La gestion des formulaires fiscaux est une partie importante de la gestion d’une entreprise. Une bonne gestion des formulaires fiscaux permet de se conformer aux réglementations gouvernementales et aux lois fiscales, ce qui permet aux entreprises d’éviter les répercussions juridiques, telles que les pénalités et les audits, et de conserver une bonne réputation auprès des autorités fiscales. Au cours de l’exercice 2022, les entreprises américaines ont payé 424,7 milliards de dollars d’impôts sur les sociétés.

Les formulaires fiscaux offrent aux entreprises un aperçu détaillé de leur santé financière, ce qui peut les aider à planifier et à répartir les ressources. Les entreprises peuvent utiliser ces formulaires pour obtenir des informations sur les flux de revenus, l’évolution des dépenses et les obligations fiscales potentielles. Cela permet d’améliorer la performance financière et d’orienter la planification à long terme des activités.

Cet article traite des types de formulaires fiscaux et des bonnes pratiques que les entreprises peuvent suivre pour gérer ces formulaires.

Sommaire

• Types de formulaires fiscaux pour les entreprises
  
• Formulaires d’impôt sur le revenu
  
• Formulaires fiscaux d’emploi
  
• Formulaires d’estimation de l’impôt
  
• Formulaires fiscaux pour les travailleurs indépendants
  
• Documentation relative à la taxe d’accise
  
• Bonnes pratiques pour la gestion des formulaires fiscaux en tant qu’entreprise
  

Types de formulaires fiscaux pour les entreprises

L’IRS exige des entreprises qu’elles remplissent divers formulaires fiscaux en fonction de leur emplacement, de leur structure, de leurs opérations et de leurs activités financières. Nous vous indiquons ci-dessous quelques-uns des formulaires les plus fréquemment requis pour de nombreux types d’entreprises.

Formulaires d’impôt sur le revenu

• Annexe C (formulaire 1040) : Les entreprises individuelles et les sociétés à responsabilité limitée (SARL) à membre unique utilisent l’Annexe C, Profits ou pertes d’entreprise, pour déclarer leurs revenus et dépenses d’entreprise. Le formulaire est produit dans le cadre de leur déclaration de revenus des particuliers (formulaire 1040).

• Formulaire 1065 : les sociétés de personnes utilisent le formulaire 1065, U.S. Return of Partnership Income (Déclaration des revenus des sociétés de personnes aux États-Unis), pour déclarer leurs revenus annuels, leurs déductions, leurs gains et leurs pertes. La société de personnes ne paie pas d’impôt sur le revenu. Cependant, les bénéfices et les pertes sont transférés aux associés, qui déclarent leur part dans leur déclaration d’impôt individuelle.

• Formulaire 1120 : les sociétés de type C, qui sont des entités juridiques distinctes de leurs propriétaires, produisent le formulaire 1120, U.S. Corporation Income Tax Return (Déclaration d’impôt sur le revenu des sociétés aux États-Unis), pour déclarer leurs revenus et calculer leur impôt sur le revenu des sociétés.

• Formulaire 1120-S : les sociétés de type S, qui transmettent le revenu, les pertes, les déductions et les crédits d’impôt à leurs actionnaires aux fins de l’impôt fédéral utilisent le formulaire 1120-S, U.S. Income Tax Return for an S Corporation (Déclaration d’impôt sur le revenu des sociétés de type S aux États-Unis).

Formulaires fiscaux pour l’emploi

• Formulaire 941 : le formulaire 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return (Déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l’employeur), est utilisée pour déclarer les impôts fédéraux sur le revenu retenus sur les salaires des employés ainsi que la part de l’employeur dans les impôts de sécurité sociale et d’assurance maladie.

• Formulaire 940 : le formulaire 940, Employer’s Annual Federal Unemployment (Déclaration annuelle de l’employeur au titre de l’assurance-emploi fédérale (FUTA)), est utilisée pour déclarer et payer les cotisations de chômage au gouvernement fédéral.

• Formulaire W-2 : le formulaire W-2, Wage and Tax Statement (Relevé de salaire et d’impôt), est fourni aux employés et donne des détails de leur salaire annuel et des impôts retenus sur leur paie.

• Formulaire W-3 : les employeurs utilisent le formulaire W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements (Relevés de transmission de salaire et d’impôt), pour transmettre des copies du formulaire W-2 au service responsable de la sécurité sociale (SSA).

Déclarations d’informations

• Formulaire 1099-NEC : le formulaire 1099-NEC, Nonemployee Compensation (Rémunération des non-salariés), est utilisé pour déclarer les rémunérations non salariées de 600 $ ou plus versées à des entrepreneurs indépendants, des pigistes ou d’autres travailleurs autonomes.

• Formulaire 1099-MISC : le formulaire 1099-MISC, Miscellaneous Information (Renseignements divers), est utilisé pour déclarer des revenus divers tels que des loyers, des redevances, des prix et des récompenses.

• Formulaire 1096 : le formulaire 1096, Annual Summary and Transmittal of U.S. Information Returns (Sommaire annuel et transmission des déclarations de renseignements aux États-Unis), est utilisé pour résumer et transmettre différents types de formulaires 1099 à l’IRS.

Autres formulaires

• Formulaire 720 : Les entreprises redevables de taxes d’accise doivent produire le formulaire 720, Quarterly Federal Excise Tax Return (Déclaration trimestrielle de la taxe d’accise fédérale), tous les trimestres.

• Formulaire 2553 : les entreprises utilisent le formulaire 2553, Election by a Small Business Corporation (Choix par une petite entreprise), pour choisir le statut de société de type S.

• Formulaire 8832 : les entreprises utilisent le formulaire 8832, Entity Classification Election (Choix de classification de l’entité), pour choisir la façon dont leur entité sera classée aux fins de l’impôt fédéral sur le revenu.

Formulaires d’impôt sur le revenu

Les formulaires d’impôt sur le revenu sont utilisés pour déclarer les revenus, les déductions et les obligations fiscales d’une entreprise. Le formulaire utilisé varie en fonction de la structure de l’entreprise.

Entreprises individuelles et sociétés à responsabilité limitée à membre unique

Les entreprises individuelles et les sociétés à responsabilité limitée à membre unique déposent l’annexe C, un formulaire qu’elles joignent au formulaire 1040 de la personne. Il s’agit du principal outil de déclaration des revenus et des dépenses d’entreprise.

Composants

• Revenus : recettes ou ventes brutes, retours et indemnités, et coût des biens vendus.

• Dépenses : dépenses d’entreprise déductibles telles que la publicité, les frais de voiture et de camion, l’amortissement, les assurances, les services juridiques et professionnels, les frais de bureau, le loyer ou la location, les fournitures, les taxes et les licences, les déplacements, les repas et les divertissements, ainsi que les services publics.

• Résultat net : le bénéfice net (ou la perte nette) de l’entreprise, qui est ensuite inclus dans le revenu total du particulier sur le formulaire 1040.

Partenariats

Les sociétés de personnes déposent le formulaire 1065, qui donne un aperçu de la performance financière de la société de personnes pour l’année.

Composants

• Revenus : total des revenus d’exploitation et autres sources de revenus tels que les intérêts, les dividendes ou les gains en capital.

• Déductions : déductions admissibles, y compris les dépenses d’exploitation, l’amortissement et les paiements garantis aux partenaires.

Chaque associé reçoit également une annexe K-1, qui indique sa part du revenu, des déductions, des crédits et d’autres éléments de la société de personnes. Ces renseignements sont utilisés par les associés pour produire leurs déclarations de revenus des particuliers.

Sociétés de type C

Les sociétés de type C doivent produire le formulaire 1120 pour déclarer leurs revenus, calculer leurs revenus imposables et déterminer l’impôt à payer.

Composants

• Revenus : revenus provenant d’activités commerciales, d’investissements et d’autres sources.

• Déductions : les dépenses déductibles telles que les salaires, le loyer, l’amortissement et les intérêts.

• Crédits d’impôt : tous les crédits d’impôt auxquels ils ont droit. Ceux-ci peuvent réduire l’obligation fiscale globale.

Sociétés de type S

Les sociétés de type S doivent produire le formulaire 1120-S pour déclarer leurs revenus et calculer tout impôt dû sur les gains intégrés ou les revenus de placement passifs excédentaires. Les composantes sont similaires à celles du formulaire 1120, mais avec des différences spécifiques aux sociétés de type S. Comme dans le cas des sociétés de personnes, chaque actionnaire reçoit également une annexe K-1 détaillant sa part du revenu, des déductions, des crédits et d’autres éléments de la société.

Formulaires fiscaux d’emploi

Les formulaires fiscaux d’emploi sont utilisés par les employeurs pour déclarer et payer avec exactitude les impôts liés aux salaires et aux avantages sociaux de leurs employés. Ces formulaires concernent la retenue de l’impôt fédéral sur le revenu, la sécurité sociale, l’assurance maladie et l’assurance-emploi au niveau fédéral.

Formulaire 941

Le formulaire 941 est utilisé pour déclarer les éléments suivants à l’IRS chaque trimestre :

• retenue d’impôt fédéral sur le salaire des employés

• part de l’employeur et des employés dans les impôts de la sécurité sociale et de l’assurance maladie

• retenue d’impôt supplémentaire sur l’assurance maladie pour les employés à revenu élevé

Ce formulaire est soumis tous les trimestres, généralement à la fin du mois suivant la fin du trimestre. Ses composantes comprennent le total des salaires versés, le total de l’impôt sur le revenu retenu, les salaires imposables de la sécurité sociale et de l’assurance maladie, les impôts de la sécurité sociale et de l’assurance maladie dus, ainsi que les ajustements pour les indemnités de maladie, les pourboires et l’assurance vie collective temporaire.

Formulaire 940

Le formulaire 940 est utilisé pour déclarer et payer la cotisation pour le financement de l’assurance-emploi, qui finance les allocations de chômage pour les travailleurs admissible. Ce formulaire est soumis chaque année, généralement au plus tard le 31 janvier de l’année suivante. Ses composantes comprennent le total des salaires versés au cours de l’année, la cotisation pour le financement de l’assurance-emploi à payer (calculé en pourcentage des salaires imposables) et tous les versements d’assurance-emploi payés par l’État qui peuvent être crédités sur la cotisation pour le financement de l’assurance-emploi.

Formulaire W-2

Le formulaire W-2 est remis à chaque employé et aux services responsables de la sécurité sociale. Il contient les détails du salaire annuel de l’employé et de l’impôt retenu. Ce formulaire est envoyé aux employés chaque année (au plus tard le 31 janvier de l’année suivante). Il contient les informations personnelles de l’employé (nom, adresse, numéro de sécurité sociale), les informations de l’employeur, le total des salaires gagnés, l’impôt fédéral sur le revenu retenu, les impôts de sécurité sociale et d’assurance maladie retenus à la source, ainsi que les impôts d’État et locaux retenus, le cas échéant.

Formulaire W-3

Le formulaire W-3 est utilisé pour résumer et transmettre tous les formulaires W-2 au service responsable de la sécurité sociale. Ce formulaire est soumis chaque année (au plus tard le 31 janvier de l’année suivante), avec les copies A de tous les formulaires W-2. Il contient les informations de l’employeur, le nombre total de formulaires W-2 soumis et le total des salaires, d’impôts et d’autres rémunérations déclarés sur les formulaires W-2.

Autres formulaires d’emploi

• Formulaire 944 : le formulaire 944, Employer’s Annual Federal Tax Return (Déclaration d’impôt sur le revenu fédérale annuelle de l’employeur), est utilisée pour les petits employeurs dont l’impôt annuel à payer est de 1 000 $ ou moins.

• Formulaire 943 : le formulaire 943, Employer’s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees (Déclaration d’impôt sur le revenu fédérale annuelle de l’employeur pour les travailleurs agricoles), est utilisée pour les employeurs de travailleurs agricoles.

• Formulaire CT-1 : le formulaire CT-1, Employer’s Annual Railroad Retirement Tax Return (Déclaration annuelle de l’employeur relative à l’impôt sur les retraites des cheminots) est utilisée pour les employeurs des chemins de fer.

Formulaires d’estimation de l’impôt

Les entreprises doivent souvent payer des impôts estimés tout au long de l’année. Ceci est particulièrement vrai pour les personnes qui ne sont pas soumises à une retenue à la source régulière de l’impôt sur le revenu. Les paiements d’impôt estimés permettent de s’assurer que l’entreprise paie le bon montant d’impôt à temps et d’éviter d’éventuelles pénalités en cas de paiement insuffisant.

Le montant estimatif de l’impôt qu’une entreprise doit payer dépend de ses revenus, des déductions et des crédits prévus pour l’année. Il existe deux méthodes principales pour calculer les paiements d’impôts estimés.

• Méthode d’imposition de l’année précédente : la méthode la plus simple consiste pour l’entreprise à baser ses paiements sur la dette fiscale de l’année précédente.

• Méthode d’acompte provisionnel du revenu annualisé : cette méthode est plus complexe, mais peut être avantageuse si les revenus de l’entreprise fluctuent tout au long de l’année. Cette méthode calcule les paiements estimatifs en fonction du revenu réel gagné au cours de chaque période.

Formulaire 1040-ES

Le Formulaire 1040-ES, Estimated Tax for Individuals (Estimation de l’impôt pour les particuliers), est le formulaire utilisé par les propriétaires uniques, les associés dans les sociétés de personnes et les actionnaires d’une société de type S pour calculer et payer leurs impôts estimés. Ce formulaire permet aux particuliers d’estimer l’impôt qu’ils doivent payer pour l’année et d’effectuer des paiements trimestriels à l’IRS. Il est généralement déposé trimestriellement, avec des dates d’échéance le 15 avril, le 15 juin, le 15 septembre et le 15 janvier de l’année suivante.

Composants

• Feuille de calcul d’estimation de l’impôt : guide les utilisateurs tout au long du processus de calcul, en tenant compte du revenu, des déductions et des crédits.

• Coupons de paiement : inclus pour chaque paiement d’impôt trimestriel estimé.

Formulaire 1120-W

Le formulaire 1120-W, Estimated Tax for Corporations (Estimation de l’impôt pour les sociétés), est conçu pour permettre aux sociétés de type C de calculer et de payer leurs impôts estimés. Il est similaire au formulaire 1040-ES, mais adapté au calcul de l’impôt sur les sociétés. Il est également soumis tous les trimestres, aux mêmes dates d’échéance que le formulaire 1040-ES.

Composants

• Feuille de calcul d’estimation de l’impôt : aide les sociétés à estimer leurs obligations fiscales en fonction de leurs revenus projetés et des déductions.

• Coupons de paiement : inclus pour chaque paiement d’impôt trimestriel estimé.

L’IRS impose des pénalités si les paiements d’impôts estimés ne sont pas effectués à temps ou sont insuffisants.

Formulaires fiscaux pour les travailleurs indépendants

Les formulaires fiscaux relatifs au travail indépendant sont spécifiques aux personnes qui travaillent pour leur propre compte, telles que les pigistes, les entrepreneurs indépendants, les propriétaires uniques et les associés dans le cadre de partenariats. Ces formulaires traitent des obligations fiscales uniques des travailleurs indépendants, en se concentrant principalement sur les impôts de sécurité sociale et d’assurance maladie.

Annexe SE (formulaire 1040)

L’annexe SE (formulaire 1040), Self-Employment Tax (Impôt sur le travail indépendant), est utilisé pour calculer et déclarer l’impôt sur le travail indépendant. Il détermine le montant des impôts de la sécurité sociale et de l’assurance maladie dus sur les revenus de travail indépendant. Cet impôt est l’équivalent des cotisations combinées de l’employeur et de l’employé pour les employés traditionnels. Ce formulaire est soumis chaque année avec votre déclaration de revenus des particuliers 1040 et devrait être rempli par tous les particuliers dont le revenu net d’un travail indépendant est de 400 $ ou plus.

Composants

• Revenus nets provenant d’une activité indépendante : calculé selon l’annexe C pour les propriétaires uniques ou l’annexe K-1 pour les associés.

• Déduction de la moitié de l’impôt sur le travail indépendant : cette déduction permet de compenser le fait que les travailleurs autonomes paient les parts de l’employeur et de l’employé des impôts de sécurité sociale et d’assurance maladie.

• Calcul de l’impôt sur le travail indépendant : le formulaire vous guide dans le calcul de l’impôt en fonction de votre bénéfice net et des taux d’imposition applicables.

Annexe C (formulaire 1040)

L’annexe C (formulaire 1040), Profit or Loss from Business (Profits ou pertes provenant d’une entreprise), détermine le revenu net provenant d’un travail indépendant. Les propriétaires uniques utilisent ce formulaire pour déclarer les revenus et les dépenses liés à leurs activités commerciales. Ce formulaire est produit chaque année avec votre déclaration de revenus des particuliers 1040.

Composants

• Recettes ou ventes brutes : revenu total généré par l’entreprise.

• Coût des biens vendus : coûts directs associés à la production ou à l’acquisition des biens vendus.

• Dépenses : dépenses d’entreprise déductibles telles que la publicité, le loyer, les fournitures et les services publics.

Autres considérations

• Taxes estimées : à l’instar d’autres entreprises, les travailleurs autonomes pourraient devoir payer des impôts estimatifs tout au long de l’année afin d’éviter des pénalités pour paiement insuffisant. Cela comprend l’impôt sur le revenu et l’impôt sur le travail indépendant.

• Déductions pour l’assurance maladie des travailleurs indépendants : les travailleurs autonomes peuvent déduire les primes d’assurance maladie pour eux-mêmes, leur conjoint et les personnes à leur charge.

Documentation sur la taxe d’accise

Les taxes d’accise sont perçus sur des biens, des services et des activités spécifiques. Ces taxes sont payées par les fabricants, les détaillants, les importateurs ou les clients, selon la nature de l’article taxé. L’IRS exige des entreprises qu’elles tiennent des registres précis de toutes les transactions liées aux taxes d’accise et qu’elles conservent ces registres pendant au moins trois ans à compter de la date de production de la déclaration ou du paiement de la taxe, la date la plus tardive étant retenue. Le fait de ne pas produire les déclarations de taxe d’accise dans les délais impartis ou de ne pas déclarer avec exactitude les obligations en matière de taxe d’accise peut donner lieu à des pénalités et à des charges d’intérêt.

Formulaire 720

Le formulaire 720, Quarterly Federal Excise Tax Return (Déclaration trimestrielle de la taxe d’accise fédérale), est le principal formulaire utilisé par les entreprises pour déclarer et payer la plupart des taxes d’accise fédérales. Le formulaire est utilisé pour calculer et déclarer les obligations en matière de taxe d’accise tous les trimestres et est généralement produit au plus tard à la fin du mois suivant la fin du trimestre. Ce formulaire doit être utilisé par les entreprises qui fabriquent, vendent ou utilisent des produits ou services assujettis aux taxes d’accise fédérales.

Composants clés

• Partie I : couvre diverses taxes d’accise, telles que celles sur les carburants, les polluants environnementaux, le transport aérien et certains services de communication.

• Partie II : permet de déclarer les taxes ponctuelles, comme la taxe sur l’utilisation des routes par les camions lourds.

• Annexe A : fournit une ventilation détaillée des obligations liées à la taxe d’accise.

Autres formulaires de taxe d’accise

• Formulaire 2290 : le formulaire 2290, Heavy Highway Vehicle Use Tax Return (Déclaration de taxe sur l’utilisation des véhicules routiers lourds), est produite annuellement pour les véhicules d’un poids brut de 55 000 livres ou plus.

• Formulaire 8849 : le formulaire 8849, Claim for Refund of Excise Taxes (Demande de remboursement des taxes d’accise) est utilisé pour demander le remboursement des taxes d’accise payées en trop.

Les entreprises peuvent avoir besoin de tenir des registres supplémentaires pour étayer leurs calculs de taxe d’accise. Il peut s’agir de factures, de reçus, d’enregistrements de production et de documents d’importation/exportation.

Bonnes pratiques pour gérer les formulaires fiscaux en tant qu’entreprise

Voici les bonnes pratiques pour vous aider à gérer les formulaires fiscaux de votre entreprise.

• Utilisez la technologie : choisissez un logiciel de comptabilité adapté à la taille et au secteur d’activité de votre entreprise. Cette technologie permet d’automatiser la saisie de données, de calculer les taxes en fonction des lois en vigueur et d’enregistrer les transactions financières avec précision et en temps réel. Les systèmes avancés peuvent s’intégrer aux services de déclaration fiscale, ce qui réduit la probabilité d’erreurs et le temps consacré aux saisies manuelles.

• Élaborez un calendrier fiscal : un calendrier fiscal permet de garder une trace des différents formulaires fiscaux et de leurs échéances, des dates de début de préparation, des périodes de révision et des actions requises pour chaque formulaire. Mettez en place des alertes pour ces dates clés afin que rien ne soit oublié.

• Tenez des registres détaillés : tenez des registres complets et organisés de toutes les transactions, reçus, déclarations de revenus antérieures et documents financiers pertinents. Utilisez des solutions de stockage numérique avec chiffrement et récupération facile, qui peuvent protéger les informations sensibles et simplifier le processus de préparation des déclarations fiscales et de défense contre les audits.

• Comprenez vos obligations : informez-vous continuellement au sujet des formulaires fiscaux pertinents pour la structure de votre entreprise et votre secteur d’activité. Cela implique des exigences fédérales et étatiques, ainsi que des obligations potentielles en matière de taxes d’accise, de taxes sur l’emploi et d’autres taxes spécialisées susceptibles d’affecter votre entreprise.

• Consultez des fiscalistes : envisagez de travailler avec un fiscaliste qui connaît bien votre secteur d’activité et les spécificités de votre entreprise. Des consultations régulières peuvent vous aider à régler des situations fiscales complexes, à améliorer votre situation fiscale et à obtenir des conseils sur les incitatifs et les crédits d’impôt potentiels. Cette relation devrait être active tout au long de l’année, et pas seulement à la saison des impôts, afin d’ajuster les stratégies en fonction de l’évolution des lois et de la conjoncture commerciale.