De toepasselijkheid van de omzetbelasting in de VS hangt af van waar de klant woonachtig is, of je een nexus hebt in die betreffende staat en of wat je verkoopt daar belastbaar is. Als je een van deze factoren verkeerd inschat, kun je te veel of te weinig berekenen, of aangifte doen in een compleet verkeerde regio. De omzetbelasting is een belangrijke bron van inkomsten voor de 45 staten met een landelijke omzetbelasting. Gemiddeld is het goed voor circa een derde van alle door de staten geïncasseerde belastingen. De regels voor de omzetbelasting veranderen vaak en de toepassing ervan hangt af van wat je verkoopt, hoe je dit doet en waar je onderneming een voetafdruk heeft.

Hieronder bespreken we de praktische toepassing van de omzetbelasting, hoe het in theorie op transactieniveau werkt en waar de compliancerisico's liggen.

Hoogtepunten

• De omzetbelasting is in het algemeen van toepassing indien aan twee voorwaarden is voldaan: de klant is gevestigd in een staat waar je een nexus hebt en het product dat je verkoopt is daar belastbaar.

• De nexus is er over het algemeen in twee vormen: fysiek en economisch. Je kunt er een hebben zonder dat je je er bewust van bent, met name als je gebruikmaakt van externe afhandeling of externe onderaannemers hebt.

• Als je verkeerde belastingtarieven configureert, vergeet je in een staat te registreren of verouderde aannames over belastbaarheid hanteert, kun je worden onderworpen aan audits en boetes krijgen.

Wanneer is de omzetbelasting van toepassing?

De omzetbelasting is van toepassing in een bepaalde staat als een klant daar gevestigd is, je onderneming daar een nexus heeft en het product of de dienst die je verkoopt in die staat belastbaar is. Er zijn vijf staten zonder landelijke omzetbelasting: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire en Oregon. Alaska en Montana hebben echter nog wel enkele lokale omzetbelastingen.

Onderstaand tref je meer informatie aan over factoren voor de toepasselijkheid van de omzetbelasting.

Locatie van klant

De omzetbelasting is gebaseerd op een bestemming in de meeste staten met een landelijke omzetbelasting. Dat betekent dat de belasting gebaseerd is op de locatie van de koper en niet op die van jou als verkoper. Sommige staten zoals Arizona, Californië, Illinois, Mississippi, Missouri, Ohio, Pennsylvania, Tennessee, Texas, Utah en Virginia maken echter gebruik van een brongebonden regeling. Dit betekent dat je de koper belast op basis van jouw locatie. Californië is een uitzondering: dit is een staat die de staat- county- en stadsbelastingen baseert op de locatie van de onderneming, en districtsbelastingen zijn gebaseerd op het adres van de klant.

Nexus

De nexus is de relatie tussen de onderneming en een staat. Hierdoor ontstaat de plicht voor de omzetbelasting. Het is er in twee varianten:

• Fysieke nexus: Dit is van toepassing indien je fysiek in een staat bent, zoals een kantoor, een magazijn, of een werknemer of inventaris in een afhandelingscentrum in de staat. Zelfs één afzonderlijke salesvertegenwoordiger die op afstand in een staat werkt kan een fysieke nexus creëren.

• Economische nexus: Als je een bepaalde omzet in een staat behaalt, kun je verantwoordelijk worden gesteld voor de omzetbelasting, zelfs zonder fysieke aanwezigheid in de staat. In navolging van het vonnis van de Hoge Raad in 2018 voor de zaak South Dakota tegen Wayfair, is elke staat met omzetbelasting bevoegd de belasting in eigen hand te nemen op basis van economische nexus. Dit verschilt weliswaar per staat, maar voor de meeste geldt een drempelwaarde van $ 100.000 in verkoop of 200 transacties per jaar.

Staten kunnen van externe marktplaatsen verlangen dat de belasting op verkopen op dat platform berekend en afgedragen wordt. Als de verkoop verloopt via een marktplaats en een eigen website, ben je doorgaans zelf verantwoordelijk voor de belastingberekening op de directe verkopen. Deze verkopen op de marktplaats tellen echter mee voor de drempels voor de economische nexus.

Belastbaarheid van producten

Belastbaarheid staat los van de nexus. Dat je over een nexus beschikt in een staat, betekent niet dat de verkopen hier belastbaar zijn. Verschillende staten hanteren belastingvrijstellingen voor boodschappen of voor kleding. Een aantal staten heeft vrijstellingen voor software-as-a-service (SaaS).

Hoe werkt de toepasselijkheid van de omzetbelasting?

Als is vastgesteld dat een transactie belastbaar is en je in die staat een nexus hebt, moet je het juiste tarief voor de locatie van de klant berekenen. Je moet ook de belasting tijdens de verkoop berekenen aan de klant en hiervan aangifte doen en de belasting afdragen aan de relevante belastingdienst op de termijnen van de betreffende staat.

Bij de online verkoop kun je binnen je winkel regels opstellen zodat je zeker weet dat je de juiste belasting berekent aan elke klant. Binnen een staat kunnen lokale belastingen aanzienlijk verschillen per postcode. Er gelden verlaagde btw-tarieven of een vrijstelling voor bepaalde categorieën van producten, zodat hetzelfde belastingtarief niet per se hoeft te worden toegepast op alle artikelen van een enkele bestelling.

Stripe Tax kan deze berekening automatisch uitvoeren. Als dit is geactiveerd, bepaalt Stripe Tax het correcte belastingbedrag voor elke transactie op basis van de locatie van de klant en de belastingcodes die zijn toegewezen aan je producten. Het systeem traceert tevens je omzetvolume per staat, zodat je nexusdrempels in de gaten kunt houden voordat je ze overschrijdt.

Wat de toepasselijkheid van de omzetbelasting betekent voor de werking van je onderneming

Zodra je een nexus hebt in een staat en daar iets belastbaars verkoopt, moet je onderneming de ontwikkelingen in de belastingregels nauwlettend in de gaten houden.

Zorg ervoor dat je op deze vier gebieden actueel blijft.

Registratie

Je hebt een vergunning voor de omzetbelasting nodig van een belastingdienst van een staat voordat je daar legaal de omzetbelasting mag berekenen. Je registratie moet zijn voltooid voordat je je eerste belastbare verkoop in een nieuwe staat doet, wat betekent dat je je nexus-risico's proactief in de gaten moet houden.

Productclassificatie

Elk product en elke dienst die je verkoopt, heeft een belastingclassificatie nodig om de belastbaarheid te bepalen in elke staat waar je een nexus hebt. Software is een goed voorbeeld van de complexiteit hiervan: een downloadbare bureaublad-app, een SaaS-abonnement en een mobiele app kunnen in dezelfde staat allemaal anders worden belast.

Vrijstellingscertificaten

Vrijstellingscertificaten zijn van belang als je verkoopt aan ondernemingen die je product doorverkopen of aan vrijgestelde organisaties zoals non-profitorganisaties of overheidsinstanties. In deze gevallen hoef je geen belasting te berekenen, maar moet je wel over documentatie beschikken om dat aan te tonen. Staten kunnen bij een audit om deze certificaten vragen en als je deze niet kunt overleggen, ben je aansprakelijk voor de niet-berekende belasting.

Aangifte en afdragen van omzetbelasting

Elke staat heeft eigen schema's, formulieren en regels voor de berekening van lokale belastingen. Als je een deadline mist, moet je mogelijk boetes en rente betalen. Ondernemingen met een nexus in veel staten maken vaak gebruik van geautomatiseerde hulpmiddelen voor het indienen van aangiften om dit te beheren. Stripe Tax is geïntegreerd met diensten die aangiftes direct verwerken, wat een grote hoeveelheid handmatig werk wegneemt.

Welke risico's zijn verbonden aan de toepasselijkheid van de omzetbelasting?

Fouten met de omzetbelasting zijn wellicht niet direct zichtbaar en audits van de staat naar de fiscale compliance van de omzetbelasting kunnen meerdere jaren beslaan. Bij de constatering van onderopgegeven belasting in een audit, ben je de belasting zelf verschuldigd, met rente en boetes. Veel staten bieden vrijwillige openbaarmakingsprogramma's die ondernemingen de mogelijkheid bieden proactief belasting te melden (doorgaans met lagere of geen boetes), maar dat is uitsluitend mogelijk als je ze hierbij betrekt vóór de start van een audit.

Dit zijn een aantal algemene risico's in verband met de toepasselijkheid van de omzetbelasting:

• Een nexus waar je niet van wist: Als je de voorraad op de locatie van een extern magazijn bewaart of als je over een onderaannemer beschikt die in een bepaalde staat werkt, kan dit fysieke nexus creëren zonder dat je daarvoor bewust hebt gekozen.

• Verouderde aannames over belastbaarheid: Staten kunnen de regels voor de omzetbelasting regelmatig wijzigen. Een product met vorig jaar een vrijstelling, hoeft dit jaar geen vrijstelling te hebben.

• Het berekenen van te veel belasting: Als je belasting berekent terwijl dit niet mocht, dan is dat ook een compliance-probleem. Dit is minder vaak de praktijk dan het berekenen van te weinig belasting, maar het levert het benodigde herstelwerk op.

• Complexiteit van een marktplaats: Zelfs als een marktplaats namens jou de belastingen berekent, tellen deze verkopen in het algemeen mee voor de drempels voor de economische nexus. Je moet ze opnemen in je eigen documenten.

Is je onderneming klaar voor het beheer van de omzetbelasting?

Of je bent voorbereid om de toepasselijkheid van de omzetbelasting te beheren, hangt af van waar je een nexus hebt, het aantal producten dat je verkoopt en hoe snel je naar nieuwe staten uitbreidt.

Beantwoord deze vragen om te bepalen of je onderneming gereed is voor het beheer van de omzetbelasting:

• Waar heb je op dit moment een nexus? Als je het niet zeker weet, start dan met een nexusanalyse. Fysieke aanwezigheid is meestal duidelijk. Economische nexus vereist de verzameling van de omzetgegevens per staat en een controle tegen de drempelwaarden van elke staat.

• Zijn je producten correct geclassificeerd? Als je diensten of digitale producten verkoopt, is het aan te bevelen dat een fiscalist de belastbaarheid verifieert in de staten waarin je verkoopt.

• Heb je een procedure voor registratie en aangifte? Als je al in een bepaalde staat een drempelwaarde overschrijdt en je je nog niet hebt geregistreerd, is een vrijwillige openbaarmakingsovereenkomst mogelijk de juiste oplossing.

• Wat is je groeipad? Een onderneming die de drempelwaarde voor economische nexus in nieuwe staten bijna bereikt, moet nu een compliance-infrastructuur opbouwen en niet achteraf.

Ondernemingen die goed met de omzetbelasting omgaan, beschouwen dit vaak als een continu traject en niet als een probleem dat eenmalig hoeft te worden opgelost.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het naleven van belastingregels makkelijker, zodat jij je kunt focussen op het laten groeien van je bedrijf. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen in de gaten te houden en waarschuwt je als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor btw-registratie overschrijdt. Daarnaast berekent en int het automatisch omzetbelasting, belasting over de toegevoegde waarde (btw) en goederen- en dienstenbelasting (GST) op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle staten van de VS en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het dashboard te klikken of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen in het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudigen van de aangifte: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Lees meer over Stripe Tax of ga vandaag nog aan de slag.