Gestire i moduli fiscali è una parte importante della gestione di un'attività. La corretta gestione dei moduli fiscali consente di mantenere la conformità alle normative e alle leggi fiscali vigenti, aiutando le attività a evitare ripercussioni legali, come sanzioni e controlli, e a mantenere una buona reputazione presso le autorità fiscali. Nell'anno fiscale 2022, le attività statunitensi hanno pagato 424,7 miliardi di dollari di imposte sul reddito delle società.

I moduli fiscali offrono alle attività un'istantanea dettagliata della loro condizione finanziaria, che può essere utile nella pianificazione e nell'allocazione delle risorse. Le attività possono utilizzare questi moduli per ottenere informazioni sui flussi di ricavi, sulle tendenze di spesa e sui potenziali oneri fiscali. Questo aiuta a migliorare le prestazioni finanziarie e a guidare la pianificazione aziendale a lungo termine.

Di seguito illustriamo i tipi di moduli fiscali e le best practice che le attività possono seguire per la loro gestione.

Di cosa tratta questo articolo?

• Tipi di moduli fiscali per attività
  
• Moduli per l'imposta sul reddito
  
• Moduli per imposte sul lavoro
  
• Moduli per stime delle imposte
  
• Moduli per imposte sul lavoro autonomo
  
• Documentazione delle accise
  
• Best practice per la gestione dei moduli fiscali come attività
  

Tipi di moduli fiscali per attività

L'IRS impone alle attività di presentare vari moduli fiscali a seconda della loro posizione, struttura, operazioni e attività finanziarie. Di seguito sono riportati alcuni moduli frequenti richiesti per molti tipi di attività:

Moduli per l'imposta sul reddito

• Modulo Schedule C (modulo 1040): I titolari di ditte individuali e le società a responsabilità limitata (LLC) con un unico socio utilizzano il modulo Schedule C, Profit or Loss From Business, per dichiarare i redditi e le spese dell'attività. Il modulo viene presentato come parte della propria dichiarazione dei redditi individuale (modulo 1040).

• Modulo 1065: Le partnership utilizzano il modulo 1065, U.S. Return of Partnership Income, per dichiarare reddito annuo, detrazioni, utili e perdite. La partnership non paga l'imposta sul reddito, bensì gli utili e le perdite vengono trasferiti ai soci, che presentano la loro quota nelle proprie dichiarazioni dei redditi individuali.

• Modulo 1120: Le C-Corporation, che sono persone giuridiche separate dai loro titolari, presentano il modulo 1120, U.S. Corporation Income Tax Return, per dichiarare il proprio reddito e calcolare l'imposta sul reddito delle società.

• Modulo 1120-S: Le S-Corporation, che trasferiscono reddito, perdite, detrazioni e crediti della società ai loro azionisti ai fini fiscali federali, utilizzano il modulo 1120-S, U.S. Income Tax Return for an S Corporation.

Moduli per imposte sul lavoro

• Modulo 941: Il modulo 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return, viene utilizzato per dichiarare le imposte federali sul reddito trattenute sul salario dei dipendenti, nonché la quota del datore di lavoro delle imposte per la previdenza sociale e l'assistenza sanitaria.

• Modulo 940: Il modulo 940, Employer’s Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return, viene utilizzata per dichiarare e pagare le imposte sulla disoccupazione al governo federale.

• Modulo W-2: Il modulo W-2, Wage and Tax Statement, viene fornito ai dipendenti e descrive in dettaglio la loro retribuzione annua e le imposte trattenute sulla busta paga.

• Modulo W-3: I datori di lavoro utilizzano il modulo W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements, per trasmettere copie del modulo W-2 alla Social Security Administration (SSA).

Dichiarazioni informative

• Modulo 1099-NEC: Il modulo 1099-NEC, Nonemployee Compensation, viene utilizzato per dichiarare compensi per lavoratori non dipendenti pari o superiori a 600 $ corrisposti a contrattisti indipendenti, liberi professionisti o altri lavoratori autonomi.

• Modulo 1099-MISC: Il modulo 1099-MISC, Miscellaneous Information, viene utilizzato per dichiarare redditi di vario tipo, come affitti, royalty, premi e riconoscimenti.

• Modulo 1096: Il modulo 1096, Annual Summary and Transmittal of U.S. Information Returns, viene utilizzato per riepilogare e trasmettere all'IRS diversi tipi di moduli 1099.

Altri moduli

• Modulo 720: Le attività che devono versare accise presentano il modulo 720, Quarterly Federal Excise Tax Return, con cadenza trimestrale.

• Modulo 2553: Le attività utilizzano il modulo 2553, Election by a Small Business Corporation, per scegliere lo status di S-Corporation.

• Modulo 8832: Le attività utilizzano il modulo 8832, Entity Classification Election, per scegliere come classificare la propria entità ai fini dell'imposta federale sul reddito.

Moduli per l'imposta sul reddito

I moduli per l'imposta sul reddito vengono utilizzati per dichiarare i ricavi, le detrazioni e gli oneri fiscali di un'attività. Il modulo utilizzato varia a seconda della struttura dell'attività.

Ditte individuali e società a responsabilità limitata (LLC) unipersonali

Le ditte individuali e le società a responsabilità limitata (LLC) unipersonali presentano il modulo Schedule C, che allegano al modulo 1040 della persona fisica. È lo strumento principale per la rendicontazione dei redditi e delle spese dell'attività.

Componenti

• Reddito: Entrate o vendite lorde, resi e accantonamenti e costo dei beni venduti.

• Spese: Spese aziendali detraibili come pubblicità, spese per auto e camion, ammortamento, assicurazione, servizi legali e professionali, spese per l'ufficio, affitto o locazione, forniture, imposte e licenze, viaggi, pasti e intrattenimento e utenze.

• Utile netto o perdita netta: L'utile netto (o la perdita netta) dell'attività, che viene poi incluso nel reddito totale della persona fisica nel modulo 1040.

Partnership

Le partnership presentano il modulo 1065, che fornisce una panoramica delle prestazioni finanziarie della partnership per l'anno in questione.

Componenti

• Reddito: Reddito totale derivante da operazioni e altre fonti di reddito come interessi, dividendi o plusvalenze.

• Detrazioni: Detrazioni consentite tra cui spese operative, ammortamento e pagamenti garantiti ai soci.

Ogni socio riceve inoltre un modulo Schedule K-1, che riporta la sua quota di reddito, detrazioni, crediti e altre voci della partnership. Queste informazioni vengono utilizzate dai soci per presentare le proprie dichiarazioni dei redditi individuali.

C-Corporation

Le C-Corporation presentano il modulo 1120 per dichiarare il reddito, calcolare il reddito imponibile e determinare l'onere fiscale.

Componenti

• Reddito: Reddito da operazioni commerciali, investimenti e altre fonti.

• Detrazioni: Spese detraibili come retribuzioni, affitto, ammortamento e interessi.

• Crediti d'imposta: Eventuali crediti d'imposta per i quali sono idonee. Essi possono ridurre l'onere fiscale complessivo.

S-Corporation

Le S-Corporation presentano il modulo 1120-S per dichiarare il proprio reddito e calcolare l'eventuale imposta dovuta sui guadagni incorporati o sul reddito da investimenti passivi in eccesso. I componenti sono simili a quelli del modulo 1120, ma con differenze specifiche per le S-Corporation. Analogamente alle partnership, ogni azionista riceve anche un modulo Schedule K-1 che descrive in dettaglio la propria quota di reddito, deduzioni, crediti e altre voci della società.

Moduli per imposte sul lavoro

I moduli per imposte sul lavoro vengono utilizzati dai datori di lavoro per dichiarare e pagare in modo accurato le imposte relative ai salari e benefit dei propri dipendenti. Questi moduli comprendono le trattenute dell'imposta federale sul reddito, le imposte per la previdenza sociale e l'assistenza sanitaria e le imposte federali sulla disoccupazione.

Modulo 941

Il modulo 941 viene utilizzato per dichiarare all'IRS con cadenza trimestrale quanto segue:

• Trattenute dell'imposta federale sul reddito sui salari dei dipendenti

• Quota del datore di lavoro e quota dei dipendenti delle imposte per la previdenza sociale e l'assistenza sanitaria

• Trattenute aggiuntive dell'imposta per l'assistenza sanitaria per dipendenti ad alto reddito

Questo modulo viene presentato con cadenza trimestrale, in genere entro la fine del mese successivo alla fine del trimestre. I suoi componenti includono i salari totali pagati, il totale delle trattenute dell'imposta sul reddito, i salari imponibili ai fini di previdenza sociale e assistenza sanitaria, le imposte dovute per previdenza sociale e assistenza sanitaria e le rettifiche per indennità di malattia, mance e assicurazione sulla vita collettiva.

Modulo 940

Il modulo 940 viene utilizzato per dichiarare e pagare l'imposta FUTA, che finanzia i sussidi di disoccupazione per i lavoratori idonei. Questo modulo viene compilato una volta all'anno, in genere entro il 31 gennaio dell'anno successivo. Le sue componenti includono i salari totali pagati durante l'anno, l'onere fiscale per l'imposta FUTA (calcolato come percentuale dei salari imponibili) ed eventuali tasse statali sulla disoccupazione pagate che possono essere accreditate sull'imposta FUTA.

Modulo W-2

Il modulo W-2 viene fornito a ciascun dipendente e alla SSA. Descrive in dettaglio la retribuzione annua del dipendente e le imposte trattenute. Questo modulo viene rilasciato ai dipendenti una volta all'anno (entro il 31 gennaio dell'anno successivo). I suoi componenti includono le informazioni personali del dipendente (nome, indirizzo, Social Security number), le informazioni del datore di lavoro, i salari totali guadagnati, l'imposta federale sul reddito trattenuta, le trattenute delle imposte per la previdenza sociale e l'assistenza sanitaria e le trattenute delle imposte statali e locali, se applicabile.

Modulo W-3

Il modulo W-3 viene utilizzato per riepilogare e trasmettere tutti i moduli W-2 alla SSA. Questo modulo viene inviato una volta l'anno (entro il 31 gennaio dell'anno successivo), insieme alle copie A di tutti i moduli W-2. I suoi componenti includono le informazioni del datore di lavoro, il numero totale di moduli W-2 inviati e il totale di salari, imposte e altri compensi riportati sui moduli W-2.

Altri moduli relativi al lavoro

• Modulo 944: Il modulo 944, Employer’s Annual Federal Tax Return, viene utilizzato per i datori di lavoro di piccole dimensioni con un onere fiscale annuo pari o inferiore a 1.000 $.

• Modulo 943: Il modulo 943, Employer’s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees, viene utilizzato per i datori di lavoro dei lavoratori agricoli.

• Modulo CT-1: Il modulo CT-1, Employer’s Annual Railroad Retirement Tax Return, viene utilizzata per i datori di lavoro del settore ferroviario.

Moduli per stime delle imposte

Le attività devono spesso effettuare pagamenti per stime delle imposte nel corso dell'anno. Ciò vale in modo particolare per coloro che non sono soggetti alla regolare ritenuta dell'imposta sul reddito. I pagamenti per stime delle imposte aiutano a garantire che l'attività paghi l'importo corretto delle imposte nei tempi previsti ed eviti potenziali sanzioni per pagamenti in difetto.

L'importo delle stime delle imposte che un'attività deve pagare dipende da reddito, da detrazioni e crediti previsti per l'anno in questione. Esistono due metodi principali per calcolare i pagamenti per le imposte stimate:

• Metodo basato sull'imposta dell'anno precedente: Il metodo più semplice, in cui l'attività basa i propri pagamenti sull'onere fiscale dell'anno precedente.

• Metodo di rateizzazione del reddito annualizzato: Questo metodo è più complesso, ma può essere vantaggioso se il reddito dell'attività fluttua durante l'anno. Questo metodo calcola i pagamenti stimati in base al reddito effettivo guadagnato in ciascun periodo.

Modulo 1040-ES

Il modulo 1040-ES, Estimated Tax for Individuals, è utilizzato da titolari di ditte individuali, soci di partnership e azionisti di S-Corporation per calcolare e pagare le stime delle imposte. Questo modulo consente alle persone fisiche di stimare il proprio onere fiscale previsto per l'anno in questione ed effettuare pagamenti con cadenza trimestrale all'IRS. In genere viene presentato con cadenza trimestrale, con date di scadenza il 15 aprile, il 15 giugno, il 15 settembre e il 15 gennaio dell'anno successivo.

Componenti

• Prospetto delle stime delle imposte: Guida gli utenti attraverso la procedura di calcolo, considerando reddito, detrazioni e crediti.

• Voucher di pagamento: Incluso per ogni pagamento trimestrale delle stime delle imposte.

Modulo 1120-W

Il modulo 1120-W, Estimated Tax for Corporations, è concepito per consentire alle C-Corporation di calcolare e pagare le stime delle imposte. È simile al modulo 1040-ES, ma fatto su misura per i calcoli dell'imposta sulle società. Anch'esso viene presentato con cadenza trimestrale, con le stesse date di scadenza del modulo 1040-ES.

Componenti

• Prospetto delle stime delle imposte: Aiuta le società a stimare il proprio onere fiscale in base al reddito e alle detrazioni previsti.

• Voucher di pagamento: Incluso per ogni pagamento trimestrale delle stime delle imposte.

L'IRS impone sanzioni se i pagamenti delle stime delle imposte non vengono effettuati in tempo o sono insufficienti.

Moduli per imposte sul lavoro autonomo

I moduli per imposte sul lavoro autonomo sono specifici per le persone fisiche che lavorano in proprio, come liberi professionisti, contrattisti indipendenti, titolari di ditte individuali e soci di partnership. Questi moduli affrontano gli obblighi fiscali specifici dei lavoratori autonomi e si concentrano principalmente sulle imposte per la previdenza sociale e l'assistenza sanitaria.

Modulo Schedule SE (modulo 1040)

Il modulo Schedule SE (modulo 1040), Self-Employment Tax, viene utilizzato per calcolare e dichiarare l'imposta sul lavoro autonomo. Determina l'importo delle imposte per la previdenza sociale e l'assistenza sanitaria dovute sul reddito da lavoro autonomo. Questa imposta è l'equivalente dei contributi combinati del datore di lavoro e dei dipendenti per i dipendenti tradizionali. Questo modulo viene presentato con cadenza annuale con il modulo 1040 per la dichiarazione dei redditi individuale e deve essere presentato da tutte le persone fisiche con guadagni netti da lavoro autonomo pari o superiori a 400 $.

Componenti

• Guadagni netti da lavoro autonomo: Calcolati sul modulo Schedule C per i titolari di ditte individuali o sul modulo Schedule K-1 per i soci.

• Detrazione della metà dell'imposta per lavoro autonomo: Questa detrazione aiuta a compensare il fatto che i lavoratori autonomi pagano al datore di lavoro e ai dipendenti delle quote delle imposte per la previdenza sociale e l'assistenza sanitaria.

• Calcolo dell'imposta sul lavoro autonomo: Il modulo ti guida nel calcolo dell'imposta in base ai tuoi guadagni netti e alle aliquote applicabili.

Schedule C (modulo 1040)

Il modulo Schedule C (modulo 1040), Profit or Loss from Business, determina i guadagni netti da lavoro autonomo. I titolari di ditte individuali utilizzano questo modulo per dichiarare i ricavi e le spese derivanti dalla loro attività. Questo modulo viene presentato con cadenza annuale insieme al modulo 1040 per la dichiarazione dei redditi individuale.

Componenti

• Entrate o vendite lorde: Reddito totale generato dall'attività.

• Costo dei beni venduti: Costi diretti associati alla produzione o all'acquisto di beni venduti.

• Spese: Spese aziendali detraibili come pubblicità, affitto, forniture e utenze.

Considerazioni aggiuntive

• Stime delle imposte: Analogamente ad altre attività, i lavoratori autonomi potrebbero dover effettuare pagamenti delle stime delle imposte durante l'anno per evitare sanzioni per pagamenti in difetto. Ciò include l'imposta sul reddito e l'imposta sul lavoro autonomo.

• Detrazioni per l'assicurazione sanitaria per lavoratori autonomi: I lavoratori autonomi possono detrarre i premi dell'assicurazione sanitaria per se stessi, il loro coniuge e le loro persone a carico.

Documentazione delle accise

Le accise vengono riscosse su beni, servizi e attività specifici. Queste imposte sono pagate da produttori, rivenditori, importatori o clienti, a seconda della natura dell'articolo soggetto a imposta. L'IRS impone alle attività di tenere registri accurati di tutte le transazioni relative alle accise e di conservare tali registri per almeno tre anni dalla data di presentazione della dichiarazione o di pagamento dell'imposta, se successiva. La mancata presentazione in tempo delle dichiarazioni delle accise o la mancata dichiarazione accurata degli oneri fiscali relativi alle accise possono comportare sanzioni e interessi.

Modulo 720

Il modulo 720, Quarterly Federal Excise Tax Return, è il modulo principale utilizzato dalle attività per dichiarare e pagare la maggior parte delle accise federali. Il modulo viene utilizzato per calcolare e dichiarare gli oneri fiscali relativi alle accise con cadenza trimestrale e in genere viene presentato entro la fine del mese successivo alla fine del trimestre. Questo modulo deve essere utilizzato dalle attività che producono, vendono o utilizzano prodotti o servizi soggetti ad accise federali.

Componenti chiave

• Part I: Copre varie accise, come quelle sui carburanti, sugli inquinanti ambientali, sul trasporto aereo e su alcuni servizi di comunicazione.

• Part II: Riporta le imposte una tantum, come la tassa sull'uso dell'autostrada per gli autocarri pesanti.

• Schedule A: Fornisce una ripartizione dettagliata degli oneri fiscali relativi alle accise.

Altri moduli relativi alle accise

• Modulo 2290: Il modulo 2290, Heavy Highway Vehicle Use Tax Return, presentato con cadenza annuale per i veicoli con un peso lordo pari o superiore a 55.000 libbre.

• Modulo 8849: Il modulo 8849, Claim for Refund of Excise Taxes, utilizzato per richiedere rimborsi per accise pagate in eccesso.

Le attività potrebbero dover conservare registri aggiuntivi per comprovare i calcoli delle accise. Ciò può includere fatture, ricevute, registri di produzione e documentazione di importazione/esportazione.

Best practice per la gestione dei moduli fiscali come attività

Ecco le best practice per aiutarti a gestire i moduli fiscali per la tua attività:

• Usa la tecnologia: Sfrutta i vantaggi di software di contabilità su misura per le dimensioni e il settore della tua attività. Questa tecnologia è in grado di automatizzare l'inserimento dei dati, calcolare le imposte in base alle leggi vigenti e registrare le transazioni finanziarie in modo accurato e in tempo reale. I sistemi avanzati possono integrarsi con i servizi di dichiarazione fiscale, il che riduce la probabilità di errori e il tempo speso per gli inserimenti manuali.

• Sviluppa un calendario fiscale: Un calendario fiscale consente di tenere traccia dei diversi moduli fiscali e delle relative scadenze, delle date in cui iniziare la preparazione, dei periodi di revisione e delle azioni richieste per ciascun modulo. Configura avvisi per queste date chiave in modo che nulla venga trascurato.

• Mantieni registri dettagliati: Conserva registri completi e organizzati di tutte le transazioni, le ricevute, le dichiarazioni dei redditi precedenti e i documenti finanziari pertinenti. Utilizza soluzioni di archiviazione digitale con crittografia e facilità di recupero, che possono salvaguardare le informazioni sensibili e semplificare la procedura di preparazione di documenti fiscali e difesa in caso di controlli.

• Comprendi i tuoi obblighi: Tieniti informato sui moduli fiscali pertinenti alla struttura e al settore della tua attività. Ciò comprende requisiti federali e statali, nonché potenziali oneri relativi ad accise, imposte sul lavoro e altre imposte specifiche che potrebbero influire sulla tua attività.

• Rivolgiti a professionisti fiscali: Prendi in considerazione l'idea di lavorare con un professionista fiscale che abbia familiarità con il tuo settore e le specifiche della tua attività. Le consulenze regolari possono aiutarti a risolvere situazioni fiscali complicate, migliorare le posizioni fiscali e ottenere consigli su potenziali incentivi fiscali e crediti d'imposta. Questo rapporto dovrebbe essere attivo durante tutto l'anno, non solo in occasione delle imposte, per adeguare le strategie al variare delle leggi e delle condizioni dell'attività.