La aplicabilidad del impuesto sobre las ventas en EE. UU. depende de dónde esté establecido tu cliente, si tienes nexo en ese estado en particular y si lo que vendes es gravable allí. Si evalúas de forma incorrecta cualquiera de estos factores, podrías cobrar de más, cobrar de menos o realizar la presentación en la jurisdicción equivocada por completo. El impuesto sobre las ventas es una importante fuente de ingresos para los 45 estados que tienen un impuesto sobre las ventas estatal; representa, de media, alrededor de un tercio de los cobros totales de impuestos de los estados. Las reglas del impuesto sobre las ventas suelen cambiar y se aplican de manera diferente según lo que vendas, cómo lo vendas y dónde tenga presencia tu empresa.

A continuación, explicaremos lo que significa la aplicabilidad del impuesto sobre las ventas en la práctica, cómo funciona la mecánica a nivel de transacción y dónde están los riesgos de cumplimiento de la normativa.

Destacados

• El impuesto sobre las ventas suele aplicarse cuando se cumplen dos condiciones: el cliente está situado en un estado donde tienes nexo y lo que vendes es gravable allí.

• El nexo suele presentarse de dos formas: físico y económico. Puedes tenerlo sin darte cuenta, especialmente si utilizas la gestión logística de terceros o tienes un contratista a distancia.

• Si configuras mal los tipos impositivos, te olvidas de realizar el registro en un estado o haces suposiciones obsoletas sobre la fiscalidad, puedes estar sujeto a auditorías y multas.

¿Cuándo es aplicable el impuesto sobre las ventas?

El impuesto sobre las ventas se aplica en un estado determinado cuando un cliente se encuentra allí, tu empresa tiene nexo allí y el producto o servicio que vendes es gravable en ese estado. Cinco estados no tienen ningún impuesto sobre las ventas estatal: Alaska, Delaware, Montana, Nuevo Hampshire y Oregón (aunque Alaska y Montana tienen algunos impuestos sobre las ventas locales).

A continuación, se incluye más información sobre los factores que determinan la aplicabilidad del impuesto sobre las ventas.

Ubicación del cliente

El impuesto sobre las ventas se basa en el destino en la mayoría de los estados que tienen un impuesto sobre las ventas a nivel estatal: eso significa que se cobra en función del lugar donde está el comprador y no de donde te encuentras tú, el vendedor. Sin embargo, algunos estados (Arizona, California, Illinois, Misisipi, Misuri, Ohio, Pensilvania, Tennessee, Texas, Utah y Virginia) utilizan una fuente basada en el origen, lo que significa cobrar a tu comprador en función de dónde te encuentres. California es excepcional: es un estado basado en el origen, donde los impuestos estatales, de los condados y las ciudades se basan en la ubicación de tu empresa, pero los impuestos de los distritos se basan en la dirección de tu cliente.

Nexo

El nexo es la relación entre tu empresa y un estado que crea la obligación de cobrar el impuesto sobre las ventas. Generalmente se presenta de dos formas:

• Nexo físico: Esto se aplica si tienes presencia física en un estado, lo que significa que tienes una oficina, un almacén o un empleado en el estado o un inventario almacenada en un centro de gestión logística del estado. Incluso un solo representante de ventas independiente que trabaje a distancia desde un estado puede crear un nexo físico.

• Nexo económico: Una vez que superes un umbral de ventas en un estado, puedes ser responsable del impuesto sobre las ventas, incluso sin tener presencia física allí. Desde la decisión del Tribunal Supremo en el caso South Dakota contra Wayfair de 2018, todos los estados que tienen un impuesto sobre las ventas han promulgado leyes sobre el nexo económico. Aunque varía en función del estado, la mayoría utilizan un umbral de 100.000 $ en ventas o de 200 transacciones al año.

Los estados pueden requerir que un marketplace externo recaude y remita impuestos sobre las ventas realizadas a través de esa plataforma. Si vendes a través de un marketplace y de tu propio sitio web, es probable que solo seas responsable de cobrar impuestos sobre tus ventas directas, aunque esas ventas del marketplace se sigan contabilizando para tus umbrales de nexo económico.

Fiscalidad del producto

La fiscalidad es independiente del nexo. El hecho de tener nexo en un estado no significa que todo lo que vendas allí sea gravable. Muchos estados tienen exenciones sobre el impuesto sobre las ventas para los productos de alimentación o la ropa. Algunos estados tienen exenciones sobre el software como servicio (SaaS).

¿Cómo funciona la aplicabilidad del impuesto sobre las ventas?

Una vez que hayas establecido que una transacción es gravable y que tienes nexo en ese estado, deberás calcular el tipo impositivo correcto para la ubicación del cliente, cobrar el impuesto al cliente en el momento de la venta, presentar una declaración del impuesto sobre las ventas al estado y remitir los fondos a la autoridad fiscal pertinente en un calendario establecido por el estado.

Cuando vendes por internet, puedes establecer reglas en tu tienda para asegurarte de que estás cobrando el impuesto correcto a cada cliente. Los impuestos locales pueden variar mucho por código postal dentro de un estado. Y algunas categorías de productos tienen un tipo impositivo reducido o exenciones sobre el impuesto sobre las ventas, por lo que el mismo tipo impositivo no se aplica necesariamente a todo en un solo pedido.

Stripe Tax puede encargarse de este cálculo automáticamente. Cuando se activa, Stripe Tax determina el importe de impuestos correcto de cada transacción en función de la ubicación del cliente y los códigos de impuestos asignados a tus productos. También hace un seguimiento del volumen de tus ventas por estado, por lo que puedes controlar los umbrales de nexo antes de superarlos.

¿Qué significa la aplicabilidad del impuesto sobre las ventas para el funcionamiento de tu empresa?

Una vez que tienes nexo en un estado y vendes algo gravable allí, tu empresa debe prestar mucha atención a las novedades sobre la normativa tributaria.

Asegúrate de mantenerte al día en estas cuatro áreas.

Registro

Necesitas un permiso de impuesto sobre las ventas de la autoridad fiscal de un estado antes de poder cobrar legalmente el impuesto sobre las ventas allí. El registro debe realizarse antes de tu primera venta gravable en un nuevo estado, lo que significa que debes hacer un seguimiento proactivo de tu exposición al nexo.

Clasificación de productos

Cada producto y servicio que vendes necesita una clasificación de impuestos para determinar su fiscalidad en cada estado donde tienes nexo. El software es un buen ejemplo de lo complejo que es esto: una solicitud de acceso de escritorio descargable, una suscripción a SaaS y una aplicación móvil pueden estar sujetas a impuestos de forma diferente en el mismo estado.

Certificados de exención

Los certificados de exención son importantes si vendes a empresas que revenderán tu producto o a organizaciones exentas, como una entidad sin ánimo de lucro o entidades gubernamentales. En estos casos, no debes cobrar el impuesto, pero necesitas documentación para demostrarlo. Los estados pueden solicitar estos certificados durante una auditoría y, si no puedes presentarlos, eres responsable del impuesto no cobrado.

Presentación y remisión del impuesto sobre las ventas

Cada estado tiene su propio calendario, formularios y reglas para calcular los impuestos locales. Si incumples un plazo, es posible que debas pagar multas e intereses. Las empresas con nexo en muchos estados suelen usar herramientas de presentación automatizadas para gestionar esto. Stripe Tax se integra con servicios que gestionan la presentación directamente, lo que elimina una gran cantidad de trabajo manual.

¿Qué riesgos conlleva la aplicabilidad del impuesto sobre las ventas?

Los errores del impuesto sobre las ventas pueden no ser evidentes de inmediato, y las auditorías estatales del cumplimiento de la normativa fiscal pueden abarcar varios años atrás. Cuando una auditoría descubre un impuesto no declarado, debes el propio impuesto, además de los intereses y las multas. Muchos estados ofrecen programas de divulgación voluntaria que permiten a las empresas presentarse proactivamente (por lo general con la reducción o la exención de multas atrasadas), pero solo si participas antes de que comience una auditoría.

Estos son algunos de los riesgos habituales en lo que respecta a la aplicabilidad del impuesto sobre las ventas:

• Nexo que no te diste cuenta de que tenías: El hecho de tener el inventario almacenada en un almacén externo o de tener un contratista trabajando en un estado puede crear un nexo físico sin que hayas tomado una decisión deliberada por tu parte.

• Suposiciones sobre la fiscalidad que no están actualizadas: Los estados pueden cambiar sus reglas del impuesto sobre las ventas habitualmente. Un producto que estaba exento el año pasado podría no estarlo este año.

• Cobro excesivo: Cobrar impuestos que no debías cobrar también es un problema de cumplimiento de la normativa. Es menos frecuente que el cobro insuficiente, pero genera su propio trabajo de corrección.

• Complejidad del marketplace: Incluso si un marketplace se encarga de cobrar impuestos en tu nombre, esas ventas suelen contabilizarse para tus umbrales de nexo económico. Debes llevar un registro de ellas en tus propios registros.

¿Está preparada tu empresa para gestionar la aplicabilidad del impuesto sobre las ventas?

El hecho de que estés preparado para gestionar la aplicabilidad del impuesto sobre las ventas depende de dónde tengas nexo, cuántos productos vendas y con qué rapidez te estés expandiendo a nuevos estados.

Considera estas preguntas para determinar si tu empresa está preparada para gestionar el impuesto sobre las ventas:

• ¿Dónde tienes nexo actualmente? Si no estás seguro, empieza con un análisis de nexo. La presencia física suele ser obvia; el nexo económico requiere extraer los datos de tus ventas por estado y verificarlos con el umbral de cada estado.

• ¿Están clasificados correctamente tus productos? Si vendes servicios o bienes digitales, vale la pena que un experto tributario confirme la fiscalidad en los estados donde vendes.

• ¿Tienes un proceso de registro y presentación? Si ya has superado un umbral en un estado y no has completado el registro, un acuerdo de divulgación voluntaria podría ser el camino a seguir.

• ¿Cuál es tu trayectoria de crecimiento? Una empresa a punto de alcanzar los umbrales de nexo económico en nuevos estados necesita desarrollar una infraestructura de cumplimiento de la normativa ahora y no hacerlo a toda prisa una vez que los haya alcanzado.

Las empresas que gestionan bien el impuesto sobre las ventas tienden a tratarlo como un proceso continuo y no como un problema que se resuelve una vez y del que hay que olvidarse.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas dedicar tus recursos al crecimiento de tu empresa. Stripe Tax te ayuda a supervisar tus obligaciones y te avisa cuando superas el umbral de registro para el impuesto sobre las ventas establecido en tus transacciones Stripe. Además, calcula y cobra automáticamente el impuesto sobre el valor añadido (IVA), el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre bienes y servicios (GST), tanto para bienes y servicios físicos como digitales, y en más de 100 países (con soporte para todos los estados de EE. UU.).

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Stripe Tax puede ayudarte a:

• Entender dónde registrarte y recaudar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos en función de tus transacciones de Stripe. Tras registrarte, activa el cobro de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Puedes empezar a recaudar impuestos añadiendo una línea de código a tu integración existente de Stripe o añadir el cobro de impuestos con tan solo pulsar un botón en el Dashboard de Stripe.

• Darte de alta para pagar tus impuestos: deja que Stripe gestione tus registros de impuestos internacionales y benefíciate de un proceso simplificado que rellena automáticamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local.

• Recaudar impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y recauda el importe exacto de los impuestos adeudados, sin importar qué vendas ni la ubicación de la venta. Es compatible con cientos de productos y servicios y está al día sobre las normas fiscales y los cambios de tipos.

• Simplifica la presentación de modelos fiscales: Stripe Tax se integra fácilmente con nuestros socios de presentación de modelos fiscales, para que puedas cumplir con tus obligaciones a tiempo y de forma precisa. Deja que nuestros socios gestionen los documentos y dedica tus recursos al crecimiento de tu negocio.

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