Lidar com informes fiscais é uma parte importante da administração de uma empresa. O processamento adequado de informes fiscais mantém a conformidade com regulamentos governamentais e a legislação tributária, o que ajuda as empresas a evitar repercussões legais (como multas e auditorias) e a manter a adimplência com as autoridades fiscais. No ano fiscal de 2022, as empresas dos EUA pagaram US$ 424,7 bilhões em impostos de renda empresariais.

Os informes fiscais oferecem às empresas um retrato detalhado de sua saúde financeira, que pode ajudar no planejamento e na alocação de recursos. As empresas podem usar esses informes para obter insights sobre fluxos de receita, tendências de despesas e possíveis obrigações fiscais. Esses insights ajudam a melhorar o desempenho financeiro e a orientar o planejamento de negócios no longo prazo.

A seguir, mostramos os tipos de informes fiscais e as práticas recomendadas que as empresas podem seguir para gerenciá-los.

Neste artigo:

• Tipos de informes fiscais para empresas
  
• Informes de imposto de renda
  
• Informes de impostos trabalhistas
  
• Informes de impostos estimados
  
• Informes de impostos de autônomos
  
• Documentação de impostos especiais de consumo
  
• Práticas recomendadas para gerenciar informes fiscais como empresa
  

Tipos de informes fiscais para empresas

O IRS exige que as empresas declarem vários informes fiscais dependendo da sua localização, estrutura, operações e atividades financeiras. Veja a seguir alguns informes comuns exigidos para diversos tipos de empresa:

Informes de imposto de renda

• Anexo C (informe 1040): empresários individuais e sociedades limitadas (LLCs) de empresário individual usam o Anexo C, Lucros ou Perdas da Empresa, para relatar receitas e despesas comerciais. O informe é declarado como parte da declaração de imposto de renda de pessoa física (informe 1040).

• Informe 1065: as sociedades usam o informe 1065, Declaração de Renda de Sociedade dos EUA, para relatar rendimentos, deduções, ganhos e perdas anuais. A sociedade não paga imposto de renda. Em vez disso, os lucros e prejuízos são repassados aos sócios, que relatam sua participação em suas declarações de imposto de renda de pessoa física.

• Informe 1120: as empresas tipo C, pessoas jurídicas separadas de seus proprietários, declaram o informe 1120, Declaração de Imposto de Renda Empresarial dos EUA, para declarar receitas e calcular o imposto de renda empresarial.

• Informe 1120-S: as empresas tipo S, que repassam receitas, perdas, deduções e créditos empresariais aos seus acionistas para fins de impostos federais, usam o informe 1120-S, Declaração de Imposto de Renda dos EUA para Empresa Tipo S.

Informes de impostos trabalhistas

• Informe 941: a Declaração Trimestral de Imposto de Renda Federal do Empregador, informe 941, é usada para declarar impostos de renda federais retidos dos salários dos funcionários, bem como a participação do empregador nos impostos de Social Security e Medicare.

• Informe 940: a Declaração Anual de Imposto Federal de Desemprego (FUTA) do Empregador, informe 940, é usada para declarar e pagar impostos de desemprego ao governo federal.

• Informe W-2: a Declaração de Salários e Impostos, informe W-2, é fornecida aos funcionários e detalha seus salários anuais e os impostos retidos em seus contracheques.

• Informe W-3: os empregadores usam o informe W-3, Transmissão de Declarações de Salários e Impostos, para transmitir cópias do informe W-2 à Social Security Administration (SSA).

Declarações de dados

• Informe 1099-NEC: o informe 1099-NEC, Remuneração de Não Funcionários, é usado para relatar a remuneração de não funcionários de US$ 600 ou mais paga a terceirizados, freelancers ou outros autônomos.

• Informe 1099-MISC: o informe 1099-MISC, Dados Diversos, é usado para relatar receitas diversas, como aluguéis, royalties, recompensas e prêmios.

• Informe 1096: o informe 1096 é usado para resumir e transmitir os diferentes tipos de informes 1099 ao IRS.

Outros informes

• Informe 720: as empresas que pagam impostos especiais de consumo declaram trimestralmente o informe 720, Declaração Trimestral de Impostos Especiais de Consumo.

• Informe 2553: as empresas usam o informe 2553, Opção por uma Pequena Empresa, para optar pelo status de empresa tipo S.

• Informe 8832: as empresas usam o informe 8832, Opção por Classificação de Entidade, para escolher a classificação de suas entidades para fins de imposto de renda federal.

Informes de imposto de renda

Os informes de imposto de renda são usados para declarar a receita, as deduções e as obrigações fiscais de uma empresa. O informe usado varia de acordo com a estrutura da empresa.

Empresas individuais e LLCs de empresário individual

As empresas individuais e LLCs de empresário individual declaram o Anexo C, um informe anexado ao informe 1040 da pessoa física. É a principal ferramenta para relatar receitas e despesas empresariais.

Componentes

• Renda: rendimentos ou vendas brutos, devoluções e subsídios e custo dos bens vendidos.

• Despesas: despesas comerciais dedutíveis, como publicidade, despesas com carros e caminhões, depreciação, seguros, serviços jurídicos e profissionais, despesas de escritório, aluguel ou locação, suprimentos, impostos e licenças, viagens, refeições e entretenimento, e serviços públicos.

• Lucro ou prejuízo líquido: o lucro (ou prejuízo) líquido da empresa, que é incluído na renda total da pessoa física no informe 1040.

Sociedades

As sociedades declaram o informe 1065, que fornece uma visão geral do desempenho financeiro da sociedade no ano.

Componentes

• Renda: a receita total de operações e outras fontes de receita, como juros, dividendos ou ganhos de capital.

• Deduções: as deduções permitidas, incluindo despesas operacionais, depreciação e pagamentos garantidos a sócios.

Cada sócio também recebe um Anexo K-1, que informa sua participação nos rendimentos, deduções, créditos e outros itens da sociedade. Esses dados são usados pelos sócios para declarar o imposto de renda de pessoa física.

Empresas tipo C

As empresas tipo C declaram o informe 1120 para relatar rendimentos, calcular rendimentos tributáveis e determinar a obrigação fiscal.

Componentes

• Renda: rendimentos de operações comerciais, investimentos e outras fontes.

• Deduções: despesas dedutíveis como salários, aluguel, depreciação e juros.

• Créditos de imposto: eventuais créditos fiscais para os quais a empresa está qualificada. Eles podem reduzir a obrigação fiscal global.

Empresas tipo S

As empresas tipo S declaram o Informe 1120-S para relatar os seus rendimentos e calcular qualquer imposto devido sobre ganhos incorporados ou excesso de rendimentos de investimento passivo. Os componentes são semelhantes aos do informe 1120, mas com diferenças específicas para as empresas tipo S. De forma semelhante às sociedades, cada acionista também recebe um Anexo K-1 detalhando sua participação nos rendimentos, deduções, créditos e outros itens da empresa.

Informes de impostos trabalhistas

Os informes de impostos trabalhistas são usados pelos empregadores para declarar e pagar corretamente os impostos relacionados aos salários e benefícios de seus funcionários. Esses informes abrangem retenção de imposto de renda federal, Social Security, Medicare e impostos federais de desemprego.

Informe 941

O informe 941 é usado para relatar trimestralmente ao IRS:

• Imposto de renda federal retido nos salários dos funcionários

• Participação do empregador e dos empregados nos impostos de Social Security e Medicare

• Imposto adicional de Medicare retido de funcionários de alta renda

Esse informe é declarado trimestralmente, normalmente até o final do mês seguinte ao final do trimestre. Seus componentes incluem o total de salários pagos, o imposto de renda total retido, os salários tributáveis e impostos devidos de Social Security e Medicare e os ajustes para auxílio-doença, gorjetas e seguro de vida em grupo.

Informe 940

O informe 940 é usado para declarar e pagar o imposto FUTA, que financia o seguro-desemprego para trabalhadores qualificados. Esse informe é declarado anualmente, normalmente até 31 de janeiro do ano seguinte. Seus componentes incluem o total de salários pagos durante o ano, a obrigação fiscal de FUTA (calculada como uma porcentagem dos salários tributáveis) e quaisquer impostos estaduais de desemprego pagos que possam ser creditados no cálculo do imposto FUTA.

Informe W-2

O informe W-2 é fornecido a cada funcionário e à SSA. Ele detalha os salários anuais do funcionário e os impostos retidos. Este informe é emitido anualmente aos funcionários (até 31 de janeiro do ano seguinte). Seus componentes incluem os dados pessoais do funcionário (nome, endereço, Social Security Number), dados do empregador, salário total recebido, imposto de renda federal retido, impostos de Social Security e Medicare retidos e impostos estaduais e locais retidos, se aplicável.

Informe W-3

O informe W-3 é usado para resumir e transmitir todos os informes W-2 para a SSA. Esse informe é enviado anualmente (até 31 de janeiro do ano seguinte), juntamente com as cópias A de todos os informes W-2. Seus componentes incluem dados do empregador, o número total de informes W-2 enviados e o total de salários, impostos e outras remunerações relatadas nos informes W-2.

Outros informes de emprego

• Informe 944: a Declaração Anual de Impostos Federais do Empregador, informe 944, é usada por pequenos empregadores com obrigação fiscal anual de US$ 1.000 ou menos.

• Informe 943: a Declaração Anual de Impostos Federais do Empregador para Empregados Agrícolas, informe 943, é usada por empregadores de trabalhadores agrícolas.

• Informe CT-1: a Declaração Anual de Aposentadoria Ferroviária, informe CT-1, é usada para empregadores ferroviários.

Informes de impostos estimados

Muitas vezes, as empresas precisam fazer pagamentos estimados de impostos ao longo do ano. Isso é particularmente verdadeiro para aqueles que não estão sujeitos à retenção regular de imposto de renda. Os pagamentos estimados de impostos ajudam a garantir que a empresa pague o valor correto dos impostos no prazo e evitam possíveis multas por pagamento a menor.

O valor estimado de imposto que uma empresa precisa pagar depende da receita, das deduções e dos créditos esperados para o ano. Existem dois métodos principais para calcular pagamentos estimados de impostos:

• Método de tributação do ano anterior: o método mais simples. A empresa baseia seus pagamentos nas obrigações tributárias do ano anterior.

• Método de parcelamento de renda anualizada: esse método é mais complexo, mas pode ser benéfico se a receita do negócio oscilar ao longo do ano. Esse método calcula os pagamentos estimados com base na renda real obtida em cada período.

Informe 1040-ES

O informe 1040-ES, Imposto Estimado para Pessoas Físicas, é o informe usado por empresários individuais, sócios em sociedades e acionistas de empresas tipo S para calcular e pagar os impostos estimados. Esse informe ajuda as pessoas físicas a estimar a obrigação fiscal esperada para o ano e fazer pagamentos trimestrais ao IRS. Normalmente, é declarado trimestralmente, com datas de vencimento em 15 de abril, 15 de junho, 15 de setembro e 15 de janeiro do ano seguinte.

Componentes

• Planilha de impostos estimados: orienta os usuários durante o processo de cálculo, considerando receitas, deduções e créditos.

• Guias de pagamento: incluídas para cada pagamento trimestral de imposto estimado.

Informe 1120-W

O informe 1120-W, Imposto Estimado para Empresas, foi criado para que as empresas tipo C calculem e paguem seus impostos estimados. É similar ao informe 1040-ES, mas adaptado para cálculos de impostos empresariais. Também é declarado trimestralmente, com os mesmos prazos do informe 1040-ES.

Componentes

• Planilha de impostos estimados: ajuda as empresas a estimar sua obrigação fiscal com base na receita projetada e nas deduções.

• Guias de pagamento: incluídas para cada pagamento trimestral de imposto estimado.

O IRS aplica multas se os pagamentos estimados de impostos não forem feitos no prazo ou forem insuficientes.

Informes de impostos de autônomos

Os informes de impostos de autônomos são específicos para pessoas físicas que trabalham por conta própria, como freelancers, terceirizados, empresários individuais e sócios em sociedades. Esses informes abordam as obrigações fiscais exclusivas dos autônomos, concentrando-se principalmente nos impostos de Social Security e Medicare.

Anexo SE (informe 1040)

O anexo SE (Informe 1040), Imposto de Autônomos, é usado para calcular e declarar o imposto de autônomos. Ele determina o valor dos impostos de Social Security e Medicare devidos sobre os rendimentos do trabalho autônomo. Esse imposto é o equivalente à soma das contribuições do empregador e do empregado para empregados tradicionais. Esse informe é declarado anualmente com sua declaração de imposto de renda de pessoa física no informe 1040 e deve ser declarado por todas as pessoas físicas com rendimentos líquidos de atividades de autônomo de US$ 400 ou mais.

Componentes

• Rendimentos líquidos do trabalho autônomo: calculado de acordo com o Anexo C para empresários individuais ou o Anexo K-1 para sócios.

• Dedução da metade do imposto de autônomo: essa dedução ajuda a compensar o fato de que os autônomos pagam a parte do empregador e do empregado dos impostos de Social Security e Medicare.

• Cálculo do imposto de autônomo: o informe orienta você durante o cálculo do imposto com base no seu rendimento líquido e nas alíquotas aplicáveis.

Anexo C (informe 1040)

O Anexo C (informe 1040), Lucros ou Perdas da Empresa, determina os rendimentos líquidos do trabalho autônomo. Os empresários individuais usam esse informe para declarar receitas e despesas de suas atividades comerciais. Esse informe é declarado anualmente com sua declaração de imposto de renda de pessoa física no informe 1040.

Componentes

• Recebimentos ou vendas brutos: receita total gerada pela empresa.

• Custo dos bens vendidos: custos diretos associados à produção ou aquisição dos bens vendidos.

• Despesas: despesas comerciais dedutíveis, como publicidade, aluguel, suprimentos e serviços públicos.

Outras considerações

• Impostos estimados: assim como em outras empresas, os autônomos podem precisar fazer pagamentos estimados de impostos ao longo do ano para evitar multas por pagamento a menor. Esses pagamentos incluem imposto de renda e imposto de autônomo.

• Deduções de seguro-saúde para autônomos: os autônomos podem deduzir prêmios de seguro-saúde para si, seus cônjuges e seus dependentes.

Documentação de impostos especiais de consumo

Os impostos especiais de consumo incidem sobre bens, serviços e atividades específicos. Esses impostos são pagos por fabricantes, varejistas, importadores ou clientes, dependendo da natureza do item tributado. O IRS exige que as empresas mantenham registros precisos de todas as transações relacionadas a impostos especiais de consumo e retenham esses registros por pelo menos três anos a partir da data de declaração ou pagamento do imposto, o que ocorrer por último. A não apresentação das declarações de impostos especiais de consumo ou o relato inexato dessas obrigações podem resultar em multas e cobrança de juros.

Informe 720

O informe 720, a Declaração Trimestral de Impostos Especiais de Consumo Federais, é o principal informe usado pelas empresas para declarar e pagar a maioria dos impostos especiais de consumo federais. O informe é usado para calcular e relatar trimestralmente obrigações de imposto especial de consumo e, normalmente, é declarado até o final do mês seguinte ao final do trimestre. Esse informe deve ser usado por empresas que fabricam, vendem ou usam produtos ou serviços sujeitos a impostos especiais de consumo federais.

Componentes principais

• Parte I: abrange vários impostos especiais de consumo, como os que incidem sobre combustíveis, poluentes ambientais, transporte aéreo e certos serviços de comunicações.

• Parte II: relata impostos avulsos, como o imposto sobre o uso de caminhões rodoviários pesados.

• Anexo A: fornece uma discriminação detalhada das obrigações de impostos especiais de consumo.

Outros informes de impostos especiais de consumo

• Informe 2290: a Declaração de Impostos sobre Uso de Veículos Rodoviários Pesados, informe 2290, declarada anualmente para veículos com peso bruto igual ou superior a 25 toneladas (55.000 libras).

• Informe 8849: a Reivindicação de Reembolso de Impostos Especiais de Consumo, informe 8849, usada para solicitar reembolsos de impostos especiais de consumo pagos em excesso.

As empresas podem precisar manter registros adicionais para fundamentar os cálculos de impostos especiais de consumo. Isso pode incluir faturas, recibos, registros de produção e documentação de importação/exportação.

Práticas recomendadas para gerenciar informes fiscais como empresa

Estas são as práticas recomendadas para ajudar você a gerenciar informes fiscais para sua empresa:

• Use a tecnologia: utilize um software de contabilidade personalizado para o tamanho e o setor da sua empresa. Essa tecnologia pode automatizar a entrada de dados, calcular impostos com base na legislação vigente e registrar transações financeiras com precisão e em tempo real. Os sistemas avançados podem se integrar a serviços de declaração de impostos, o que reduz a probabilidade de erros e o tempo gasto em lançamentos manuais.

• Elabore um calendário fiscal: um calendário fiscal ajuda a acompanhar diferentes informes fiscais e seus prazos, datas de início de preparação, períodos de revisão e ações necessárias para cada informe. Configure alertas para essas datas importantes para que nada seja negligenciado.

• Mantenha registros detalhados: faça registros completos e organizados de todas as transações, rendimentos, declarações de impostos anteriores e documentos financeiros relevantes. Use soluções de armazenamento digital com criptografia e facilidade de recuperação, que podem proteger dados sigilosos e simplificar o processo de preparação fiscal e defesa de auditoria.

• Entenda suas obrigações: mantenha-se informado sobre os informes fiscais relevantes para a estrutura e o setor da empresa. Isso envolve requisitos federais e estaduais, além de possíveis obrigações de impostos sobre consumos específicos, impostos trabalhistas e outros impostos especializados que possam afetar a empresa.

• Consulte especialistas fiscais: considere trabalhar com um especialista fiscal familiarizado com o setor e as especificidades da empresa. Consultas regulares podem ajudar você a lidar com situações fiscais complicadas, melhorar as posições fiscais e obter orientações sobre possíveis incentivos e créditos fiscais. Esse relacionamento deve estar ativo durante todo o ano (não apenas na época dos impostos) para ajustar as estratégias à evolução da legislação e das condições comerciais.