In Deutschland waren im Jahr 2022 mehr als 615.000 eingetragene Vereine gemeldet – und es werden stetig mehr. Sie sind einerseits beliebt, weil sie Menschen zusammenbringen, die ein gemeinsames Interesse teilen. Andererseits bieten sie einige Vorteile wie Steuervergünstigungen oder staatliche Zuschüsse. Es gilt jedoch, auch einige Pflichten zu beachten, denn die Buchhaltung für Vereine unterliegt vielen gesetzlichen Vorgaben, die Sie kennen sollten.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Buchführungspflichten für Vereine gelten und was die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind. Zudem erläutern wir, wer in einem Verein für die Buchhaltung verantwortlich ist, ob Vereine ihre Bücher selbst führen dürfen und welche Folgen eine fehlerhafte Vereinsbuchhaltung haben kann. Darüber hinaus geben wir Ihnen Tipps, wie Sie Ihre Vereinsbuchhaltung vereinfachen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welche grundsätzlichen Buchführungspflichten gelten für Vereine?
  
• Was sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung?
  
• Wer ist für die Buchführung im Verein verantwortlich?
  
• Können Vereine ihre Bücher selbst führen?
  
• Welche Folgen hat eine fehlerhafte Vereinsbuchführung?
  
• Wie kann die Vereinsbuchhaltung erleichtert werden?
  

Welche grundsätzlichen Buchführungspflichten gelten für Vereine?

Ein eingetragener Verein ist im Sinne des Gesetzes „ohne Rücksicht auf die Rechtsform jede Vereinigung, zu der sich eine Mehrheit natürlicher oder juristischer Personen für längere Zeit zu einem gemeinsamen Zweck freiwillig zusammengeschlossen und einer organisierten Willensbildung unterworfen hat“ (siehe § 2 Abs. 1 VereinsG). Egal ob Sportverein, Schützenverein oder gemeinnützige Organisation – Vereine gelten als juristische Personen und sind den Pflichten der Vereinsbuchhaltung unterworfen. Diese richten sich nach den steuerlichen Vorgaben der Gesetzgebung sowie der jeweiligen Vereinssatzung. Hintergrund ist, dass die Mitgliederversammlung Einblicke in die finanzielle Lage des Vereins verlangen und das Finanzamt die Einnahmen und Ausgaben prüfen kann. Die Einnahmen und Ausgaben werden vier möglichen Bereichen zugeordnet:

• Ideeller Bereich: In diesem Bereich geht es um nicht-unternehmerische Vorgänge, die in direktem Zusammenhang zum ideellen Zweck des Vereins stehen. Hierzu zählen Mitgliedsbeiträge sowie Einnahmen aus Spenden, Schenkungen und Erbschaften. Ausgaben im ideellen Bereich können Verwaltungskosten, Mieten für Vereinsräume oder Übungsleiterpauschalen für Trainer/innen sein.
  
• Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Hierunter fällt jeder Betrieb, mit dem Umsätze erzielt werden, die nicht vom Satzungszweck gedeckt sind. Entsprechende Einnahmen werden beispielsweise bei Veranstaltungen durch den Verkauf von Getränken und Speisen erzielt.
  
• Zweckbetrieb: Ein Zweckbetrieb ist ein Betrieb des Vereins, der dem satzungsgemäßen Zweck dient und zur Umsetzung erforderlich ist. Die Satzung grenzt ihn folglich vom Geschäftsbetrieb ab. Einnahmen können beispielsweise durch einen Kartenverkauf für Vereinsveranstaltungen generiert werden. Ausgaben sind Kosten, die im Rahmen der Durchführung einer solchen Veranstaltung entstehen – zum Beispiel für geliehene Technik oder Fachpersonal, welches diese bedient.
  
• Vermögensverwaltung: Zur Vermögensverwaltung zählen unter anderem Einnahmen aus der Vermietung oder Verpachtung vereinseigener Immobilien. Auch die Vermietung von Werbeflächen, beispielsweise auf Fahrzeugen, die sich im Besitz des Vereins befinden, können entsprechende Einnahmen generieren. Mögliche Ausgaben sind Kosten zur Instandhaltung oder Versicherung von Gebäuden sowie Kontogebühren.
  

Tätigkeitsbereiche eines Vereins

Die Buchführungspflicht besteht ab dem Moment, in dem der Verein eingetragen ist und am wirtschaftlichen Verkehr teilnimmt – unabhängig davon, ob eine Gewinnerzielungsabsicht besteht oder nicht. Wichtig ist, dass sämtliche Geschäftsvorfälle detailliert verbucht werden. Dies meint alle Einnahmen und Ausgaben sowie die Kassen- und Kontostände. Darüber hinaus muss in den Büchern eine Aufstellung des Vereinsvermögens zu finden sein, inklusive der Immobilien, Fahrzeuge, Geräte, Maschinen oder Laboreinrichtungen, die sich im Besitz des Vereins befinden.

Die notwendigen Steuererklärungen müssen fristgerecht erstellt und eingereicht werden. Bei kleineren Vereinen mit überschaubaren Umsätzen und Gewinnen ist eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ausreichend (siehe § 4 Abs. 3 EStG). Ab einem Jahresumsatz von mehr als 600.000 € beziehungsweise einem Jahresgewinn von 60.000 € ist eine umfassende Bilanzierung in Form einer doppelten Buchführung vorgeschrieben.

Entscheidend ist, dass für alle aufgeführten Vorgänge Belege oder Unterlagen aufbewahrt werden, mit denen die Einnahmen und Ausgaben nachgewiesen werden können. Denn für Vereine gelten ebenso wie für Unternehmen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.

Was sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung?

Seit 2020 ist die aktuelle Fassung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ in Kraft, kurz: GoBD. Diese Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums enthält die grundlegenden Prinzipien der digitalen Buchführung von steuerrechtlich relevanten Belegen, die sowohl für Unternehmen als auch für Vereine gelten.

Die wichtigsten Grundsätze der GoBD sind:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Die Buchführung im Verein muss lückenlos, klar und übersichtlich sein.
  
• Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss im Rahmen der geltenden Aufbewahrungsfristen dokumentiert werden. Die Belege für Einnahmen und Ausgaben müssen ein Datum, den Betrag, Mengenangaben, eine Belegnummer sowie die jeweiligen Aussteller/innen und Empfänger/innen enthalten.
  
• Richtigkeit: Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen wahrheitsgemäß dokumentiert werden und die realen Vorgänge abbilden. Hierzu werden die entsprechenden Belege archiviert.
  Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Für eine ordnungsgemäße Buchführung ist auch der Zeitpunkt der Buchung entscheidend. Alle Geschäftsvorfälle sollten zeitnah nach ihrem Eintreten verbucht werden. Für bargeldlose Transaktionen sieht der Gesetzgeber zehn Tage vor; für Einnahmen und Ausgaben mit Bargeld wird eine tägliche Erfassung vorgeschrieben.
  
• Ordnung: Die Bücher sollten so geführt werden, dass auch Dritte die Vereinsbuchhaltung nachvollziehen können. Dies meint zum Beispiel Betriebsprüferinnen und Betriebsprüfer oder Steuerberaterinnen und Steuerberater. Eine systematisch arbeitende Buchhaltung trennt Barzahlungen von bargeldlosen Buchungen sowie steuerpflichtige, steuerfreie und nicht steuerbare Umsätze. Sämtliche Belege müssen maschinell auswertbar sein.
  
• Unveränderbarkeit: Die Dokumente der Buchführung müssen revisionssicher archiviert werden. Sollten nachträglich Änderungen vorgenommen werden, müssen diese transparent dokumentiert werden. Geänderte Dokumente müssen neu abgespeichert werden. Zudem wird vom Gesetzgeber eine Versionshistorie vorgeschrieben.
  

Nur wenn diese Grundsätze eingehalten werden, ist die Vereinsbuchhaltung GoBD-konform. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zu den GoBD in Deutschland.

Wer ist für die Buchführung im Verein verantwortlich?

Für die Vereinsbuchhaltung und die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung ist der Vorstand des Vereins verantwortlich. Da dem Vorstand das Eigentum und die Geschäfte des Vereins anvertraut sind, unterliegt er Sorgfalts- und Rechenschaftspflichten. Zu Letzteren zählt beispielsweise die Auskunftspflicht gegenüber der Mitgliederversammlung. Im Normalfall kommt der Vorstand dieser Pflicht einmal im Jahr nach, indem er die Zahlen des zurückliegenden Vereinsjahres präsentiert. Die entsprechende Regelung wird in der Satzung des Vereins festgehalten.

In vielen Fällen wird vom Vorstand ein Kassenwart beziehungsweise eine Kassenwartin bestimmt, die die Finanzen im Blick behält. Auch die Bestimmung einer Kassenprüferin beziehungsweise eines Kassenprüfers ist möglich. Doch auch in diesen Fällen obliegt die Verantwortung für eine korrekte Buchhaltung allein dem Vorstand.

Können Vereine ihre Bücher selbst führen?

Vereine dürfen ihre Buchhaltung selbst machen. Dies bietet sich vor allem für kleinere Vereine an – mit wenigen Mitgliedern und überschaubaren Umsätzen. In diesem Fall ist kein Expertenwissen vonnöten. Allerdings sollten die Verantwortlichen ein grundsätzliches Verständnis für die Buchführung mitbringen, wie es beispielsweise für die Erstellung einer Einkommensteuererklärung notwendig ist.

In diesem Fall empfiehlt es sich, eine spezielle Software für die Vereinsbuchführung zu nutzen, welche die Arbeit erleichtern kann. Wichtig ist, dass diese den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Der Vorteil einer Software ist, dass sie viele Standardprozesse automatisiert durchführen kann. Hierzu zählen unter anderem die Erstellung einer EÜR, die Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben, die Buchung nach bestimmten Bereichen sowie die Zuordnung zu verschiedenen Konten, die Erstellung von Rechnungen, Spendenquittungen oder Mahnungen sowie die Planung des Vereinsbudgets. Darüber hinaus sind neue gesetzliche Vorgaben automatisch in der Software implementiert. Die Kosten bewegen sich meist zwischen zwei- und dreistelligen jährlichen Beträgen – in Abhängigkeit davon, wie viele Mitglieder verwaltet werden beziehungsweise Zugriff auf das Programm haben.

Die Buchhaltung in Eigenregie kann jedoch schnell zur großen Herausforderung werden bei Vereinen, die höhere Beträge umsetzen, viele Mitglieder haben, Angestellte beschäftigen oder Immobilien besitzen. In diesem Fall ist es sinnvoll, sich Hilfe von Dritten zu holen und die Buchhaltung auszulagern. Hierfür kommen entweder spezialisierte Dienstleister/innen in Betracht oder Steuerberaterinnen beziehungsweise Steuerberater.

Stripe Billing unterstützt Sie bei der wiederkehrenden Rechnungsstellung für Ihre Mitglieder, automatisiert Ihre Workflows und reduziert so manuelle Prozesse. Darüber hinaus können Sie Ihre Konten verwalten und ausführliche Finanz- und Umsatzberichte direkt im Dashboard abrufen, was Ihnen ebenfalls die Buchführung deutlich vereinfacht. Sie können Ihrer Kundschaft außerdem ermöglichen, ihre Abonnements über das Kundenportal selbst zu verwalten.

Es gilt, im Einzelfall abzuwägen, wie hoch der Buchführungsaufwand und das Budget sind. Auch eine Hybridlösung ist denkbar, bei der nicht die komplette Buchhaltung, sondern nur einzelne Vorgänge ausgelagert werden. Mit Stripe können Vereine neben dem Akzeptieren von Mitgliedsbeiträgen zum Beispiel auch den Verkauf von Waren und Dienstleistungen an Nicht-Mitglieder abwickeln oder Spenden sammeln.

Welche Folgen hat eine fehlerhafte Vereinsbuchführung?

Es ist wichtig, dass Vereine GoBD-konform handeln und Fristen beachten. Andernfalls kann es teuer werden.

Verpasste Fristen können Säumniszuschläge und Verzugszinsen zur Folge haben. Vereine sollten sich daher umfassend informieren, um alle Unterlagen vollständig und rechtzeitig einzureichen. Kann ein Termin oder eine Frist nicht eingehalten werden, sollte das Gespräch mit dem Finanzamt gesucht werden. Bei rechtzeitiger Meldung ist die Behörde im Normalfall kooperativ.

Entdeckt das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung Lücken in der Buchführung, kann es Hinzuschätzungen vornehmen. Um eine adäquate Besteuerungsgrundlage zu haben, werden fehlende Einnahmen oder Ausgaben nach der größten Wahrscheinlichkeit geschätzt. Noch problematischer ist es, wenn der Verein in Verdacht gerät, Steuern zu hinterziehen. In diesem Fall drohen hohe Geldstrafen, für welche die Vorständinnen und Vorstände mit ihrem Privatvermögen haften. Auch Freiheitsstrafen bis zu zehn Jahren sind möglich.

Wie kann die Vereinsbuchhaltung erleichtert werden?

Erhält ein Verein den Status der Gemeinnützigkeit, kann dies die Buchführung für Vereine vereinfachen. Denn gemeinnützige Vereine sind von der Gewerbe-, Körperschafts- und Umsatzsteuer befreit. Letzteres gilt jedoch nur, wenn die Vereine die gleichen Voraussetzungen wie bei der Kleinunternehmerregelung erfüllen: Der Jahresumsatz im Vorjahr darf 22.000 € nicht überschreiten und muss im laufenden Geschäftsjahr unter 50.000 € liegen. Darüber hinaus können gemeinnützige Vereine Spenden steuerlich absetzen, da sie berechtigt sind, Spendenbescheinigungen auszustellen. Ein weiterer Vorteil für gemeinnützige Vereine: Sie können staatliche Zuschüsse beantragen. Für diese muss jedoch lückenlos nachgewiesen werden, dass sie zweckgebunden verwendet werden. Die Gemeinnützigkeit bringt demnach einige Vorzüge und Erleichterungen mit sich; sie bedeutet jedoch auch eine noch detailliertere Aufzeichnungspflicht.

Grundsätzliche Erleichterungen für die Buchhaltung bei Vereinen haben sich in den vergangenen Jahren für alle Vereine im Zuge der Digitalisierung ergeben. Spezielle Lösungen wie Stripe Billing vereinfachen Buchführungsprozesse und sorgen für mehr Effizienz und Transparenz. Manuelle Routinen wie das Kontieren und Buchen nehmen ab und werden automatisiert. Ausgangsrechnungen können automatisch erstellt werden, Eingangsrechnungen können schneller verarbeitet und archiviert werden. Zudem gibt es die Möglichkeit, Zahlungsflüsse in Echtzeit nachzuvollziehen. Für Vereine ist es ebenso wie für Unternehmen sinnvoll, technische Hilfsmittel zu nutzen oder auf Drittanbieter/innen zurückzugreifen. Nicht zuletzt, um Fehler, und damit Kosten und Mehraufwand zu vermeiden.