Lidar com informes fiscais é uma parte importante da administração de uma empresa. O tratamento adequado dos informes fiscais mantém a conformidade com as regulamentações governamentais e as leis tributárias, o que ajuda as empresas a evitar repercussões jurídicas (como penalidades e auditorias) e a manter uma posição respeitável perante as autoridades fiscais. No ano fiscal de 2025, as empresas dos EUA pagaram US$ 486,4 bilhões em impostos sobre a renda, antes das restituições.

Os informes fiscais oferecem às empresas um panorama detalhado de sua saúde financeira, o que pode ajudar no planejamento e na alocação de recursos. As empresas podem usar esses informes para obter informações sobre as fontes de receita, as tendências de gastos e os possíveis passivos fiscais. Isso ajuda a melhorar o desempenho financeiro e a orientar o planejamento comercial de longo prazo.

Abaixo, abordaremos os diferentes tipos de informes fiscais e analisaremos as práticas recomendadas que as empresas podem seguir para gerenciar esses informes importantes.

O que vamos abordar neste artigo?

• Quais informes fiscais se aplicam à sua empresa.
  
• Tipos de informes fiscais para empresas.
  
• Resumo dos prazos de declaração.
  
• Informes fiscais de imposto sobre a renda.
  
• Informes fiscais trabalhistas.
  
• Informes fiscais de impostos estimados.
  
• Informes fiscais de trabalho autônomo.
  
• Documentação de imposto sobre consumo.
  
• Práticas recomendadas para gerenciar informes fiscais como uma empresa.
  
• Como o Stripe Tax pode ajudar
  

Quais informes fiscais se aplicam à sua empresa

Os informes fiscais exatos de que você precisará para a sua empresa dependerão da estrutura empresarial escolhida. Veja como isso funciona.

Tipos de informes fiscais para empresas

O IRS exige que as empresas apresentem diferentes informes fiscais, dependendo de sua localização, estrutura, operações e atividades financeiras. Aqui estão alguns formulários comuns exigidos para muitos tipos de empresas:

Informes de imposto de renda

• Schedule C (Formulário 1040): Os proprietários únicos e as sociedades de responsabilidade limitada (LLCs) de membro único usam o Schedule C, Lucros ou Prejuízos de Negócios, para declarar a renda e as despesas de suas empresas. O formulário é apresentado como parte da declaração de imposto de pessoa física (Formulário 1040).

• Formulário 1065: As sociedades usam o Formulário 1065, Declaração de Renda de Sociedade dos EUA, para declarar sua renda anual, deduções, ganhos e perdas. A sociedade não paga imposto sobre a renda. Em vez disso, os lucros e prejuízos são repassados aos sócios, que declaram sua parcela em suas declarações de imposto de pessoa física.

• Formulário 1120: As empresas tipo C, que são entidades jurídicas separadas de seus proprietários, enviam o Formulário 1120, Declaração de Imposto de Renda de Sociedade Anônima dos EUA, para declarar sua renda e calcular o imposto sobre a renda corporativa.

• Formulário 1120-S: As S corporations, que repassam a renda corporativa, as perdas, as deduções e os créditos aos seus acionistas para fins de impostos federais, usam o Formulário 1120-S, Declaração de Imposto de Renda dos EUA para uma S Corporation.

Informes de impostos trabalhistas

• Formulário 941: A Declaração de Impostos Federais Trimestrais do Empregador, Formulário 941, é usada para informar os impostos de renda federais retidos na fonte dos salários dos funcionários, bem como a parcela do empregador dos impostos do Seguro Social e do Medicare.

• Formulário 940: A Declaração Anual de Imposto Federal de Desemprego (FUTA) do Empregador, Formulário 940, é usada para declarar e pagar impostos de desemprego ao governo federal.

• Formulário W-2: A Declaração de Salários e Impostos, Formulário W-2, é fornecida aos funcionários e detalha seus salários anuais e os impostos retidos de seus contracheques.

• Formulário W-3: Os empregadores usam o Formulário W-3, Transmissão de Declarações de Salários e Impostos, para enviar cópias do Formulário W-2 para a Administração do Seguro Social (SSA).

Declarações de dados

• Formulário 1099-NEC: Remuneração de Não Funcionários, Formulário 1099-NEC, é usado para declarar a remuneração de não funcionários no valor de US$ 600 ou mais paga a prestadores de serviços independentes, freelancers ou outras pessoas físicas autônomas.

• Formulário 1099-MISC: Informações Diversas, Formulário 1099-MISC, é usado para declarar rendas diversas, como aluguéis, royalties, prêmios e recompensas.

• Formulário 1096: Resumo Anual e Transmissão de Declarações de Informações dos EUA, Formulário 1096, é usado para resumir e enviar diferentes tipos de formulários 1099 para o IRS.

Outros informes

• Formulário 720: As empresas que devem impostos sobre consumo enviam o Formulário 720, Declaração de Imposto Federal sobre Consumo Trimestral, a cada trimestre.

• Formulário 2553: As empresas usam o Formulário 2553, Eleição por uma Empresa de Pequeno Porte, para optar pelo status de S corporation.

• Formulário 7004: As empresas usam o Formulário 7004, Pedido de Extensão Automática de Tempo para Declaração de Determinados Impostos sobre a Renda de Empresas, Informações e Outras Declarações, para solicitar uma extensão automática de 6 meses para enviar suas declarações de impostos empresariais. É importante observar que esse formulário apenas estende o prazo para enviar a documentação, não o prazo para pagar os impostos devidos.

• Formulário 8832: As empresas usam o Formulário 8832, Eleição de Classificação de Entidade, para escolher como sua entidade será classificada para fins de imposto de renda federal.

Resumo dos prazos de declaração

Aqui estão os prazos de declaração a serem lembrados.

Informes de imposto de renda

Os formulários de imposto de renda são usados para declarar a receita, as deduções e as obrigações fiscais de uma empresa. O formulário correto a ser usado varia de acordo com a estrutura da empresa.

Empresas individuais e LLCs de empresário individual

Empresas individuais e LLCs de um único membro enviam o Anexo C (Schedule C), um formulário que eles anexam ao Formulário 1040 da pessoa física. É a ferramenta principal para declarar a renda e as despesas da empresa.

• Para que serve: É a ferramenta principal para declarar a renda e as despesas da empresa.

• Quem envia: Empresas individuais e LLCs de um único membro.

• Componentes: Ele declara a renda (rendimentos brutos ou vendas, devoluções e abatimentos, e o custo dos produtos vendidos), as despesas (despesas dedutíveis da empresa, como publicidade, despesas com carros e caminhões, depreciação, seguro, serviços jurídicos e profissionais, despesas de escritório, aluguel ou arrendamento, suprimentos, impostos e licenças, viagens, refeições e entretenimento, e serviços públicos) e o lucro ou prejuízo líquido, que é então incluído na renda total da pessoa física no Formulário 1040.

• Prazo: Enviado anualmente, anexado à declaração de imposto da pessoa física.

Parcerias

As sociedades declaram o informe 1065, que fornece uma visão geral do desempenho financeiro da sociedade no ano.

• Para que serve: Fornece uma visão geral do desempenho financeiro da sociedade durante o ano.

• Quem envia: Sociedades.

• Componentes: Inclui a renda (renda total de operações e de outras fontes de renda, como juros, dividendos ou ganhos de capital), deduções (deduções permitidas, incluindo despesas operacionais, depreciação e pagamentos garantidos aos sócios) e um Anexo K-1 (Schedule K-1) para cada sócio (que declara a parte deles da renda da sociedade, deduções, créditos e outros itens usados pelos sócios para enviar suas declarações de imposto de renda de pessoa física).

• Prazo: Enviado anualmente, geralmente até o 15º dia do 3º mês após o fim do ano fiscal.

Empresas tipo C

Corporações C enviam o Formulário 1120 para declarar a renda, calcular a renda tributável e determinar a obrigação fiscal.

• Para que serve: Para declarar a renda, calcular a renda tributável e determinar a obrigação fiscal.

• Quem envia: Corporações C.

• Componentes: Detalha a renda (de operações comerciais, investimentos e outras fontes), deduções (despesas dedutíveis, como salários, aluguel, depreciação e juros) e créditos fiscais (quaisquer créditos fiscais aos quais eles são elegíveis, que podem reduzir a obrigação fiscal geral).

• Prazo: Enviado anualmente, geralmente até o 15º dia do 4º mês após o fim do ano fiscal.

Empresas tipo S

Corporações S enviam o Formulário 1120-S para declarar a renda delas e calcular qualquer imposto devido sobre ganhos embutidos ou excesso de renda de investimento passivo.

• Para que serve: Para declarar a renda delas e calcular qualquer imposto devido sobre ganhos embutidos ou excesso de renda de investimento passivo.

• Quem envia: Corporações S.

• Componentes: Os componentes são semelhantes aos do Formulário 1120, mas com diferenças específicas para corporações S, e de forma semelhante às sociedades, cada acionista também recebe um Anexo K-1 detalhando a parte dele da renda da corporação, deduções, créditos e outros itens.

• Prazo: Enviado anualmente, geralmente até o 15º dia do 3º mês após o fim do ano fiscal.

Informes de impostos trabalhistas

Os informes de impostos trabalhistas são usados pelos empregadores para declarar e pagar corretamente os impostos relacionados aos salários e benefícios de seus funcionários. Esses informes abrangem retenção de imposto de renda federal, Social Security, Medicare e impostos federais de desemprego.

Informe 941

O Formulário 941 é usado para declarar os impostos retidos ao IRS a cada trimestre:

• Para que serve: Para declarar o imposto de renda federal retido dos salários dos funcionários, a parte do empregador e dos funcionários nos impostos da Previdência Social e do Medicare, e o imposto adicional do Medicare retido de funcionários com alta renda.

• Quem envia: Empregadores.

• Componentes: Seus componentes incluem o total de salários pagos, o total do imposto de renda retido, os salários tributáveis da Previdência Social e do Medicare, os impostos devidos da Previdência Social e do Medicare, e ajustes para auxílio-doença, gorjetas e seguro de vida em grupo.

• Prazo: Este formulário é enviado trimestralmente, normalmente até o final do mês seguinte ao fim do trimestre.

Informe 940

O Formulário 940 é usado para declarar e pagar o imposto FUTA, que financia os benefícios de desemprego para trabalhadores elegíveis.

• Para que serve: Para declarar e pagar o imposto FUTA, que financia os benefícios de desemprego para trabalhadores elegíveis.

• Quem envia: Empregadores.

• Componentes: Seus componentes incluem o total de salários pagos durante o ano, a obrigação fiscal FUTA (calculada como uma porcentagem dos salários tributáveis) e quaisquer impostos estaduais de desemprego pagos que possam ser creditados no imposto FUTA.

• Prazo: Este formulário é enviado anualmente, normalmente até 31 de janeiro do ano seguinte.

Informe W-2

O Formulário W-2 é fornecido a cada funcionário e à SSA. Ele detalha os salários anuais do funcionário e os impostos retidos.

• Para que serve: Detalha os salários anuais do funcionário e os impostos retidos.

• Quem envia: Empregadores (fornecido a cada funcionário e à SSA).

• Componentes: Seus componentes incluem os dados pessoais do funcionário (nome, endereço, número do Seguro Social - SSN), as informações do empregador, os salários totais ganhos, o imposto de renda federal retido, os impostos retidos da Previdência Social e do Medicare, e os impostos estaduais e locais retidos, se aplicável.

• Prazo: Este formulário é emitido aos funcionários anualmente (até 31 de janeiro do ano seguinte).

Informe W-3

O Formulário W-3 é usado para resumir e transmitir todos os formulários W-2 à SSA.

• Para que serve: Para resumir e transmitir todos os formulários W-2 à SSA.

• Quem envia: Empregadores.

• Componentes: Seus componentes incluem as informações do empregador, o número total de formulários W-2 sendo enviados e o total de salários, impostos e outras remunerações declaradas nos formulários W-2.

• Prazo: Este formulário é enviado anualmente (até 31 de janeiro do ano seguinte), junto com as Cópias A de todos os formulários W-2.

Outros informes de emprego

• Formulário 944: A Declaração Anual de Impostos Federais do Empregador (Employer’s Annual Federal Tax Return), Formulário 944, é usada para pequenos empregadores cuja obrigação fiscal anual é de US$ 1.000,00 ou menos.

• Formulário 943: A Declaração Anual de Impostos Federais do Empregador para Funcionários Agrícolas (Employer’s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees), Formulário 943, é usada para empregadores de trabalhadores agrícolas.

• Formulário CT-1: A Declaração Anual de Imposto de Aposentadoria Ferroviária do Empregador (Employer’s Annual Railroad Retirement Tax Return), Formulário CT-1, é usada para empregadores ferroviários.

Informes de impostos estimados

Muitas vezes as empresas são obrigadas a fazer pagamentos de imposto estimado durante o ano. Isso é comum para empresas que não estão sujeitas à retenção regular de imposto de renda. Os pagamentos de imposto estimado ajudam a garantir que a empresa pague o valor correto do imposto no prazo e evite possíveis penalidades por pagamento a menor.

O valor estimado de imposto que uma empresa precisa pagar depende da receita, das deduções e dos créditos esperados para o ano. Existem dois métodos principais para calcular pagamentos estimados de impostos:

• Método de imposto do ano anterior: O método mais simples, no qual a empresa baseia seus pagamentos na obrigação fiscal do ano anterior.

• Método de parcelamento de renda anualizada: esse método é mais complexo, mas pode ser benéfico se a renda da empresa flutuar ao longo do ano. Esse método calcula os pagamentos estimados com base na renda real recebida em cada período.

Informe 1040-ES

Formulário 1040-ES, Imposto estimado para pessoas físicas, é o formulário usado por empresários individuais, sócios em parcerias e acionistas de corporações S para calcular e pagar seus impostos estimados.

• Para que serve: ajudar pessoas físicas a estimar sua obrigação fiscal esperada para o ano e fazer pagamentos trimestrais ao IRS.

• Quem deve declarar: empresários individuais, sócios em parcerias e acionistas de corporações S.

• Componentes: inclui uma planilha de imposto estimado (que orienta os usuários pelo processo de cálculo, considerando renda, deduções e créditos) e comprovantes de pagamento incluídos para cada pagamento trimestral de imposto estimado.

• Prazo: a declaração geralmente é feita trimestralmente, com datas de vencimento em 15 de abril, 15 de junho, 15 de setembro e 15 de janeiro do ano seguinte.

Informe 1120-W

Formulário 1120-W, Imposto estimado para corporações, é destinado a corporações C para calcular e pagar seus impostos estimados.

• Para que serve: calcular e pagar impostos estimados, adaptados para cálculos de impostos corporativos.

• Quem deve declarar: corporações C.

• Componentes: inclui uma planilha de imposto estimado (que ajuda as corporações a estimar sua obrigação fiscal com base na renda e nas deduções projetadas) e comprovantes de pagamento incluídos para cada pagamento trimestral de imposto estimado.

• Prazo: a declaração é feita trimestralmente, com datas de vencimento no 15º dia do 4º, 6º, 9º e 12º meses do ano fiscal. Observação: o IRS impõe penalidades se os pagamentos de impostos estimados não forem feitos no prazo ou forem insuficientes.

Informes de impostos de autônomos

Os formulários de impostos para autônomos são específicos para pessoas físicas que trabalham por conta própria, como freelancers, prestadores de serviços independentes, empresários individuais e sócios em parcerias. Esses formulários abordam as obrigações fiscais exclusivas que os profissionais autônomos têm, focando principalmente nos impostos da Previdência Social e do Medicare.

Anexo SE (Formulário 1040)

• O Anexo SE (Formulário 1040), Imposto de autônomo, é usado para calcular e declarar o imposto de autônomo.

• Para que serve: calcular e declarar o imposto de autônomo, determinando o valor dos impostos da Previdência Social e do Medicare devidos sobre a renda do autônomo. Esse imposto é equivalente às contribuições combinadas do empregador e do funcionário para funcionários tradicionais.

• Quem deve declarar: todas as pessoas físicas com receitas líquidas de trabalho autônomo de US$ 400,00 ou mais.

• Componentes: inclui receitas líquidas de trabalho autônomo (calculadas no Anexo C para empresários individuais ou Anexo K-1 para sócios), uma dedução de metade do imposto de autônomo (para ajudar a compensar o fato de que profissionais autônomos pagam as partes do empregador e do funcionário) e um cálculo do imposto de autônomo (que orienta você a calcular o imposto com base em suas receitas líquidas e nas alíquotas de imposto aplicáveis).

• Prazo: este formulário é declarado anualmente com sua declaração de imposto para pessoa física Formulário 1040.

Anexo C (Formulário 1040)

O Anexo C (informe 1040), Lucros ou Perdas da Empresa, determina os rendimentos líquidos do trabalho autônomo. Os empresários individuais usam esse informe para declarar receitas e despesas de suas atividades comerciais. Esse informe é declarado anualmente com sua declaração de imposto de renda de pessoa física no informe 1040.

• Para que serve: determinar as receitas líquidas do trabalho autônomo.

• Quem deve declarar: empresários individuais usam este formulário para declarar renda e despesas de suas atividades comerciais.

• Componentes: inclui rendimentos brutos ou vendas (renda total gerada pela empresa), custo dos produtos vendidos (custos diretos associados à produção ou aquisição de produtos vendidos) e despesas (despesas comerciais dedutíveis, como publicidade, aluguel, suprimentos e serviços públicos).

• Prazo: este formulário é declarado anualmente com sua declaração de imposto para pessoa física Formulário 1040.

Considerações adicionais

• Impostos estimados: assim como outras empresas, profissionais autônomos podem precisar fazer pagamentos de impostos estimados ao longo do ano para evitar penalidades por pagamento a menor. Isso inclui imposto de renda e imposto de autônomo.

• Deduções para seguro saúde de autônomos: profissionais autônomos podem deduzir prêmios de seguro saúde para si mesmos, seus cônjuges e seus dependentes.

Documentação de impostos especiais de consumo

Os impostos especiais de consumo são cobrados sobre produtos, serviços e atividades específicos. Esses impostos são pagos por fabricantes, varejistas, importadores ou clientes, dependendo da natureza do item tributado. O IRS exige que as empresas mantenham registros precisos de todas as transações relacionadas a impostos especiais de consumo e retenham esses registros por pelo menos três anos a partir da data em que a declaração foi feita ou o imposto foi pago, o que ocorrer por último. Não apresentar as declarações de impostos especiais de consumo no prazo ou não relatar com precisão as obrigações de impostos especiais de consumo pode resultar em penalidades e cobranças de juros.

Informe 720

O informe 720, a Declaração Trimestral de Impostos Especiais de Consumo Federais, é o principal informe usado pelas empresas para declarar e pagar a maioria dos impostos especiais de consumo federais. O informe é usado para calcular e relatar trimestralmente obrigações de imposto especial de consumo e, normalmente, é declarado até o final do mês seguinte ao final do trimestre. Esse informe deve ser usado por empresas que fabricam, vendem ou usam produtos ou serviços sujeitos a impostos especiais de consumo federais.

• Para que serve: calcular, declarar e pagar a maioria dos impostos especiais de consumo federais.

• Quem deve declarar: empresas que fabricam, vendem ou usam produtos ou serviços sujeitos a impostos especiais de consumo federais.

• Componentes: inclui a Parte I (abrange vários impostos especiais de consumo, como os sobre combustíveis, poluentes ambientais, transporte aéreo e certos serviços de comunicação), a Parte II (declara impostos únicos, como o imposto sobre uso de rodovias por caminhões pesados) e o Anexo A (fornece um detalhamento das obrigações de impostos especiais de consumo).

• Prazo: o formulário é usado para calcular e declarar as obrigações de impostos especiais de consumo trimestralmente e geralmente é entregue até o final do mês seguinte ao final do trimestre.

Outros informes de impostos especiais de consumo

• Formulário 2290: a Declaração de imposto sobre uso de veículos pesados em rodovias, Formulário 2290, é feita anualmente para veículos com peso bruto de 55.000 libras ou mais.

• Formulário 8849: o Pedido de reembolso de impostos especiais de consumo, Formulário 8849, é usado para solicitar reembolsos de impostos especiais de consumo pagos a maior.

As empresas podem precisar manter registros adicionais para fundamentar os cálculos de impostos especiais de consumo. Isso pode incluir faturas, recibos, registros de produção e documentação de importação/exportação.

Práticas recomendadas para gerenciar informes fiscais como empresa

Estas são as práticas recomendadas para ajudar você a gerenciar informes fiscais para sua empresa:

• Use a tecnologia: aproveite os softwares de contabilidade adaptados ao tamanho e ao setor da sua empresa. Essa tecnologia pode automatizar a entrada de dados, calcular impostos com base nas leis vigentes e registrar transações financeiras com precisão e em tempo real. Sistemas avançados podem se integrar a serviços de declaração de impostos, o que reduz a probabilidade de erros e o tempo gasto em entradas manuais.

• Desenvolva um calendário fiscal: um calendário fiscal ajuda a acompanhar diferentes formulários de impostos e seus prazos, datas de início de preparação, períodos de revisão e ações necessárias para cada formulário. Configure alertas para essas datas importantes para não deixar nada passar.

• Mantenha registros detalhados: guarde registros completos e organizados de todas as transações, recibos, declarações de impostos anteriores e documentos financeiros relevantes. Use soluções de armazenamento digital com criptografia e fácil recuperação, que podem proteger informações confidenciais e simplificar o processo de preparação de impostos e defesa em auditorias.

• Entenda suas obrigações: mantenha-se informado sobre os formulários de impostos relevantes para a estrutura e o setor da sua empresa. Isso envolve requisitos federais e estaduais, bem como possíveis obrigações para impostos especiais de consumo, impostos trabalhistas e outros impostos especializados que possam afetar sua empresa.

• Consulte especialistas fiscais: considere trabalhar com um especialista fiscal que conheça as especificidades do seu setor e da sua empresa. Consultas regulares podem ajudar você a lidar com situações fiscais complicadas, melhorar posições fiscais e obter aconselhamento sobre possíveis incentivos e créditos fiscais. Esse relacionamento deve ser ativo ao longo do ano (e não apenas na época dos impostos) para que as estratégias possam ser ajustadas à medida que as leis e as condições de negócios mudam.

Como o Stripe Tax pode ajudar

O Stripe Tax reduz a complexidade da conformidade fiscal para que o foco possa permanecer no crescimento do negócio. Comece a recolher tributos globalmente adicionando uma única linha de código à integração existente, clicando em um botão no Dashboard ou usando nossa poderosa API.

Stripe Tax ajuda você a monitorar suas obrigações e emite um alerta quando você excede um limite de cadastro fiscal com base nas suas transações da Stripe. Também pode realizar o cadastro para recolher impostos em seu nome nos EUA, automatizar as declarações dos EUA no Dashboard e gerenciar declarações globais por meio de parceiros confiáveis. Stripe Tax calcula e recolhe automaticamente o imposto sobre vendas, o IVA e o GST em:

• Bens e serviços digitais em todos os estados dos EUA e em mais de 100 países
  
• Bens físicos em todos os estados dos EUA e em 42 países
  

O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde registrar-se e recolher tributos: veja onde é necessário recolher tributos com base nas transações da Stripe. Depois do cadastro, ative a cobrança de tributos em um novo estado ou país em segundos. É possível começar a recolher tributos adicionando uma linha de código à integração Stripe existente ou adicionar a cobrança de tributos com um clique de botão no Stripe Dashboard.

• Registrar-se para pagar imposto: se houver necessidade de cadastro para imposto sobre vendas nos EUA, deixe a Stripe gerenciar seus cadastros fiscais. O processo será simplificado com detalhes de inscrição pré-preenchidos, economizando tempo e facilitando a conformidade com regulamentações locais. Se houver necessidade de ajuda para registrar-se fora dos EUA, a Stripe faz parceria com a Taxually para ajudar no cadastro junto a autoridades fiscais locais.

• Recolher impostos automaticamente: o Stripe Tax calcula e recolhe o valor correto de imposto devido, independentemente do que você vende ou de onde realiza suas vendas. Ele oferece suporte a centenas de produtos e serviços e está sempre atualizado com as regras tributárias e alterações de alíquotas.

• Simplifique a declaração: Stripe Tax automatiza as declarações dos EUA no Dashboard, com a tecnologia da TaxJar. Para declarações globais, Stripe Tax se integra perfeitamente a parceiros de declaração, para que suas declarações globais sejam precisas e pontuais. Deixe que nossos parceiros gerenciem suas declarações para que você possa se concentrar no crescimento da sua empresa. As declarações de impostos dos EUA podem ser automatizadas no Dashboard da Stripe, com a tecnologia da TaxJar.

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