La aplicación del impuesto sobre las ventas en EE. UU. depende de dónde esté ubicado tu cliente, de si tienes un nexo en ese estado en particular y de si lo que vendes está sujeto a impuestos allí. Si evalúas de forma incorrecta cualquiera de estos factores, es posible que cobres de más, cobres de menos o presentes declaraciones en la jurisdicción equivocada. El impuesto sobre las ventas es una fuente de ingresos importante para los 45 estados que tienen un impuesto sobre las ventas estatal; representa, en promedio, alrededor de un tercio del total de recaudación de impuestos de los estados. Con frecuencia las reglas para el impuesto sobre las ventas se modifican y se aplican de manera diferente en función de lo que vendas, de la forma en que lo vendas y del lugar donde tu empresa deje su huella.

A continuación, detallaremos qué significa en la práctica la aplicación del impuesto sobre las ventas, cómo funciona la mecánica en el nivel de las transacciones y cuáles son los riesgos en el cumplimiento de la normativa.

Aspectos destacados

• Por lo general, el impuesto sobre las ventas se aplica cuando se cumplen dos condiciones: el cliente se ubica en un estado donde tienes un nexo, y lo que vendes está sujeto a impuestos allí.

• El nexo suele adoptar dos formas: físico y económico. Puedes tenerlo sin darte cuenta, en especial si utilizas centros de gestión logística de terceros o tienes contratistas remotos.

• Si configuras de forma incorrecta las tasas impositivas, te olvidas de registrarte en un estado o tienes suposiciones desactualizadas sobre la sujeción a impuestos, puedes quedar sujeto a auditorías y multas.

¿Cuándo se aplica el impuesto sobre las ventas?

El impuesto sobre las ventas se aplica en un estado determinado cuando un cliente está ubicado allí, tu empresa tiene un nexo allí y el producto o servicio que vendes está sujeto a impuestos en ese estado. Cinco estados no tienen ningún impuesto sobre las ventas estatal: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregón —aunque Alaska y Montana tienen algunos impuestos sobre las ventas locales—.

Aquí tienes más información sobre los factores que determinan la aplicación del impuesto sobre las ventas.

Ubicación del cliente

En la mayoría de los estados con un impuesto sobre las ventas a nivel estatal, el impuesto sobre las ventas se basa en el destino: esto significa que cobras en función de dónde se encuentre tu comprador, no de dónde te encuentres tú, el vendedor. Sin embargo, algunos estados —Arizona, California, Illinois, Misisipi, Misuri, Ohio, Tennessee, Texas, Utah y Virginia— usan la determinación basada en el origen, lo que significa cobrarle a tu comprador en función de tu ubicación. California es un caso único: es un estado basado en el origen, en el que los impuestos estatales, de los condados y de las ciudades se basan en la ubicación de tu empresa, pero los impuestos de los distritos se basan en la dirección de tu cliente.

Nexo fiscal

El nexo es la relación entre tu empresa y un estado que genera la obligación de cobrar el impuesto sobre las ventas. Generalmente, se presenta de dos formas:

• Nexo físico: Se aplica si tienes presencia física en un estado, lo que significa una oficina, un almacén o un empleado en el estado, o inventario almacenado en un centro de gestión logística en el estado. Incluso un solo representante de ventas independiente que trabaje de forma remota desde un estado puede crear un nexo físico.

• Nexo económico: Una vez que superas un umbral de ventas en un estado, puedes ser responsable del impuesto sobre las ventas incluso sin ninguna presencia física allí. Desde la decisión de 2018 de la Corte Suprema en el caso South Dakota v. Wayfair, todos los estados con un impuesto sobre las ventas han promulgado leyes de nexo económico. Aunque varía según el estado, la mayoría usa un umbral de $100,000 en ventas o 200 transacciones por año.

Los estados pueden exigir a los Marketplaces de terceros que cobren y remitan el impuesto sobre las ventas realizadas a través de esa plataforma. Si vendes a través de un Marketplace y de tu propio sitio web, es probable que solo seas responsable de cobrar el impuesto sobre tus ventas directas, aunque esas ventas en el Marketplace sigan contando para tus umbrales de nexo económico.

Sujeción a impuestos de los productos

La sujeción a impuestos es independiente del nexo. Tener un nexo en un estado no significa que todo lo que vendas allí esté sujeto a impuestos. Muchos estados tienen exenciones del impuesto sobre las ventas para comestibles o ropa. Algunos estados tienen exenciones para software como servicio (SaaS).

¿Cómo funciona la aplicación del impuesto sobre las ventas?

Una vez establecido que una transacción está sujeta a impuestos y tienes un nexo en el estado correspondiente, tienes que calcular la tasa correcta según la ubicación del cliente, cobrar el impuesto al cliente en el momento de la venta, presentar un formulario de declaración del impuesto sobre las ventas ante el estado y remitirlo a la autoridad fiscal pertinente en un cronograma definido por el estado.

Si vendes por Internet, puedes establecer reglas en tu tienda para asegurarte de cobrar el impuesto correcto a cada cliente. Los impuestos locales pueden tener mucha variación según el código postal, aun dentro de un mismo estado. Algunas categorías de productos tienen tasas impositivas sobre las ventas más bajas o exenciones, por lo que la misma tasa impositiva no siempre se aplica a todo lo que incluye un pedido.

Stripe Tax puede encargarse del cálculo en forma automática. Si se habilita, Stripe Tax determina el importe de impuestos correcto para cada transacción según la ubicación del cliente y los códigos impositivos asignados a tus productos. Además, realiza un seguimiento de tu volumen de ventas por estado para que puedas supervisar los umbrales de nexo antes de superarlos.

¿Qué significa la aplicación del impuesto sobre las ventas para el funcionamiento de tu empresa?

Cuando tengas un nexo en un estado y vendas algo sujeto a impuestos allí, tu empresa deberá prestar especial atención a las novedades de las reglas fiscales.

Asegúrate de estar al tanto de estas cuatro áreas.

Registro

Necesitas un permiso para el impuesto sobre las ventas de la autoridad fiscal del estado antes de poder cobrar el impuesto sobre las ventas allí legalmente. El registro debe realizarse antes de tu primera venta sujeta a impuestos en un estado nuevo, lo que significa que debes hacer un seguimiento de tu exposición al nexo de manera proactiva.

Clasificación de productos

Todos los productos y servicios que vendes necesitan una clasificación fiscal para determinar si están sujetos a impuestos en cada estado en el que tengas un nexo. El software es un buen ejemplo de lo complejo que resulta: una aplicación de escritorio descargable, una suscripción a SaaS y una aplicación móvil se pueden gravar de manera diferente en el mismo estado.

Certificados de exención

Los certificados de exención son importantes si le vendes a empresas que revenderán tu producto o a organizaciones exentas, como las organizaciones sin fines de lucro y las entidades gubernamentales. En estos casos, no debes cobrar impuestos, pero necesitas documentos que lo demuestren. Los estados pueden solicitar estos certificados durante una auditoría y, si no puedes presentarlos, eres responsable del impuesto no cobrado.

Declaración fiscal y remisión de los impuestos sobre las ventas

Cada estado tiene sus propios cronogramas, formularios y reglas para calcular los impuestos locales. Si no cumples con una fecha límite, es posible que debas multas e intereses. Las empresas que tienen nexos en distintos estados suelen utilizar herramientas automáticas de declaraciones fiscales para gestionar esto. Stripe Tax se integra con servicios que gestionan la declaración fiscal directamente, lo que elimina gran parte del trabajo manual.

¿Qué riesgos se asocian a la aplicación del impuesto sobre las ventas?

Tal vez los errores relacionados con el impuesto sobre las ventas no resulten evidentes en forma inmediata, y es posible que las auditorías estatales del cumplimiento de la normativa sobre el impuesto sobre las ventas se apliquen en forma retroactiva a un lapso de varios años. Cuando una auditoría detecta un impuesto no declarado, pasas a adeudar no solo el impuesto en sí, sino también intereses y multas. Muchos estados ofrecen programas de declaración voluntaria que les permiten a las empresas avanzar de forma proactiva (por lo general, con reducción o eliminación de multas retroactivas), aunque solo si participan del proceso antes del inicio de una auditoría.

Estos son algunos de los riesgos habituales en lo referido a la aplicación del impuesto sobre las ventas:

• Nexos que no te dabas cuenta de que tenías: El hecho de guardar inventario en el almacén de un tercero o tener un contratista que trabaja en un estado puede crear un nexo físico que escapa a tus decisiones.

• Suposiciones sobre sujeción a impuestos que no están vigentes: Los estados pueden modificar periódicamente sus reglas relativas a los impuestos sobre las ventas. Un producto exento el año pasado puede no estarlo en la actualidad.

• Cobro en exceso: Cobrar un impuesto que se suponía que no debías cobrar también es un problema de cumplimiento de la normativa. Es menos habitual que cobrar de menos, pero genera trabajo de rectificación propio.

• Complejidad de los marketplaces: Incluso en el caso de que un Marketplace se encargue del cobro de impuestos por ti, esas ventas suelen contabilizarse para tus umbrales de nexo económico. Debes llevar un registro de ellas en tus propios libros.

¿Está tu empresa preparada para gestionar la aplicación del impuesto sobre las ventas?

La respuesta a si tienes preparación para gestionar la aplicación del impuesto sobre las ventas depende de dónde tengas el nexo, cuántos productos vendas y con qué velocidad te estás expandiendo hacia nuevos estados.

Considera las siguientes preguntas para determinar si tu empresa está preparada para gestionar el impuesto sobre las ventas:

• ¿Dónde tienes el nexo en la actualidad? Si no tienes seguridad, comienza por hacer un análisis del nexo. La presencia física por lo general es obvia; el nexo económico requiere la extracción de tus datos de ventas por estado y su verificación en función de los umbrales de cada estado.

• ¿Se han clasificado de forma correcta tus productos? Si vendes servicios o bienes digitales, vale la pena contar con un experto tributario para confirmar si hay sujeción a impuestos en los estados donde vendes.

• ¿Tienes un proceso de registro y de declaración fiscal? Si ya superaste un umbral en un estado y no te has registrado, un acuerdo de divulgación voluntaria puede ser la vía correcta.

• ¿Cuál es tu proyección de crecimiento? Una empresa que está a punto de llegar a los umbrales de nexo económico en nuevos estados debe crear ahora una infraestructura de cumplimiento de la normativa, en lugar de esforzarse por lograrlo después.

Las empresas que gestionan bien el impuesto sobre las ventas suelen abordarlo como un proceso continuo y no como un problema que se debe resolver de una vez y olvidarlo.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa. Te permite monitorear tus obligaciones y te alerta cuando superas el umbral de registro fiscal sobre las ventas, según tus transacciones en Stripe. Además, calcula y recauda de forma automática los impuestos sobre las ventas, el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto sobre bienes y servicios (GST), tanto de bienes físicos, digitales como servicios, en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países.

Puedes comenzar a cobrar impuestos en todo el mundo si agregas una sola línea de código a tu integración actual, haciendo clic en un botón desde el Dashboard de Stripe o usando nuestra potente interfaz de programación de solicitudes (API).

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos establecidos en tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de código a tu integración actual de Stripe. O bien, agrega el cobro de impuestos con tan solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.

• Registrarte para pagar impuestos: permite que Stripe administre tus registros fiscales globales y aprovecha un proceso simplificado que completa previamente los detalles de la solicitud. De esta manera, ahorras tiempo y simplificas el cumplimiento de la normativa local.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o de dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios; además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.

• Simplificar la declaración fiscal: Stripe Tax se integra a la perfección con los socios de declaración fiscal; por lo tanto, tus declaraciones fiscales globales son precisas y oportunas. Deja que nuestros socios administren tus declaraciones fiscales para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa.

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