Die Steuerpflicht für die Sales Tax in den USA hängt davon ab, wo Ihre Kundinnen und Kunden ansässig sind, ob Sie in dem jeweiligen Bundesstaat einen Nexus haben und ob das, was Sie verkaufen, dort steuerpflichtig ist. Wenn Sie einen dieser Faktoren falsch einschätzen, können Sie zu viel oder zu wenig einziehen oder in einem völlig falschen Zuständigkeitsbereich eine Einreichung vornehmen. Die Sales Tax ist eine wichtige Einnahmequelle für die 45 Bundesstaaten, die eine landesweite Sales Tax haben. Sie macht im Durchschnitt etwa ein Drittel der gesamten Steuereinnahmen der Bundesstaaten aus. Die Regeln für die Sales Tax ändern sich häufig und werden unterschiedlich angewendet, je nachdem, was Sie verkaufen, wie Sie es verkaufen und wo Ihr Unternehmen eine Präsenz hat.

Im Folgenden besprechen wir, was die Steuerpflicht für die Sales Tax in der Praxis bedeutet, wie die Mechanismen auf Transaktionsebene funktionieren und wo die Compliance-Risiken liegen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Sales Tax fällt im Allgemeinen an, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind: Die Kundin oder der Kunde befindet sich in einem Bundesstaat, in dem Sie einen Nexus haben, und das, was Sie verkaufen, ist dort steuerpflichtig.

• Ein Nexus gibt es typischerweise in zwei Formen: physisch und wirtschaftlich. Sie können ihn haben, ohne es zu merken, insbesondere wenn Sie für die Ausführung auf Drittanbieter zurückgreifen oder Remote-Auftragnehmer/innen beschäftigen.

• Wenn Sie Steuersätze falsch konfigurieren, vergessen, sich in einem Bundesstaat zu registrieren, oder veraltete Annahmen über die Steuerpflicht treffen, können Sie Betriebsprüfungen und Strafen ausgesetzt sein.

Wann ist die Sales Tax anwendbar?

Die Sales Tax fällt in einem bestimmten Bundesstaat an, wenn sich dort ein/e Endkunde/Endkundin befindet, Ihr Unternehmen dort einen Nexus hat und das Produkt oder die Dienstleistung, die Sie verkaufen, in diesem Bundesstaat steuerpflichtig ist. Fünf Bundesstaaten erheben keine staatliche Sales Tax: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon – allerdings erheben Alaska und Montana einige lokale Sales Taxes.

Hier finden Sie weitere Informationen zu den Faktoren, die die Steuerpflicht der Sales Tax bestimmen.

Standort der Kundin/des Kunden

Die Sales Tax ist in den meisten Bundesstaaten mit landesweiter Sales Tax zielbasiert: Das bedeutet, dass Sie auf Grundlage des Standorts Ihres Käufers oder Ihrer Käuferin abrechnen, nicht auf Grundlage Ihres Standorts als Verkäufer/in. Einige Bundesstaaten – Arizona, Kalifornien, Illinois, Mississippi, Missouri, Ohio, Pennsylvania, Tennessee, Texas, Utah und Virginia – verwenden jedoch das Prinzip der ursprungsbasierten Herkunft, was bedeutet, dass Sie Ihren Käufer/Ihre Käuferin basierend auf Ihrem Standort belasten. Kalifornien ist einzigartig: Es ist ein ursprungsbasierter Staat, in dem Steuern auf Bundesstaats-, County- und Stadtebene auf dem Standort Ihres Unternehmens basieren, Bezirkssteuern jedoch auf der Adresse Ihrer Kundin/Ihres Kunden.

Nexus

Nexus ist die Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und einem Bundesstaat, die eine Verpflichtung zum Einzug der Sales Tax begründet. Er tritt in der Regel in zwei Formen auf:

• Physischer Nexus: Dies gilt, wenn Sie eine physische Präsenz in einem Bundesstaat haben, also ein Büro, ein Lager oder eine Mitarbeiterin bzw. einen Mitarbeiter in dem Bundesstaat, oder wenn Inventar in einem Logistikzentrum in dem Bundesstaat gelagert wird. Selbst ein/e einzige/r unabhängige/r Vertriebsmitarbeiter/in, der oder die remote von einem Bundesstaat aus arbeitet, kann einen physischen Nexus schaffen.

• Wirtschaftlicher Nexus: Sobald Sie in einem Bundesstaat eine Umsatzgrenze überschreiten, können Sie auch ohne physische Präsenz dort für die Sales Tax verantwortlich sein. Seit der Entscheidung des Supreme Court aus dem Jahr 2018 in der Sache South Dakota v. Wayfair hat jeder Bundesstaat mit einer Sales Tax Gesetze zum wirtschaftlichen Nexus erlassen. Obwohl es von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich ist, verwenden die meisten einen Schwellenwert von 100.000 USD Umsatz oder 200 Transaktionen pro Jahr.

Bundesstaaten können verlangen, dass Drittanbieter-Marktplätze Steuern auf Umsätze einziehen und abführen, die über diese Plattform getätigt werden. Wenn Sie über einen Marktplatz und Ihre eigene Website verkaufen, sind Sie wahrscheinlich nur für den Einzug der Steuer auf Ihre Direktumsätze verantwortlich, obwohl diese Marktplatz-Verkäufe weiterhin auf Ihre Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus angerechnet werden.

Steuerpflicht von Produkten

Die Steuerpflicht ist unabhängig vom Nexus. Einen Nexus in einem Bundesstaat zu haben bedeutet nicht, dass alles, was Sie dort verkaufen, steuerpflichtig ist. In vielen Bundesstaaten gibt es Ausnahmen von der Sales Tax für Lebensmittel oder Kleidung. In einigen Bundesstaaten gibt es Ausnahmen für Software-as-a-Service (SaaS).

Wie funktioniert die Steuerpflicht der Sales Tax?

Sobald Sie festgestellt haben, dass eine Transaktion steuerpflichtig ist und Sie in diesem Bundesstaat einen Nexus haben, müssen Sie den korrekten Satz für den Standort der Kundin oder des Kunden berechnen, die Steuer zum Zeitpunkt des Verkaufs bei der Kundin oder dem Kunden einziehen, eine Sales Tax-Erklärung bei dem Bundesstaat einreichen und diese nach einem vom Bundesstaat festgelegten Zeitplan an die zuständige Steuerbehörde abführen.

Wenn Sie online verkaufen, können Sie Regeln in Ihrem Shop festlegen, um sicherzustellen, dass Sie bei allen Kundinnen und Kunden die richtige Steuer abrechnen. Lokale Steuern können je nach Postleitzahl innerhalb eines Bundesstaates stark variieren. Und für einige Produktkategorien gelten ermäßigte Sales Tax-Sätze oder Ausnahmen, sodass nicht für alles in einer einzigen Bestellung zwangsläufig derselbe Steuersatz gilt.

Stripe Tax kann diese Berechnung automatisch durchführen. Wenn es aktiviert ist, ermittelt Stripe Tax den korrekten Steuerbetrag für jede Transaktion basierend auf dem Standort der Kundin oder des Kunden und den Steuerkennzeichen, die Ihren Produkten zugewiesen sind. Es erfasst auch Ihr Umsatzvolumen nach Bundesstaat, sodass Sie Nexus-Schwellenwerte überwachen können, bevor Sie diese überschreiten.

Was bedeutet die Steuerpflicht der Sales Tax für die Abläufe in Ihrem Unternehmen?

Sobald Sie in einem Bundesstaat einen Nexus haben und dort etwas Steuerpflichtiges verkaufen, muss Ihr Unternehmen die Entwicklungen der Steuervorschriften genau verfolgen.

Bleiben Sie in diesen vier Bereichen unbedingt auf dem Laufenden.

Registrierung

Sie benötigen eine Sales Tax-Erlaubnis von der Steuerbehörde eines Bundesstaates, bevor Sie dort legal Sales Tax einziehen können. Die Registrierung muss vor Ihrem ersten steuerpflichtigen Verkauf in einem neuen Bundesstaat erfolgen, was bedeutet, dass Sie Ihre Nexus-Relevanz proaktiv verfolgen müssen.

Produktklassifizierung

Für jedes Produkt und jede Dienstleistung, die Sie verkaufen, ist eine steuerliche Klassifizierung erforderlich, um die Steuerpflicht in jedem Bundesstaat zu bestimmen, in dem Sie einen Nexus haben. Software ist ein gutes Beispiel dafür, wie komplex das ist: Ein Desktop-Anmeldeformular zum Herunterladen, ein SaaS-Abonnement und eine mobile App können im selben Bundesstaat unterschiedlich besteuert werden.

Freistellungsbescheinigungen

Freistellungsbescheinigungen spielen eine Rolle, wenn Sie an Unternehmen verkaufen, die Ihr Produkt weiterverkaufen, oder an von der Steuer befreite Organisationen wie gemeinnützige Organisationen oder Regierungsbehörden. In diesen Fällen sollten Sie keine Steuern einziehen, Sie benötigen jedoch eine Dokumentation, um dies nachzuweisen. Bundesstaaten können diese Bescheinigungen bei einer Betriebsprüfung verlangen, und wenn Sie sie nicht vorlegen können, haften Sie für die nicht eingezogene Steuer.

Einreichung und Abführung der Sales Tax

Jeder Bundesstaat hat seinen eigenen Zeitplan, seine eigenen Formulare und seine eigenen Regeln zur Berechnung lokaler Steuern. Wenn Sie eine Frist verpassen, können Strafen und Zinsen anfallen. Unternehmen mit Nexus in vielen Bundesstaaten nutzen oft automatisierte Einreichungstools, um dies zu verwalten. Stripe Tax lässt sich in Dienste integrieren, die die Einreichung direkt abwickeln, wodurch ein Großteil der manuellen Arbeit entfällt.

Welche Risiken sind mit der Steuerpflicht für die Sales Tax verbunden?

Fehler bei der Sales Tax sind möglicherweise nicht sofort ersichtlich, und staatliche Betriebsprüfungen zur Sales Tax-Compliance können mehrere Jahre zurückgehen. Wenn bei einer Prüfung zu niedrig gemeldete Steuern festgestellt werden, schulden Sie die Steuer selbst sowie Zinsen und Strafen. Viele Bundesstaaten bieten freiwillige Offenlegungsprogramme an, die es Unternehmen ermöglichen, proaktiv vorstellig zu werden (in der Regel mit reduzierten oder erlassenen Strafen), jedoch nur, wenn Sie tätig werden, bevor eine Prüfung beginnt.

Dies sind einige häufige Risiken im Zusammenhang mit der Steuerpflicht der Sales Tax:

• Nexus, von dem Sie nichts wussten: Die Lagerung von Inventar in einem Drittanbieter-Lager oder die Beschäftigung eines Auftragnehmers oder einer Auftragnehmerin in einem Bundesstaat kann einen physischen Nexus schaffen, ohne dass Sie eine bewusste Entscheidung getroffen haben.

• Annahmen zur Steuerpflicht, die nicht mehr aktuell sind: Bundesstaaten können ihre Vorschriften zur Sales Tax regelmäßig ändern. Ein Produkt, das im vergangenen Jahr von der Steuer befreit war, ist es in diesem Jahr möglicherweise nicht mehr.

• Zuviel eingezogene Steuer: Das Einziehen von Steuern, die Sie nicht einziehen sollten, ist ebenfalls ein Compliance-Problem. Es kommt seltener vor als das zu geringe Einziehen, schafft jedoch eigenen Sanierungsaufwand.

• Komplexität des Marktplatzes: Auch wenn ein Marktplatz den Einzug von Steuern in Ihrem Namen übernimmt, werden diese Umsätze in der Regel auf Ihre Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus angerechnet. Sie müssen sie in Ihren eigenen Unterlagen erfassen.

Ist Ihr Unternehmen bereit, die Steuerpflicht der Sales Tax zu verwalten?

Ob Sie darauf vorbereitet sind, die Steuerpflicht der Sales Tax zu verwalten, hängt davon ab, wo Sie einen Nexus haben, wie viele Produkte Sie verkaufen und wie schnell Sie in neue Bundesstaaten expandieren.

Beantworten Sie diese Fragen, um festzustellen, ob Ihr Unternehmen bereit ist, die Sales Tax zu verwalten:

• Wo haben Sie derzeit einen Nexus? Wenn Sie sich nicht sicher sind, beginnen Sie mit einer Nexus-Analyse. Eine physische Präsenz ist in der Regel offensichtlich; ein wirtschaftlicher Nexus erfordert, dass Sie Ihre Umsatzdaten nach Bundesstaat abrufen und mit dem jeweiligen Schwellenwert des Bundesstaates abgleichen.

• Sind Ihre Produkte richtig klassifiziert? Wenn Sie Dienstleistungen oder digitale Güter verkaufen, lohnt es sich, die Steuerpflicht von einer/einem Steuerberater/in in den Bundesstaaten bestätigen zu lassen, in die Sie verkaufen.

• Haben Sie einen Registrierungs- und Einreichungsprozess? Wenn Sie in einem Bundesstaat bereits einen Schwellenwert überschritten und sich nicht registriert haben, könnte eine freiwillige Offenlegungsvereinbarung (Voluntary Disclosure Agreement) der richtige Weg in die Zukunft sein.

• Wie sieht Ihre Wachstumskurve aus? Ein Unternehmen, das kurz davor steht, Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus in neuen Bundesstaaten zu erreichen, muss jetzt eine Compliance-Infrastruktur aufbauen und darf nicht im Nachhinein nach Lösungen suchen.

Die Unternehmen, die die Sales Tax gut handhaben, behandeln sie in der Regel als einen fortlaufenden Prozess und nicht als ein Problem, das es einmal zu lösen gilt und das dann abgehakt wird.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Sales-Tax-Registrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Sales Tax, Umsatzsteuer sowie Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln:: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie die Steuereinziehung in neuen Bundesstaaten und Ländern in wenigen Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Formulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Steuererklärungen vereinfachen: Stripe Tax kann nahtlos bei Partnern für die Einreichung integriert werden, sodass Ihre globalen Einreichungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Erfahren Sie mehr über Stripe Tax oder starten Sie noch heute.