los formularios de impuestos a los ingresos se utilizan para informar los ingresos, las deducciones y las obligaciones fiscales de una empresa. El formulario utilizado varía en función de la estructura de la empresa.

Empresas unipersonales y LLC de un solo miembro

Las empresas unipersonales y las LLC de un solo miembro presentan el Anexo C, un formulario que adjuntan al Formulario 1040 de la persona. Es la herramienta principal para informar los ingresos y gastos de la empresa.

Componentes

• Ingresos: Recibos o ventas brutas, devoluciones y asignaciones, y costo de los bienes vendidos.

• Gastos: Gastos comerciales deducibles, como publicidad, gastos de automóviles y camiones, amortización, seguros, servicios legales y profesionales, gastos de oficina, alquiler o arrendamiento, suministros, impuestos y licencias, viajes, comidas y entretenimiento, y servicios públicos.

• Ganancias o pérdidas netas: La ganancia (o pérdida) neta de la empresa, que luego se incluye en el ingreso total de la persona en el formulario 1040.

Asociaciones

Las sociedades colectivas presentan el Formulario 1065, que proporciona una descripción general del rendimiento financiero de la sociedad colectiva durante el año.

Componentes

• Ingresos: Ingresos totales de operaciones y otras fuentes de ingresos como intereses, dividendos o ganancias de capital.

• Deducciones: Deducciones permitidas que incluyen gastos operativos, depreciación y pagos garantizados a los socios.

Cada socio también recibe un Anexo K-1, que informa su parte de los ingresos, deducciones, créditos y otros elementos de la sociedad. Los socios usan esta información para presentar sus declaraciones individuales de impuestos a los ingresos.

Sociedades de tipo C

Las sociedades de tipo C presentan el Formulario 1120 para declarar ingresos, calcular los ingresos imponibles y determinar la obligación tributaria.

Componentes

• Ingresos: Ingresos de operaciones comerciales, inversiones y otras fuentes.

• Deducciones: Gastos deducibles como salarios, alquileres, amortización e intereses.

• Créditos fiscales: Cualquier crédito fiscal para el que sean elegibles. Estos pueden reducir la obligación fiscal general.

Sociedades de tipo S

Las sociedades de tipo S presentan el Formulario 1120-S para declarar sus ingresos y calcular cualquier impuesto adeudado sobre las ganancias incorporadas o el exceso de ingresos por inversiones pasivas. Los componentes son similares a los del Formulario 1120, pero con diferencias específicas para las sociedades de tipo S. Al igual que en las sociedades colectivas, cada accionista también recibe un Anexo K-1 que detalla su parte de los ingresos, deducciones, créditos y otros elementos de la sociedad.

Formularios de impuestos sobre la nómina

Los empleadores usan estos formularios para informar y pagar con precisión los impuestos relacionados con los salarios y beneficios de sus empleados. Estos formularios incluyen la retención del impuesto federal a los ingresos, el Seguro Social, Medicare y los impuestos federales de desempleo.

Formulario 941

El formulario 941 se utiliza para informar lo siguiente al IRS cada trimestre:

• Impuesto federal a los ingresos retenido de los salarios de los empleados

• Participación del empleador y de los empleados en los impuestos del Seguro Social y Medicare

• Impuesto adicional de Medicare retenido a empleados de altos ingresos

Este formulario se presenta trimestralmente, por lo general, al final del mes siguiente al final del trimestre. Sus componentes incluyen el total de salarios pagados, el total de impuestos a los ingresos retenidos, los salarios sujetos a impuestos del Seguro Social y Medicare, los impuestos adeudados del Seguro Social y Medicare, y los ajustes por pago por enfermedad, propinas y seguro de vida colectivo.

Formulario 940

El Formulario 940 se utiliza para declarar y pagar el impuesto FUTA, que financia los beneficios de desempleo para los trabajadores elegibles. Este formulario se presenta anualmente, por lo general antes del 31 de enero del año siguiente. Sus componentes incluyen el total de salarios pagados durante el año, la obligación tributaria FUTA (calculada como un porcentaje de los salarios imponibles) y cualquier impuesto estatal de desempleo pagado que pueda acreditarse contra el impuesto FUTA.

Formulario W-2

El formulario W-2 se proporciona a cada empleado y a la SSA. Detalla los salarios anuales del empleado y los impuestos retenidos. Este formulario se emite a los empleados anualmente (antes del 31 de enero del año siguiente). Sus componentes incluyen los datos personales del empleado (nombre, dirección, número de Seguro Social), la información del empleador, los salarios totales ganados, el impuesto federal sobre la renta retenido, los impuestos del Seguro Social y Medicare retenidos, y los impuestos estatales y locales retenidos, si corresponde.

Formulario W-3

El formulario W-3 se utiliza para resumir y transmitir todos los formularios W-2 a la SSA. Este formulario se presenta anualmente (antes del 31 de enero del año siguiente), junto con las copias A de todos los formularios W-2. Sus componentes incluyen la información del empleador, el número total de formularios W-2 que se presentan y el total de salarios, impuestos y otras compensaciones informadas en los formularios W-2.

Otras formas de empleo

• Formulario 944: La Declaración Anual de Impuestos Federales del Empleador, Formulario 944, se usa para los pequeños empleadores cuya obligación tributaria anual es de $1,000 o menos.

• Formulario 943: La Declaración Anual de Impuestos Federales del Empleador para Empleados Agrícolas, Formulario 943, se usa para empleadores de trabajadores agrícolas.

• Formulario CT-1: La Declaración Anual de Impuestos de Jubilación Ferroviaria del Empleador, Formulario CT-1, se usa para los empleadores ferroviarios.

Formularios de impuestos estimados

A menudo, las empresas deben realizar pagos de impuestos estimados durante todo el año. Esto ocurre especialmente para aquellos que no están sujetos a la retención regular del impuesto a los ingresos. Los pagos de impuestos estimados ayudan a garantizar que la empresa pague el monto correcto de impuestos a tiempo y evita posibles sanciones por pagos insuficientes.

El importe del impuesto estimado que una empresa debe pagar depende de sus ingresos, deducciones y créditos esperados para el año. Hay dos métodos principales para calcular los pagos de impuestos estimados:

• Método de impuestos del año anterior: El método más simple, en el que la empresa basa sus pagos en la obligación tributaria del año anterior.

• Método de pago a plazos de ingresos anualizados: Este método es más complejo, pero puede ser beneficioso si los ingresos de la empresa fluctúan a lo largo del año. Este método calcula los pagos estimados en función de los ingresos reales obtenidos en cada período.

Formulario 1040-ES

El Formulario 1040-ES, Impuesto Estimado para Personas Físicas, es el formulario utilizado por los propietarios únicos, los socios de sociedades colectivas y los accionistas de sociedades de tipo S para calcular y pagar sus impuestos estimados. Este formulario ayuda a las personas a calcular su obligación tributaria esperada para el año y a realizar pagos trimestrales al IRS. Por lo general, se presenta trimestralmente, con fechas de vencimiento el 15 de abril, el 15 de junio, el 15 de septiembre y el 15 de enero del año siguiente.

Componentes

• Hoja de cálculo de impuestos estimados: Guía a los usuarios a través del proceso de cálculo, teniendo en cuenta los ingresos, las deducciones y los créditos.

• Vales de pago: Se incluye en cada pago trimestral de impuestos estimados.

Formulario 1120-W

El Formulario 1120-W, Impuesto Estimado para Corporaciones, está diseñado para que las sociedades de tipo C calculen y paguen sus impuestos estimados. Es similar al formulario 1040-ES, pero está diseñado para el cálculo del impuesto corporativo, y también se presenta trimestralmente, con las mismas fechas de vencimiento que el formulario 1040-ES.

Componentes

• Hoja de cálculo de impuestos estimados: Ayuda a las sociedades a estimar su obligación tributaria en función de los ingresos y deducciones proyectados.

• Vales de pago: Se incluye en cada pago trimestral de impuestos estimados.

El IRS impone multas si los pagos de impuestos estimados no se realizan a tiempo o son insuficientes.

Formularios de impuestos para trabajadores independientes

Los formularios de impuestos sobre el trabajo independiente son específicos para personas que trabajan por cuenta propia, como los trabajadores independientes, contratistas independientes, propietarios únicos y socios de sociedades colectivas. Estos formularios abordan las obligaciones tributarias únicas que tienen las personas que trabajan por cuenta propia, centrándose principalmente en los impuestos del Seguro Social y Medicare.

Anexo SE (Formulario 1040)

El Anexo SE (Formulario 1040), impuesto al trabajo independiente, se utiliza para calcular y declarar el impuesto a este tipo de trabajo. Determina el monto de impuestos del Seguro Social y Medicare que se debe pagar sobre los ingresos del trabajo independiente. Este impuesto es el equivalente a los aportes combinados del empleador y del empleado para los empleados tradicionales. Este formulario se presenta anualmente con tu declaración de impuestos individual del Formulario 1040 y deben presentarlo todas las personas con ganancias netas del trabajo por cuenta propia de $400 o más.

Componentes

• Ganancias netas del trabajo por cuenta propia: Se calcula en el Anexo C para empresas unipersonales o en el Anexo K-1 para socios.

• Deducción de la mitad del impuesto al trabajo independiente: Esta deducción ayuda a compensar el hecho de que las personas que trabajan por cuenta propia pagan al empleador y al empleado una parte de los impuestos del Seguro Social y Medicare.

• Cálculo del impuesto sobre el trabajo independiente: El formulario te guía a través del cálculo del impuesto en función de tus ganancias netas y las tasas impositivas aplicables.

Anexo C (Formulario 1040)

El Anexo C (Formulario 1040), Ganancias o pérdidas del negocio, determina las ganancias netas del trabajo independiente. Las empresas unipersonales utilizan este formulario para informar los ingresos y gastos de sus actividades comerciales. Este formulario se presenta anualmente con tu declaración de impuestos individual del Formulario 1040.

Componentes

• Recibos o ventas brutas: Ingresos totales generados por el negocio.

• Costo de los bienes vendidos: Costos directos asociados con la producción o adquisición de bienes vendidos.

• Gastos: Gastos deducibles de la empresa, como publicidad, alquiler, suministros y servicios públicos.

Consideraciones adicionales

• Impuestos estimados: Al igual que otras empresas, es posible que los trabajadores independientes deban realizar pagos de impuestos estimados a lo largo del año para evitar multas por pagos insuficientes. Esto incluye el impuesto a los ingresos y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.

• Deducciones del seguro de salud para trabajadores independientes: Las personas que trabajan por cuenta propia pueden deducir las primas del seguro de salud para ellos, su cónyuge y sus dependientes.

Documentación de impuestos al consumo

Los impuestos al consumo gravan bienes, servicios y actividades específicos. Los fabricantes, minoristas, importadores o clientes, según la naturaleza del artículo gravado, pagan estos impuestos. El IRS exige a las empresas que mantengan registros precisos de todas las transacciones relacionadas con los impuestos al consumo y que conserven estos registros durante al menos tres años a partir de la fecha en que se presentó la declaración o se pagó el impuesto, lo que ocurra más tarde. Si las declaraciones de impuestos al consumo no se presentan a tiempo o no se informan con precisión las obligaciones de impuestos especiales, se pueden generar multas y cargos por intereses.

Formulario 720

El formulario 720, la Declaración trimestral de impuestos federales al consumo, es el formulario principal que usan las empresas para declarar y pagar la mayoría de los impuestos federales al consumo. Se utiliza para calcular y declarar las obligaciones tributarias por impuestos al consumo trimestralmente y, por lo general, se presenta al final del mes que le sigue al final del trimestre. Las empresas que fabrican, venden o utilizan productos o servicios sujetos a impuestos federales al consumo deben usar este formulario.

Componentes clave

• Parte I: Cubre varios impuestos al consumo, como los que gravan el combustible, los contaminantes ambientales, el transporte aéreo y ciertos servicios de comunicaciones.

• Parte II: Informa impuestos únicos, como el impuesto al uso de camiones pesados en carreteras.

• Anexo A: Proporciona un desglose detallado de las obligaciones del impuesto al consumo.

Otros formularios de impuestos al consumo

• Formulario 2290: La Declaración de impuestos sobre el uso de vehículos pesados en las carreteras, Formulario 2290, presentada anualmente para vehículos con un peso bruto de 55,000 libras o más.

• Formulario 8849: El Reclamo de reembolso de impuestos al consumo, Formulario 8849, que se usa para solicitar reembolsos de impuestos al consumo pagados en exceso.

Es posible que las empresas deban mantener registros adicionales para justificar sus cálculos de impuestos al consumo. Esto puede incluir facturas, recibos, registros de producción y documentación de importación/exportación.

Prácticas recomendadas para gestionar formularios de impuestos como empresa

A continuación, describimos las prácticas recomendadas que te ayudarán a gestionar los formularios de impuestos para tu empresa:

• Usa la tecnología: Aprovecha el software contable adaptado al tamaño y sector de tu empresa. Esta tecnología puede automatizar la entrada de datos, calcular los impuestos en función de las leyes vigentes y registrar las transacciones financieras con precisión y en tiempo real. Los sistemas avanzados pueden integrarse con los servicios de declaración de impuestos, lo que reduce la probabilidad de errores y el tiempo dedicado a las entradas manuales.

• Elabora un calendario fiscal: Un calendario fiscal te ayuda a realizar un seguimiento de los diferentes formularios de impuestos y sus plazos, fechas de inicio de preparación, períodos de revisión y acciones requeridas para cada formulario. Configura alertas para estas fechas clave de modo que no se pase nada por alto.

• Lleva registros detallados: Lleva registros completos y organizados de todas las transacciones, recibos, declaraciones de impuestos anteriores y documentos financieros relevantes. Usa soluciones de almacenamiento digital con cifrado y fácil recuperación, que pueden proteger la información confidencial y simplificar el proceso de preparación de impuestos y defensa de auditoría.

• Comprende tus obligaciones: Mantente informado sobre los formularios de impuestos relevantes para la estructura de tu empresa y sector. Esto implica requisitos federales y estatales, así como posibles responsabilidades por impuestos al consumo, impuestos sobre la nómina y otros impuestos especializados que podrían afectar a tu empresa.

• Consulta a un profesional de impuestos: Considera la posibilidad de trabajar con un experto en impuestos que esté familiarizado con tu sector y las particularidades de tu negocio. Las consultas periódicas pueden ayudarte a superar situaciones fiscales complicadas, mejorar tu situación fiscal y obtener asesoramiento sobre posibles incentivos y créditos fiscales. Esta relación debe estar activa durante todo el año, no solo en la temporada de impuestos, para ajustar las estrategias a medida que cambian las leyes y las condiciones comerciales.