Att handha skatteformulär är en viktig del av att driva ett företag. Genom att hantera skatteformulär på rätt sätt upprätthålls efterlevnad av myndighetsföreskrifter och skattelagar, vilket gör att företag kan slippa rättsliga konsekvenser – som straffavgifter och revisioner – och ha gott anseende hos skattemyndigheterna. Under räkenskapsåret 2022 betalade amerikanska företag 424,7 miljarder USD i bolagsskatt.

Skatteformulär ger företag en detaljerad ögonblicksbild av deras ekonomiska hälsa, vilket kan underlätta planering och resursallokering. Företag kan använda dessa formulär för att få insikt i intäktsflöden, utgiftstrender och potentiella skatteskulder. Detta bidrar till att förbättra det ekonomiska resultatet och vägleda den långsiktiga affärsplaneringen.

Nedan tar vi upp olika typer av skatteformulär och hur företag bäst kan agera för att hantera dessa formulär.

Vad innehåller den här artikeln?

• Typer av skatteformulär för företag
  
• Formulär för inkomstskatt
  
• Formulär för sociala avgifter
  
• Formulär för preliminärskatt
  
• Skatteformulär för egenföretagare
  
• Punktskattedokumentation
  
• Bästa praxis för att hantera skatteformulär som företag
  

Typer av skatteformulär för företag

IRS kräver att företag lämnar in olika skatteformulär beroende på deras plats, struktur, verksamhet och ekonomiska aktiviteter. Här är några vanliga formulär som krävs för många typer av företag:

Formulär för inkomstskatt

• Schedule C (formulär 1040): Enskilda firmor och enmansbolag med begränsat ansvar (LLC) använder Schedule C, Vinst eller förlust från verksamheten, för att rapportera företagets intäkter och kostnader. Formuläret lämnas in som en del av deras individuella skattedeklaration (formulär 1040).

• Formulär 1065: Handels-/kommanditbolag använder formulär 1065, Intäkter från handels-/kommanditbolag i USA, för att rapportera sin årliga inkomst och sina avdrag, vinster och förluster. Handels-/kommanditbolaget betalar inte inkomstskatt. I stället förs vinster och förluster vidare till delägarna, som redovisar sin andel i sina individuella skattedeklarationer.

• Formulär 1120: C-bolag, juridiska personer som är skilda från sina ägare, lämnar in formulär 1120, Skattedeklaration för bolagsskatt i USA, för att rapportera sina intäkter och beräkna sin bolagsskatt.

• Formulär 1120-S: S-bolag, som vidarebefordrar bolagets inkomster, förluster, avdrag och krediter till sina aktieägare för federala skatteändamål, använder formulär 1120-S, Inkomstskattedeklaration för S-bolag i USA.

Formulär för sociala avgifter

• Formulär 941: Arbetsgivarens kvartalsvisa federala skattedeklaration, formulär 941, används för att rapportera federala inkomstskatter som dras från anställdas löner samt arbetsgivarens andel av socialförsäkrings- och Medicare-skatter.

• Formulär 940: Arbetsgivarens årliga federala deklaration för arbetslöshetsskatt (FUTA), formulär 940, används för att rapportera och betala arbetslöshetsskatt till den federala regeringen.

• Formulär W-2: Löne- och skattebeskedet, formulär W-2, tillhandahålls till anställda och innehåller uppgifter om deras årslöner och de skatter som dras från deras lönespecifikationer.

• Formulär W-3: Arbetsgivare använder formulär W-3, Överföring av löne- och skattedeklarationer, för att skicka kopior av formulär W-2 till socialförsäkringsmyndigheten (SSA).

Uppgiftsdeklarationer

• Formulär 1099-NEC: Ersättning till icke-anställda, formulär 1099-NEC, används för att rapportera ersättning till icke-anställda på 600 USD eller mer som betalas till oberoende leverantörer, frilansare eller andra egenföretagare.

• Blankett 1099-MISC: Diverse information, formulär 1099-MISC, används för att rapportera diverse inkomster såsom hyror, royalties, priser och utmärkelser.

• Formulär 1096: Årlig sammanfattning och överföring av amerikanska uppgiftsdeklarationer, formulär 1096, används för att sammanfatta och överföra olika typer av 1099-formulär till IRS.

Andra formulär

• Formulär 720: Företag som ska betala punktskatter lämnar in formulär 720, Kvartalsdeklaration för federala punktskatter.

• Formulär 2553: Företag använder formulär 2553, val av S-bolag, för att välja status som S-bolag.

• Formulär 8832: Företag använder formulär 8832, Val av enhetsklassificering, för att välja hur deras enhet ska klassificeras för federala inkomstskatteändamål.

Formulär för inkomstskatt

Formulär för inkomstskatt används för att rapportera ett företags inkomster, avdrag och skatteskulder. Vilket formulär som används beror på företagsstrukturen.

Enskilda firmor och LLC-bolag med en person

Enskilda firmor och LLC-bolag med en medlem lämnar in Schedule C, ett formulär som de bifogar till personens formulär 1040. Det är det primära verktyget för att rapportera företagets inkomster och kostnader.

Komponenter

• Inkomst: Bruttointäkter eller försäljning, returer och avdrag samt kostnader för sålda varor.

• Kostnader: Avdragsgilla företagskostnader som reklam, bil- och lastbilskostnader, avskrivningar, försäkringar, juridiska och professionella tjänster, kontorskostnader, hyra eller leasing, förrådsartiklar, skatter och licenser, resor, måltider och representation samt allmännyttiga tjänster.

• Nettovinst eller nettoförlust: Nettovinsten (eller nettoförlusten) från verksamheten, som sedan ingår i personens totala inkomst i formulär 1040.

Handels-/kommanditbolag

Handels-/kommanditbolag lämnar in formulär 1065, som ger en översikt över bolagets ekonomiska resultat för året.

Komponenter

• Inkomst: Totala inkomster från verksamheten och andra inkomstkällor som räntor, utdelningar eller kapitalvinster.

• Avdrag: Tillåtna avdrag inklusive driftskostnader, avskrivningar och garanterade betalningar till delägare.

Varje delägare får också en Schedule K-1, där de rapporterar sin andel av bolagets inkomst, avdrag, krediter och andra poster. Denna information används av delägarna när de ska lämna in sina individuella inkomstdeklarationer.

C-bolag

C-bolag lämnar in formulär 1120 för att rapportera inkomst, beräkna skattepliktig inkomst och fastställa skattskyldighet.

Komponenter

• Inkomst: Inkomst från affärsverksamhet, investeringar och andra källor.

• Avdrag: Avdragsgilla kostnader som löner, hyra, avskrivningar och räntor.

• Skattekrediter: Alla skattekrediter som de är berättigade till. Dessa kan minska den totala skatteskulden.

S-bolag

S-bolag lämnar in formulär 1120-S för att rapportera sina inkomster och beräkna eventuell skatt som ska betalas på inbyggda vinster eller överskjutande passiva investeringsinkomster. Komponenterna liknar dem i formulär 1120, men med vissa skillnader som är specifika för S-företag. I likhet med handels-/kommanditbolag får varje aktieägare också en Schedule K-1 som specificerar deras andel av företagets inkomst, avdrag, krediter och andra poster.

Formulär för sociala avgifter

Formulär för sociala avgifter används av arbetsgivare för att på ett korrekt sätt rapportera och betala skatter relaterade till sina anställdas löner och förmåner. Dessa formulär omfattar federal källskatt, socialförsäkring, Medicare och federala arbetslöshetsskatter.

Formulär 941

Formulär 941 används för att rapportera följande till IRS varje kvartal:

• Federal inkomstskatt som dras från anställdas löner

• Arbetsgivarens och arbetstagarens andel av socialförsäkrings- och Medicare-skatterna

• Ytterligare Medicare-skatt som dras från höginkomsttagare

Det här formuläret lämnas in kvartalsvis, vanligtvis i slutet av månaden efter kvartalets slut. Komponenterna omfattar totala utbetalda löner, total dragen inkomstskatt, skattepliktiga socialförsäkrings- och Medicare-löner, socialförsäkrings- och Medicare-skatter som ska betalas och justeringar för sjuklön, dricks och grupplivförsäkring.

Formulär 940

Formulär 940 används för att rapportera och betala FUTA-skatt, som finansierar arbetslöshetsförmåner för berättigade arbetstagare. Det här formuläret ska lämnas in varje år, vanligtvis senast den 31 januari följande år. Komponenterna omfattar totala löner som betalats ut under året, FUTA-skatteskuld (beräknad som en procentandel av skattepliktiga löner) och eventuella betalda statliga arbetslöshetsskatter som kan krediteras mot FUTA-skatten.

W-2-formulär

Formulär W-2 tillhandahålls till varje anställd och SSA. Det specificerar den anställdes årslön och de innehållna skatterna. Detta formulär utfärdas varje år till anställda (senast den 31 januari följande år). Komponenterna omfattar den anställdes personuppgifter (namn, adress, personnummer), arbetsgivarens uppgifter, totala intjänade löner, dragen federal inkomstskatt, dragna socialförsäkrings- och Medicare-skatter och dragna statliga och lokala skatter, om tillämpligt.

Formulär W-3

Formulär W-3 används för att sammanfatta och överföra alla W-2-formulär till SSA. Det här formuläret skickas in varje år (senast den 31 januari följande år) tillsammans med kopia A av alla W-2-formulär. Komponenterna omfattar arbetsgivarens uppgifter, det totala antalet W-2-formulär som skickas in och de totala löner, skatter och annan ersättning som rapporteras på W-2-formulären.

Övriga anställningsformer

• Formulär 944: Arbetsgivarens årliga federala skattedeklaration, formulär 944, används för mindre arbetsgivare med en årlig skatteskuld på 1 000 USD eller mindre.

• Formulär 943: Arbetsgivarens årliga federala skattedeklaration för jordbruksanställda, formulär 943, används för arbetsgivare för jordbruksarbetare.

• Formulär CT-1: Arbetsgivarens årliga pensionsdeklaration för järnvägssektorn, formulär CT-1, används för arbetsgivare inom järnvägssektorn.

Formulär för preliminärskatt

Företag måste ofta göra inbetalningar av preliminärskatt under hela året. Detta gäller särskilt personer för vilka regelbunden källskatt inte dras. Inbetalningar av preliminärskatt bidrar till att säkerställa att företaget betalar rätt skattebelopp i tid och slipper potentiella påföljder för att det har betalat för lite.

Hur mycket preliminärskatt ett företag behöver betala beror på dess förväntade inkomst, avdrag och krediter för året. Det finns två huvudsakliga metoder för att beräkna inbetalningarna av preliminärskatt:

• Metoden med föregående års skatt: Den enklaste metoden är att företaget baserar sina betalningar på föregående års skatteskuld.

• Metoden med årsberäknade delbetalningar: Denna metod är mer komplex, men kan vara fördelaktig om företagets intäkter fluktuerar under året. Med den här metoden beräknas preliminära betalningar baserat på den faktiska inkomsten under varje period.

Formulär 1040-ES

Formulär 1040-ES, preliminärskatt för privatpersoner, är det formulär som används av enskilda firmor, delägare i handels-/kommanditbolag och aktieägare i S-bolag för att beräkna och betala sina preliminära skatter. Det här formuläret hjälper privatpersoner att uppskatta sin preliminära skatteskuld för året och göra kvartalsvisa betalningar till IRS. Det lämnas vanligtvis in kvartalsvis, med förfallodatum den 15 april, 15 juni, 15 september och 15 januari följande år.

Komponenter

• Kalkylblad för preliminärskatt: Vägleder användare genom beräkningsprocessen, med hänsyn till inkomst, avdrag och krediter.

• Betalningsverifikationer: Ingår för varje kvartalsbetalning av preliminärskatt.

Formulär 1120-W

Formulär 1120-W, preliminärskatt för bolag, är utformad för att C-bolag ska kunna beräkna och betala sina preliminärskatter. Det liknar formulär 1040-ES, men är skräddarsytt för beräkning av bolagsskatt och lämnas också in kvartalsvis, med samma förfallodatum som formulär 1040-ES.

Komponenter

• Kalkylblad för preliminärskatt: Hjälper företag att göra en preliminär beräkning av sin skatteskuld baserat på beräknade inkomster och avdrag.

• Betalningsverifikationer: Ingår för varje kvartalsbetalning av preliminärskatt.

IRS ålägger straffavgifter om inbetalningar av preliminärskatt inte görs i tid eller är otillräckliga.

Skatteformulär för egenföretagare

Skatteformulär för egenföretagare används specifikt för personer som arbetar åt sig själva, t.ex. frilansare, oberoende leverantörer, enskilda firmor och delägare i handels-/kommanditbolag. I dessa formulär behandlas de unika skattskyldigheter som egenföretagare har, främst med fokus på socialförsäkrings- och Medicare-skatter.

Schedule SE (formulär 1040)

Schedule SE (formulär 1040), skatt för egenföretagare, används för att beräkna och redovisa skatt för egenföretagare. Denna avgör hur mycket socialförsäkrings- och Medicare-skatt som ska betalas på inkomst av näringsverksamhet. Denna skatt motsvarar de kombinerade arbetsgivar- och arbetstagaravgifterna för traditionella anställda. Detta formulär lämnas in årligen tillsammans med din individuella skattedeklaration på formulär 1040 och bör lämnas in av alla personer med nettoinkomst av näringsverksamhet på 400 USD eller mer.

Komponenter

• Nettoinkomst av näringsverksamhet: Beräknas enligt Schedule C för enskilda firmor eller Schedule K-1 för delägare.

• Avdrag för halva skatten för egenföretagare: Detta avdrag bidrar till att kompensera för att egenföretagare betalar arbetsgivarens och arbetstagarens andelar av socialförsäkrings- och Medicare-skatterna.

• Beräkning av skatt på egenföretagare: Formuläret hjälper dig att beräkna skatten utifrån nettoinkomsten och tillämpliga skattesatser.

Schedule C (formulär 1040)

Schedule C (formulär 1040), Vinst eller förlust från företag, fastställer nettoinkomsten av näringsverksamhet. Enskilda firmor använder detta formulär för att deklarera inkomster och kostnader från sin näringsverksamhet. Detta formulär lämnas in årligen tillsammans med din individuella skattedeklaration på formulär 1040.

Komponenter

• Bruttointäkter eller försäljning: Total inkomst som genererats av verksamheten.

• Kostnader för sålda varor: Direkta kostnader i samband med produktion eller förvärv av sålda varor.

• Kostnader: Avdragsgilla företagskostnader som reklam, hyra, förrådsartiklar och allmännyttiga tjänster.

Annat att tänka på

• Beräknade skatter: I likhet med andra företag kan egenföretagare behöva göra inbetalningar av preliminärskatt under hela året för att undvika straffavgifter för underbetalning. Detta inkluderar inkomstskatt och skatt för egenföretagare.

• Avdrag för sjukförsäkring för företagare: Egenföretagare kan dra av sjukförsäkringspremier för sig själva, sin make/maka och sina anhöriga.

Punktskattedokumentation

Punktskatter tas ut på särskilda varor, tjänster och verksamheter. Dessa skatter betalas av tillverkare, återförsäljare, importörer eller kunder, beroende på vilken typ av beskattad artikel det rör sig om. IRS kräver att företag för korrekta register över alla transaktioner som är relaterade till punktskatter och behåller dessa register i minst tre år från det datum då deklarationen lämnades in eller skatten betalades, beroende på vilket som inträffar senast. Underlåtenhet att lämna in punktskattedeklarationer i tid eller korrekt rapportera punktskatteskulder kan leda till straffavgifter och räntekostnader.

Formulär 720

Formulär 720, den kvartalsvisa federala punktskattedeklarationen, är det formulär som i första hand ska användas av företag för att rapportera och betala de flesta federala punktskatter. Formuläret används för att beräkna och rapportera punktskatteskulder kvartalsvis och lämnas vanligtvis in i slutet av månaden efter kvartalets slut. Det här formuläret ska användas av företag som tillverkar, säljer eller använder varor eller tjänster som omfattas av federal punktskatt.

Viktiga komponenter

• Del I: Omfattar olika punktskatter, t.ex. skatter på bränsle, miljöföroreningar, lufttransporter och vissa kommunikationstjänster.

• Del II: Deklarerar engångsskatter, t.ex. skatt för användning av tunga lastbilar på motorvägar.

• Schedule A: Ger en detaljerad specifikation av punktskatteskulderna.

Övriga punktskatteformulär

• Formulär 2290: Skattedeklarationen för tunga motorvägsfordon, formulär 2290, lämnas in årligen för fordon med en bruttovikt på 55 000 pund eller mer.

• Formulär 8849: Begäran om återbetalning av punktskatter, formulär 8849, som används för att begära återbetalning av felaktigt inbetalda punktskatter.

Företag kan behöva föra ytterligare register för att styrka sina punktskatteberäkningar. Detta kan inkludera fakturor, kvitton, produktionsregister och import-/exportdokumentation.

Bästa praxis för att hantera skatteformulär som företag

Här är de bästa metoderna för att hjälpa dig att hantera skatteformulär för ditt företag:

• Använd teknik: Dra nytta av bokföringsprogram som är skräddarsydda för ditt företags storlek och bransch. Denna teknik kan automatisera datainmatning, beräkna skatter baserat på gällande lagar och på ett korrekt sätt registrera finansiella transaktioner i realtid. Avancerade system kan integreras med skattedeklarationstjänster, vilket minskar sannolikheten för fel och den tid som läggs på manuell inmatning.

• Utarbeta en skattekalender: En skattekalender gör det lättare att hålla reda på olika skatteformulär och deras tidsfrister, startdatum för förberedelser, granskningsperioder och vilka åtgärder som krävs för varje formulär. Lägg in aviseringar för dessa viktiga datum så att du inte missar något.

• Upprätthåll detaljerade register: För noggranna, organiserade register över alla transaktioner, kvitton, tidigare skattedeklarationer och relevanta finansiella dokument. Använd digitala lagringslösningar med kryptering och enkel informationssökning, som kan skydda känslig information och förenkla processen för skatteförberedelser och revisionsförsvar.

• Förstå dina skyldigheter: Håll dig informerad om vilka skatteformulär som är relevanta för din företagsstruktur och bransch. Detta innebär federala och statliga krav samt potentiella skulder för punktskatter, skatter på anställning och andra specialiserade skatter som kan påverka ditt företag.

• Rådgör med skatteexperter: Överväg att arbeta med en skatterådgivare som känner till din bransch och dina företagsdetaljer. Regelbundna konsultationer kan hjälpa dig att arbeta igenom komplicerade skattesituationer, förbättra skatteläget och få råd om potentiella skatteincitament och skattekrediter. Denna relation bör vara aktiv under hela året – inte bara vid skattetid – för att anpassa strategier när lagar och affärsvillkor förändras.